Les modalités d’organisation d’un service du personnel

Les modalités d’organisation d’un service du personnel
Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative 21/02/2007

Menu Préambule Dénominations et vocables
Finalités d’un service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de l’organisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions 21/02/2007

Adjoint au DRH chez SONACA S.A.
Préambule Qui suis-je? MARTIN Nicolas (36 ans) Adjoint au DRH chez SONACA S.A. Secteur aéronautique - siège social établi à Gosselies (Charleroi) Actuellement 1700 personnes (1000 ouvriers, 400 employés, 300 cadres) 21/02/2007

Préambule Qui suis-je? SONACA S.A. est depuis juin 2005 un Groupe constitué d’une maison mère établie à Gosselies et de filiales établies aux USA, Canada et Brésil. (Internationalisation) Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos activités couvrent tant la conception que la fabrication) Notre chiffre d’affaires 2005 s’élevait à €. Nous sommes actuellement occupés dans un plan Défi 2007. Ce plan vise à générer des économies récurrentes et permettre la perennité de l’entreprise. (un chapitre social également) Mobilisation entière de toute l’entreprise. Gros enjeux et grands projets à terme. BOOM des constructeurs BOEING et AIRBUS 21/02/2007

Préambule Qui suis-je? Background scolaire?
Gradué en Administration Sociale et Fiscale Licencié en Sciences Economiques et Sociales Agrégé de l’Enseignement Supérieur des Sciences Economiques et Sociales 21/02/2007

Préambule Qui suis-je? Expériences?
Management Accountant chez Schweppes Belgium (4 mois) Chargé de cours à la HECF Mons (4 ans) SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans) Responsable RH chez Sonaca (6 ans) 21/02/2007

Préambule Pourquoi moi? Esprit volontariste du changement
Vision généraliste du métier HR Esprit volontariste du changement Ma fonction actuelle dans l’organisation HR chez Sonaca (pas de périmètre limitatif…) La passion et le dévouement pour ce métier noble qu’est le nôtre 21/02/2007

Préambule Avertissements Histoire,Vécu Expériences Recul
Pas une seule vérité Q/R 21/02/2007

Dénominations et vocables
Le choc… « Modalités d’organisation d’un service du personnel » Rappel: 1992 – Etude comparative des services du personnel (Ringard…) Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion du personnel? Il est clair qu’il y aura toujours dans un département des ressources humaines une administration du personnel. Notre priorité de ce soir est je pense le service du personnel ou l’administration du personnel. A bien des égards, cette notion sera élargie en fonction des sujets traités. Toucher à la GRH passe impérativement par une administration du personnel. 21/02/2007

Il n’empêche, nous vivons une ambiguïté dans notre discipline au niveau de la terminologie. Que pensez de ce travailleur qui pour un problème de fiche de paie dit: « Je vais au personnel » Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription à une formation ou une demande de mobilité interne dit: « Je vais au personnel » Que pensez du même travailleur qui pour une information relative à l’octroi d’un crédit temps dit: « Je vais au personnel » Ces personnes sont allées au service du personnel mais dans des entités différentes, où les métiers sont différents. Différents labels peuvent être utilisés: Service social, département social, direction du personnel, Personnel, Relations sociales, Relations Humaines, Direction Personnel et Administratif, Service Ressources Humaines, Direction des Ressources Humaines, (Et pourquoi pas les gisements humains?), etc… 21/02/2007

Quid des abréviations? SRH, DRH, HRM, HRD, etc… On anglicanise de plus en plus la fonction… Imagination fertile… Que penser de tout cela? 21/02/2007

C’est la professionnalisation de la fonction qui fait cet étendu vocable! C’est également la taille de l’entreprise, son secteur, sa culture, son histoire, sa nationalité, et d’autres paramètres probablement spécifiques et propres à chaque société qui définit le vocable. Européanisation de la fonction ? Vision Groupe? Local? Global? « Think global act local? » Mais comment veut-on s’appeler? Les coutumes et la culture sont parfois des concepts plus forts que le label! « On veut s’appeler DRH, et tout le monde continue à nous appeler le personnel! » Encrage dans les mœurs… 21/02/2007

Finalement le vocable n’est pas ce qu’il y a de plus important, ce qui est le plus important c’est ce que l’on met dedans! « Je vais au service du personnel » Touche tous les travailleurs Aide, assistance suite à problème ou une interrogation Là on sera à mon service… Ecoute Expertise, conseils, connaissance C’est finalement un point de chute, une sorte de liaison entre le travailleur et son entreprise. Notre entité va au delà de la hiérarchie de première ligne qui doit rester le premier lien dans la relation de travail. (partage du management des hommes) L’élément de liaison est le contrat de travail. (avec toutes ses obligations mutuelles) 21/02/2007

La dénomination de l’entité personnel peut être fonction de la position qu’occupera son leader dans l’organisation de l’entreprise. Le leader est-il Directeur ou Manager? Participe-t-il au Comité de Direction? Quid des pouvoirs de signature et du champ décisionnel? Le leader est-il rattaché au Directeur de Site? 21/02/2007

Exemple d’une entreprise dans le secteur agro-alimentaire en région wallonne qui cherchait un H.R.M: Un site de production en Flandres (200 personnes) et un site de production en Wallonnie (150 personnes) Le HRM est un service à lui seul, une sorte de hotline support à la production, management baladeur dans l’usine, les valeurs de l’entreprise étant ancrées sur l’individu. 21/02/2007

