Présentation des intervenants

Séminaire à l’Echangeur Bordeaux Aquitaine organisé par 29 juin 2006
« Comment répondre aux contraintes légales liées à la dématérialisation de l’information ? » Séminaire à l’Echangeur Bordeaux Aquitaine organisé par 29 juin 2006 © 2006 Capgemini - All rights reserved

Présentation des intervenants
Annabel Bonnaric, Cabinet Fidal, Avocat spécialisée en droit des nouvelles technologies Jean-Pierre Delacre, Capgemini Sud, Consultant Jean-François Esnault, Capgemini Sud, Directeur Commercial Secteur Services Sud Ouest Stéphanie Pialat, Cheops Technology, Directeur du Développement Lionel Urvoy, EMC², Consultant Technique Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage
Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions d’archivage Stéphanie Pialat La solution d’archivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Cocktail Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

La situation que nous observons dans les Entreprises
Recherche d’optimisation des coûts de fonctionnement et amélioration de l’efficacité de leur S.I. Après la mise en œuvre d’un ERP, fédérateur des flux internes, l’entreprise a besoin d’y intégrer ses flux externes La dématérialisation des documents entrants ou sortants est une des clés de cette optimisation Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Les axes de travail privilégiés
optimiser coûts et performance demande: simplification, mutualisation et automatisation des traitements sans valeur ajoutée directe pour l’entreprise. Capture des documents et interprétation automatique Saisie automatique des données Transmission et mise en circulation électronique des documents de gestion Mise en partage des documents Chacun de ces points offre des opportunités de gain rapide Par ailleurs, la mise en œuvre de la dématérialisation comporte des spécificités légales, organisationnelles ou technologiques qu’il est essentiel de prendre correctement en compte Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Exemple: l'e-facturation simplifie et améliore le cycle de traitement des factures et des règlements
Côté Fournisseur Constitution des factures Passage en comptabilité Edition et mise sous pli des factures Archi- vage restitution Gestion de la trésorerie et financement Suivi des factures et relances Traitement du règlement des factures Gestion des litiges Le courrier est éliminé et les factures directement enregistrées et distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation de la perte des courriers) Les erreurs sur la facture sont réduites, les rapprochements optimisés (détail) et le cycle de validation simplifié Les factures sont archivées et restituées électroniquement (meilleur classement, pas de perte, simplification de la recherche) Les relances et litiges demandent moins de temps et sont tracés. Consultation et dialogue à distance entre partenaires commerciaux. Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer. Amélioration du crédit client Côté Acheteur Acquisition de la facture (électroniques ou scanner) Contrôle / saisie et imputations comptables Rapproche- ment et cycle de validation Suivi des factures Archivage restitution Traitement des litiges et récla-mations Contrôle des taxes, opposition, affacturage Paiement (direct ou subrogation) Finan-cement Pkoi plusieurs Outils pour un SI Achats : Une place de marché met en relation des vendeurs et des acheteurs. Elle met en ligne des catalogues, permet des transactions. L'intégration avec l'ERP des partenaires est historiquement faible. La proposition de valeur est de profiter d'un volume de transactions élevé, parce que mutualisé, pour obtenir des gains achats et de processus substantiels. La place de marché offre, soit un contenu, il s'agit, en quelque sorte, de co-sourcing, soit une plate-forme technologique, mise à disposition en service bureau (on dit aujourd'hui ASP pour Application Service Provider), soit encore un contenu et une plate-forme technologique. Avec le e-Procurement, les demandeurs finaux ont accès aux catalogues fournisseurs à jour, la saisie de demande d'achat est intuitive et ne nécessite pas de formation, le circuit d'approbation permet de garantir le respect de la politique achat. Les données maîtres et de transaction sont partagées avec les ERP des partenaires. C'est un outil tourné vers l'utilisateur final pour capturer le maximum de dépenses achats et les canaliser vers les bons contrats. La proposition de valeur est de connaître les dépenses, d'établir les bons contrats cadres et de les mettre en place en évitant les achats infractions. L'ERP, quant à lui, offre des fonctions riches au service des professionnels acheteurs et comptables comme la gestion des quotas fournisseur, l'évaluation au fil de l'eau des fournisseurs, la gestion des contrats, la tarification complexe. Légende: Tâche supprimée Tâche conservée Tâche partiellement supprimée Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

