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« Comment répondre aux contraintes légales liées à la dématérialisation de linformation ? » Séminaire à lEchangeur Bordeaux Aquitaine organisé par 29 juin.

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1 « Comment répondre aux contraintes légales liées à la dématérialisation de linformation ? » Séminaire à lEchangeur Bordeaux Aquitaine organisé par 29 juin 2006

2 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Présentation des intervenants Annabel Bonnaric, Cabinet Fidal, Avocat spécialisée en droit des nouvelles technologies Jean-Pierre Delacre, Capgemini Sud, Consultant Jean-François Esnault, Capgemini Sud, Directeur Commercial Secteur Services Sud Ouest Stéphanie Pialat, Cheops Technology, Directeur du Développement Lionel Urvoy, EMC², Consultant Technique

3 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

4 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

5 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin La situation que nous observons dans les Entreprises Recherche doptimisation des coûts de fonctionnement et amélioration de lefficacité de leur S.I. Après la mise en œuvre dun ERP, fédérateur des flux internes, lentreprise a besoin dy intégrer ses flux externes La dématérialisation des documents entrants ou sortants est une des clés de cette optimisation

6 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Les axes de travail privilégiés optimiser coûts et performance demande: simplification, mutualisation et automatisation des traitements sans valeur ajoutée directe pour lentreprise. Capture des documents et interprétation automatique Saisie automatique des données Transmission et mise en circulation électronique des documents de gestion Mise en partage des documents Chacun de ces points offre des opportunités de gain rapide Par ailleurs, la mise en œuvre de la dématérialisation comporte des spécificités légales, organisationnelles ou technologiques quil est essentiel de prendre correctement en compte

7 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Exemple: l'e-facturation simplifie et améliore le cycle de traitement des factures et des règlements Côté Fournisseur Côté Acheteur Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer. Les factures sont archivées et restituées électroniquement (meilleur classement, pas de perte, simplification de la recherche) Le courrier est éliminé et les factures directement enregistrées et distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation de la perte des courriers) Les erreurs sur la facture sont réduites, les rapprochements optimisés (détail) et le cycle de validation simplifié Amélioration du crédit client Finan- cement Paiement (direct ou subrogation) Contrôle des taxes, opposition, affacturage Traitement des litiges et récla- mations Archivage restitutio n Suivi des factures Rapproche- ment et cycle de validation Contrôle / saisie et imputations comptables Acquisition de la facture (électroniques ou scanner) Gestion de la trésorerie et financement Traitement du règlement des factures Les relances et litiges demandent moins de temps et sont tracés. Consultation et dialogue à distance entre partenaires commerciaux. Les relances et litiges demandent moins de temps et sont tracés. Consultation et dialogue à distance entre partenaires commerciaux. Suivi des factures et relances Gestion des litiges Archi- vage restitution Edition et mise sous pli des factures Passage en comptabilité Constitution des factures Tâche supprimée Tâche conservée Tâche partiellement supprimée Légende:

8 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin La dématérialisation Transformer le papier en flux électronique gérer électroniquement processus et flux de données /documents exploités dans lentreprise ou échangés avec des tiers. Totale ou partielle Selon le contexte et le type de flux => aspects légaux et/ou fiscaux Dans ce cas, des dispositions spécifiques sont à respecter, qui touchent: le processus, le contenu, le support et sa conservation.

9 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Quels flux et documents peuvent être concernés Entreprise documents internes / RH mails demande de congés, feuilles de temps, courriers, … contrat travail fiches paye documents commerciaux contrats ; commandes factures BL paiements Appel doffres documents administratifs déclarations comptables (TDFC) déclaration TVA déclarations sociales, … télé déclaration carte grise Administration Clients / fournisseurs / banque … Salariés / Services Institutions documents personnels dossier dassurance mutuelle dossier individuel (retraite, mutuelle, …) dossier patient, …

10 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Principaux enjeux de lautomatisation et de la dématérialisation des documents entrants / sortants Optimisation du processus réduction du cycle, productivité à chaque étape simplification et homogénéisation Economie Baisse du coût unitaire de traitement (moins de tâches + automatisation des tâches sans valeur ajoutée) Meilleure gestion de trésorerie Amélioration de la relation partenaire Harmonisation: mentions légales, normes, … Accélération du cycle de traitement, partage simultané Flexibilité de gestion, adaptabilité (Ex: service 24/24, …) Fiabilité Suppression des copies, partage doriginaux Suivi facilité, Visibilité financière