Exemple d’une entreprise américaine de marketing de près de 80 personnes en région bruxelloise, une personne à mi-temps pour les questions administratives. Ce « HR Supervisor » est rattaché à la Direction Financière. Cas de cette entreprise scandinave (600 personnes) comprenant deux sites d’exploitation en Flandres et en Wallonnie, le service du personnel et payroll étant basé au siège central en Flandres, un responsable du personnel étant localisé dans le second site et plutôt orienté sécurité et people development. 21/02/2007

Exemple de cette entreprise italienne du secteur des fabrications métalliques qui comprend 200 personnes et fait partie d’un groupe européen. La DRH est composée de deux personnes, le payroll étant la priorité numéro 1. Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le secteur chimie qui contient une quinzaine de filiales en Europe et dans les pays émergents. La DRH comprend 60 collaborateurs et la stratégie se focalise sur la mobilité du personnel entre les filiales et le développement. 21/02/2007

Finalités d’un service du personnel
Une question existentielle! Quelles activités? Que veut-on devenir? 21/02/2007

Qui sommes-nous? Une Direction, un Département, un Service composé d’un ensemble de personnes qui ont des tâches orientées vers les matières relatives à l’être humain. (Vaste) 21/02/2007

Grandes tendances? Juridique (de plus en plus) Directeur de la responsabilité sociale de l’entreprise (Entre le marteau et l’enclume) Nouveau comportement (la personne est une nouvelle donne au niveau GRH, arbitrage entre la vie professionnelle et la vie privée) Internationale (différentes cultures, nationalités, les nouveaux expatriés) Orientation business (connaître le business, le produit, la stratégie de l’entreprise, voir la fonction RH dans un ensemble) Individualisation dans la gestion (gestionnaire d’individus, chaque cas est un cas) 21/02/2007

Grandes tendances? Gestion des compétences (anticiper les compétences et les métiers pour demain) Contrôleur de gestion, gestionnaire de rémunération individuelle (rémunération à la carte?; financiarisation de la fonction RH) Gestionnaires des temps Suite d’externalisation de certaines activités (*) Investissement dans la logique informatique (conscience des évolutions technologiques) Ordonnateur du cadre de vie au travail Garant des équilibres sociaux, optimisateur d’éffectif (pyramides des âges, … Gestion du changement) 21/02/2007

Inventaire? Les grandes lignes… Respect de la législation sociale (veille sociale et fiscale permanente) (Rebelle ou soumis?) L’approche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?) L’assurance d’une paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie…) L’assurance de bonnes conditions de travail (Sécurité ou Danger?) La maîtrise des processus de gestion (Organisation ou désorg. ?) Le développement des personnes (Priorité ou fatalité?) … Le bien être au travail et concilier vie privée/vie prof. 21/02/2007

Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: 20% à l’administration du personnel et des salaires… 10% au recrutement… Activités de secrétariat en tout genre Initiatives en matière de formation et de perfectionnement Entretien des relations avec les syndicats Planification des ressources en personnel Gestion des risques Gestion logistique des formations Définition et adaptation de la politique salariale Description en pondération des fonctions Maîtrise des coûts du personnel 21/02/2007

Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: Soutien et encadrement du développement de l’organisation Structuration de la gestion des compétences Définition et adaptation de la politique d’évaluation Adaptation de la GRH à la stratégie de l’organisation Développement de la qualité de la gestion Gestion des licenciements 21/02/2007

Rôle de support technique vers une fonction à connotation stratégique… Réalité ou fiction? On reste encore beaucoup dans un rôle de support technique, la gestion administrative, le support à la hiérarchie, les relations collectives… 21/02/2007

Point central = contrat de travail qui lie chaque travailleur à l’entreprise. (C’est la relation de travail) Les articles repris dans les contrats de travail permettent d’illustrer dans les grandes lignes les matières qui vont être traitées au sein d’un service du personnel 21/02/2007

CONTRAT DE TRAVAIL Entre d’une part : Représentée par : Et d’autre part : Il est convenu ce qui suit : Article 1 - L'employeur engage l’ouvrier dans les liens d’un contrat de travail à partir du ….. pour remplir les tâches et fonctions suivantes : …. Article 2 - L’engagement est conclu pour une durée déterminée de … mois jusqu’au ……. Article 3 – Cet engagement est conclu avec une période d'essai de 14 jours calendrier. Si au cours de ces 14 jours l'exécution du contrat est suspendue pour cause d'absences justifiées ou non, la période d'essai sera prolongée de la durée des absences, mais en aucun cas cette prolongation ne pourra dépasser 7 jours calendrier. L'employeur et l'ouvrier pourront mettre fin au contrat à partir du 7e jour calendrier et aussi longtemps que l'essai est en cours, sans préavis ni indemnité, à la fin de chaque journée de travail. Article 4 – Cet engagement est subordonné au résultat favorable d'un examen médical effectué par un médecin délégué par l'employeur. Loi de 1978 Statuts Définitions des fonctions Règlementation médicale 21/02/2007