La dématérialisation Transformer le papier en flux électronique
gérer électroniquement processus et flux de données /documents exploités dans l’entreprise ou échangés avec des tiers. Totale ou partielle Selon le contexte et le type de flux => aspects légaux et/ou fiscaux Dans ce cas, des dispositions spécifiques sont à respecter, qui touchent: le processus, le contenu, le support et sa conservation. Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Quels flux et documents peuvent être concernés
Salariés / Services Institutions documents internes / RH mails demande de congés, feuilles de temps, courriers, … contrat travail fiches paye documents personnels dossier d’assurance mutuelle dossier individuel (retraite, mutuelle, …) dossier patient, … Entreprise documents commerciaux contrats ; commandes factures BL paiements Appel d’offres documents administratifs déclarations comptables (TDFC) déclaration TVA déclarations sociales , … télé déclaration carte grise Administration Clients / fournisseurs / banque … Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Principaux enjeux de l’automatisation et de la dématérialisation des documents entrants / sortants
Optimisation du processus réduction du cycle, productivité à chaque étape simplification et homogénéisation Economie Baisse du coût unitaire de traitement (moins de tâches + automatisation des tâches sans valeur ajoutée) Meilleure gestion de trésorerie Amélioration de la relation partenaire Harmonisation: mentions légales, normes, … Accélération du cycle de traitement, partage simultané Flexibilité de gestion, adaptabilité (Ex: service 24/24, …) Fiabilité Suppression des copies, partage d’originaux Suivi facilité, Visibilité financière Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

… et au-delà L’ouverture à la dématérialisation fiscale … qui permet la suppression totale du papier moyennant quelques dispositions permettant de conférer au document électronique la même valeur juridique que le papier et d’être une preuve opposable aux autorités fiscales ou devant une juridiction. Un Retour sur Investissement Rapide si la solution et le projet sont adaptés au contexte de l’entreprise faible impact pour l’écosystème solution en accord avec la maturité des acteurs solution progressive Un moyen de mieux maîtriser les contraintes et exigences nouvelles liées à l’Europe, à l’ouverture des marchés, à la dérégulation (Ex: loi NRE) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Dans l’exemple des factures fournisseurs, les gains peuvent atteindre 30 à 50% du coût de traitement actuel avec un ROI inférieur à 2 ans Coût moyen: 18 à 30 euros Coût moyen: 10 euros Le coût total de traitement d’une facture est indépendant de sa valeur et varie selon la complexité de la facture et de l'organisation associée Validation 25 % Exemple Acheteur: gain potentiel: 8 à 14 euros Exemple Fournisseur: gain potentiel: 3 à 5 euros Réclamations / litiges / relances Pertes en Trésorerie 21% 25 % Validation Acheteur Réception / Archivage Réclamations / litiges / relances Fournisseur Gestion des litiges / Relances 14% Pertes en Trésorerie 40% Saisie / Contrôle conformité Réception / Archivage 15 % Gestion des litiges / Relances Saisie / Contrôle conformité Règlements / Archivage / Lettrage 16% Autres traitements comptables Règlements / Archivage / Lettrage Autres traitements comptables Edition / Envoi 25% Edition / Envoi 15 % Autres traitements Autres traitements 4 % Economie potentielle : Acheteurs: 18,7 Mds € Fournisseurs: 6,8 Mds € 1,7 milliard de factures sont échangées par an en France (15 milliards en Europe) Source: 01 Informatique, juin 2003 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Qu’exige la dématérialisation ?
Continuer de respecter les règles juridiques ou réglementaires associées au document, même «dématérialisé». Conservation, intégrité, authentification, … Gestion fiable et automatisée des flux et documents « électroniques Intégration automatique (pas de ressaisie) Sécurité, intégrité, pérennité des documents et des flux électroniques Optimisation et homogénéisation des processus Unification des règles de gestion Clarification et instrumentation (workflow) du cycle et du circuit de traitement Donner confiance à l’ensemble des acteurs Identification / authentification Non répudiation Conservation / archivage (recourir à des tiers de confiance «spécialisés» si besoin) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Environnement juridique de la dématérialisation et de l’archivage électronique
Le Cadre général : la reconnaissance de la valeur de l’écrit électronique Le Cadre spécifique : des règles particulières selon la nature des documents dématérialisés (factures, marchés publics, contrats…) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Le cadre général de la dématérialisation
Rappel historique : Exigence d’un document écrit : Comme condition de preuve Comme condition de validité Admission progressive par les juges des télécopies, photocopies et des documents électroniques ( ) comme moyen de preuve : Problèmes de fiabilité, d’intégrité, d’identification de l’auteur Valeur très incertaine, susceptible d’être contestée/contestable Adaptation du droit : La directive CE du 13 décembre 1999 La loi du 13 mars 2000 (articles 1316 et suivants du Code civil) Le décret du 30 mars 2001 La LCEN du 21 juin 2004 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