11 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin … et au-delà Louverture à la dématérialisation fiscale … qui permet la suppression totale du papier moyennant quelques dispositions permettant de conférer au document électronique la même valeur juridique que le papier et dêtre une preuve opposable aux autorités fiscales ou devant une juridiction. Un Retour sur Investissement Rapide si la solution et le projet sont adaptés au contexte de lentreprise faible impact pour lécosystème solution en accord avec la maturité des acteurs solution progressive Un moyen de mieux maîtriser les contraintes et exigences nouvelles liées à lEurope, à louverture des marchés, à la dérégulation (Ex: loi NRE)

12 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Dans lexemple des factures fournisseurs, les gains peuvent atteindre 30 à 50% du coût de traitement actuel avec un ROI inférieur à 2 ans 1,7 milliard de factures sont échangées par an en France (15 milliards en Europe) Source: 01 Informatique, juin 2003 Validation 25 % 21% 14% 15 % 25% Validation Exemple Acheteur: gain potentiel: 8 à 14 euros Exemple Acheteur: gain potentiel: 8 à 14 euros 25 % 40% 16% 15 % 4 % Exemple Fournisseur: gain potentiel: 3 à 5 euros Exemple Fournisseur: gain potentiel: 3 à 5 euros Acheteur Fournisseur Le coût total de traitement dune facture est indépendant de sa valeur et varie selon la complexité de la facture et de l'organisation associée Réclamations / litiges / relances Réception / Archivage Saisie / Contrôle conformité Autres traitements comptables Réclamations / litiges / relances Réception / Archivage Saisie / Contrôle conformité Autres traitements comptables Pertes en Trésorerie Gestion des litiges / Relances Gestion des litiges / Relances Règlements / Archivage / Lettrage Edition / Envoi Autres traitements Gestion des litiges / Relances Gestion des litiges / Relances Règlements / Archivage / Lettrage Edition / Envoi Autres traitements Economie potentielle : Acheteurs: 18,7 Mds Fournisseurs: 6,8 Mds Coût moyen: 10 euros Coût moyen: 10 euros Coût moyen: 18 à 30 euros Coût moyen: 18 à 30 euros

13 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Quexige la dématérialisation ? Continuer de respecter les règles juridiques ou réglementaires associées au document, même «dématérialisé». Conservation, intégrité, authentification, … Gestion fiable et automatisée des flux et documents « électroniques Intégration automatique (pas de ressaisie) Sécurité, intégrité, pérennité des documents et des flux électroniques Optimisation et homogénéisation des processus Unification des règles de gestion Clarification et instrumentation (workflow) du cycle et du circuit de traitement Donner confiance à lensemble des acteurs Identification / authentification Non répudiation Conservation / archivage (recourir à des tiers de confiance «spécialisés» si besoin)

14 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

15 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Environnement juridique de la dématérialisation et de larchivage électronique Le Cadre général : la reconnaissance de la valeur de lécrit électronique Le Cadre spécifique : des règles particulières selon la nature des documents dématérialisés (factures, marchés publics, contrats…)

16 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation Rappel historique : Exigence dun document écrit : Comme condition de preuve Comme condition de validité Admission progressive par les juges des télécopies, photocopies et des documents électroniques ( ) comme moyen de preuve : Problèmes de fiabilité, dintégrité, didentification de lauteur Valeur très incertaine, susceptible dêtre contestée/contestable Adaptation du droit : La directive CE du 13 décembre 1999 La loi du 13 mars 2000 (articles 1316 et suivants du Code civil) Le décret du 30 mars 2001 La LCEN du 21 juin 2004

17 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation Lécrit électronique a désormais la même force probante que lécrit papier… Article et du Code civil Article du Code civil … sous réserve que : la personne dont il émane puisse être dûment identifiée la signature électronique et quil soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir lintégrité (article du Code civil) création et archivage

18 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation Loutil indispensable pour dématérialiser : la signature électronique Article C.civil et décret du 30 mars 2001 «Procédé fiable didentification garantissant le lien avec lacte auquel elle sattache» Les fonctions de la signature électronique, elle permet de : Garantir lidentité de lémetteur Garantir lintégrité des données Manifester le consentement

19 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation Différents types de signature électronique la signature électronique simple la signature électronique sécurisée ou avancée la signature électronique présumée fiable Différents niveaux de signature électronique : Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