Article 5 - La durée de travail est fixée à 36h30 minutes par semaine et répartie comme suit : du lundi au jeudi de 7h00 à 15h30 avec une interruption de 30 minutes entre 11h30 et 13h10 le vendredi de 7h00 à 11h30 sans interruption Article 6 - A la date du présent contrat, la rémunération convenue est fixée à …. bruts de l’heure. Article 7 - Le paiement de la rémunération sera effectué par banque ou CCP. Article 8 - Il est bien entendu que, suivant les besoins de service, et par seule décision de l’employeur, vous pourriez être astreint(e) à faire du travail en équipes successives ainsi que d’éventuels déplacements à l’étranger. Article 9 - L’ouvrier reconnaît avoir reçu un exemplaire du contrat et du règlement de travail, lequel fait partie intégrante du présent contrat et déclare en accepter les clauses et conditions. 21/02/2007

Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède… Article - Lieu de travail Les prestations de travail s'effectueront principalement à ……. Dans l'exercice de ses fonctions, l'intéressé pourra effectuer des séjours à l'étranger, d'une durée ininterrompue allant jusqu'à trois mois sans retour au foyer. Article - Rémunération Une gratification faisant partie de la rémunération pourra éventuellement être allouée au travailleur. Son montant et ses conditions d'octroi sont laissés à l'entière appréciation de l'employeur et elle constitue une pure libéralité de sa part. Le versement de cette gratification pendant plusieurs années ne peut constituer un usage, n'ôtera pas à la gratification son caractère de libéralité et ne peut faire naître aucun droit pour le futur. Les conventions collectives du statut seront d’application. Par ailleurs, il est convenu qu'au terme de sa période d'essai de 6 mois, si celle-ci s'avère positive, le travailleur disposera d'une voiture de société. 21/02/2007

Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède… Assurance de groupe L’employeur a souscrit une police d’assurance de groupe au profit de son personnel, laquelle octroie des prestations en cas de décès ou en cas de vie à l’âge de la retraite. Le travailleur marque son accord pour participer à ce plan de pension. Autre article Le présent contrat est, pour tout ce qui n'est pas prévu par la présente convention, soumis à la loi relative aux contrats de travail, au droit commun et aux règles internes à l'entreprise, notamment le règlement de travail. Compensation and benefits 21/02/2007

Exemples de structures RH Liaison usines 21/02/2007

Exemples de structures RH 21/02/2007

Structure et profils The right person at the right moment at the right place… QUID DE LA STRUCTURE? Il est possible de dessiner sa structure selon différents modèles: Exemple: Une gestion du personnel par statuts AtoZ Une gestion du personnel par disciplines Une gestion du personnel QUANTI/QUALI … 21/02/2007

Structure et profils L’évolution de l’organigramme est la conséquence d’un virage dans la stratégie HR de l’entreprise. Le business nécessite l’investissement de nouvelles machines, il y a impact sur la sécurité, l’ergonomie, les métiers… La nouvelle stratégie donne une impulsion au people management, outsourcing d’activités. Fusion, rachat, acquisition, restructuration, internationalisation, nouvelles orientations stratégiques engendrent des changements dans l’organisation. 21/02/2007

Structure et profils Exemples:
Une entreprise qui annonce un downsizing significatif dans le secteur automobile Une fusion/absorption de sociétés de consulting bureau d’études (l’une cotée en bourse à Paris et l’autre leader sur un segment de marché en Belgique…) Une société en pleine croissance dans le secteur de la construction 21/02/2007

Structure et profils Un virage dans la stratégie aura d’office un impact dans l’organisation… ! Nouveautés = Nouveaux problèmes Exemples: un upsizing = nouvelles campagnes de recrutement ? rachats? Un downsizing = délocalisation? Restructuration? externalisation? 21/02/2007

Structure et profils Politique de people management?
Impact sur la gestion des compétences Redéfinition ou définition des fonctions Politique salariale Impact sur les politiques de mobilité (fertilisation croisée) 21/02/2007

Structure et profils Modernisation du système d’informations? EHR
Impact organisationnel Technique 21/02/2007

Structure et profils Internationalisation ? Gestion des expatriés?
Fiscal? Social? Split payroll? 21/02/2007

Structure et profils Profils au HR?
Idéal? Une équipe pluridisciplinaire Des gens motivés qui aiment les personnes Des personnes qui connaissent bien le terrain De l’expérience du know how et de l’expertise De la fraicheur et des idées nouvelles Quid de la tête bien faite? 21/02/2007

Structure et profils Dans une entreprise de 1600 personnes?
Personnel orienté sécurité, conseiller en prévention, pompiers, juriste, conseillers sociaux, gens de terrain, secrétaires de direction, assistants sociaux, économistes, licenciés en sciences du travail, psychologues, infirmières graduées (+ service externe), gradués en gestion des ressources humaines. (Equal to 25 personnes) 21/02/2007

Structure et profils La fonction d’antenne RH ou décentraliser la DRH dans les usines… Gestion journalière correcte des temps et de la paie du personnel travaillant dans un secteur donné. Cette fonction est localisée géographiquement dans chacune des usines afin d’éviter aux travailleurs de se déplacer. Existence d’une antenne centrale pour les fonctions de supports type administratif, management. Ce sont les délégués des Ressources Humaines Réalisation d’un véritable travail d’équipe en collaborant étroitement avec les chefs d’équipe et les Responsables d’usines sans oublier le Département RH 21/02/2007