L’écrit électronique a désormais la même force probante que l’écrit papier… Article et du Code civil Article du Code civil … sous réserve que : la personne dont il émane puisse être dûment identifiée  la signature électronique et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article du Code civil)  création et archivage Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

L’outil indispensable pour dématérialiser : la signature électronique Article C.civil et décret du 30 mars 2001 «Procédé fiable d’identification garantissant le lien avec l’acte auquel elle s’attache» Les fonctions de la signature électronique, elle permet de : Garantir l’identité de l’émetteur Garantir l’intégrité des données Manifester le consentement Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Différents types de signature électronique la signature électronique simple la signature électronique sécurisée ou avancée la signature électronique présumée fiable Différents niveaux de signature électronique : Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Le fonctionnement de la signature électronique implique : l’usage d’un procédé cryptographique (logiciel, clé USB…) la délivrance d’un certificat électronique (pour un usage et une durée limités) le recours à un prestataire de services de certification (PSCE) Mise en place d’un système d’accréditation Difficulté de mise en œuvre Difficulté en pratique pour atteindre le niveau de SES présumée fiable recours aux conventions de preuve Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

La convention de preuve : Objet : prédéfinir les modalités de preuve Application : dans les relations avec les fournisseurs/prestataires (prestation de dématérialisation, tiers archiveurs…) dans les relations avec les clients et partenaires Effets/conséquences : pouvoir contraignant, admission par le juge en cas de contentieux Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Le cadre spécifique de la dématérialisation
La transmission de factures par voie électronique : factures dématérialisées (article 289 bis du CGI) factures sécurisées au moyen d’un outil de signature électronique (article 289 V du CGI) Le vote électronique dans les entreprises : loi NRE du 15 mai 2001 La dématérialisation des marchés publics : article 56 du CMP : les marchés concernés des obligations qui pèsent sur les personnes publiques Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Le cadre spécifique de la dématérialisation
La dématérialisation des contrats : principes généraux le respect d’un formalisme spécifique : identité du professionnel (article du Code civil) l’échange des consentements en ligne : le principe du « double-clic », l’accusé de réception (article du Code civil) La dématérialisation des contrats conclus avec les consommateurs : le respect des exigences propres à la vente à distance (ordonnance du 23 août 2001) l’archivage par le prestataire pendant 10 ans des contrats portant sur une somme  120 euros (décret du 16 février 2005) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

L’archivage des documents électroniques
Les causes de l’archivage électronique sont diverses : L’obligation consécutive à la dématérialisation La volonté d’alléger les archives légales papier de l’entreprise Absence ou faiblesse d’encadrement juridique concernant les modalités de l’archivage électronique : La loi dit uniquement que l’archivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir l’intégrité du document conservé Existence toutefois de normes (AFNOR NFZ – ) : reconnues par le juge comme l’état de l’art Recours là encore aux conventions de preuve Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Que faut-il archiver ? : le document signé lui-même les éléments permettant sa vérification, c’est à dire les outils de signature électronique(logiciel, certificat, contrats…) Combien de temps faut-il archiver ? La durée légale de prescription laquelle dépend de la nature du document (3 ans, 10 ans, 30 ans) La durée de l’obligation d’archiver et de conserver ( ex : en matière de facture dématérialisée) La durée nécessaire aux fins de production en justice Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Le choix des modalités d’archivage : solution en interne ou recours à un prestataire archiveur En tout état de cause l’archivage doit être actif actif = suivi et adaptation des documents aux versions successives des progiciels/logiciels et du matériel pour maintenir la lisibilité des documents L’archivage doit en outre respecter la Loi Informatique et Libertés Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

