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L'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS AU PROGRAMME CADRE (FP7) politiques, procédures et conseils pratiques 1 Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA) INFODAYS sur.

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1 L'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS AU PROGRAMME CADRE (FP7) politiques, procédures et conseils pratiques 1 Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA) INFODAYS sur le FP7 Université Mhamed Bougara 20 Mars 2013

2 INTRODUCTION è DEMANDES DE SOUTIEN FINANCIER l PROPOSITION DE RECHERCHE A LA COMMISSION – PRESENTATION EN DETAIL »TRAVAUX PREVUS » RESPONSABLES DE LEUR REALISATION »COÛTS DE LA SUBVENTION 2

3 3 RÔLE DU PERSONNEL DE LA COMMISIONS è Vérifiez l'éligibilité des propositions è Superviser le travail des experts è Mener des séances d'information è Modérer les discussions è Organiser le panel et son travail è Veiller à la cohérence et l'uniformité è Peut donner des conseils sur: Le fond des projets déjà soutenu ou en cours Des informations complémentaires utiles (directives, règlements, politiques, etc) Peuvent même agir en tant qu'experts

4 è Role de la commission l IDENTIFIER (QUALITE ELEVEE) » BENEFICIER DUN FINANCEMENT 4 l NOMMER DES EXPERTS INDEPENDANTS » EVALUATION DES PROPOSITIONS è ENTAMER LES NEGOCIATIONS l COORDINATEURS DES PROPOSITIONS » PASSÉ AVEC SUCCES LETAPE DE LEVALUATION »BUDGET EST DISPONIBLE

5 l NEGOCIATIONS ABOUTISSENT PROJET EST SELECTIONNE CONVENTION DE SUBVENTION PREVOYANT UNE CONTRIBUTION FIANANCIERE EST ETABLIE AVEC LES PROPOSANTS 5 è REGLES SONT ETABLIES l REPOSE SUR PLUSIEURS PRINCIPES EXCELLENCE: Qualité élevée par rapport (thèmes et critères exposés dans les appels TRANSPARENCE: Décision doivent sappuyer (règles et procédures) Proposants receoivent les résultats des évaluations

6 6 IMPARTIABILITE: Egalité de traitement des propositions Evaluation impartiale (mérites), sans préjuger (origine et lidentité des proposants) CONFIDENTIALITE: Contenu des propositions (données, connaissances, etc.) EFFICACITÉ ET RAPIDITE: Lévaluation, lattribution, et la préparation des subventions. (selon la qualité de lévaluation et le respect du cadre juridique. CONSIDERATION ETHIQUES ET DE SÉCURITÉ: Propositions à lencontre des principes et éthiques et/ou nest pas conforme aux procédures de sécurité sont exclue à tout moment des procédures dévaluation, etc..

7 7 Vue générale du Processus dEvaluation Proposition complète Forme de la proposition Evaluateurs Eligibilité Classement Final de la Liste Panel Soumissions Consensus Evaluation Individuelle Ordre de priorité des propositions Liste des rejets Finalisation Critères COMMISSION Peut être A distance Rôle des experts Evaluateurs Critères

8 8 Les candidats sont informés de la Commission décision Décision de Financement Lettre d'information rapide Proposition Evaluation Individuelle Consensus Examen par une commission Audiences pour les grands projets (Facultatif) Seuil Eligibilité Negotiation Classement de la Commission Decision de rejet de la commision distance ou Bruxelle

9 9 CONTRÔLE DELIGIBILITÉ è RÉCEPTION DES PROPOSITIONS AVANT LA DATE LIMITE l Délais fermes è LE NOMBRE MINIMUM DE PARTENAIRES INDÉPENDANTS ÉLIGIBLES l Comme il est indiqué dans le programme de travail et de l'appel è EXHAUSTIVITÉ DE LA PROPOSITION l Présence de tout formulaires demandées l Lisible, accessible et imprimable

10 10 SELECTION DES EXPERTS è BASÉE SUR: l Un haut niveau d'expertise l Une gamme appropriée de compétences (Recherche scientifique, technologiques, etc.) è SI CES DEUX CONDITIONS SONT REMPLIES, DAUTRES CRITÈRES SONT AUSSI CONSIDÉRÉS: l Equilibre approprié entre lexpertises academiques, industriels l Répartition équitable entre hommes et femmes l Une réputation raisonnable en fonction des origines géographiques l Une rotation régulière des experts è LIMITÉ PAR: l Disponibilité l Prévention des conflits dintérêts l l'incertitude sur le nombre et la portée exacte des propositions

11 11 LES CRITÈRES è CRITÈRES ADAPTÉS À CHAQUE RÉGIME DE FINANCEMENT l spécifié dans le programme de travail è Trois critères principaux: l Qualité scientifique et technologique (pertinentes pour le sujet de l'appel) Concept, l'objectif, plan de travail l Exécution Gestion Participants Individuels et du consortium dans son ensemble Allocation des ressources l Impact Contribution à l'impact escompté figurant dans le programme de travail Les plans de diffusion / exploitation

12 12 Notation de la proposition è Chaque critère est noté de 0 à 5 l Les demi-points sont autorisés l Toute les thèmes sont considérées (santé, biotechnologie, etc) l Les résultats doivent passer un seuil de notation si la proposition doit être considérée pour un financement è Seuils s'appliquent à chaque critère l Seuil par défaut est de 3 è …et le score total l Supérieure à la somme des seuils individuels l Seuil par défaut est de 10 è Peut varier dun appel a un autre!