Structure et profils Ecoute attentive des travailleurs dont ils sont parvenus à gagner la confiance par leur discrétion. Bonne connaissance de la situation de chaque personne ce qui permet de désamorcer les situations difficiles et d’éviter les conflits. Garant du respect des conventions et des règlements tout en restant objectifs. Aspect relationnel de la fonction très important tout comme la disponibilité dont ils doivent faire preuve étant donné la diversité des horaires qui existent dans chaque usine. 21/02/2007

Structure et profils Responsables de services?
Pas nécessairement des universitaires, mais tendance à de plus en plus le devenir… « Un diplôme ne remplacera jamais l’expérience… » En résumé, La DRH a besoin de personnes orientées tant qualitatif que quantitatif (polémique des sciences molles et dures…) Etre orienté personnes Etre orienté tâches FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE… TEAM BUILDING 21/02/2007

Matières Préambule: Je ne compte pas entrer dans les détails des différentes matières traitées dans les entités qui constituent une D.R.H. Je n’évoquerai pas non plus les entités sécurité, médical, et recrutement formation. (Il n’empêche, ces points se retrouveront fréquemment dans le quotidien des personnes de la RH) 3 raisons: - Demande volontariste ICHEC Entreprises - Pas réellement expert en ces matières - Ne pense pas que ce soit la finalité du cursus ? Matières… VASTE ETENDUE! 21/02/2007

Matières Exercice pratique:
par groupe de 2, établir l’inventaire des matières existantes dans mon « entité » (une liste à réaliser) Classer ces matières par grands sujets (regroupement) Pour chaque matière, dessiner un processus Lier les processus entre-eux 21/02/2007

Matières PRATICO PRATIQUE: COMMENT CONSTRUIRE UN PROCESSUS?
BRAINSTORMING en cercle restreint (les bonnes personnes) COUCHER les idées sur papier DEFINIR un target BRAINSTORMING phase II (A la sortie des réunions germent souvent d’autres idées …étendre peut-être le cercle) METTRE EN PLACE le processus AMENDER ET CONTROLER 21/02/2007

Matières Conventions d’entreprise CCT rendues obligatoires
Aspects salariaux (système payroll) Suivi des législations Reporting social Assurances des personnes (soins santé, missions, …) Assurances groupe Statuts et packages Échéances des contrats Demandes d’autorisation d’embauche Gestion des conflits au day to day Partenaires sociaux Mutations Contrôles médicaux Gestion des temps de prestations Absentéïsme Pacte de solidarité des générations 21/02/2007

Matières Taxe C02 Evolution des masses salariales
Réduction structurelle Subsides de formation Budgétisation HR Comptabilisation des appointements, salaires et autres Gestion des expatriés Clearances Congés thématiques Litiges du passé Licenciements Chômage économique Missions extérieures Egov Avantages particuliers au personnel (centrale d’achats…) Communication Collaboration interdépartementale 21/02/2007

Matières Conseil d’entreprise, D.S., C.P.P.T.
Révision annuelle des appointements et salaires Evaluation Participation aux résultats de l’entreprise Chômage économique Plan de prépension Détachement de personnes Grands changements d’organisation Système de primes, d’agréation Organismes extérieurs (Agoria, FEB, Association D.P., …) Formation Accueil et suivi de carrière Etc…. LISTE NON EXHAUSTIVE!!! 21/02/2007

Matières Chacune de ces différentes matières doit s’intégrer dans des processus qu’il convient d’écrire, d’amender et de suivre en contrôle. Dire ce que l’on fait et faire ce que l’on dit! Pas toujours évident dans la pratique (attention aux rebelles) L’idée des processus est de savoir exactement qui fait quoi en toutes circonstances et donc de dégager des responsabilités derrière chaque tâche. Ne pas être pris au dépourvu. (Assigner une personne ou un ensemble de personnes à un processus) A la question posée par un responsable « Pourquoi fais-tu comme cela? » un employé répondit « Car on a toujours fait ainsi! » Cependant, aucun processus ne le certifiait… Quid des normes de qualité, Audit? Sans discipline des processus, les personnes fonctionnent trop par habitude sans plus se poser de question! Le processus remet constamment en question et se remet constamment en question dans le monde de l’entreprise. 21/02/2007

Matières Il est important de raisonner en système lors de la construction de ces processus. Interconnexion des entités pour une même matière. (!!! entité extérieure au département RH) Avoir l’adhésion de chacun dans le processus et n’oublier personne! Les processus c’est l’affaire de tous! (IMPLICATION) 21/02/2007

Matières Processus utilisé Degré de participation des collaborateurs
Adhésion vraisemblable aux objectifs Liste d’objectifs préparée par le responsable et remise aux collaborateurs - + Même approche, mais les collaborateurs peuvent les discuter, les clarifier et faire des suggestions. ++ Les collaborateurs préparent une liste d’objectifs. Le responsable les mets en forme, les modifie éventuellement et les met au point. +++ Les collaborateurs et le responsable préparent chacun leur liste d’objectifs. Des discussions s’ensuivent jusqu’à la mise au point définitive ++++ 21/02/2007

Matières Exemple: Le recrutement et la sélection…
Autorisation d’embaucher (DRH) Impact du contrat (administration du personnel) Conditions et package (Management HR) Plan de prévention (Sécurité) Visite médicale d’embauche (Médical) Contrats d’assurances Parrain de carrière (Gestion des carrière) … 21/02/2007

Matières Exemple: Calcul des paies
Calendrier annuel des paies (Org. Synd + Management RH) Correction de time et signalétique (Antennes, Salaires Appts team) Blocage du système et run de paie (IT) Comptabilisation des paies (Financier) Réalisation des paiements (Financier) ….. 21/02/2007