L’ingénierie des infrastructures technologiques
Le rôle de l’intégrateur CHEOPS TECHNOLOGY INFOGERER ADMINISTRER & SUPERVISER METTRE EN OEUVRE LES INFRASTRUCTURES FOURNIR LES INFRASTRUCTURES CONCEVOIR LES INFRASTRUCTURES Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Plans de Reprise d’Activité
La maîtrise de chaque composant des infrastructures Postes Clients Haute Disponibilité Plans de Reprise d’Activité Intégration Infogérance de masters « Masterisation » en labo Déploiement automatisé Assistance sur site Clusters UNIX / Microsoft Réplication de données Conception de plans de reprise Sur site ou externalisés Cluster Réplication SAN Stockage Sauvegarde Lan / Wan Serveurs Architecture Mise en oeuvre Interconnexion Internet/Intranet Sécurité - Audit Installation Sécurisation, Consolidation Audit de performances Migration Systèmes Migration SGBD Installation Stockage SAN, NAS Sauvegarde Centralisée Mise en œuvre outils d’administration, Audit de performances Maîtrise d’œuvre - Conduite de projet Assistance sur site - Support technique - Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Le cycle de vie de l’information
Constat : Croissance des volumes de données Solutions de stockage toujours plus capacitives Durée de stockage toujours plus longue Besoin de sécurité accru des infrastructures Objectifs : Assurer la sécurité d’un volume de données croissant et donc coûteux Optimiser le rapport entre la valeur de l’information et le coût de sa protection / stockage Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Information Lifecycle Management : Automatisation intelligente du stockage et de l’archivage des données. Solutions et services visant à collecter, gérer, conserver et restituer les informations, suivant leur pertinence pour l’entreprise Etapes de la vie de la donnée dans l’entreprise : Phase opérationnelle Phase de transition Phase d’archivage Problématique : Répartir pour obtenir souplesse et performance Centraliser pour la cohérence et la rentabilité Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Mécanismes d’ILM HSM : Outil de gestion hiérarchique des données SRM : Outil de gestion des espaces de stockage Archivage : Systèmes de conservation des données inactives Stratégie d’ILM Garantir l’accès à long terme aux données Faire évoluer les besoins de stockage Contrôler le coût du stockage Assurer la conformité avec la réglementation Contrôler et gérer l’augmentation du volume de données Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

