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Version 1.0 Octobre 2008 Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement Argumentaire.

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1 Version 1.0 Octobre 2008 Bien gérer ses référentiels de données : un enjeu pour mieux piloter la performance de son établissement Argumentaire

2 Copyright © 2008 GMSIH Permission vous est donnée de copier et distribuer ce document selon les termes de la Licence D-GMSIH, Version 2.0 ou ultérieure publiée par le GMSIH. Une copie de cette licence peut être consultée à ladresse : ences_gmsih ences_gmsih P132-argumentaire_V1.0 2

3 3 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels? Conclusion

4 P132-argumentaire_V1.0 4 Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion

5 P132-argumentaire_V1.0 5 Le référentiel : un besoin métier Besoin métier Des définitions communes Une seule source de vérité pour les informations essentielles Réponse au besoin Des données de référence rassemblées dans un référentiel

6 P132-argumentaire_V1.0 6 La mise en œuvre des référentiels passe principalement par le SI Parmi les données opérationnelles, on retient certaines données dites de référence… …elles sont regroupées dans des référentiels qui peuvent prendre différents formats techniques Les référentiels sont utilisables par lensemble du SIH à travers des services offerts par un serveur de référentiel

7 P132-argumentaire_V1.0 7 Les principaux référentiels nécessaires à un ES Structurant le SIH, les référentiels sont essentiels au bon fonctionnement du SIO et du SID.

8 Pour rappel : apports du SID par rapport aux infocentres P132-argumentaire_V1.0 8 Dun point de vue fonctionnel Accès à des données fiabilisées issues de plusieurs sources Pérennité de la gestion au travers de gestion dhistoriques fiables Davantage de tâches à valeur ajoutée pour les équipes Fonctionnalités avancées (prévisions et simulations par ex) Partage des informations facilité Dun point de vue technique Soulage les systèmes de gestion opérationnels Offre une performance globale adaptée à lanalyse Evolutivité possible

9 P132-argumentaire_V1.0 9 Le référentiel de Structures (FICOM) Enjeux opérationnels Exigences réglementaires Production de soins au quotidien Mise en œuvre des pôles Enjeux de pilotage (SID) Tableaux de bord Vision transversale Analyses multidimensionnelles Comptabilité analytique EPRD Compte Administratif Retraité

10 P132-argumentaire_V Le référentiel des Patients et des Venues Enjeux opérationnels Améliorer la prise en charge Fiabiliser le parcours de soins Contraintes réglementaires Facturation Enjeux de pilotage (SID) Connaître son attractivité La quasi-totalité des indicateurs d'activité et du PMSI sont liés à l'identité et au séjour Calculer les coûts par séjour Suivi santé publique

11 P132-argumentaire_V Le référentiel des Ressources Humaines Enjeux opérationnels Les contrats et les carrières La paie Les formations La responsabilité médicale La sécurité du SI Enjeux de pilotage (SID) Lidentification des affectations La mesure de l'absentéisme Le pilotage de la masse salariale (EPRD) La production de la CAH La production dindicateurs

12 P132-argumentaire_V Le référentiel de Nomenclatures Enjeux opérationnels La cohérence et la qualité des données La facturation et les échanges avec les tutelles Enjeux de pilotage (SID) Calcul d'indicateurs Utilisation de nomenclature comme axe d'analyse (exemple : GHM, Actes CCAM)

13 P132-argumentaire_V Le référentiel des méta données Les méta données constituent lensemble des informations permettant de décrire une ou des données. "comment sont définis mes indicateurs ?" "dans quels tableaux de bord mon indicateur apparaît-il ? "comment est-il calculé ?" "quel est limpact dune évolution dans le système source sur le SID ? "quel est limpact de cette évolution de format dans les données sources ?" DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

14 Labsence de gestion des référentiels peut conduire à : Des indicateurs incohérents qui ont pour conséquences Un manque de vision transversale et de pilotage global Des prévisions et simulations (EPRD) inexactes Des contrats de pôle mal outillés Une incapacité à produire la CAH Ce qui peut conduire à la perte des investissements SID P132-argumentaire_V1.0 14

15 P132-argumentaire_V En synthèse les enjeux des référentiels sorganisent autour de 3 notions

16 P132-argumentaire_V Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion

17 P132-argumentaire_V Quelques exemples de difficultés rencontrées en cas de mauvaise gestion des référentiels Qualité des données : des problèmes métier Absence d'historisation Manque de vision et danalyses transversales Qualité des données : des problèmes pour lanalyse Non satisfaction des exigences réglementaires

18 P132-argumentaire_V Contexte Difficultés métier Des projets de pilotage naissants Culture, organisation et appropriation à mettre en œuvre Difficultés techniques Situations hétérogènes au niveau du SIH Forte segmentation du SIH Démarches darchitecture et durbanisation non abouties Rares projets sur les référentiels Des problèmes de qualité des données de manière générale

19 P132-argumentaire_V Les principales problématiques rencontrées par les ES Une administration des structures perfectible Une gestion du référentiel RH perfectible Des données de référence distribuées entraînant incohérences et désynchronisations Des données de référence non historisées Une mauvaise qualité des données de manière générale

20 P132-argumentaire_V Impacts Gestion des pôles difficile Activité mesurée facturation Echanges sans fin entre acteurs (DIM, CdG, RH, cadre administratif de pôle) Nombreux retraitements manuels Analyses multidimensionnelles compromises Fiabilité des données : risque d'abandon du SID Une administration incomplète du référentiel de structures

21 P132-argumentaire_V Difficultés liées au référentiel des ressources humaines Impacts Rapprochement de l'activité par rapport aux effectifs présents difficile Informations du SID incomplètes et contestées Simulations de masse salariale sommaires Réalisation de l'EPRD en partie manuellement Nombreux retraitements manuels