20 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation Le fonctionnement de la signature électronique implique : lusage dun procédé cryptographique (logiciel, clé USB…) la délivrance dun certificat électronique (pour un usage et une durée limités) le recours à un prestataire de services de certification (PSCE) Mise en place dun système daccréditation Difficulté de mise en œuvre Difficulté en pratique pour atteindre le niveau de SES présumée fiable recours aux conventions de preuve

21 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre général de la dématérialisation La convention de preuve : Objet : prédéfinir les modalités de preuve Application : dans les relations avec les fournisseurs/prestataires (prestation de dématérialisation, tiers archiveurs…) dans les relations avec les clients et partenaires Effets/conséquences : pouvoir contraignant, admission par le juge en cas de contentieux

22 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cadre spécifique de la dématérialisation La transmission de factures par voie électronique : factures dématérialisées (article 289 bis du CGI) factures sécurisées au moyen dun outil de signature électronique (article 289 V du CGI) Le vote électronique dans les entreprises : loi NRE du 15 mai 2001 La dématérialisation des marchés publics : article 56 du CMP : les marchés concernés des obligations qui pèsent sur les personnes publiques

23 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin La dématérialisation des contrats : principes généraux le respect dun formalisme spécifique : identité du professionnel (article du Code civil) léchange des consentements en ligne : le principe du « double-clic », laccusé de réception (article du Code civil) La dématérialisation des contrats conclus avec les consommateurs : le respect des exigences propres à la vente à distance (ordonnance du 23 août 2001) larchivage par le prestataire pendant 10 ans des contrats portant sur une somme 120 euros (décret du 16 février 2005) Le cadre spécifique de la dématérialisation

24 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Larchivage des documents électroniques Les causes de larchivage électronique sont diverses : Lobligation consécutive à la dématérialisation La volonté dalléger les archives légales papier de lentreprise Absence ou faiblesse dencadrement juridique concernant les modalités de larchivage électronique : La loi dit uniquement que larchivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir lintégrité du document conservé Existence toutefois de normes (AFNOR NFZ – ) : reconnues par le juge comme létat de lart Recours là encore aux conventions de preuve

25 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Larchivage des documents électroniques Que faut-il archiver ? : le document signé lui-même les éléments permettant sa vérification, cest à dire les outils de signature électronique(logiciel, certificat, contrats…) Combien de temps faut-il archiver ? La durée légale de prescription laquelle dépend de la nature du document (3 ans, 10 ans, 30 ans) La durée de lobligation darchiver et de conserver ( ex : en matière de facture dématérialisée) La durée nécessaire aux fins de production en justice

26 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Larchivage des documents électroniques Le choix des modalités darchivage : solution en interne ou recours à un prestataire archiveur En tout état de cause larchivage doit être actif actif = suivi et adaptation des documents aux versions successives des progiciels/logiciels et du matériel pour maintenir la lisibilité des documents Larchivage doit en outre respecter la Loi Informatique et Libertés

27 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

28 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Lingénierie des infrastructures technologiques Le rôle de lintégrateur

29 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Intégration Infogérance de masters « Masterisation » en labo Déploiement automatisé Assistance sur site Installation Sécurisation, Consolidation Audit de performances Migration Systèmes Migration SGBD Architecture Mise en oeuvre Interconnexion Internet/Intranet Sécurité - Audit Maîtrise dœuvre - Conduite de projet Assistance sur site - Support technique - Installation Stockage SAN, NAS Sauvegarde Centralisée Mise en œuvre outils dadministration, Audit de performances La ma î trise de chaque composant des infrastructures Stockage Sauvegarde Serveurs Postes Clients Lan / Wan SAN Clusters UNIX / Microsoft Réplication de données Conception de plans de reprise Sur site ou externalisés Haute Disponibilité Plans de Reprise dActivité Cluster Réplication

30 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cycle de vie de l information Constat : Croissance des volumes de données Solutions de stockage toujours plus capacitives Durée de stockage toujours plus longue Besoin de sécurité accru des infrastructures Objectifs : Assurer la sécurité dun volume de données croissant et donc coûteux Optimiser le rapport entre la valeur de linformation et le coût de sa protection / stockage

31 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cycle de vie de l information Information Lifecycle Management : Automatisation intelligente du stockage et de larchivage des données. Solutions et services visant à collecter, gérer, conserver et restituer les informations, suivant leur pertinence pour lentreprise Etapes de la vie de la donnée dans lentreprise : Phase opérationnelle Phase de transition Phase darchivage Problématique : Répartir pour obtenir souplesse et performance Centraliser pour la cohérence et la rentabilité