L’archivage Demande une réflexion spécifique :
sur la durée de conservation des données, sur la cohérence des données conservées, l'usage de supports économiques, la duplication de sécurité... => CENTERA Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Rôle de l’intégrateur technologique
Aide au choix et mise en œuvre d’une solution de HSM, SRM et Archivage. Maîtrise de l’expansion et de l’extension des infrastructures de stockage ( TCO ). Intégrer la solution d’archivage retenue à l’infrastructure existante. Garantir la sécurité de l’ensemble de l’infrastructure (PRA) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Valeur ajoutée de CHEOPS TECHNOLOGY
Notre métier : La maîtrise de vos infrastructures Connaissance de votre infrastructure / SI Expertise des technologies du marché Conseil sur la mise en œuvre Certifications constructeur Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Quelques références Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Gestion du cycle de vie des contenus
La bonne plate-forme, au bon moment et à un coût acceptable Capture Création Collaboration Version Gestion Publication Archivage Retrait Réarchivage Requête Centera is completely complementary to Symmetrix and CLARiiON because it performs a completely different task. Centera does not deal with transactional information—it is a purpose-built, cost-effective online archive for information that does not change, should not change, and might be regulated not to change. For example, your mortgage document had better not change after you sign it, your MRI had better not change after it comes out of the machine, and, in today’s environment, had better not change after the president of the company gets caught doing the wrong thing. Centera also is great for infrequently changing information. Take, for example, a customer inquiry of a finalized invoice. On discussion with the client, you may discover that you need to change the invoice. But before you do so, you need to know which copy is the original invoice, and which is the modified and now final invoice. Évolution de la valeur des contenus SAN NAS CAS Opérations courantes, gouvernance et conformité Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Type d’informations le plus répandu : les contenus fixes
Des objets de données immuables présentant une valeur à long terme L’archivage actif : la solution idéale pour les contenus fixes Données biométriques Schémas directeurs Livres Instrumentation clinique Images tomodensitomé-triques Contrats Données astronomiques Conférences audio Sauvegardes Documents commerciaux Originaux de CAO / FAO Correspondance Manuels Dossiers médicaux Documents Archivage des s Dessins techniques Images de chèques Résultats d’essais cliniques Données sismiques Feuilles de calcul Supports de formation Rapports mensuels IRM Revues de presse Retranscriptions audio sur le Web Livres blancs Radios Périodiques Données protéomiques Photos satellite Documents historiques Photos d’assurance Documents juridiques Most new content created is fixed content—content in its final form; unchanging data objects retained for active reference with long-term value. Write it once, read it many times, it never changes. The more that is put online to be used and shared, the greater value it has. Some examples are electronic statements, government records, photos, blueprints, and all the medical images just now coming online. Simple chest X-rays are about 40 MB apiece. Think of the storage requirements of multi-slice 3D MRIs. Movies like Gone with the Wind consume 5 GB each. Check images: Pictures of 20 checks, both sides each, total 1 MB. If you think about the lifecycle of information, it ultimately all leads to fixed content. Content—like , clinical-trial data, CAD/CAM drawings, or electronic documents—may begin as transactional or collaborative work, but ultimately becomes fixed content. As information becomes "fixed content," its value comes from expansion of its use, not its ability to change. How fixed is fixed content? How much of the data you create will become static after one week? Here are some comments from EMC customers and prospects: Multi-national—"70% is always fixed." Telco Billing Director—"Less than 1% changes after one week." One U.S. customer has 200 TB of storage and manages 10–12 TB per full-time employee. IT believes 70% of its data is fixed; therefore, 12–14 people are managing something that never changes. Companies are under increasing pressure to retain business records for specific periods of time while assuring that it not be deleted and that it remain unmodified. This is especially true in Financial Services, Life Sciences, Healthcare, and Government industries. There is tremendous opportunity in keeping this content accessible— developing accessible reference archives can create new business opportunities and improved service levels. Traditionally, the majority of fixed content has been stored on tape or optical technologies. Customers seeking optimum solutions for fixed content have commented over and over that these solutions are simply inadequate—they are too slow, they have experienced too many in-technology changes that have resulted in lost or unusable content, and their reliability is questionable (especially that of tape), as is the industry’s commitment to the technologies (especially optical). While tape and optical can store fixed content, neither of them, nor traditional magnetic-disk solutions, were purpose-built to handle the very unique requirements for storing final form content. Only CAS can: Provide online access with assured content authenticity Guarantee set retention periods Efficiently store content by eliminating the storage of duplicate content Scale easily and seamlessly to hundreds of terabytes Provide low administration costs through self-configuring, self-healing, and self-managing functionality Retranscriptions Vidéo-conférences Vidéos Données génomiques Archives gouvernementa-les Journaux Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Caractéristiques d’un archivage efficace…
Accès universel Accès en ligne rapide aux contenus, selon des standards prédéfinis Aucune contrainte de lieu, de temps, d’application ni de plate-forme Authenticité du contenu Garantie que le contenu n’est pas modifié Respect de la réglementation en vigueur et de la gouvernance interne, le cas échéant Espace de stockage optimisé Autogestion pour juguler les frais de gestion Objets identiques stockés une seule fois In CAS, the majority of the functionality and customer value comes from the software, rather than from the hardware. The optimum CAS solution must enable fixed content, not imprison it. Whether for day-to-day business, governance, or regulatory needs, CAS as an enterprise archive makes your life easy and simple by providing: Easy access to, and continuous availability, of any content item Guaranteed content authenticity and security Maximum resource usage with minimum human intervention Unlimited scalability Ability to be part of an information lifecycle management solution A true CAS solution must meet very specific business requirements: Accessibility Authenticity—Content Addressing by definition means that content will be stored in a unique fashion—modification to it will be prevented, and regulatory requirements for content authenticity and retention will be met or exceeded. Longevity—Because this information accumulates quickly, the solution needs to scale and must protect content from technological obsolescence by abstracting the environment from the user’s application. The user’s application changes because it needs to change, not because of a dictate by storage. Manageability—To offer the best total cost of ownership, the solution must: Handle issues of business continuity and disaster recovery without requiring human intervention Significantly lower system-management activities by being self-configuring, self-healing, and self-managing—and being able to be added seamlessly without service interruption Information lifecycle management—Can be part of an ILM solution that easily moves data from one storage type to another, depending on the information’s business value. The right infrastructure platform for enterprise archiving enables all of the above. EMC’s CAS solution, Centera, does. Évolutivité de l’entreprise Possibilité d’extension massive du stockage jusqu’à plusieurs pétaoctets et des milliards d’éléments de contenu, desservant simultanément plusieurs applications Architecture durable et évolutive Utilisation de l’ILM et de la consolidation Le retrait des données inactives du stockage principal permet de rationaliser les ressources de stockage et les serveurs de production Réduction des besoins en sauvegarde et rationalisation de la gestion des informations Une solution d’archivage efficace permet « d’activer » les contenus Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Centera pour les PME / PMI
EMC Centera Un stockage conçu pour l’archivage actif longue durée des contenus fixes Le premier système de stockage dédié aux contenus fixes au monde Spécialement conçue pour l’archivage actif Assure l’accès en ligne aux contenus fixes tout en garantissant l’authenticité des données, à l’instar des supports optiques, mais à un coût de propriété comparable à celui des archives sur bande Simple Centera is the only solution that is purpose-built for fixed content and as an enterprise archive. It provides content authenticity, retention, information redundancy, and online access in one solution. It can handle any data type from any application on any platform. And it costs less than solutions that do one or none of these things. It is the de facto industry standard for enterprise archiving. Centera, a bundled software-and-disk solution, is the result of more than 13 years of software work. It has achieved quantum leaps in ease of use for business content, and the amount of business content that can be easily administered—five to 50 times what can currently be managed by one individual using typical storage methods. It meets all the unique requirements of fixed content: Online content availability with long-term retention and assured content integrity Minimal storage-management overhead, especially as capacities expand and technologies evolve Simultaneous read-only or read-plus, to add access to storage from multiple applications, servers, and/or locations Insulation of applications from complexities of namespace, content, and replication management Enterprise-class, mission-critical reliability, availability, and serviceability Évolutif Sécurisé Centera pour les PME / PMI Centera Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Avantages de l’adressage de contenu pour l’archivage actif
Frais de gestion supprimés Adresse indépendante de l’emplacement Stockage optimisé Objets identiques stockés une seule fois Intégrité garantie Garantie absolue de l’authenticité du contenu Mise en œuvre des règles d’applications intrinsèques au stockage Utilisation des métadonnées au niveau de l’objet As mentioned earlier, the Content Address is a digital fingerprint of the content. If you have the same Content Address today as you did when the content was stored, then you have the original content. The Content Address is created mathematically, not by a random-number generator. Change the binary representation of the object, and the Content Address changes. Centera computes a Content Address every time an object is requested to be stored. When two or more people try to store the same , for example, Centera continually computes the same Content Address. Because the message is the same in each case, Centera says, "I’ve got multiple people trying to store the same thing; I think I’ll store it once and give everyone pointers to it." No matter how large the archive grows, it is easy to manage, because you are not dealing with many, many filesystems. Rather, for each item of content, you’re dealing with a Content Address—a globally unique identifier that does not know the boundaries of traditional storage management. Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 10 © 2006 Capgemini - All rights reserved

