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Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA) Université Mhamed Bougara

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1 Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA) Université Mhamed Bougara
L'évaluation des propositions au programme cadre (FP7) politiques, procédures et conseils pratiques Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA) INFODAYS sur le FP7 Université Mhamed Bougara 20 Mars 2013

2 INTRODUCTION DEMANDES DE SOUTIEN FINANCIER
PROPOSITION DE RECHERCHE A LA COMMISSION PRESENTATION EN DETAIL TRAVAUX PREVUS RESPONSABLES DE LEUR REALISATION COÛTS DE LA SUBVENTION

3 RÔLE DU PERSONNEL DE LA COMMISIONS
Vérifiez l'éligibilité des propositions Superviser le travail des experts Mener des séances d'information Modérer les discussions Organiser le panel et son travail Veiller à la cohérence et l'uniformité Peut donner des conseils sur: Le fond des projets déjà soutenu ou en cours Des informations complémentaires utiles (directives, règlements, politiques, etc) Peuvent même agir en tant qu'experts

4 ENTAMER LES NEGOCIATIONS
Role de la commission IDENTIFIER (QUALITE ELEVEE) BENEFICIER D’UN FINANCEMENT NOMMER DES EXPERTS INDEPENDANTS EVALUATION DES PROPOSITIONS ENTAMER LES NEGOCIATIONS COORDINATEURS DES PROPOSITIONS PASSÉ AVEC SUCCES L’ETAPE DE L’EVALUATION BUDGET EST DISPONIBLE

5 REGLES SONT ETABLIES NEGOCIATIONS ABOUTISSENT
PROJET EST SELECTIONNE CONVENTION DE SUBVENTION PREVOYANT UNE CONTRIBUTION FIANANCIERE EST ETABLIE AVEC LES PROPOSANTS REGLES SONT ETABLIES REPOSE SUR PLUSIEURS PRINCIPES EXCELLENCE: Qualité élevée par rapport (thèmes et critères exposés dans les appels TRANSPARENCE: Décision doivent s’appuyer (règles et procédures) Proposants receoivent les résultats des évaluations

6 IMPARTIABILITE: Egalité de traitement des propositions Evaluation impartiale (mérites), sans préjuger (origine et l’identité des proposants) CONFIDENTIALITE: Contenu des propositions (données, connaissances, etc.) EFFICACITÉ ET RAPIDITE: L’évaluation, l’attribution, et la préparation des subventions. (selon la qualité de l’évaluation et le respect du cadre juridique. CONSIDERATION ETHIQUES ET DE SÉCURITÉ: Propositions à l’encontre des principes et éthiques et/ou n’est pas conforme aux procédures de sécurité sont exclue à tout moment des procédures d’évaluation, etc..

7 Vue générale du Processus d’Evaluation
Peut être “A distance” Soumissions Evaluation Individuelle Consensus Panel Finalisation Proposition complète Forme de la proposition Classement Final de la Liste Evaluateurs Evaluateurs Evaluateurs Liste des rejets Critères Critères Critères Eligibilité Ordre de priorité des propositions COMMISSION COMMISSION Rôle des experts

8 Evaluation Individuelle
Proposition Evaluation Individuelle Consensus Examen par une commission Audiences pour les grands projets (Facultatif) Seuil Eligibilité Negotiation Classement de la Commission Decision de rejet de la commision distance ou Bruxelle Lettre d'information rapide Les candidats sont informés de la Commission décision Décision de Financement

9 CONTRÔLE D’ELIGIBILITÉ
Réception des propositions avant la date limite Délais fermes Le nombre minimum de partenaires indépendants éligibles Comme il est indiqué dans le programme de travail et de l'appel Exhaustivité de la proposition Présence de tout formulaires demandées Lisible, accessible et imprimable

10 SELECTION DES EXPERTS BASÉE SUR: Un haut niveau d'expertise
Une gamme appropriée de compétences (Recherche scientifique, technologiques, etc.) SI CES DEUX CONDITIONS SONT REMPLIES, D’AUTRES CRITÈRES SONT AUSSI CONSIDÉRÉS: Equilibre approprié entre l’expertises academiques, industriels Répartition équitable entre hommes et femmes Une réputation raisonnable en fonction des origines géographiques Une rotation régulière des experts LIMITÉ PAR: Disponibilité Prévention des conflits d’intérêts l'incertitude sur le nombre et la portée exacte des propositions

11 LES CRITÈRES Trois critères principaux:
Critères adaptés à chaque régime de financement spécifié dans le programme de travail Trois critères principaux: Qualité scientifique et technologique (pertinentes pour le sujet de l'appel) Concept, l'objectif, plan de travail Exécution Gestion Participants Individuels et du consortium dans son ensemble Allocation des ressources Impact Contribution à l'impact escompté figurant dans le programme de travail Les plans de diffusion / exploitation

12 Notation de la proposition
Chaque critère est noté de 0 à 5 Les demi-points sont autorisés Toute les thèmes sont considérées (santé, biotechnologie, etc) Les résultats doivent passer un seuil de notation si la proposition doit être considérée pour un financement Seuils s'appliquent à chaque critère Seuil par défaut est de 3 …et le score total Supérieure à la somme des seuils individuels Seuil par défaut est de 10 Peut varier d’un appel a un autre!