32 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le cycle de vie de l information Mécanismes dILM HSM : Outil de gestion hiérarchique des données SRM : Outil de gestion des espaces de stockage Archivage : Systèmes de conservation des données inactives Stratégie dILM Garantir laccès à long terme aux données Faire évoluer les besoins de stockage Contrôler le coût du stockage Assurer la conformité avec la réglementation Contrôler et gérer laugmentation du volume de données

33 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin L archivage Demande une réflexion spécifique : sur la durée de conservation des données, sur la cohérence des données conservées, l'usage de supports économiques, la duplication de sécurité... => CENTERA

34 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Rôle de l int é grateur technologique Aide au choix et mise en œuvre dune solution de HSM, SRM et Archivage. Maîtrise de lexpansion et de lextension des infrastructures de stockage ( TCO ). Intégrer la solution darchivage retenue à linfrastructure existante. Garantir la sécurité de lensemble de linfrastructure (PRA)

35 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Valeur ajout é e de CHEOPS TECHNOLOGY Notre métier : La maîtrise de vos infrastructures Connaissance de votre infrastructure / SI Expertise des technologies du marché Conseil sur la mise en œuvre Certifications constructeur

36 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Quelques r é f é rences

37 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

38 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Gestion du cycle de vie des contenus La bonne plate-forme, au bon moment et à un coût acceptable Opérations courantes, gouvernance et conformité Évolution de la valeur des contenus SANNASCAS Capture Création Collaboration Version Gestion Publication ArchivageRetrait Réarchivage Requête

39 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Retranscriptions Vidéo- conférences Vidéos Données génomiques Archives gouvernementa- les Journaux Correspondance Manuels Dossiers médicaux Documents Archivage des s Dessins techniques Images de chèques Résultats dessais cliniques Données sismiques Feuilles de calcul Supports de formation Données biométriques Schémas directeurs Livres Instrumentation clinique Images tomodensitomé- triques Contrats Données astronomiques Conférences audio Sauvegardes Documents commerciaux Originaux de CAO / FAO Larchivage actif : la solution idéale pour les contenus fixes Type dinformations le plus répandu : les contenus fixes Des objets de données immuables présentant une valeur à long terme Rapports mensuels IRM Revues de presse Retranscriptions audio sur le Web Livres blancs Radios Périodiques Données protéomiques Photos satellite Documents historiques Photos dassurance Documents juridiques

40 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Le retrait des données inactives du stockage principal permet de rationaliser les ressources de stockage et les serveurs de production Réduction des besoins en sauvegarde et rationalisation de la gestion des informations Authenticité du contenu Utilisation de lILM et de la consolidation Accès universel Évolutivité de lentreprise Accès en ligne rapide aux contenus, selon des standards prédéfinis Aucune contrainte de lieu, de temps, dapplication ni de plate-forme Autogestion pour juguler les frais de gestion Objets identiques stockés une seule fois Possibilité dextension massive du stockage jusquà plusieurs pétaoctets et des milliards déléments de contenu, desservant simultanément plusieurs applications Architecture durable et évolutive Garantie que le contenu nest pas modifié Respect de la réglementation en vigueur et de la gouvernance interne, le cas échéant Caractéristiques dun archivage efficace… Une solution darchivage efficace permet « dactiver » les contenus Espace de stockage optimisé

41 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Centera Un stockage conçu pour larchivage actif longue durée des contenus fixes EMC Centera Le premier système de stockage dédié aux contenus fixes au monde Spécialement conçue pour larchivage actif Assure laccès en ligne aux contenus fixes tout en garantissant lauthenticité des données, à linstar des supports optiques, mais à un coût de propriété comparable à celui des archives sur bande Centera pour les PME / PMI Simple Évolutif Sécurisé

42 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Avantages de ladressage de contenu pour larchivage actif Frais de gestion supprimés Adresse indépendante de lemplacement Stockage optimisé Objets identiques stockés une seule fois Intégrité garantie Garantie absolue de lauthenticité du contenu Mise en œuvre des règles dapplications intrinsèques au stockage Utilisation des métadonnées au niveau de lobjet 10

43 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin La base de données stocke ladresse du contenu pour référence ultérieure Centera calcule ladresse du contenu (CA) et la renvoie à lapplication Le serveur dapplications envoie lobjet à Centera via le réseau IP Lobjet est créé et envoyé au serveur dapplications Fonctionnement de Centera LAN CA Adressage de contenu Empreinte numérique Unique au monde Indépendante de lemplacement Algorithme dadressage de contenu