Fonctionnement de Centera
Centera calcule l’adresse du contenu (CA) et la renvoie à l’application L’objet est créé et envoyé au serveur d’applications LAN CA CA Here is a high-level view of how Centera works. Step 1—An object is created by a user or application. Note to Presenter: In slide show mode, click now for slide animation. Step 2—The application sends the object to Centera for storing. Step 3—Centera calculates the object’s Content Address or "fingerprint," a identifier unique to the object itself. Step 4—Centera then sends the Content Address back to the application. Step 5—The applications store the Content Address—not the object—for future reference. When an application wants to recall the object, it sends the Content Address to Centera, and Centera retrieves the object. There is no filesystem or logical unit for the application to manage. As a simple explanation, a Centera-capable application requests that Centera store a piece of content. A Content Address is calculated for the content, from the content itself. This Content Address is returned to the application as the reference point for future retrievals of that content. Note to Presenter: Here are some notes for the stages of the slide build: Centera’s Content Address is a derived address. It is the result of a hashing algorithm run across the binary representation of the object. It takes into account all aspects of the content, even file type. And what it returns to a user’s application is a content fingerprint unique to that content. The Content Address is a digital fingerprint for the content—it never changes. The Content Address ensures data mobility because it is globally unique. Content can move as needed without concern on the part of the user. Applications present Centera with a Content Address, and they get their content. It’s that simple. Le serveur d’applications envoie l’objet à Centera via le réseau IP La base de données stocke l’adresse du contenu pour référence ultérieure Adressage de contenu Empreinte numérique Unique au monde Indépendante de l’emplacement Algorithme d’adressage de contenu Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