13 Interprétation des résultats
0- La proposition ne répond pas au critère examiné ou ne peut pas être jugé en raison d'informations manquantes ou incomplètes 1 - Mauvais. Le critère est traité d'une manière inadéquate, ou il ya de sérieuses faiblesses inhérentes. 2 - Passable. La proposition répond largement au critère, mais il existe des lacunes importantes. 3- Bien. La proposition satisfait bien le critère, même si des améliorations seraient nécessaires. 4 - Très bien. La proposition satisfait très bien le critère, même si certaines améliorations sont encore possibles. 5 - Excellent. La proposition traite avec succès tous les aspects pertinents du critère en question. Toutes les lacunes sont mineures.

14 Processus d'évaluation
May be remote Proposal 1 IER Individual Evaluation Report Expert A Consensus meeting Consensus: Scores & comments Proposal 1 IER Expert B Proposal 1 HEARING (optional) CR Consensus Report IER Expert C One proposal can be evaluated by more than 3 experts

15 Lecture individuelle Les évaluateurs doivent d'abord effectuer des lectures individuelles (souvent effectuée à distance) Les experts: Évaluent la proposition individuellement Sans discuter avec les autres évaluateurs Vérifiez si la proposition est dans le même champ d’application Remplissent un rapport individuel d'évaluation (IER) donnant les notes et des commentaires de tous les critères Signent, ou par voie électronique "approuvent" le formulaire IERs doivent être vérifié et, si nécessaire, retourné avec une demande justifiant le(s) résultat(s) donné(s) Les scores et les commentaires doivent être en phase This stage can also take place remotely (at home/ workplace of the expert)

16 Consensus Construit sur la base des évaluations individuelles de tous les évaluateurs Implique habituellement une discussion Animé par un représentant de la Commission Accord sur les scores du consensus et commentaires pour chacun des critères Un expert agit comme rapporteur

17 Groupe de consensus et le modérateur
La notation n'est pas un processus d’une simple moyenne Les scores individuels doivent être explorées Les modérateurs de la Commission président la discussion Fournit des informations si nécessaire Ne donne pas d’opinions Impartialité et transparence Truc: De commencer par une discussion sur les commentaires et non pas sur les scores Examine la qualité du rapport du consensus qui constitue la base du rapport de synthèse de l'évaluation Maintient une "piste d'audit”

18 Examen final du Panel Fonction principale est d'assurer la cohérence
Notes finales et des commentaires pour chaque proposition Rapports sommaires d'évaluation (ESR) Tous les nouveaux scores (si nécessaire) doivent être soigneusement justifiée Des orientations claires pour la négociation des contrats Divisé les propositions avec des scores de consensus identiques Approche est énoncé dans WP et GFA Résoudre les cas où un point de vue minoritaire a été enregistré en CR Lister les propositions par ordre de priorité Audiences (le cas échéant)

19 Audiences Les coordonnateurs dont les propositions ont passé les seuils de notation sont invités à Bruxelles Destiné à clarifier tous les points soulevés par les experts à l'avance Pas une occasion pour «améliorer» la proposition

20 "Les premières informations" aux candidats? – l’envoi des ESR
La Commission ne modifie pas l'ESR, sauf si nécessaire pour: améliorer la lisibilité [Exceptionnellement] Pour supprimer les erreurs factuelles ou des commentaires inappropriés qui peuvent avoir échappé plus tôt dans la relecture Les scores ne sont jamais modifiées L'ESR est envoyé au coordonnateur de la proposition - pas d'engagement à ce stade concernant le financement Modèles de lettres pour propositions i) évaluées et ii) inéligibles Procédure de recours déclanché

21 Pourquoi le recours? Dans le passé, les plaintes arrivées au hasard
Traitées à différents niveaux Aucun traitement systématique Aucun enregistrement commun La procédure de recours ne donne pas un nouveau droit d'appel … mais va d'assurer une approche cohérente aux plaintes Mettre en place une procédure régulière Respecter les principes de transparence et d'égalité de traitement

22 Base juridique Inclus (par le Conseil) dans les règles de participation: La Commission doit fournir des informations et définir des procédures de recours pour les demandeurs [art.16.3] (Voir aussi l'art en relation avec les participants) Procédure décrite dans «règles d'évaluation » Lorsque le demandeur croit: «... il ya eu une lacune dans la remise de sa proposition .... qui mettrait en péril l'issue du processus d'évaluation ... » Déclenchée par "lettre d'informations initiale» et l'ESR Intervalle d’un mois Plaintes «Éligibles» examinées par un examen interne du comité

23 Observateurs indépendants OI
Donne l'assurance que le processus est équitable peut donner des conseils constructifs Pas normalement un expert dans le domaine scientifique concerné Leurs rapports sont mis à la disposition du Comité du programme OI sont convoqués chaque année à une table ronde Quels sont les points communs?