44 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Laccès universel simplifie radicalement larchivage Centera Aucune contrainte de lieu, de temps ni dapplication, à partir de nimporte quelle plate-forme API Centera NFS CIFSFTP HTTP Émulation

45 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin E-learning (1) DCI ECM (59) Absolute Data Alliance AMCO Arcartus* Artis (ADA System) BCT* Beta Systems* CeSoft Ceyoniq* Clearstory / INSCI* COI D.Velop daa Systemhaus DocsFlow Documentum EDSPLM / UniGraphics eiStream (Identitech*) eiStream (Kovis) eiStream (ViewStar)* ELODigital Office Exigen FabaSoft FileNet Forcont Heilig & Schubert Hummingbird* Hyland HyperWave* IBM* ImageNow (Perceptive Vision) Sauvegarde / Archivage / Workflow (50) AAM* Amdocs* Anecon Anexinet* API Outsourcing Arkivio* Autonomy* AXS Technologies BancTec Boomerang Software CeDemension CIL Centros de Informática S.A.* Citec Commvault Connected* CYA Data Strategies* Dolphin Software* Dorset Electro-Concep Fantastic Solutions* GFT Groupe STS Guidance Software HyperTrust IXOS LizardTech LuTech* KGS Software MHM Computer s.r.o. * Micro Image Systems * Most Prl NetStorage *Intégration avec Governance Edition **Lorsquil existe une prise en charge Comparex Plus de 175 solutions intégrées Centera ISV ECM (suite) ImageRight IMTFInformatic InfoCamere Informática El Corte Inglés* IQ Doq KnowledgeLake* MAAS MarcosInnovation* MDY* Meridio Mobius* New Vision Systems Novamens* OCE PDS Image Resolutions* RSD Saperion SER (DOXIS-ITA) Siemens Business Services Stellent* System Ware* Vignette* (Tower Tech) T-Systems (ImageMaster) Union Information UnisysInfo Image* UPTIME WindFire Technology Windream Mainframe (2) BMC* GFS* Passerelle mainframe (2) Bustech* Intercom** Médias et spectacle / Surveillance (3) OpenText S4M Virage Imagerie médicale (16) AGFA/Mitra Amicas Digital Healthcare DR Systems Dynamic Imaging Fuji Medical GE Healthcare* Insignia Medical Systems Kodak (VIPArchive) McKessonPACS Medi-Face Medcon* Merge Phillips Siemens Medical TeraMEDICA* Pétrole et gaz (1) Enigma Data Systems* Sauvegarde / Archivage / Workflow (suite) Newell & Budge Nirvana Orchestria* Outerbay Oxford Arch Digital* PBS PDS Image* Princeton Softech* Proxy Q-Star SenSage Seven Ten Storage Solix Synstar Tarmin Solutions Ltd.* Total Information Mgmt U-Know Veritas Centres dappel (5) Dictaphone* Mercom* NICE Systems* Savatar* Verint* Imagerie de documents / chèques (6) AFS CSC EPSIIA ImageSoft RDM Corp Unisys PIA Messagerie électronique / instantanée (12) Air Company Ltd. Amicus Axs One* CaminoSoft Zantaz / Educom* Entelagent* FaceTime* iLumin* KVS Legato* Nexic* Tumbleweed* Passerelles HSM / FS (8) Avalon CaminoSoft* FileTek InnoDigital Legato* Storage Switch* Storigen Triade Récupération sur demande juridique / conformité (1) OpenPages* Sciences de la vie (3) Aurora Interactive Cellomics* Logiciels scientifiques

46 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Contenu distribué en vue de la reprise après sinistre nContinuité dactivité et reprise après sinistre Site B Centera LAN WAN Serveur dapplications LAN Site A Centera

47 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Sécurité : 3 niveaux distincts Sécurité réseau Pas de visibilité standard sur le réseau (pas de réponse au ping par exemple) Sécurité des données Les données sont analysées en permanence Lapplication a la charge de crypter ses données si besoin Sécurité daccès Liste dadresses IP autorisées Liste des applications autorisées Connexion de lapplication par authentification sécurisée (clé privée) Uniquement via lAPI

48 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Les organismes de régulation demandent des années de rétention FSA - SYSC SEC 17ad-7 Sarbanes-Oxley 21 CFR Part 11 NARA Part 1234 HIPAA eSign Act SEC 17a-4 DoD ISO Common Criteria BSI DISC PD 0008:1999 eGif Data Protection Act of 1998 Freedom of Information Act of 2000 Public Records Office UK Metadata FrameworkDICOM Dublin Core SEC 17a-3FERC Part 125 NASD 3010 NASD 3110 Rev. Proc ISO MoReq Interagency White Paper

