La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

21/02/2007 Les modalités dorganisation dun service du personnel Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "21/02/2007 Les modalités dorganisation dun service du personnel Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative."— Transcription de la présentation:

1 21/02/2007 Les modalités dorganisation dun service du personnel Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative

2 21/02/2007 Préambule Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

3 21/02/2007 Préambule Qui suis-je? MARTIN Nicolas (36 ans) Adjoint au DRH chez SONACA S.A. Secteur aéronautique - siège social établi à Gosselies (Charleroi) Actuellement 1700 personnes (1000 ouvriers, 400 employés, 300 cadres)

4 21/02/2007 Préambule Qui suis-je? SONACA S.A. est depuis juin 2005 un Groupe constitué dune maison mère établie à Gosselies et de filiales établies aux USA, Canada et Brésil. (Internationalisation) Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos activités couvrent tant la conception que la fabrication) Notre chiffre daffaires 2005 sélevait à Nous sommes actuellement occupés dans un plan Défi Ce plan vise à générer des économies récurrentes et permettre la perennité de lentreprise. (un chapitre social également) Mobilisation entière de toute lentreprise. Gros enjeux et grands projets à terme. BOOM des constructeurs BOEING et AIRBUS

5 21/02/2007 Préambule Qui suis-je? Background scolaire? Gradué en Administration Sociale et Fiscale Licencié en Sciences Economiques et Sociales Agrégé de lEnseignement Supérieur des Sciences Economiques et Sociales

6 21/02/2007 Préambule Qui suis-je?Expériences? Management Accountant chez Schweppes Belgium (4 mois) Chargé de cours à la HECF Mons (4 ans) SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans) Responsable RH chez Sonaca (6 ans)

7 21/02/2007 Préambule Pourquoi moi? Vision généraliste du métier HR Esprit volontariste du changement Ma fonction actuelle dans lorganisation HR chez Sonaca (pas de périmètre limitatif…) La passion et le dévouement pour ce métier noble quest le nôtre

8 21/02/2007 Préambule Avertissements Histoire,Vécu Expériences Recul Pas une seule vérité Q/R

9 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

10 21/02/2007 Dénominations et vocables Le choc… service du personnel « Modalités dorganisation dun service du personnel » Rappel: 1992 – Etude comparative des services du personnel (Ringard…) Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion du personnel? Il est clair quil y aura toujours dans un département des ressources humaines une administration du personnel. service du personnel ou ladministration du personnel Notre priorité de ce soir est je pense le service du personnel ou ladministration du personnel. A bien des égards, cette notion sera élargie en fonction des sujets traités. Toucher à la GRH passe impérativement par une administration du personnel.

11 21/02/2007 Dénominations et vocables Il nempêche, nous vivons une ambiguïté dans notre discipline au niveau de la terminologie. Que pensez de ce travailleur qui pour un problème de fiche de paie dit: « Je vais au personnel » Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription à une formation ou une demande de mobilité interne dit: « Je vais au personnel » Que pensez du même travailleur qui pour une information relative à loctroi dun crédit temps dit: « Je vais au personnel » Ces personnes sont allées au service du personnel mais dans des entités différentes, où les métiers sont différents. Différents labels peuvent être utilisés: Service social, département social, direction du personnel, Personnel, Relations sociales, Relations Humaines, Direction Personnel et Administratif, Service Ressources Humaines, Direction des Ressources Humaines, (Et pourquoi pas les gisements humains?), etc…

12 21/02/2007 Dénominations et vocables Quid des abréviations? SRH, DRH, HRM, HRD, etc… On anglicanise de plus en plus la fonction… Imagination fertile… Que penser de tout cela?

13 21/02/2007 Dénominations et vocables Cest la professionnalisation de la fonction qui fait cet étendu vocable! Cest également la taille de lentreprise, son secteur, sa culture, son histoire, sa nationalité, et dautres paramètres probablement spécifiques et propres à chaque société qui définit le vocable. Européanisation de la fonction ? Vision Groupe? Local? Global? « Think global act local? » Mais comment veut-on sappeler? Les coutumes et la culture sont parfois des concepts plus forts que le label! « On veut sappeler DRH, et tout le monde continue à nous appeler le personnel! » Encrage dans les mœurs…

14 21/02/2007 Dénominations et vocables Finalement le vocable nest pas ce quil y a de plus important, ce qui est le plus important cest ce que lon met dedans! « Je vais au service du personnel » Touche tous les travailleurs Aide, assistance suite à problème ou une interrogation Là on sera à mon service… Ecoute Expertise, conseils, connaissance Cest finalement un point de chute, une sorte de liaison entre le travailleur et son entreprise. Notre entité va au delà de la hiérarchie de première ligne qui doit rester le premier lien dans la relation de travail. (partage du management des hommes) Lélément de liaison est le contrat de travail. (avec toutes ses obligations mutuelles)

15 21/02/2007 Dénominations et vocables La dénomination de lentité personnel peut être fonction de la position quoccupera son leader dans lorganisation de lentreprise. Le leader est-il Directeur ou Manager? Participe-t-il au Comité de Direction? Quid des pouvoirs de signature et du champ décisionnel? Le leader est-il rattaché au Directeur de Site?

16 21/02/2007 Dénominations et vocables Exemple dune entreprise dans le secteur agro- alimentaire en région wallonne qui cherchait un H.R.M: Un site de production en Flandres (200 personnes) et un site de production en Wallonnie (150 personnes) Le HRM est un service à lui seul, une sorte de hotline support à la production, management baladeur dans lusine, les valeurs de lentreprise étant ancrées sur lindividu.

