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20 mai 2014 Candice (Lyon) et Tenile (Strasbourg) Organisation dune conférence.

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1 20 mai 2014 Candice (Lyon) et Tenile (Strasbourg) Organisation dune conférence

2 Comment choisir un thème et un intervenant? Un thème Choisir un thème qui soit pertinent en terme de communication externe pour ACF. Un thème avec des possibilités déchanges, de partage et de réflexion Un thème que votre intervenant maitrise et que vous connaissez un peu pour pouvoir répondre aux éventuelles questions 20 mai 20142

3 Comment choisir un thème et un intervenant? Un intervenant Un ancien expat, un administrateur, un spécialiste … Une personne locale qui a des facilités délocution et qui sait tenir un public, Une personne fiable et compétente sur ses dires, un vrai savoir avec des faits à lappui Une personne proche de la délégation ou dACF pour avoir un discours commun Une personne qui aime relater son histoire et qui la connait assez pour répondre aux questions. 20 mai 20143

4 Comment choisir un thème et un intervenant? Enfin, il faut se poser la question : pourquoi organiser une conférence ? il y a une thématique dactualité importante à aborder ; Il y a un sujet que les bénévoles de la délégation aimeraient savoir davantage et pourquoi pas louvrir au public ? On veut aborder un public cible du département pour le faire mieux connaître ACF et la délégation pour des différentes raisons et donc on choisit une thématique ciblée à ce public. Il y a un intervenant important qui sera dans le département et on aimerait profiter de sa présence Donc, le choix peut être en fonction du thème ou de lintervenant : Thème Intervenant Intervenant Thème

5 Comment choisir un lieu? Il faut être un lieu… convivial qui permet des échanges avec un min de matériel: rétro, ordinateur, micro, affiches, kakémonos, pour imprégner le lieu de limage ACF de partage, si possible réservé aux personnes venues assistées à la conférence sorte de public attendu Choix du lieu quantité de personnes ! Bien choisir aussi la date et lheure, un soir de semaine dans un lieu central et fréquenté qui a un bon réseau de promotion et de communication. 20 mai 20145

6 Organisation en amont Il y a des tâches à accomplir avant, pendant et après le jour J! Une fois lintervenant/le thème identifié… Définir léquipe de travail Faire une belle liste de tâches et bien les partager Faire un rétroplanning (ex: Semaine -6, etc) Bien se caler sur date suffisamment en amont pour pouvoir prévoir de la communication, le lieu et lheure. Réserver la salle Définir les supports de communication Rappeler lintervenant à J-3 et prévoir un brief de ce dernier par les personnes en charges du pays du thème concerné 20 mai 20146

7 Promotion de lévénement CP à envoyer aux médias régionaux à J-10 et J-3 Invitations à votre réseau vip, mailing de la délégation et public cible Message aux éventuelles délégations à proximité Message sur le site institutionnel dACF et sur le site de votre délégation Infos Facebook (création dun « événement ») Affichage (obs: validation du siège) Invitations écoles et autres partenaires Sms aux personnes proches 20 mai 20147

8 Organisation le jour J Avant le début Définir les tâches de chaque bénévole Préparer le matériel nécessaire (ordi, micro, projecteur, enregistrement, prise de photos, de leau …) Tester le document utilisé par lintervenant Décorer le lieu (affiches, kakémonos, fléchages, flyers sur les tables…) Préparer stand (accueil, informations et ventes goodies) Pourquoi pas projeter le film institutionnel en attendant? 20 mai 20148

9 Organisation le jour J La conf elle-même... Présenter ACF en bref Présenter la délégation en bref Présenter lintervenant (son CV) et lui donner la parole Inviter les public à poser des questions Remercier lintervenant et le public Après la conf... Rester à la disposition du public pour questions et renseignements Rangement On boit un verre … 20 mai 20149

10 Organisation après… de remerciement lintervenant, les personnes qui se sont intéressées à ACF et les journalistes présents Debrief avec les bénévoles Médiatisation: photos et CP a envoyer aux journalistes absents photos et articles à mettre en ligne sur le site ACF de la délégation 20 mai

11 Points positifs Echanger Apprendre Senrichir Partager Recruter de nouveaux bénévoles Faire connaitre la délégation Parler dACF Sensibiliser un large public 20 mai

12 Points négatifs Investissement limité Communication efficace mais peu de retombées médias Peu de ventes Difficulté à trouver des intervenants Mais en gros… pas de points négatifs, très facile à mettre en place 20 mai

13 Résumé A faire si possible de façon régulière pour que les bénévoles gardent la motivation la population aperçoit la délégation comme active et les conférences comme une opération phare dans le département ! Si besoin on peut vous aider: Candice: Tenile: 20 mai


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