49 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin En résumé : le meilleur de plusieurs mondes En ligne, comme les disques WORM (Write Once, Read Many), comme les supports optiques Coût total de propriété réduit, comme les bandes Avantage du CAS : Authenticité garantie et vérifiable Suppression des doublons Protection contre les changements technologiques Autogestion, auto configuration, autoréparation Système de stockage dédié aux contenus fixes EMC Centera

50 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

51 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Elément clé de la mise en oeuvre, la construction de sa trajectoire Selon le contexte: nature des échanges existants, maturité de lentreprise et de ses partenaires, attentes (ROI, …), la solution mise en oeuvre privilégiera un ou plusieurs des canaux dentrée, une ou plusieurs solutions technique Les principales questions Mes motivations ? Mes attentes ? Entreprise multi-sites ou multi-entités ? Ma volumétrie ? Mon organisation ? Doù je pars ? Mon niveau de maturité vis-à-vis des prérequis ? Position de mes clients ? De mes fournisseurs ? Leur maturité ? Mes enjeux ? Mes moyens ? Comment bâtir un projet auto-porteur (ROI au rythme de linvestissement) ? Population concernées dans lentreprise ? Impacts organisationnels et conséquences sociales ? Quels changements du modèle dorganisation (central, réparti, externalisé, …)

52 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Principales étapes dun projet de dématérialisation et de traitement automatique de documents Selon la situation et lambition de lentreprise, un projet comprend un ou plusieurs des volets suivants: Réorganisation des processus et alignement des pratiques Conception et mise en œuvre dune solution dautomatisation, électronique Workflow procédural Mise en place (le cas échéant) dun centre de traitement partagé Organisation et accompagnement du changement Lélaboration et la mise en opération dune telle solution nécessite une progression, chaque niveau étant souvent un pré-requis du suivant Organisation en réseau Harmonisation du processus / standardisation des pratiques Centralisation Automatisation Services partagés (CSP) Voire externalisation Une mise en oeuvre réussie passe par un déploiement progressif (pilote, généralisation, … ) en accord avec la capacité de monter en puissance de lentreprise

53 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Retours dexpériences Les erreurs à éviter Négliger limportance des aspects organisationnels Impacts de la centralisation des traitements Accompagnement du changement, … Essayer de construire demblée la solution idéale, couvrant dès le début le périmètre complet de lentreprise (toutes les entités, tous les types de documents, tous les partenaires, …). Poids de ladhésion des clients, fournisseurs ou autres partenaires Durée du ROI Impact des situations intermédiaires (gestion de plusieurs processus de traitement différents en parallèle). Ne pas séparer, dans la trajectoire lautomatisation du processus de traitement interne (la première étape) et la prise en compte des aspects légaux et fiscaux, à traiter ensuite dans un volet dématérialisation fiscale, avec les dispositions particulières touchant larchivage).

54 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Face à cette situation Capgemini a construit une offre de service dédiée pour répondre aux différents niveaux dattentes de ses clients. En amont d'un tel projet: Etude d'opportunité (diagnostic) Etude de cadrage (organisationnelle, technique) calcul de ROI, trajectoire projet. Conseil et expertise (archivage légal, centre de service partagé, externalisation (BPO), réorganisation et refonte du processus, … Choix d'outils En aval: AMOA dématérialisation Conception de workflow procédural Assistance à la mise en place de Centre de Service Partagé Conception et mise en oeuvre de solutions (Edition électronique, LAD/RAD, Archivage électronique, …) intégration globale (fonctionnelle et S.I.) Accompagnement du changement / Support opérationnel Conseil / Etude Intégration Services La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution. Capgemini est en mesure daccompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur situation et compatible avec leurs possibilités. La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution. Capgemini est en mesure daccompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur situation et compatible avec leurs possibilités.

55 Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin Agenda Les enjeux métiers de la dématérialisation et de larchivage Jean-Pierre Delacre Les contraintes légales liées à la dématérialisation Annabel Bonnaric Intégration technologique des solutions darchivage Stéphanie Pialat La solution darchivage Centera de EMC2 Lionel Urvoy La dématérialisation: quelle trajectoire ? Jean-Pierre Delacre Cocktail

56 Nous vous remercions pour votre attention


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