17 21/02/2007 Dénominations et vocables Exemple dune entreprise américaine de marketing de près de 80 personnes en région bruxelloise, une personne à mi-temps pour les questions administratives. Ce « HR Supervisor » est rattaché à la Direction Financière. Cas de cette entreprise scandinave (600 personnes) comprenant deux sites dexploitation en Flandres et en Wallonnie, le service du personnel et payroll étant basé au siège central en Flandres, un responsable du personnel étant localisé dans le second site et plutôt orienté sécurité et people development.

18 21/02/2007 Dénominations et vocables Exemple de cette entreprise italienne du secteur des fabrications métalliques qui comprend 200 personnes et fait partie dun groupe européen. La DRH est composée de deux personnes, le payroll étant la priorité numéro 1. Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le secteur chimie qui contient une quinzaine de filiales en Europe et dans les pays émergents. La DRH comprend 60 collaborateurs et la stratégie se focalise sur la mobilité du personnel entre les filiales et le développement.

19 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

20 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Une question existentielle! Quelles activités? Que veut-on devenir?

21 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Qui sommes-nous? Direction, un Département, un Service Une Direction, un Département, un Service composé dun ensemble de personnes qui ont des tâches orientées vers les matières relatives à lêtre humain. (Vaste)

22 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Grandes tendances? Juridique (de plus en plus) Directeur de la responsabilité sociale de lentreprise (Entre le marteau et lenclume) Nouveau comportement (la personne est une nouvelle donne au niveau GRH, arbitrage entre la vie professionnelle et la vie privée) Internationale (différentes cultures, nationalités, les nouveaux expatriés) Orientation business (connaître le business, le produit, la stratégie de lentreprise, voir la fonction RH dans un ensemble) Individualisation dans la gestion (gestionnaire dindividus, chaque cas est un cas)

23 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Grandes tendances? Gestion des compétences (anticiper les compétences et les métiers pour demain) Contrôleur de gestion, gestionnaire de rémunération individuelle (rémunération à la carte?; financiarisation de la fonction RH) Gestionnaires des temps Suite dexternalisation de certaines activités (*) Investissement dans la logique informatique (conscience des évolutions technologiques) Ordonnateur du cadre de vie au travail Garant des équilibres sociaux, optimisateur déffectif (pyramides des âges, … Gestion du changement)

24 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Inventaire? Les grandes lignes… Respect de la législation sociale (veille sociale et fiscale permanente) (Rebelle ou soumis?) Lapproche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?) Lassurance dune paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie…) Lassurance de bonnes conditions de travail (Sécurité ou Danger?) La maîtrise des processus de gestion (Organisation ou désorg. ?) Le développement des personnes (Priorité ou fatalité?) … Le bien être au travail et concilier vie privée/vie prof.

25 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: 20% à ladministration du personnel et des salaires… 10% au recrutement… Activités de secrétariat en tout genre Initiatives en matière de formation et de perfectionnement Entretien des relations avec les syndicats Planification des ressources en personnel Gestion des risques Gestion logistique des formations Définition et adaptation de la politique salariale Description en pondération des fonctions Maîtrise des coûts du personnel

26 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: Soutien et encadrement du développement de lorganisation Structuration de la gestion des compétences Définition et adaptation de la politique dévaluation Adaptation de la GRH à la stratégie de lorganisation Développement de la qualité de la gestion Gestion des licenciements

27 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Rôle de support technique vers une fonction à connotation stratégique… Réalité ou fiction? On reste encore beaucoup dans un rôle de support technique, la gestion administrative, le support à la hiérarchie, les relations collectives…

28 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Point central = contrat de travail qui lie chaque travailleur à lentreprise. (Cest la relation de travail) Les articles repris dans les contrats de travail permettent dillustrer dans les grandes lignes les matières qui vont être traitées au sein dun service du personnel

29 21/02/2007 Finalités dun service du personnel CONTRAT DE TRAVAIL Entre dune part : Représentée par : Et dautre part : Il est convenu ce qui suit : louvrier Article 1 - L'employeur engage louvrier dans les liens dun contrat de travail à partir du ….. tâches et fonctions pour remplir les tâches et fonctions suivantes : …. durée déterminée Article 2 - Lengagement est conclu pour une durée déterminée de … mois jusquau ……. Article 3 – Cet engagement est conclu avec une période d'essai de 14 jours calendrier. Si au cours de ces 14 jours l'exécution du contrat est suspendue pour cause d'absences justifiées ou non, la période d'essai sera prolongée de la durée des absences, mais en aucun cas cette prolongation ne pourra dépasser 7 jours calendrier. L'employeur et l'ouvrier pourront mettre fin au contrat à partir du 7 e jour calendrier et aussi longtemps que l'essai est en cours, sans préavis ni indemnité, à la fin de chaque journée de travail. examen médical Article 4 – Cet engagement est subordonné au résultat favorable d'un examen médical effectué par un médecin délégué par l'employeur. Statuts Définitions des fonctions Loi de 1978 Règlementation médicale

30 21/02/2007 Finalités dun service du personnel La durée de travail Article 5 - La durée de travail est fixée à 36h30 minutes par semaine et répartie comme suit : du lundi au jeudi de 7h00 à 15h30 avec une interruption de 30 minutes entre 11h30 et 13h10 le vendredi de 7h00 à 11h30 sans interruption rémunération Article 6 - A la date du présent contrat, la rémunération convenue est fixée à …. bruts de lheure. Article 7 - Le paiement de la rémunération sera effectué par banque ou CCP. déplacements à létranger Article 8 - Il est bien entendu que, suivant les besoins de service, et par seule décision de lemployeur, vous pourriez être astreint(e) à faire du travail en équipes successives ainsi que déventuels déplacements à létranger. règlement de travail Article 9 - Louvrier reconnaît avoir reçu un exemplaire du contrat et du règlement de travail, lequel fait partie intégrante du présent contrat et déclare en accepter les clauses et conditions.