L’accès universel simplifie radicalement l’archivage
A r c h i v a g e a c t i f CIFS FTP NFS HTTP Via these easy-to-use features… Centera API Centera Universal Access V2.1, which supports applications talking to Centera via industry-access protocols Bus-Tech’s Mainframe Appliance for Storage (MAS) for Centera, which provides tape emulation …your organization can use Centera as its online active archiving standard for virtually all open systems applications, and for the majority of mainframe applications. API Centera Émulation Centera Aucune contrainte de lieu, de temps ni d’application, à partir de n’importe quelle plate-forme Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Plus de 175 solutions intégrées Centera ISV
Sauvegarde / Archivage / Workflow (50) AAM* Amdocs* Anecon Anexinet* API Outsourcing Arkivio* Autonomy* AXS Technologies BancTec Boomerang Software CeDemension CIL Centros de Informática S.A.* Citec Commvault Connected* CYA Data Strategies* Dolphin Software* Dorset Electro-Concep Fantastic Solutions* GFT Groupe STS Guidance Software HyperTrust IXOS LizardTech LuTech* KGS Software MHM Computer s.r.o. * Micro Image Systems * Most Prl NetStorage Sauvegarde / Archivage / Workflow (suite) Newell & Budge Nirvana Orchestria* Outerbay Oxford Arch Digital* PBS PDS Image* Princeton Softech* Proxy Q-Star SenSage Seven Ten Storage Solix Synstar Tarmin Solutions Ltd.* Total Information Mgmt U-Know Veritas Centres d’appel (5) Dictaphone* Mercom* NICE Systems* Savatar* Verint* Imagerie de documents / chèques (6) AFS CSC EPSIIA ImageSoft RDM Corp Unisys PIA E-learning (1) DCI ECM (59) Absolute Data Alliance AMCO Arcartus* Artis (ADA System) BCT* Beta Systems* CeSoft Ceyoniq* Clearstory / INSCI* COI D.Velop daa Systemhaus DocsFlow Documentum EDS—PLM / UniGraphics eiStream (Identitech*) eiStream (Kovis) eiStream (ViewStar)* ELO—Digital Office Exigen FabaSoft FileNet Forcont Heilig & Schubert Hummingbird* Hyland HyperWave* IBM* ImageNow (Perceptive Vision) ECM (suite) ImageRight IMTF—Informatic InfoCamere Informática El Corte Inglés* IQ Doq KnowledgeLake* MAAS MarcosInnovation* MDY* Meridio Mobius* New Vision Systems Novamens* OCE PDS Image Resolutions* RSD Saperion SER (DOXIS-ITA) Siemens Business Services Stellent* System Ware* Vignette* (Tower Tech) T-Systems (ImageMaster) Union Information Unisys—Info Image* UPTIME WindFire Technology Windream Messagerie électronique / instantanée (12) Air Company Ltd. Amicus Axs One* CaminoSoft Zantaz / Educom* Entelagent* FaceTime* iLumin* KVS Legato* Nexic* Tumbleweed* Passerelles HSM / FS (8) Avalon CaminoSoft* FileTek InnoDigital Storage Switch* Storigen Triade Récupération sur demande juridique / conformité (1) OpenPages* Sciences de la vie (3) Aurora Interactive Cellomics* Logiciels scientifiques Mainframe (2) BMC* GFS* Passerelle mainframe (2) Bustech* Intercom** Médias et spectacle / Surveillance (3) OpenText S4M Virage Imagerie médicale (16) AGFA/Mitra Amicas Digital Healthcare DR Systems Dynamic Imaging Fuji Medical GE Healthcare* Insignia Medical Systems Kodak (VIPArchive) McKesson—PACS Medi-Face Medcon* Merge Phillips Siemens Medical TeraMEDICA* Pétrole et gaz (1) Enigma Data Systems* All these applications are integral to Centera. This is hard evidence of Centera’s market acceptance and that it is meeting a critical customer need. EMC’s goal is to engage any software vendor that is important to EMC customers’ businesses, including your business. For example: Partners who perform archiving represent more than 90% of that market Partners who perform Enterprise Content Management represent more than 85% of that market All the major medical imaging firms use Centera If you have an application that has not or will not integrate to Centera, you can use one of the gateways to store the application content on Centera. Your application will think it is "talking" to a filesystem, and the appliance will convert any content into Centera calls. * Intégration avec Governance Edition ** Lorsqu’il existe une prise en charge Comparex Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Contenu distribué en vue de la reprise après sinistre
Serveur d’applications LAN Site A Centera Continuité d’activité et reprise après sinistre LAN Available as a layered product is Centera’s remote-replication software, Centera Remote Replication, which replicates content from a local repository to a remote repository. When an object is initially stored in the local Centera, the object will be asynchronously and automatically replicated to the remote site over a wide area network (WAN), which means the content will be stored both locally and remotely. If a piece of requested content cannot be found on the primary Centera via the Centera API, it will be sought on the remote Centera. Centera replication can be implemented in two ways: Configured unidirectional Bidirectional New in Centera is Quiescent mode, which enables Administrators to halt replication during busy times, then turn it back on during off-peak times. Site B Centera WAN Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Sécurité : 3 niveaux distincts
Sécurité réseau Pas de visibilité standard sur le réseau (pas de réponse au ping par exemple) Sécurité des données Les données sont analysées en permanence L’application a la charge de crypter ses données si besoin Sécurité d’accès Liste d’adresses IP autorisées Liste des applications autorisées Connexion de l’application par authentification sécurisée (clé privée) Uniquement via l’API Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Les organismes de régulation demandent des années de rétention
DoD BSI DISC PD 0008:1999 Data Protection Act of 1998 HIPAA SEC 17a-4 NASD 3010 Dublin Core FERC Part 125 SEC 17a-3 MoReq UK Metadata Framework DICOM 21 CFR Part 11 Public Records Office Freedom of Information Act of 2000 ISO NASD 3110 eGif Sarbanes-Oxley Rev. Proc 97-22 NARA Part 1234 FSA - SYSC SEC 17ad-7 Common Criteria Interagency White Paper eSign Act ISO Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