13 13 Interprétation des résultats è 0- La proposition ne répond pas au critère examiné ou ne peut pas être jugé en raison d'informations manquantes ou incomplètes è 1 - Mauvais. Le critère est traité d'une manière inadéquate, ou il ya de sérieuses faiblesses inhérentes. è 2 - Passable. La proposition répond largement au critère, mais il existe des lacunes importantes. è 3- Bien. La proposition satisfait bien le critère, même si des améliorations seraient nécessaires. è 4 - Très bien. La proposition satisfait très bien le critère, même si certaines améliorations sont encore possibles. è 5 - Excellent. La proposition traite avec succès tous les aspects pertinents du critère en question. Toutes les lacunes sont mineures.

14 14 Proposal 1 IER Individual Evaluation Report Expert A IER Expert B IER Expert C Consensus meeting CR Consensus Report One proposal can be evaluated by more than 3 experts May be remote Consensus: Scores & comments HEARING (optional) Processus d'évaluation

15 15 Les évaluateurs doivent d'abord effectuer des lectures individuelles (souvent effectuée à distance) Les experts: è Évaluent la proposition individuellement l Sans discuter avec les autres évaluateurs è Vérifiez si la proposition est dans le même champ dapplication è Remplissent un rapport individuel d'évaluation (IER) donnant les notes et des commentaires de tous les critères è Signent, ou par voie électronique "approuvent" le formulaire l IERs doivent être vérifié et, si nécessaire, retourné avec une demande justifiant le(s) résultat(s) donné(s) l Les scores et les commentaires doivent être en phase Lecture individuelle

16 16 è Construit sur la base des évaluations individuelles de tous les évaluateurs è Implique habituellement une discussion è Animé par un représentant de la Commission è Accord sur les scores du consensus et commentaires pour chacun des critères è Un expert agit comme rapporteur Consensus

17 17 è La notation n'est pas un processus dune simple moyenne l Les scores individuels doivent être explorées è Les modérateurs de la Commission président la discussion l Fournit des informations si nécessaire l Ne donne pas dopinions è Impartialité et transparence C Truc: De commencer par une discussion sur les commentaires et non pas sur les scores è Examine la qualité du rapport du consensus l qui constitue la base du rapport de synthèse de l'évaluation è Maintient une "piste d'audit Groupe de consensus et le modérateur

18 18 è Fonction principale est d'assurer la cohérence è Notes finales et des commentaires pour chaque proposition l Rapports sommaires d'évaluation (ESR) l Tous les nouveaux scores (si nécessaire) doivent être soigneusement justifiée l Des orientations claires pour la négociation des contrats è Divisé les propositions avec des scores de consensus identiques Approche est énoncé dans WP et GFA è Résoudre les cas où un point de vue minoritaire a été enregistré en CR è Lister les propositions par ordre de priorité è Audiences (le cas échéant) Examen final du Panel

19 19 Audiences è Les coordonnateurs dont les propositions ont passé les seuils de notation sont invités à Bruxelles è Destiné à clarifier tous les points soulevés par les experts à l'avance è Pas une occasion pour «améliorer» la proposition

20 20 è La Commission ne modifie pas l'ESR, sauf si nécessaire pour: l améliorer la lisibilité l [Exceptionnellement] Pour supprimer les erreurs factuelles ou des commentaires inappropriés qui peuvent avoir échappé plus tôt dans la relecture è Les scores ne sont jamais modifiées è L'ESR est envoyé au coordonnateur de la proposition - pas d'engagement à ce stade concernant le financement è Modèles de lettres pour propositions i) évaluées et ii) inéligibles "Les premières informations" aux candidats? – lenvoi des ESR Procédure de recours déclanché

21 21 Pourquoi le recours? è Dans le passé, les plaintes arrivées au hasard l Traitées à différents niveaux l Aucun traitement systématique l Aucun enregistrement commun è La procédure de recours ne donne pas un nouveau droit d'appel … è mais va d'assurer une approche cohérente aux plaintes l Mettre en place une procédure régulière l Respecter les principes de transparence et d'égalité de traitement

22 22 Base juridique è Inclus (par le Conseil) dans les règles de participation: l La Commission doit fournir des informations et définir des procédures de recours pour les demandeurs [art.16.3] l (Voir aussi l'art en relation avec les participants) è Procédure décrite dans «règles d'évaluation » l Lorsque le demandeur croit: «... il ya eu une lacune dans la remise de sa proposition.... qui mettrait en péril l'issue du processus d'évaluation... » l Déclenchée par "lettre d'informations initiale» et l'ESR l Intervalle dun mois l Plaintes «Éligibles» examinées par un examen interne du comité

23 23 Observateurs indépendants OI è Donne l'assurance que le processus est équitable l peut donner des conseils constructifs l Pas normalement un expert dans le domaine scientifique concerné è Leurs rapports sont mis à la disposition du Comité du programme è OI sont convoqués chaque année à une table ronde l Quels sont les points communs?