31 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Autres extraits darticles qui peuvent illustrer ce qui précède… Article - Lieu de travail séjours à l'étrangerdurée ininterrompue allant jusqu'à trois mois sans retour au foyer. Les prestations de travail s'effectueront principalement à ……. Dans l'exercice de ses fonctions, l'intéressé pourra effectuer des séjours à l'étranger, d'une durée ininterrompue allant jusqu'à trois mois sans retour au foyer. Article - Rémunération gratification Une gratification faisant partie de la rémunération pourra éventuellement être allouée au travailleur. Son montant et ses conditions d'octroi sont laissés à l'entière appréciation de l'employeur et elle constitue une pure libéralité de sa part. Le versement de cette gratification pendant plusieurs années ne peut constituer un usage, n'ôtera pas à la gratification son caractère de libéralité et ne peut faire naître aucun droit pour le futur. conventions collectives Les conventions collectives du statut seront dapplication. voiture de société Par ailleurs, il est convenu qu'au terme de sa période d'essai de 6 mois, si celle-ci s'avère positive, le travailleur disposera d'une voiture de société.

32 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Autres extraits darticles qui peuvent illustrer ce qui précède… Assurance de groupe Lemployeur a souscrit une police dassurance de groupe au profit de son personnel, laquelle octroie des prestations en cas de décès ou en cas de vie à lâge de la retraite. Le travailleur marque son accord pour participer à ce plan de pension. Autre article loi relative aux contrats de travailrègles internes à l'entreprise Le présent contrat est, pour tout ce qui n'est pas prévu par la présente convention, soumis à la loi relative aux contrats de travail, au droit commun et aux règles internes à l'entreprise, notamment le règlement de travail. Compensation and benefits

33 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

34 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Exemples de structures RH Liaison usines

35 21/02/2007 Finalités dun service du personnel Exemples de structures RH

36 21/02/2007 Structure et profils The right person at the right moment at the right place… QUID DE LA STRUCTURE? Il est possible de dessiner sa structure selon différents modèles: Exemple: Une gestion du personnel par statuts AtoZ Une gestion du personnel par disciplines Une gestion du personnel QUANTI/QUALI …

37 21/02/2007 Structure et profils Lévolution de lorganigramme est la conséquence dun virage dans la stratégie HR de lentreprise. Le business nécessite linvestissement de nouvelles machines, il y a impact sur la sécurité, lergonomie, les métiers… La nouvelle stratégie donne une impulsion au people management, outsourcing dactivités. Fusion, rachat, acquisition, restructuration, internationalisation, nouvelles orientations stratégiques engendrent des changements dans lorganisation.

38 21/02/2007 Structure et profils Exemples: o Une entreprise qui annonce un downsizing significatif dans le secteur automobile o Une fusion/absorption de sociétés de consulting bureau détudes (lune cotée en bourse à Paris et lautre leader sur un segment de marché en Belgique…) o Une société en pleine croissance dans le secteur de la construction

39 21/02/2007 Structure et profils Un virage dans la stratégie aura doffice un impact dans lorganisation… !Nouveautés=Nouveaux problèmes Exemples: un upsizing = nouvelles campagnes de recrutement ? rachats? Un downsizing = délocalisation? Restructuration? externalisation?

40 21/02/2007 Structure et profils Politique de people management? Impact sur la gestion des compétences Redéfinition ou définition des fonctions Politique salariale Impact sur les politiques de mobilité (fertilisation croisée)

41 21/02/2007 Structure et profils Modernisation du système dinformations? EHR Impact organisationnel Technique

42 21/02/2007 Structure et profils Internationalisation ? Gestion des expatriés? Fiscal? Social? Split payroll?

43 21/02/2007 Structure et profils Profils au HR? Idéal? Une équipe pluridisciplinaire Des gens motivés qui aiment les personnes Des personnes qui connaissent bien le terrain De lexpérience du know how et de lexpertise De la fraicheur et des idées nouvelles Quid de la tête bien faite?

44 21/02/2007 Structure et profils Dans une entreprise de 1600 personnes? Personnel orienté sécurité, conseiller en prévention, pompiers, juriste, conseillers sociaux, gens de terrain, secrétaires de direction, assistants sociaux, économistes, licenciés en sciences du travail, psychologues, infirmières graduées (+ service externe), gradués en gestion des ressources humaines. (Equal to 25 personnes)

45 21/02/2007 Structure et profils La fonction dantenne RH ou décentraliser la DRH dans les usines… Gestion journalière correcte des temps et de la paie du personnel travaillant dans un secteur donné. Cette fonction est localisée géographiquement dans chacune des usines afin déviter aux travailleurs de se déplacer. Existence dune antenne centrale pour les fonctions de supports type administratif, management. Ce sont les délégués des Ressources Humaines Réalisation dun véritable travail déquipe en collaborant étroitement avec les chefs déquipe et les Responsables dusines sans oublier le Département RH

46 21/02/2007 Structure et profils Ecoute attentive des travailleurs dont ils sont parvenus à gagner la confiance par leur discrétion. Bonne connaissance de la situation de chaque personne ce qui permet de désamorcer les situations difficiles et déviter les conflits. Garant du respect des conventions et des règlements tout en restant objectifs. Aspect relationnel de la fonction très important tout comme la disponibilité dont ils doivent faire preuve étant donné la diversité des horaires qui existent dans chaque usine.