Gestion sous payroll Demande de personnel Auprès du DRH
Team Recrut/Sel. Recrutement Gestion sous payroll Sélection Team GO Négociation salariale Team Security Embauche Team DRH Elaboration des contrats Team Payroll Mutation Suivi des échéances Saisie du dossier dans L5 Eval. Mérite et bonus Changements de statuts Promotion Augmentations salariales Sortie Solde des comptes Exit interview 21/02/2007

Le département demandeur
Autre exemple de processus grh ouvriers Clients Identification des besoins départementaux Candidatures Internes & externes (Presse, ONEM…) Données d’entrées Demande de personnel (FORMPERS 010) GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ANALYSER PROFIL DU POSTE LEGENDE DECISION EN CORESPONSABILITE AVEC L ’ATELIER COLLECTER LES CANDIDATS SELECTIONNER FORMER RECRUTER ACTEURS INTEGRER DANS L’ATELIER * CDD EVALUER GERER LA CARRIERE * CDI LES DEPARTEMENTS Données de sortie Candidat retenu *Formation *Evaluation Clients Le département demandeur 21/02/2007

Matières Chaque process concerne un ensemble d’acteurs venus d’horizons différents. (On ne parle pas tous la même langue) Exemple de la réunion dans laquelle on parlait du taux d’absentéïsme… Présents: un contrôleur de gestion, un comptable, un gestionnaire des salaires, un informaticien, un responsable d’usine, un chef d’équipe, un employé de la RH… Une séance rien que pour définir la notion de taux d’absentéïsme! 21/02/2007

Matières Non présentéïsme? Absentéïsme full codes?
Absentéïsme maladie uniquement ou avec les accidents du travail? Premier mois? Six premiers mois? Inférieur à une année? Uniquement le rémunéré? Quid du dénominateur? Les heures théoriques? Le prestable? Prestable différent du presté réel? Prestable? Avec ou sans les vacances annuelles? Quid des congés d’ancienneté et de la récupération de temps de travail? Trouver l’adhésion au concept… DEFINIR LES REGLES DU JEU SEMBLE UN PREALABLE ESSENTIEL AVANT DE METTRE EN PLACE DES PROCESSUS! 21/02/2007

Matières Il est important d’apporter des définitions à ce que l’on fait. Savoir de quoi on parle et pouvoir comparer. Dans les processus, il est également important de connaître les attentes exactes du client interne! (TIMING + info à fournir) Attention à la dérive… « Tu ne me l’as pas demandé » « Ah, Si tu me l’avais demandé… » « Je ne savais pas que je devais te le demander… » On a tous, cachés dans nos fonds de tiroirs des trésors qui pourraient satisfaire nos clients internes, s’ils en avaient la connaissance… !!! Souvent surgissent des intérêts divergents, contradictoires… 21/02/2007

Aspects humains Ils sont nombreux…
CONFIDENTIALITE (tout savoir et ne rien dire…) Définition du SECRET? EXPERTISE (Connaissance face à la matière) FORMATION CONTINUE (Les nouveautés…) MBO (Donner des objectifs) « EXEMPLE » 21/02/2007

Aspects humains GERER DES PERSONNALITES DIFFERENTES
LE TEMPS COMME UNITE DE MESURE FACTEURS DE STRESS ETAT DES PRIORITES IMPLICATION INFORMEL 21/02/2007

Aspects humains Selon Abraham Maslow,la satisfaction d'un besoin ne peut être réalisée que si les besoins de niveau inférieur sont eux-mêmes satisfaits. 21/02/2007

Aspects humains 21/02/2007

Gestion du changement et de l’organisation
Le bruit c’est la vie… Le silence c’est la mort… CHAQUE CHANGEMENT FAIT DU BRUIT! Tout change… L’organisation change, les personnes changent, notre quotidien aussi… Adaptation de l’organisation en fonction de la réalité du moment 21/02/2007

Les notions de contextes et d’environnements sont importantes: Sommes-nous dans un environnement stable ou il règne un sentiment de continuïté ou au contraire dans un environnement où l’instabilité est permanente et proche du chaos? (La gestion des paradoxes) Sommes-nous dans une organisation où le changement fait peur? Quel est le degré de peur? (réfractaire à 100%?) On ne gère pas les changements de la même façon partout! Culture et histoire auront également leur mot à dire. 21/02/2007

Actionnaire Milieu: Etre Individu et personne Ressources Humaines Cité Client Employé RH – Fiction et réalités 21/02/2007

Recommandations? « Bien penser le changement! » Le penser (poser les jalons) L’écrire (au terme d’une concertation) L’amender (l’affaire de tous…) Le publier (formaliser pour qu’il vive) Le faire respecter (contrôle) S’appuyer sur des processus et construire un cadre de travail même si on sait pertinement qu’il y aura certaines dérogations à prévoir (envisager des ouvertures) ! ne fait pas toujours 2, ce n’est pas toujours aussi noir ou blanc que l’on veut bien le croire. (pas de système binaire) VENDRE L’IDEE (Jamais à 100% ! Attention aux désillusions) 21/02/2007

