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INTITULE version brève But de lintitulé: pourvoir classer les dossiers et communiquer en évitant les malentendus. Orientation générale proposée pour des.

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1 INTITULE version brève But de lintitulé: pourvoir classer les dossiers et communiquer en évitant les malentendus. Orientation générale proposée pour des organisations. Application pratique pour KASA – association et fondation humanitaire avec plus de 20 collaborateurs et autant de sponsors.

2 TROIS CRITERES Sur quoi porte le dossier ? = SUJET De quoi parle ce dossier ? = CONTENU Quand ou combien ? = DATE ou chiffre Exemple: Il sagit du projet de construction de lécole de Mastara = SUJET Il sagit dun rapport sur cette construction = CONTENU

3 Abrégé Lintitulé ne doit pas être une description et donc être court. Quelques lettres doivent suffire à lidentifier. Les usagers peuvent sentendre sur des lettres clef. Chaque catégorie doit apparaître. Exemple: « Mas_rap_10oct07 » = Sujet Mastara/ Contenu rapport sur la construction/ et date du rapport

4 A savoir Comme il ne faut pas laisser des espaces dans lintitulé ni de points LE TRAIT sépare les 3 catégories. « PUZZ_info_4av08 » = Information au sujet de la formation Puzzle le 4 avril DONC: le trait sépare et rend visible et donc lisible les trois catégories. La date est une catégorie indispensable. Il ne reste donc au choix que le sujet et le contenu. Les mois peuvent avoir que 2 ou trois lettres et lannée nest pas toujours nécessaire: jan, fe, mar, av, mai, jun, jul, aou, se, oc, no, dec.

5 COMMENT CHOISIR Le sujet est obligatoire: tous les dossiers et les messages seront ainsi vite répertoriés Le contenu dun sujet peut varier: rapport, information, devis, demande, consigne, comptabilité… La date est obligatoire Règle: Le sujet (1) est plus universel que le contenu (2) : du plus universel au particulier ou genre inférieur. Exemple: Le projet Mastara est plus universel que le rapport sur Mastara, rapport dont il dépend.

6 Une quatrième catégorie? Comment choisir labrégé du contenu? Exemple: Il sagit dun rapport (catégorie 4) sur les meubles(2) de Mastara (1) du 10 avril (catégorie 3) Trois est le chiffre parfait de la pensée. Il faut donc exclure la 4 ème catégorie Réponse: non pas de 4 ème catégorie

7 Astuce Il suffit dinclure la 4 ème catégorie dans le sujet (1) ou dans le contenu (2) Exemple: « Mas_rapm_10av » Contenu: le rapport sur les meubles de Mastara. Le rapport est bien sur Mastara, pas sur la construction, mais sur les meubles « Gmou_inf_11av » G= Information sur le projet de Gogaran village (G)dont ici le sous projet moutons.

8 DOSSIER ROUGE Nous nommons un dossier « rouge » un tableau qui est doit constamment être mis à jour et qui contient des liens par exemple de comptabilité avec dautres dossiers. Lors de la réception il faut enregistrer en cliquant sur « remplacer » par la dernière version = La dernière version est enregistrée et lancienne détruite. Le résultat? Les liens ne sont pas détruits ! Consigne: ne changez jamais de nom ! Autrement les liens sont détruits = pour les refaire il y a une perte de temps considérable!!!

9 Message électronique? Comment intégrer une 4 ème catégorie dans un message électronique? Par exemple dans lintitulé «B2_intitulé_2103 » ajouter de quoi il sagit ou 4 ème catégorie. Cela donne sur la barre Sujet du message = « B2_intitulé_2103 » / consignes supplémentaires Ainsi le message a déjà son contenu spécifique. Ceci devient valable pour chaque projet ou intitulé complet + message électronique. Dario Bondolfi, le 14 avril 2008


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