47 21/02/2007 Structure et profils Responsables de services? Pas nécessairement des universitaires, mais tendance à de plus en plus le devenir… « Un diplôme ne remplacera jamais lexpérience… » En résumé, La DRH a besoin de personnes orientées tant qualitatif que quantitatif (polémique des sciences molles et dures…) Etre orienté personnes Etre orienté tâches FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE… TEAM BUILDING

48 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

49 21/02/2007 Matières Préambule: Je ne compte pas entrer dans les détails des différentes matières traitées dans les entités qui constituent une D.R.H. Je névoquerai pas non plus les entités sécurité, médical, et recrutement formation. (Il nempêche, ces points se retrouveront fréquemment dans le quotidien des personnes de la RH) 3 raisons: - Demande volontariste ICHEC Entreprises - Pas réellement expert en ces matières - Ne pense pas que ce soit la finalité du cursus ? Matières… VASTE ETENDUE!

50 21/02/2007 Matières Exercice pratique: par groupe de 2, établir linventaire des matières existantes dans mon « entité » (une liste à réaliser) Classer ces matières par grands sujets (regroupement) Pour chaque matière, dessiner un processus Lier les processus entre-eux

51 21/02/2007 Matières PRATICO PRATIQUE: COMMENT CONSTRUIRE UN PROCESSUS? BRAINSTORMING en cercle restreint (les bonnes personnes) COUCHER les idées sur papier DEFINIR un target BRAINSTORMING phase II (A la sortie des réunions germent souvent dautres idées …étendre peut-être le cercle) METTRE EN PLACE le processus AMENDER ET CONTROLER

52 21/02/2007 Matières Conventions dentreprise CCT rendues obligatoires Aspects salariaux (système payroll) Suivi des législations Reporting social Assurances des personnes (soins santé, missions, …) Assurances groupe Statuts et packages Échéances des contrats Demandes dautorisation dembauche Gestion des conflits au day to day Partenaires sociaux Mutations Contrôles médicaux Gestion des temps de prestations Absentéïsme Pacte de solidarité des générations

53 21/02/2007 Matières Taxe C02 Evolution des masses salariales Réduction structurelle Subsides de formation Budgétisation HR Comptabilisation des appointements, salaires et autres Gestion des expatriés Clearances Congés thématiques Litiges du passé Licenciements Chômage économique Missions extérieures Egov Avantages particuliers au personnel (centrale dachats…) Communication Collaboration interdépartementale

54 21/02/2007 Matières Conseil dentreprise, D.S., C.P.P.T. Révision annuelle des appointements et salaires Evaluation Participation aux résultats de lentreprise Chômage économique Plan de prépension Détachement de personnes Grands changements dorganisation Système de primes, dagréation Organismes extérieurs (Agoria, FEB, Association D.P., …) Formation Accueil et suivi de carrière Etc…. LISTE NON EXHAUSTIVE!!!

55 21/02/2007Matières Chacune de ces différentes matières doit sintégrer dans des processus quil convient décrire, damender et de suivre en contrôle. Dire ce que lon fait et faire ce que lon dit! Pas toujours évident dans la pratique (attention aux rebelles) Lidée des processus est de savoir exactement qui fait quoi en toutes circonstances et donc de dégager des responsabilités derrière chaque tâche. Ne pas être pris au dépourvu. (Assigner une personne ou un ensemble de personnes à un processus) A la question posée par un responsable « Pourquoi fais-tu comme cela? » un employé répondit « Car on a toujours fait ainsi! » Cependant, aucun processus ne le certifiait… Quid des normes de qualité, Audit? Sans discipline des processus, les personnes fonctionnent trop par habitude sans plus se poser de question! Le processus remet constamment en question et se remet constamment en question dans le monde de lentreprise.

56 21/02/2007Matières Il est important de raisonner en système lors de la construction de ces processus. Interconnexion des entités pour une même matière. (!!! entité extérieure au département RH) Avoir ladhésion de chacun dans le processus et noublier personne! Les processus cest laffaire de tous! (IMPLICATION)

57 21/02/2007Matières Processus utiliséDegré de participation des collaborateurs Adhésion vraisemblable aux objectifs Liste dobjectifs préparée par le responsable et remise aux collaborateurs -+ Même approche, mais les collaborateurs peuvent les discuter, les clarifier et faire des suggestions. +++ Les collaborateurs préparent une liste dobjectifs. Le responsable les mets en forme, les modifie éventuellement et les met au point Les collaborateurs et le responsable préparent chacun leur liste dobjectifs. Des discussions sensuivent jusquà la mise au point définitive ++++

58 21/02/2007Matières Exemple: Le recrutement et la sélection… Autorisation dembaucher (DRH) Impact du contrat (administration du personnel) Conditions et package (Management HR) Plan de prévention (Sécurité) Visite médicale dembauche (Médical) Contrats dassurances Parrain de carrière (Gestion des carrière) …

59 21/02/2007 Matières Exemple: Calcul des paies Calendrier annuel des paies (Org. Synd + Management RH) Correction de time et signalétique (Antennes, Salaires Appts team) Blocage du système et run de paie (IT) Comptabilisation des paies (Financier) Réalisation des paiements (Financier) …..