En résumé : le meilleur de plusieurs mondes
En ligne, comme les disques WORM (Write Once, Read Many), comme les supports optiques Coût total de propriété réduit, comme les bandes Avantage du CAS : Authenticité garantie et vérifiable Suppression des doublons Protection contre les changements technologiques Autogestion, auto configuration, autoréparation Système de stockage dédié aux contenus fixes EMC Centera Centera delivers. It gives you what you’ve long been waiting for: An online enterprise archive for any data type, from any application on any platform, that assures the authenticity of your content, for the life of that content. Plus, with the additional unique CAS functionalities listed, your total cost of ownership is equal to or lower than what you’d get from a tape archive. Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin © 2006 Capgemini - All rights reserved

Elément clé de la mise en oeuvre, la construction de “sa” trajectoire
Selon le contexte: nature des échanges existants, maturité de l’entreprise et de ses partenaires, attentes (ROI, …), la solution mise en oeuvre privilégiera un ou plusieurs des canaux d’entrée, une ou plusieurs solutions technique Les principales questions Mes motivations ? Mes attentes ? Entreprise multi-sites ou multi-entités ? Ma volumétrie ? Mon organisation ? D’où je pars ? Mon niveau de maturité vis-à-vis des prérequis ? Position de mes clients ? De mes fournisseurs ? Leur maturité ? Mes enjeux ? Mes moyens ? Comment bâtir un projet auto-porteur (ROI au rythme de l’investissement) ? Population concernées dans l’entreprise ? Impacts organisationnels et conséquences sociales ? Quels changements du modèle d’organisation (central, réparti, externalisé, …) Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Principales étapes d’un projet de dématérialisation et de traitement automatique de documents
Selon la situation et l’ambition de l’entreprise, un projet comprend un ou plusieurs des volets suivants: Réorganisation des processus et alignement des pratiques Conception et mise en œuvre d’une solution d’automatisation, électronique Workflow procédural Mise en place (le cas échéant) d’un centre de traitement partagé Organisation et accompagnement du changement L’élaboration et la mise en opération d’une telle solution nécessite une progression, chaque niveau étant souvent un pré-requis du suivant Organisation en réseau Harmonisation du processus / standardisation des pratiques Centralisation Automatisation Services partagés (CSP) Voire externalisation Une mise en oeuvre réussie passe par un déploiement progressif (pilote, généralisation, … ) en accord avec la capacité de monter en puissance de l’entreprise Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Retours d’expériences
Les erreurs à éviter Négliger l’importance des aspects organisationnels Impacts de la centralisation des traitements Accompagnement du changement, … Essayer de construire d’emblée la solution idéale, couvrant dès le début le périmètre complet de l’entreprise (toutes les entités, tous les types de documents, tous les partenaires, …). Poids de l’adhésion des clients, fournisseurs ou autres partenaires Durée du ROI Impact des situations intermédiaires (gestion de plusieurs processus de traitement différents en parallèle). Ne pas séparer, dans la trajectoire l’automatisation du processus de traitement interne (la première étape) et la prise en compte des aspects légaux et fiscaux, à traiter ensuite dans un volet dématérialisation fiscale, avec les dispositions particulières touchant l’archivage). Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

Face à cette situation Capgemini a construit une offre de service dédiée pour répondre aux différents niveaux d’attentes de ses clients. En amont d'un tel projet: Etude d'opportunité (diagnostic) Etude de cadrage (organisationnelle, technique) calcul de ROI, trajectoire projet. Conseil et expertise (archivage légal, centre de service partagé, externalisation (BPO), réorganisation et refonte du processus, … Choix d'outils En aval: AMOA dématérialisation Conception de workflow procédural Assistance à la mise en place de Centre de Service Partagé Conception et mise en oeuvre de solutions (Edition électronique, LAD/RAD, Archivage électronique, …) intégration globale (fonctionnelle et S.I.) Accompagnement du changement / Support opérationnel Conseil / Etude Intégration Services La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution. Capgemini est en mesure d’accompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur situation et compatible avec leurs possibilités. Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin

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