Exemples de changement dans l’organisation d’un département RH… Découpe des activités RH en fonction des statuts du personnel Phénomène du 11 septembre 2001 Réorganisation de la DRH fonction de la réorganisation de l’entreprise et de la notion de groupe Facteurs clés du succès? Volontarisme, déterminisme Transparence Pensée profonde Communication 21/02/2007

Ennemis potentiels au changement Les intéressés eux-mêmes Changement d’habitudes (les bonnes comme les mauvaises) Manque d’intégration du changement (le personnel ne comprend pas toujours la finalité du changement opéré) Implication? Quid de la concertation? Bien préparer le changement, c’est gagner dans la concertation! Ne pas consulter, concerter, échanger, c’est déjà mettre en péril son changement! 21/02/2007

Il faut savoir qui impliquer… (Prendre les bonnes personnes) Exemple: Une DRH pourrait-elle à elle seule entreprendre un projet de gestion des compétences pour toute l’entreprise? Vendre l’idée dans l’entreprise (les différents départements par l’intermédiaire des différents responsables) Trouver un sponsor (La Haute Direction) Définir ce que l’on veut faire et avec qui! Trouver un impulsion (Le comité de Direction) Constituer des groupes pilotes homogènes Lancer le projet … 21/02/2007

Exemple: Harmonisation des systèmes de pointeuses (éviter les pertes de temps… et donc de productivité) Informer les organisations syndicales (Facts and figures) Sensibiliser les travailleurs (campagne d’informations au travers des valves, des mails, panneaux proches des pointeuses, consignes à la maîtrise et l’encadrement…) Agir et améliorer le système (! Deadline! Et prévention) Aborder chaque poste de travail dans l’entreprise (Optimalize) Objectif: une personne = une et une seule pointeuse 21/02/2007

Exemple: Une restructuration? Changement issu de décisions stratégiques Respect de la loi Communication Négociation Application On se trouve à un level Top Management 21/02/2007

Exemple: La mise en place d’un plan de prépension Décider de la mise en place d’un plan de prépension Cibler les personnes prépensionnables (et les rencontrer) Concertation avec la organisations représentatives Budgétisation Mise en place d’un processus administratif Gestion mensuelle des compléments etc… Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations? Définition des responsabilités! 21/02/2007

Exemple: Le contrat de solidarité entre générations Se documenter sur le sujet… (Nous en avons entendu parler avant même de connaître le contenu final des textes…) Identifier les impacts une fois les lois et arrêtés d’exécution votés Mettre en place ou corriger les processus existants etc… Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations? Définition des responsabilités ON EST DANS LA GESTION DE PROJET! 21/02/2007

Exemple: Un changement de personne dans une fonction, la suppression d’une fonction, la réévaluation d’une fonction, l’outsourcing, … Identifier tous les impacts! Exemple personnel actuel: Le départ de deux collaborateurs en prépension. 21/02/2007

IT systèmes L’approche de la gestion du personnel sans outils IT n’est plus possible à notre époque. Quid des cartes perforées, de la dactylographie, des bouliers compteurs, des faxs, des telexs, des fiches cartons … L’ère du clic et du double clic arrive, la digitalisation, le Web, la communication par mail, la vidéo conférence, … 21/02/2007

IT systèmes La professionnalisation de la fonction du personnel est aussi passée par l’informatisation de celle-ci. Certaines DRH sont encore fortement occupées sous ce travers dans leur quotidien: Exemples: système de récupération des temps badgés, accès site, pointages machines, moteur de paie, interfaces vers des secrétariats sociaux, projets ERP, datawarehousing, esolutions,… 21/02/2007

Depuis quelques années, mêmes les organismes officiels s’y sont mis…
IT systèmes Depuis quelques années, mêmes les organismes officiels s’y sont mis… « Egov, DRS, DMFA, dimona, sites du forem, des organisations représentatives des travailleurs, des mutuelles, des caisses d’allocations, des fonds, Moniteur Belge, travaux parlementaires etc… » Nous sommes en plein dans l’ère moderne des systèmes d’informations! (Quid des Tics?) Les particuliers ne sont pas non plus laissés de côté (ebanking, ebusiness, efisc, epayroll?…) 21/02/2007

IT systèmes Nous sommes tous quelque part des grands gestionnaires de base de données et nous tentons de faire communiquer ces différentes bases entre-elles bien qu’elles ne présentent pas des caractéristiques similaires (Quid de la notion de clé primaire) On bascule vers l’idée d’un système intégré et unique pour tous dans lequel tout serait prévu: bienvenue dans le monde des erp. Ne pas trop se faire d’illusions! 21/02/2007

Quelle est la meilleure solution?
IT systèmes Quelle est la meilleure solution? Existe-t-elle? Proposer une architecture globale constituée d’un ensemble de solutions spécifiques qui devront communiquer entre-elles, et où l’interfaçage aura été pensé consciencieusement. Il n’y a pas une seule et bonne solution! 21/02/2007

IT systèmes Que le choix porte sur un erp ou une solution aux multiples couches débouchera sur la mise en place d’un projet IT d’envergure. Les projets IT et toute leur complexité… Au delà du fonctionnel, il faudra évoquer l’architecture serveur, la sécurité des données, la performance système, les modalités réseau, le rescue plan, les droits et accès, la limite budget, les fonctionnalités, le change management, le ROI, etc… Ces points devront faire l’objet d’une réflexion au sein de la DRH. Que veut-on ? 21/02/2007