60 21/02/2007 Recrutement Demande de personnel Sélection Mutation Promotion Exit interview Sortie Suivi des échéances Elaboration des contrats Négociation salariale Team Recrut/Sel. Team GO Team DRH Auprès du DRH Embauche Team Payroll Team Security Saisie du dossier dans L5 Solde des comptes Changements de statuts Eval. Mérite et bonus Augmentations salariales Gestion sous payroll

61 21/02/2007 ACTEURS Demande de personnel (FORMPERS 010) Clients Données dentrées GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Données de sortie Clients LES DEPARTEMENTS ANALYSER PROFIL DU POSTE COLLECTER LES CANDIDATS SELECTIONNER FORMER RECRUTER INTEGRER DANS LATELIER * CDD EVALUER GERER LA CARRIERE * CDI Identification des besoins départementaux Candidatures Internes & externes (Presse, ONEM…) Candidat retenu Le département demandeur DECISION EN CORESPONSABILITE AVEC L ATELIER LEGENDE *Formation *Evaluation Autre exemple de processus grh ouvriers

62 21/02/2007 Matières Chaque process concerne un ensemble dacteurs venus dhorizons différents. (On ne parle pas tous la même langue) Exemple de la réunion dans laquelle on parlait du taux dabsentéïsme… Présents: un contrôleur de gestion, un comptable, un gestionnaire des salaires, un informaticien, un responsable dusine, un chef déquipe, un employé de la RH… Une séance rien que pour définir la notion de taux dabsentéïsme!

63 21/02/2007 Matières Non présentéïsme? Absentéïsme full codes? Absentéïsme maladie uniquement ou avec les accidents du travail? Premier mois? Six premiers mois? Inférieur à une année? Uniquement le rémunéré? Quid du dénominateur? Les heures théoriques? Le prestable? Prestable différent du presté réel? Prestable? Avec ou sans les vacances annuelles? Quid des congés dancienneté et de la récupération de temps de travail? Trouver ladhésion au concept… DEFINIR LES REGLES DU JEU SEMBLE UN PREALABLE ESSENTIEL AVANT DE METTRE EN PLACE DES PROCESSUS!

64 21/02/2007 Matières Il est important dapporter des définitions à ce que lon fait. Savoir de quoi on parle et pouvoir comparer. Dans les processus, il est également important de connaître les attentes exactes du client interne! (TIMING + info à fournir) Attention à la dérive… « Tu ne me las pas demandé » « Ah, Si tu me lavais demandé… » « Je ne savais pas que je devais te le demander… » On a tous, cachés dans nos fonds de tiroirs des trésors qui pourraient satisfaire nos clients internes, sils en avaient la connaissance… !!! Souvent surgissent des intérêts divergents, contradictoires…

65 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

66 21/02/2007 Aspects humains Ils sont nombreux… CONFIDENTIALITE (tout savoir et ne rien dire…) Définition du SECRET? EXPERTISE (Connaissance face à la matière) FORMATION CONTINUE (Les nouveautés…) MBO (Donner des objectifs) « EXEMPLE »

67 21/02/2007 Aspects humains GERER DES PERSONNALITES DIFFERENTES LE TEMPS COMME UNITE DE MESURE FACTEURS DE STRESS ETAT DES PRIORITES IMPLICATION INFORMEL

68 21/02/2007 Aspects humains Selon Abraham Maslow,la satisfaction d'un besoin ne peut être réalisée que si les besoins de niveau inférieur sont eux-mêmes satisfaits.

69 21/02/2007 Aspects humains

70 21/02/2007 Aspects humains

71 21/02/2007 Aspects humains

72 21/02/2007 Aspects humains

73 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

74 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Le bruit cest la vie… Le silence cest la mort… CHAQUE CHANGEMENT FAIT DU BRUIT! Tout change… Lorganisation change, les personnes changent, notre quotidien aussi… Adaptation de lorganisation en fonction de la réalité du moment

75 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Les notions de contextes et denvironnements sont importantes: Sommes-nous dans un environnement stable ou il règne un sentiment de continuïté ou au contraire dans un environnement où linstabilité est permanente et proche du chaos? (La gestion des paradoxes) Sommes-nous dans une organisation où le changement fait peur? Quel est le degré de peur? (réfractaire à 100%?) On ne gère pas les changements de la même façon partout! Culture et histoire auront également leur mot à dire.

76 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Actionnaire Employé ClientCité Milieu: Etre Individu et personne Ressources Humaines RH – Fiction et réalités

77 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Recommandations?« Bien penser le changement! » o Le penser (poser les jalons) o Lécrire (au terme dune concertation) o Lamender (laffaire de tous…) o Le publier (formaliser pour quil vive) o Le faire respecter (contrôle) Sappuyer sur des processus et construire un cadre de travail même si on sait pertinement quil y aura certaines dérogations à prévoir (envisager des ouvertures) ! ne fait pas toujours 2, ce nest pas toujours aussi noir ou blanc que lon veut bien le croire. (pas de système binaire) VENDRE LIDEE (Jamais à 100% ! Attention aux désillusions)

78 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Exemples de changement dans lorganisation dun département RH… Découpe des activités RH en fonction des statuts du personnel Phénomène du 11 septembre 2001 Réorganisation de la DRH fonction de la réorganisation de lentreprise et de la notion de groupe Facteurs clés du succès? Volontarisme, déterminisme Transparence Pensée profonde Communication

79 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Ennemis potentiels au changement Les intéressés eux-mêmes Changement dhabitudes (les bonnes comme les mauvaises) Manque dintégration du changement (le personnel ne comprend pas toujours la finalité du changement opéré) Implication? Quid de la concertation? Bien préparer le changement, cest gagner dans la concertation! Ne pas consulter, concerter, échanger, cest déjà mettre en péril son changement!