24 Examen Éthique Suivie d'une étape de la présélection
Déclenchée par les experts ou la Commission Suivie d'une étape de la présélection Seulement les proposition qui ont passé le seuil Le jury d'éthique pourrait discuter:  La prise de conscience des aspects éthiques et de l'impact social de la recherche proposée  Le respect des normes d'éthique du 7e PCRD  Application des directives européennes pertinentes, conventions, etc  Si le consortium est à la recherche de l'approbation des comités d'éthique locaux  L’equilibre entre les objectifs de recherche et l’intention d’utilisation des moyens

25 Commission de suivi Rapports sommaires d'évaluation envoyés aux candidats Lettre d'information initiale Procédure de recours Dresser les listes finales de classement Information du Comité du Programme Négociation des contrats Consultation formelle du Comité du programme (le cas échéant) Décisions de la Commission Enquête sur les évaluateurs Rapports des Observateurs indépendants

26 96% des répondants ont trouvé que la qualité de l'évaluation globale «satisfaisante» à «excellent»

27 91% ont trouvé le processus d'évaluation de l'UE semblable ou meilleur que les systèmes nationaux ou internationaux

28 Négociation d’un Projet de Recherche Européen (PRE)
L’acceptation d’un projet et son lancement, la CE va inviter le coordinateur Passage obligé pour PRE: la négociation. Modifications dans la proposition initiale du projet et A fournir les renseignements nécessaires à l’écriture de la « Convention de Subvention » du projet. Commence après l’envoi par la CE du «ESR» et de la lettre d’invitation à la négociation. Ce document précise le mandat de négociation

29 Négociation d’un PRE Le mandant de négociation contient
le numéro de la proposition, le nom du « Project Officer » le nom de l’« Administrative Officer » le montant maximal de la contribution financière de la CE la durée du projet les changements à effectuer faisant l’objet de la négociation (sur la base de l’ESR)

30 Négociation d’un PRE Rendez-vous à Bruxelles entre le coordinateur et «Project Officer» et l’«Administrative Officer» «Project Officer» est responsable de la partie scientifique de la proposition du projet et il est amené à demander au coordinateur certaines modifications (l’ajout d’un partenaire), contrôle la gouvernance du projet et vérifie la faisabilité des livrables («deliverables») et des jalons («milestones »). Reviens sur le contenu de chaque «work package», vérifie les activités de dissémination et les considérations éthiques du projet.

31 Négociation d’un PRE l’«Administrative Officer» est présent pour rappeler les procédures administratives et les documents à fournir par le coordinateur pour établir la «Convention de Subvention». Souvent le coordinateur modifie sa proposition pour mieux répondre aux exigences de la CE. Il revient vers ses partenaires pour leur faire part des modifications à apporter Ces dernières sont proposées par le coordinateur via la plateforme en ligne dédiée à la négociation de projets de la CE (ie «NEF»). Il permet aussi de déposer toute nouvelle version du projet et de compléter les informations administratives et financières du projet.

32 Négociation d’un PRE Le «Project Officer» vérifie les modifications et peut en exiger d’autres. Cet échange entre le coordinateur et le «PO» dure jusqu’à ce que ce dernier estime que le projet répond aux attentes de la CE La finalité de la négociation : la signature de la convention de subvention CE établit la «Convention de Subvention» grâce aux renseignements fournis par le coordinateur. C‘est le contrat qui lie le consortium du projet à la CE Ce document présente les travaux et résultats que la Commission européenne attend du projet.

33 Négociation d’un PRE L’«Accord de Consortium» est un document expliquant les droits et obligations du coordinateur et des partenaires, et les procédures décisionnelles du consortium. Son élaboration est basée sur la convention de subvention en tant que document de référence. Il contient notamment les points relatifs aux droits de propriété intellectuelle.

34 Les conseils pour réussir la phase de négociation
Consulter les documents officiels produits par la CE sur la négociation : ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf Ne pas hésiter à correspondre avec le «PO» et l’«AO» pour savoir quelles sont les attentes de la CE Echanger avec ses partenaires pour les tenir informés de l’avancement de la négociation

35 Les conseils pour réussir la phase de négociation
Lors du rendez-vous à la CE, demander à être accompagné par un manager de projet (comme le Service Europe et Recherche) ou par un partenaire, acteur dans le management du projet Etre force de proposition pendant la négociation, sans obligation d’accepter toutes les exigences de la CE

36 Trouver les documents relatifs au 7ème PCRD EUROPA - 7ème PCRD :
Informations sur les appels à propositions du 7ème PCRD : Service de guides et supports de Cordis : IPR-helpdesk : Renseignements sur l’EPSS (Electronic Proposal Submission Service) : Site du CER (Conseil européen de la recherche)


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