22 P132-argumentaire_V Des référentiels distribués entraînant désynchronisations et incohérences Exemple de distribution des données de référence Impacts Ac tivité mesurée facturation De l'activité et des recettes rejetées dans le SID Analyses multidimensionnelles compromises Diagnostics difficiles à poser Nombreux retraitements manuels

23 P132-argumentaire_V Un manque de traçabilité et dhistorisation Impacts Indicateurs faussés (activité, RH…) Difficultés à établir des tendances ou des simulations Nombreux retraitements manuels Saisie rétroactive complexe Difficultés à récupérer un existant Traçabilité difficile Exemples :

24 P132-argumentaire_V La qualité des données en question Impacts Prise en charge du patient de moins bonne qualité Non respect du cadre législatif Moindre efficience du pilotage Non-utilisation du SID Manque de fiabilité des données Nombreux retraitements manuels

25 P132-argumentaire_V Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion

26 Gérer ses référentiels de données : un projet à part entière P132-argumentaire_V Des facteurs clés de succès Implication de la direction et des maîtrises douvrage Pragmatisme : privilégier une démarche itérative Une organisation collégiale tendue vers un même objectif Disposer de définitions uniques et partagées par tous les utilisateurs du SID Une démarche globale sinscrivant Dans un projet durbanisation du système dinformation Dans le cadre de la mise en œuvre dun SID Une démarche itérative Facilitation de la mise en œuvre à laide doutils spécifiques Des choix de modélisation adaptés Une gestion en vie courante à organiser et penser dès le début du projet

27 P132-argumentaire_V Des scenarii complémentaires et progressifs sont envisageables Sans oublier un travail de fond : la qualité des données

28 P132-argumentaire_V Un premier socle de base : les solutions organisationnelles Un comité "référentiels" pourquoi faire ? Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels Identification des référents métiers Définition de plans d'actions et de règles de gestion Support à l'équipe SID Une phase de vie courante du SID facilitée Une large représentation des professionnels de l'ES DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID Directions fonctionnelles, Représentants médicaux, médico-techniques et soignants

29 P132-argumentaire_V Un travail de fond sur la qualité des données (1/2) Des procédures dorganisation et des activités spécifiques pour consolider un référentiel unique et transverse : Audit qualité sur le terrain Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de la qualité des données Sensibilisation du personnel à la qualité des données Formation du personnel à la saisie des données Mise en place d'une CIV Mise en place de procédures de contrôle des données

30 P132-argumentaire_V Un travail de fond sur la qualité des données (2/2) Des solutions cibles : Interfaces de saisie guidées Mise en place de logiciels d'aide à la saisie Définition de règles de contrôle et de transformation Mise en place de référentiels des données maîtres ou de solutions MDM

31 P132-argumentaire_V La situation actuelle en règle générale Un SIH fortement segmenté, encore peu urbanisé Données de référence distribuées Silos = absence de référentiel transverse Pour tous les référentiels concernés : Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

32 P132-argumentaire_V Solutions existantes : intégration par le SID DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

33 P132-argumentaire_V Solutions existantes : intégration par le SIO DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

34 P132-argumentaire_V Une cible durbanisation : un référentiel unique et transverse SID et SIO : connexion au référentiel identique Données de référence : - unicité de déclaration, - unicité dadministration - exhaustivité des attributs - partage et diffusions généralisés Qualité des données assurée de bout en bout Vision transversale assurée Pour tous les référentiels concernés DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

35 Focus sur 3 types doutils P132-argumentaire_V ETL (Extract, Transform and Load) Industrialisation des extractions et règles de transcodifications Contrôles de cohérence automatisés Permet une bonne gestion des rejets Permet le bon ordonnancement des flux dalimentation EAI (Enterprise Application Integration) / ESB (Enterprise Service Bus) Automatisation de la synchronisation des référentiels Automatisation des règles de transcodifications Permet le bon ordonnancement des flux dalimentation MDM (Master Data Management) Fonctions dautomatisation Modélisation multidimensionnelle du référentiel de pilotage Généralisation de lhistorisation des données de référence DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

36 P132-argumentaire_V Des outils fournis par le GMSIH pour accompagner la démarche DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

37 P132-argumentaire_V Guide méthodologique : que contient-il ? Des définitions Des clarifications des concepts abordés Une description des principaux référentiels utiles au regard des besoins de pilotage Des problématiques classiques, illustrées, décrivant les impacts et les solutions mises en œuvre sur le terrain Une méthodologie pour construire et maintenir un référentiel de données de pilotage Des perspectives plus larges avec des retours d'expériences issus d'autres secteurs d'activité DIAPOSITIVE A SUPPRIMER EN CAS DE PRESENTATION A LA DIRECTION

38 P132-argumentaire_V Les référentiels de données dans un établissement de santé Définition et enjeux Les principales difficultés rencontrées dans leur gestion Comment mener un projet « référentiels » ? Conclusion

39 P132-argumentaire_V Retour sur investissement dun tel projet : quelques exemples de leviers Productivité Moins de retraitements manuels, moins de temps passé à analyser des écarts Moins de temps consacré aux saisies Levier financier Moins dETP pour administrer les données et gérer les évolutions Moins de rejets dactivité et donc moins de perte de recettes Qualité Meilleure confiance dans les données Meilleure qualité du dossier patient grâce aux référentiels transverses Conditions de travail Des équipes davantage centrées sur les soins Plus de temps passé à faire de lanalyse à réelle valeur ajoutée Compétences acquises Meilleure connaissance des données grâce au partage des définitions


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