80 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Il faut savoir qui impliquer… (Prendre les bonnes personnes) Une DRH pourrait-elle à elle seule entreprendre un projet de gestion des compétences pour toute lentreprise? Exemple: Une DRH pourrait-elle à elle seule entreprendre un projet de gestion des compétences pour toute lentreprise? Vendre lidée dans lentreprise (les différents départements par lintermédiaire des différents responsables) Trouver un sponsor (La Haute Direction) Définir ce que lon veut faire et avec qui! Trouver un impulsion (Le comité de Direction) Constituer des groupes pilotes homogènes Lancer le projet …

81 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Harmonisation des systèmes de pointeuses Exemple: Harmonisation des systèmes de pointeuses (éviter les pertes de temps… et donc de productivité) Informer les organisations syndicales (Facts and figures) Sensibiliser les travailleurs (campagne dinformations au travers des valves, des mails, panneaux proches des pointeuses, consignes à la maîtrise et lencadrement…) Agir et améliorer le système (! Deadline! Et prévention) Aborder chaque poste de travail dans lentreprise (Optimalize) Objectif: une personne = une et une seule pointeuse

82 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Une restructuration? Exemple: Une restructuration? Changement issu de décisions stratégiques Respect de la loi Communication Négociation Application On se trouve à un level Top Management

83 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation La mise en place dun plan de prépension Exemple: La mise en place dun plan de prépension Décider de la mise en place dun plan de prépension Cibler les personnes prépensionnables (et les rencontrer) Concertation avec la organisations représentatives Budgétisation Mise en place dun processus administratif Gestion mensuelle des compléments etc… Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations? Définition des responsabilités!

84 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Le contrat de solidarité entre générations Exemple: Le contrat de solidarité entre générations Se documenter sur le sujet… (Nous en avons entendu parler avant même de connaître le contenu final des textes…) Identifier les impacts une fois les lois et arrêtés dexécution votés Mettre en place ou corriger les processus existants etc… Qui fait quoi? Qui coordonne ces opérations? Définition des responsabilités ON EST DANS LA GESTION DE PROJET!

85 21/02/2007 Gestion du changement et de lorganisation Un changement de personne dans une fonction, la suppression dune fonction, la réévaluation dune fonction, loutsourcing, … Exemple: Un changement de personne dans une fonction, la suppression dune fonction, la réévaluation dune fonction, loutsourcing, … Identifier tous les impacts! Exemple personnel actuel: Le départ de deux collaborateurs en prépension.

86 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

87 21/02/2007 IT systèmes Lapproche de la gestion du personnel sans outils IT nest plus possible à notre époque. Quid des cartes perforées, de la dactylographie, des bouliers compteurs, des faxs, des telexs, des fiches cartons … Lère du clic et du double clic arrive, la digitalisation, le Web, la communication par mail, la vidéo conférence, …

88 21/02/2007 IT systèmes La professionnalisation de la fonction du personnel est aussi passée par linformatisation de celle-ci. Certaines DRH sont encore fortement occupées sous ce travers dans leur quotidien: Exemples: système de récupération des temps badgés, accès site, pointages machines, moteur de paie, interfaces vers des secrétariats sociaux, projets ERP, datawarehousing, esolutions,…

89 21/02/2007 IT systèmes Depuis quelques années, mêmes les organismes officiels sy sont mis… « Egov, DRS, DMFA, dimona, sites du forem, des organisations représentatives des travailleurs, des mutuelles, des caisses dallocations, des fonds, Moniteur Belge, travaux parlementaires etc… » Nous sommes en plein dans lère moderne des systèmes dinformations! (Quid des Tics?) Les particuliers ne sont pas non plus laissés de côté (ebanking, ebusiness, efisc, epayroll?…)

90 21/02/2007 IT systèmes Nous sommes tous quelque part des grands gestionnaires de base de données et nous tentons de faire communiquer ces différentes bases entre- elles bien quelles ne présentent pas des caractéristiques similaires (Quid de la notion de clé primaire) On bascule vers lidée dun système intégré et unique pour tous dans lequel tout serait prévu: bienvenue dans le monde des erp. Ne pas trop se faire dillusions!

91 21/02/2007 IT systèmes Quelle est la meilleure solution? Existe-t-elle? Proposer une architecture globale constituée dun ensemble de solutions spécifiques qui devront communiquer entre-elles, et où linterfaçage aura été pensé consciencieusement. Il ny a pas une seule et bonne solution!

92 21/02/2007 IT systèmes Que le choix porte sur un erp ou une solution aux multiples couches débouchera sur la mise en place dun projet IT denvergure. Les projets IT et toute leur complexité… Au delà du fonctionnel, il faudra évoquer larchitecture serveur, la sécurité des données, la performance système, les modalités réseau, le rescue plan, les droits et accès, la limite budget, les fonctionnalités, le change management, le ROI, etc… Ces points devront faire lobjet dune réflexion au sein de la DRH. Que veut-on ?