24 24 Examen Éthique è Déclenchée par les experts ou la Commission l Suivie d'une étape de la présélection l Seulement les proposition qui ont passé le seuil è Le jury d'éthique pourrait discuter: La prise de conscience des aspects éthiques et de l'impact social de la recherche proposée Le respect des normes d'éthique du 7e PCRD Application des directives européennes pertinentes, conventions, etc Si le consortium est à la recherche de l'approbation des comités d'éthique locaux Lequilibre entre les objectifs de recherche et lintention dutilisation des moyens

25 25 Commission de suivi è Rapports sommaires d'évaluation envoyés aux candidats l Lettre d'information initiale l Procédure de recours è Dresser les listes finales de classement è Information du Comité du Programme è Négociation des contrats è Consultation formelle du Comité du programme (le cas échéant) è Décisions de la Commission è Enquête sur les évaluateurs è Rapports des Observateurs indépendants

26 96% des répondants ont trouvé que la qualité de l'évaluation globale «satisfaisante» à «excellent»

27 91% ont trouvé le processus d'évaluation de l'UE semblable ou meilleur que les systèmes nationaux ou internationaux

28 28 Négociation dun Projet de Recherche Européen (PRE) è Lacceptation dun projet et son lancement, la CE va inviter le coordinateur Passage obligé pour PRE: la négociation. l Modifications dans la proposition initiale du projet et l A fournir les renseignements nécessaires à lécriture de la « Convention de Subvention » du projet. è Commence après lenvoi par la CE du «ESR» et de la lettre dinvitation à la négociation. Ce document précise le mandat de négociation

29 29 Négociation dun PRE è Le mandant de négociation contient le numéro de la proposition, le nom du « Project Officer » le nom de l« Administrative Officer » le montant maximal de la contribution financière de la CE la durée du projet les changements à effectuer faisant lobjet de la négociation (sur la base de lESR)

30 30 Négociation dun PRE è Rendez-vous à Bruxelles entre le coordinateur et «Project Officer» et l«Administrative Officer» «Project Officer» est responsable de la partie scientifique de la proposition du projet et il est amené à demander au coordinateur certaines modifications (lajout dun partenaire), contrôle la gouvernance du projet et vérifie la faisabilité des livrables («deliverables») et des jalons («milestones »). Reviens sur le contenu de chaque «work package», vérifie les activités de dissémination et les considérations éthiques du projet.

31 31 Négociation dun PRE è Souvent le coordinateur modifie sa proposition pour mieux répondre aux exigences de la CE. Il revient vers ses partenaires pour leur faire part des modifications à apporter Ces dernières sont proposées par le coordinateur via la plateforme en ligne dédiée à la négociation de projets de la CE (ie «NEF»). Il permet aussi de déposer toute nouvelle version du projet et de compléter les informations administratives et financières du projet. l«Administrative Officer» est présent pour rappeler les procédures administratives et les documents à fournir par le coordinateur pour établir la «Convention de Subvention».

32 32 Négociation dun PRE Le «Project Officer» vérifie les modifications et peut en exiger dautres. Cet échange entre le coordinateur et le «PO» dure jusquà ce que ce dernier estime que le projet répond aux attentes de la CE è La finalité de la négociation : la signature de la convention de subvention CE établit la «Convention de Subvention» grâce aux renseignements fournis par le coordinateur. Cest le contrat qui lie le consortium du projet à la CE Ce document présente les travaux et résultats que la Commission européenne attend du projet.

33 33 Négociation dun PRE L«Accord de Consortium» est un document expliquant les droits et obligations du coordinateur et des partenaires, et les procédures décisionnelles du consortium. Son élaboration est basée sur la convention de subvention en tant que document de référence. Il contient notamment les points relatifs aux droits de propriété intellectuelle.

34 34 Les conseils pour réussir la phase de négociation Consulter les documents officiels produits par la CE sur la négociation : ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf Ne pas hésiter à correspondre avec le «PO» et l«AO» pour savoir quelles sont les attentes de la CE Echanger avec ses partenaires pour les tenir informés de lavancement de la négociation

35 35 Les conseils pour réussir la phase de négociation Lors du rendez-vous à la CE, demander à être accompagné par un manager de projet (comme le Service Europe et Recherche) ou par un partenaire, acteur dans le management du projet Etre force de proposition pendant la négociation, sans obligation daccepter toutes les exigences de la CE

36 36 EUROPA - 7ème PCRD : Informations sur les appels à propositions du 7ème PCRD : Service de guides et supports de Cordis : IPR-helpdesk : Renseignements sur lEPSS (Electronic Proposal Submission Service) : Site du CER (Conseil européen de la recherche) Trouver les documents relatifs au 7ème PCRD


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