La route du succès dans les projet IT niveau HR?
IT systèmes La route du succès dans les projet IT niveau HR? Recommandations: Prendre le temps et bien faire les choses (! Un planning raisonnable…) Se constituer une équipe projets stable et efficace Choisir des partenaires qui tiennent la route… (?) Rapporter très régulièrement durant le projet (comité de projet, de suivi, de pilotage, …) Arbitrer quand il le faut! 21/02/2007

IT systèmes Se couvrir par rapport à des événements qui pourraient diminuer les chances de succès du projet. Un team stable, des sources programmes, un contrat de maintenance, du formalisme et de la formation, … PRUDENCE est le maître mot. 21/02/2007

IT systèmes A méditer… Au delà des présentations commerciales durant lesquelles on vous dira que tout est possible et que l’on peut tout faire avec le système informatique… EXIGER UNE PREANALYSE DE VOTRE SYSTEME OU CELUI DONT VOUS REVER et vous verrez qui vous avez en face de vous… Eviter les désillusions c’est gagner du temps… 21/02/2007

Exemple projet IT/HR Sonaca:
IT systèmes Exemple projet IT/HR Sonaca: 09/2004: Suite à préanalyses, lancement du projet d’externalisation du time et de la paie 01/2006: Mise en production des systèmes 03/2006: Etime solution, Ereporting 01/2007: Plug d’une solution Competencies management … 21/02/2007

IT systèmes AVANT? SAP HR (gestion du time, du signalétique, de la paie) mixé à un secrétariat social. MAINTENANT? Solution de gestion des temps (wintime) « pluggée » à un logiciel de gestion administrative orienté payroll (Level5) + secrétariat social. 21/02/2007

IT systèmes Chaque travailleur a un horaire: Fixe
Variable technique ou variable administratif Pauses Week end Libre Atypique Cette courte typologie représente l’éventail de 200 horaires différents à gérer… Notre entreprise comprend une trentaine de machines « badgeuses » situées sur les 18 hectares que comportent notre site à Gosselies, ceci permet de capter les pointages d’entrées et de sorties. !!! Différencier le contrôle d’accès du pointage temps de travail !!! 21/02/2007

IT systèmes Badging WINTIME LEVEL 5 Partena
Etroite collaboration du Team payroll et du Responsable de dossier au Secrétariat Social Pointeuses benzing Honeywell Badging Logiciel de gestion des temps, paramétrisation des horaires, calendriers, règles de calculs WINTIME LEVEL 5 Retour des nets Applicatif de gestion adm. Du personnel et payroll Partena Envoi des prestations calculées et constitution des bruts Avances les 31, soldes les 5 du mois suivant EGOV… Mainframe du secrétariat social GAM Ecritures comptables, Fichiers destinés au financier 21/02/2007

IT systèmes Profiter d’un projet IT pour mettre en place le changement (Véritable opportunité) Révision de documents internes obsolètes Suppression ou amélioration de processus dépassés Redéfinition des rôles et aurotisations Correction d’erreurs du passé Suppression de tâches à basse valeur ajoutée Harmonisation de structure datas … 21/02/2007

On ne communique jamais assez, et pas assez bien…
Communication On ne communique jamais assez, et pas assez bien… Quoique vous fassiez en cette matière, vous ne parviendrez jamais à convaincre 100% de la population par votre message, … COMMUNICATION = Métier ingrat 21/02/2007

Quid des dépêches qu’on ne lit même plus ou en diagonale?
Communication Faut-il confier la communication à des consultants spécialisés? Doit-on l’organiser en interne? Chacun a ses croyances sur le sujet… Exemples: Agenda, enews (cadence?), journal d’entreprise, arrivée d’un nouveau, changement d’organisation (info CE),… Quid des dépêches qu’on ne lit même plus ou en diagonale? 21/02/2007

Doit-on communiquer en toute matière avec tout le monde?
Communication Doit-on communiquer en toute matière avec tout le monde? Révision d’une policy d’entreprise, Explication d’un système de bonus, Précisions concernant une police d’assurances, Licenciement d’un haut cadre, Mise en place de nouvelles règles de paie, Décision concernant une filiale, … 21/02/2007

Et la communication départementale?
Modalités d’organisation de celle-ci dans le service du personnel… Comment descendre l’information? Comment remonter l’information? 21/02/2007

Communication Exemple : Une réunion de fonctionnement hebdomadaire, avec un ordre du jour, des pv de réunion. Participants: Le DRH, l’adjoint, le responsable sécurité, le responsable appointements et salaires, le responsable formation recrutement sélection. Sur demande: un invité. 21/02/2007

Communication Objectif de ces réunions?
Faire descendre et faire monter des informations mais aussi créer un terrain d’échanges à l’intérieur du département. « Nous devons savoir ce qui se passe dans notre entreprise! Etre à la pointe de l’information » On traite également dans un cadre formel, des problèmes au day to day mais aussi de stratégies à plus longs termes. Entre ces réunions, utilisation accrue du mail et des disques partagés. 21/02/2007

Communication Ces réunions peuvent générer d’autres réunions plus élaborées et plus techniques, déclencher des actions à entreprendre, ou des rencontres à provoquer. Au travers des PV de réunions (à la disposition de chacune des personnes qui participent à ces réunions), on peut rapidement lister les points toujours en cours qui n’ont pas encore trouvé de solution. Fermer les points débattus dans ces réunions reste l’objectif majeur! Même en l’absence du DRH nous maintenons cette réunion! Donner un rythme de réunions. (Substitute) 21/02/2007