93 21/02/2007 IT systèmes La route du succès dans les projet IT niveau HR?Recommandations: Prendre le temps et bien faire les choses (! Un planning raisonnable…) Se constituer une équipe projets stable et efficace Choisir des partenaires qui tiennent la route… (?) Rapporter très régulièrement durant le projet (comité de projet, de suivi, de pilotage, …) Arbitrer quand il le faut!

94 21/02/2007 IT systèmes Se couvrir par rapport à des événements qui pourraient diminuer les chances de succès du projet. Un team stable, des sources programmes, un contrat de maintenance, du formalisme et de la formation, … PRUDENCE est le maître mot.

95 21/02/2007 IT systèmes A méditer… Au delà des présentations commerciales durant lesquelles on vous dira que tout est possible et que lon peut tout faire avec le système informatique… EXIGER UNE PREANALYSE DE VOTRE SYSTEME OU CELUI DONT VOUS REVER et vous verrez qui vous avez en face de vous… Eviter les désillusions cest gagner du temps…

96 21/02/2007 IT systèmes Exemple projet IT/HR Sonaca: 09/2004: Suite à préanalyses, lancement du projet dexternalisation du time et de la paie 01/2006: Mise en production des systèmes 03/2006: Etime solution, Ereporting 01/2007: Plug dune solution Competencies management …

97 21/02/2007 IT systèmes AVANT? SAP HR (gestion du time, du signalétique, de la paie) mixé à un secrétariat social. MAINTENANT? Solution de gestion des temps (wintime) « pluggée » à un logiciel de gestion administrative orienté payroll (Level5) + secrétariat social.

98 21/02/2007 IT systèmes Chaque travailleur a un horaire: Fixe Variable technique ou variable administratif Pauses Week end Libre Atypique Cette courte typologie représente léventail de 200 horaires différents à gérer… Notre entreprise comprend une trentaine de machines « badgeuses » situées sur les 18 hectares que comportent notre site à Gosselies, ceci permet de capter les pointages dentrées et de sorties. !!! Différencier le contrôle daccès du pointage temps de travail !!!

99 21/02/2007 IT systèmes Badging WINTIME LEVEL 5 Partena Pointeuses benzing Honeywell Logiciel de gestion des temps, paramétrisation des horaires, calendriers, règles de calculs Applicatif de gestion adm. Du personnel et payroll Mainframe du secrétariat social Retour des nets Envoi des prestations calculées et constitution des bruts Avances les 31, soldes les 5 du mois suivant EGOV… GAM Ecritures comptables, Fichiers destinés au financier Etroite collaboration du Team payroll et du Responsable de dossier au Secrétariat Social

100 21/02/2007 IT systèmes Profiter dun projet IT pour mettre en place le changement (Véritable opportunité) Révision de documents internes obsolètes Suppression ou amélioration de processus dépassés Redéfinition des rôles et aurotisations Correction derreurs du passé Suppression de tâches à basse valeur ajoutée Harmonisation de structure datas …

101 21/02/2007 Préambule Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

102 21/02/2007 Communication On ne communique jamais assez, et pas assez bien… Quoique vous fassiez en cette matière, vous ne parviendrez jamais à convaincre 100% de la population par votre message, … COMMUNICATION = Métier ingrat

103 21/02/2007 Communication Faut-il confier la communication à des consultants spécialisés? Doit-on lorganiser en interne? Chacun a ses croyances sur le sujet… Exemples: Agenda, enews (cadence?), journal dentreprise, arrivée dun nouveau, changement dorganisation (info CE),… Quid des dépêches quon ne lit même plus ou en diagonale?

104 21/02/2007 Communication Doit-on communiquer en toute matière avec tout le monde? Révision dune policy dentreprise, Explication dun système de bonus, Précisions concernant une police dassurances, Licenciement dun haut cadre, Mise en place de nouvelles règles de paie, Décision concernant une filiale, …

105 21/02/2007 Communication Et la communication départementale? Modalités dorganisation de celle-ci dans le service du personnel… Comment descendre linformation? Comment remonter linformation?

106 21/02/2007 Communication Exemple : Une réunion de fonctionnement hebdomadaire, avec un ordre du jour, des pv de réunion. Participants: Le DRH, ladjoint, le responsable sécurité, le responsable appointements et salaires, le responsable formation recrutement sélection. Sur demande: un invité.

107 21/02/2007 Communication Objectif de ces réunions? Faire descendre et faire monter des informations mais aussi créer un terrain déchanges à lintérieur du département. « Nous devons savoir ce qui se passe dans notre entreprise! Etre à la pointe de linformation » cadre formel On traite également dans un cadre formel, des problèmes au day to day mais aussi de stratégies à plus longs termes. Entre ces réunions, utilisation accrue du mail et des disques partagés.

108 21/02/2007 Communication Ces réunions peuvent générer dautres réunions plus élaborées et plus techniques, déclencher des actions à entreprendre, ou des rencontres à provoquer. Au travers des PV de réunions (à la disposition de chacune des personnes qui participent à ces réunions), on peut rapidement lister les points toujours en cours qui nont pas encore trouvé de solution. Fermer les points débattus dans ces réunions reste lobjectif majeur! Même en labsence du DRH nous maintenons cette réunion! Donner un rythme de réunions. (Substitute)

109 21/02/2007 Communication !!! Linformel a également une grande part au sein des organisations. (Exemple: les meetings au coin de la table en fin de journée, ou en dehors…) UTILISER CELA A BON ESCIENT… ET SEN SERVIR Quid de la communication dans les différentes unités de notre département? Exemple: Administration du personnel (une fois/mois) Antennes RH (une fois/quinzaine) Respect des mêmes règles de fonctionnement vues précédemment: ordre du jour, pv de réunion (alternance), …

110 21/02/2007 Communication Autres exemples de communication: Information de la Direction Générale vis à vis de ses cadres. Réunions en fonction des moments et de lactualité de lentreprise. Objectif: Descendre la bonne information au management qui devra dès le lendemain véhiculer la bonne info au sein de ses équipes. Autres exemples: Récupération du volume dheures et du plan de restructuration (intranet)

111 21/02/2007 Communication Dans le cadre de la gestion de projets (quils soient HR ou autres), il est important de bien communiquer. Les réunions évoquées précédemment ont pour objectif de nous permettre davancer dans un ensemble dinitiatives qui constituent notre vécu quotidien. Il est impossible davancer sans bénéficier de la bonne information. Etre à la pointe de linfo! Se créer un réseau fiable peut également aider… !!! Ne laisser personne sur la touche…

112 21/02/2007Communication - Information syndicats: Jeudi 28 février 2002 au CPPT - Lundi 4 mars 2002: 8h30 Meeting Antennes HR 16h30 Meeting Chefs d usines - Mercredi 6 mars 2002 au plus tard: Edition définitive des affectations pointeuses (inventaire final) Dans la foulée: information par mail aux hiérarchies concernées (Antenne RH central) et information papier aux chefs d équipes par les antennes RH - Vendredi 8 ou Lundi 11 mars 2002: Déplacement de la pointeuse 14 - Lundi 11 mars 2002: Application des panneaux qui identifient les pointeuses - Dans la semaine du 11 mars 2002: Formation des antennes RH - Lundi 18 mars 2002: Basculement des données dans SAP/R3 Exemple de communication donnée aux organisations syndicales dans le cadre dun projet daffectation de pointeuses…

113 21/02/2007 Communication Quid ? Comment communiquer avec son n+1? Comment communiquer avec ses collaborateurs?

114 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Les enjeux, le devenir Conclusions Menu

115 21/02/2007 Les enjeux, le devenir Quen est-il des enjeux et du devenir de la fonction RH? Faut-il en tenir compte dans les modalités dorganisation? Cest une certitude! Ere de lexternalisation des métiers de la RH: Outplacement, Commercialisation de solution de gestion de personnel standard, Intérims managers, Recrutement et sélection, Service médical inter entreprises,

116 21/02/2007 Les enjeux, le devenir Outsourcing des services payroll, Secrétariats sociaux, Cabinets davocats experts en droit social, Consultance teambuilding, Multiples solutions IT, Coaching, assesments, Gestion du dossier de prépensions par des tiers, … Tout cela aura un impact sur les processus que vont dessiner les équipes RH. (Il faudra dailleurs intégrer à la discussion les personnes qui feront figure de cette externalisation)

117 21/02/2007 Les enjeux, le devenir Professionnalisation accrue de la fonction (cfr cursus) Féminisation de la fonction Vieillissement dans le milieu (? Des places à prendre mais la relève est-elle assurée?) Un cadre légal qui ne cesse dévoluer… il faut suivre… La dernière en date « le contrat de solidarité entre les générations » Quid du champ relatif à la concertation sociale?

118 21/02/2007 Les enjeux, le devenir Nous appartenons à un monde dans lequel tout va de plus en plus vite et notre domaine nest pas épargné! ET LA MATIERE DEVIENT DE PLUS EN PLUS COMPLEXE… Société de linformation en ligne… Les enews, les HR Alerts, les mailing lists des secrétariats sociaux ou des fédérations demployeurs ou de travailleurs, des cabinets spécialisés, groupements divers… Séances dinformations de formations, séminaires, etc …

119 21/02/2007 Préambule Dénominations et vocables Finalités dun service du personnel Structure et profils Matières Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systèmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions Conclusions Menu

120 21/02/2007 Conclusions… Croire en ce que lon fait et y mettre du bon sens Penser en équipe Apporter des solutions et ne pas reporter les problèmes Avoir un esprit novateur dans ce que lon entreprend Toujours travailler sur du factuel (facts and figures) Ne jamais abandonner!

121 21/02/2007 Conclusions Etre à lécoute active Raisonner en « gestion de projet » Ne jamais vivre sur ses acquis Anticiper Tout reste à faire! Le monde HR est un très petit monde…

122 21/02/2007 Conclusions Toujours penser au Moteur du Succès… (ADALIS) Qualité des Résultats Qualité des Relations Qualité de la Pensée Qualité des Actions

123 21/02/2007 Divers Charles Henri Besseyre Des Horts, Gérer les ressources humaines dans lentreprise, Les Editions dOrganisation, Paris, Francis Walder, Saint-Germain ou la négociation, Editions Gallimard, Collection Folio, Jean Pascal Arnaud et Patrick Bouvard, RH fiction et réalités, Les Editions dOrganisation, Paris, 2006.

124 21/02/2007 Divers Merci de votre attention, Questions? Cela peut toujours servir:


Télécharger ppt "21/02/2007 Les modalités dorganisation dun service du personnel Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative."

Présentations similaires


Annonces Google