Communication !!! L’informel a également une grande part au sein des organisations. (Exemple: les meetings au coin de la table en fin de journée, ou en dehors…) UTILISER CELA A BON ESCIENT… ET S’EN SERVIR Quid de la communication dans les différentes unités de notre département? Exemple: Administration du personnel (une fois/mois) Antennes RH (une fois/quinzaine) Respect des mêmes règles de fonctionnement vues précédemment: ordre du jour, pv de réunion (alternance), … 21/02/2007

Communication Autres exemples de communication: Information de la Direction Générale vis à vis de ses cadres. Réunions en fonction des moments et de l’actualité de l’entreprise. Objectif: Descendre la bonne information au management qui devra dès le lendemain véhiculer la bonne info au sein de ses équipes. Autres exemples: Récupération du volume d’heures et du plan de restructuration (intranet) 21/02/2007

Communication Dans le cadre de la gestion de projets (qu’ils soient HR ou autres), il est important de bien communiquer. Les réunions évoquées précédemment ont pour objectif de nous permettre d’avancer dans un ensemble d’initiatives qui constituent notre vécu quotidien. Il est impossible d’avancer sans bénéficier de la bonne information. Etre à la pointe de l’info! Se créer un réseau fiable peut également aider… !!! Ne laisser personne sur la touche… 21/02/2007

Communication Exemple de communication donnée aux organisations syndicales dans le cadre d’un projet d’affectation de pointeuses… - Information syndicats: Jeudi 28 février 2002 au CPPT - Lundi 4 mars 2002: 8h30 Meeting Antennes HR 16h30 Meeting Chefs d ’usines - Mercredi 6 mars 2002 au plus tard: Edition définitive des affectations pointeuses (inventaire final) Dans la foulée: information par mail aux hiérarchies concernées (Antenne RH central) et information papier aux chefs d ’équipes par les antennes RH - Vendredi 8 ou Lundi 11 mars 2002: Déplacement de la pointeuse 14 - Lundi 11 mars 2002: Application des panneaux qui identifient les pointeuses - Dans la semaine du 11 mars 2002: Formation des antennes RH - Lundi 18 mars 2002: Basculement des données dans SAP/R3 21/02/2007

Communication Quid ? Comment communiquer avec son n+1?
Comment communiquer avec ses collaborateurs? 21/02/2007

Les enjeux, le devenir Qu’en est-il des enjeux et du devenir de la fonction RH? Faut-il en tenir compte dans les modalités d’organisation? C’est une certitude! Ere de l’externalisation des métiers de la RH: Outplacement, Commercialisation de solution de gestion de personnel standard, Intérims managers, Recrutement et sélection, Service médical inter entreprises, 21/02/2007

Les enjeux, le devenir Outsourcing des services payroll,
Secrétariats sociaux, Cabinets d’avocats experts en droit social, Consultance teambuilding, Multiples solutions IT, Coaching, assesments, Gestion du dossier de prépensions par des tiers, … Tout cela aura un impact sur les processus que vont dessiner les équipes RH. (Il faudra d’ailleurs intégrer à la discussion les personnes qui feront figure de cette externalisation) 21/02/2007

Les enjeux, le devenir Professionnalisation accrue de la fonction (cfr cursus) Féminisation de la fonction Vieillissement dans le milieu (? Des places à prendre mais la relève est-elle assurée?) Un cadre légal qui ne cesse d’évoluer… il faut suivre… La dernière en date « le contrat de solidarité entre les générations » Quid du champ relatif à la concertation sociale? 21/02/2007

Les enjeux, le devenir Nous appartenons à un monde dans lequel tout va de plus en plus vite et notre domaine n’est pas épargné! ET LA MATIERE DEVIENT DE PLUS EN PLUS COMPLEXE… Société de l’information en ligne… Les enews, les HR Alerts, les mailing lists des secrétariats sociaux ou des fédérations d’employeurs ou de travailleurs, des cabinets spécialisés, groupements divers… Séances d’informations de formations, séminaires, etc … 21/02/2007

Conclusions… Croire en ce que l’on fait et y mettre du bon sens
Penser en équipe Apporter des solutions et ne pas reporter les problèmes Avoir un esprit novateur dans ce que l’on entreprend Toujours travailler sur du factuel (facts and figures) Ne jamais abandonner! 21/02/2007

Conclusions Etre à l’écoute active Raisonner en « gestion de projet »
Ne jamais vivre sur ses acquis Anticiper Tout reste à faire! Le monde HR est un très petit monde… 21/02/2007

Conclusions Toujours penser au Moteur du Succès… (ADALIS)
Qualité des Relations Qualité des Résultats Qualité de la Pensée Qualité des Actions 21/02/2007

Divers Charles Henri Besseyre Des Horts, Gérer les ressources humaines dans l’entreprise, Les Editions d’Organisation, Paris, 1990. Francis Walder, Saint-Germain ou la négociation, Editions Gallimard, Collection Folio, 1958. Jean Pascal Arnaud et Patrick Bouvard, RH fiction et réalités, Les Editions d’Organisation, Paris, 2006. 21/02/2007

Merci de votre attention, Questions?
Divers Merci de votre attention, Questions? Cela peut toujours servir: 21/02/2007

Les modalités d’organisation d’un service du personnel

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