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Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Journée INTER ORU du 24 mai 2013 G. VIUDES.

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1 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Journée INTER ORU du 24 mai 2013 G. VIUDES

2 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Plan Contexte Méthode et principes retenus Outils mis en œuvre Résultats intermédiaires

3 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Contexte : le réseau des urgences Circulaire du 13 février 2007 relative à la prise en charge des urgences Création dune structure support au réseau des urgences (janvier 2008)

4 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Réseaux des urgences : objectifs, cibles, outils ? Impliquer tous les acteurs MCO SSREHPAD PDS ambulatoire Organiser le suivi Cadre commun et partagé de bonnes pratiques de prise en charge et dorientation Fiches dévènements indésirables Rechercher la transparence Instances collégiales régionale et territoriales Priorités régionales et territoriales Exiger des engagements Convention constitutive des Réseaux durgences Contrat Pluri annuel dObjectifs et de Moyens Répertoire Opérationnel des Ressources

5 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Instance collégiale du RTU 6 groupes urgences de territoires Informations FEI Priorités de territoire Groupe régionaux thématiques Groupe Inter SAMU Groupe SAMU - SIS Groupe SSR Priorités régionales Réalisées : - Diagnostics durgences plateaux techniques requis - Télémédecine en neurochirurgie - Hôpital en tension En cours : - AVC - Soins sans consentement - Traumatisés graves Outils informatiques - R O R - Terminal : urgence / SMUR.. - Inter-connexion des SAMU

6 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Hôpital en tension Contexte régional Tensions itératives dans lactivité des établissements de santé avec un fort impact sur les urgences, Des organisations de prévention dans certains établissements, Septembre 2010 : 2 établissements sur 43 interrogés ont prévu un plan hôpital en tension Pas de signalement de tension

7 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Circulaire n°DHOS/CGR/2006/401 du 14/09/ 2006 Plan blanc Gestion de crise Exercice Cahier spécifique (Cg III page 122) : hôpital en tension

8 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur « Hôpital en tension » : définition

9 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Priorité régionale « hôpital en tension » Proposition du thème par l ICR Validation par lARS Travaux dun groupe pluridisciplinaire sur 12 mois Validation des propositions par lICR Validation par lARS Mise en œuvre par lORU PACA (ICR : instance collégiale du réseau des Urgences) – Favoriser la mise en place des outils de gestion recommandés au plan national, – Rechercher les adaptations aux caractéristiques régionales, – Proposer un modèle de coordination régionale.

10 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Groupe régional « hôpital en tension »

11 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur « Hôpital en tension » : Principes retenus Transparence des Etablissements Indicateurs et déclarations Accès par le ROR Implication opérationnelle de lARS (DT – VSS) Indicateurs Temps réel Veille régionale Actions : Plan hôpital en tension + « tension solidaire »

12 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé MODULE DIDENTIFICATION : Identification de chaque professionnel Gestion fine des droits (usage / droit de modification) Un ou plusieurs établissements par professionnel Accès login Mot de passe ou Carte CPS Maitrise des informations par le professionnel : « mon compte » Création de compte générique possible MODULE DIDENTIFICATION : Identification de chaque professionnel Gestion fine des droits (usage / droit de modification) Un ou plusieurs établissements par professionnel Accès login Mot de passe ou Carte CPS Maitrise des informations par le professionnel : « mon compte » Création de compte générique possible MODULE SOCLE : Inventaire des structures de soins (1781 ES/ 4897 UO/ …) Inventaire des professionnels (15 516) Recherche en champ libre et multi paramètres Résultats tabulaires et cartographiques Déclaration dalertes et dinformations Web service inter régional (en cours) MODULE SOCLE : Inventaire des structures de soins (1781 ES/ 4897 UO/ …) Inventaire des professionnels (15 516) Recherche en champ libre et multi paramètres Résultats tabulaires et cartographiques Déclaration dalertes et dinformations Web service inter régional (en cours)

13 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé MODULE PATIENTS : Réservation de lits (SSR/EHPAD/MCO) Télémédecine : Neurochirurgie / AVC Orthopédie / Cardiologie … Dossiers partagés Patients à risques SAMU/URG Accès (via SSO) à des logiciels tiers SMUR – Réseaux – MMG …. MODULE PATIENTS : Réservation de lits (SSR/EHPAD/MCO) Télémédecine : Neurochirurgie / AVC Orthopédie / Cardiologie … Dossiers partagés Patients à risques SAMU/URG Accès (via SSO) à des logiciels tiers SMUR – Réseaux – MMG …. MODULE ORGANISATION : Gestion des évènements indésirables Lits disponibles Hôpital en tension Activité temps réel des urgences, SAMU Plan blanc élargi Serveur régional de veille et dalerte CRUQPC Liste PDS ES (tests)- PDSA (septembre) MODULE ORGANISATION : Gestion des évènements indésirables Lits disponibles Hôpital en tension Activité temps réel des urgences, SAMU Plan blanc élargi Serveur régional de veille et dalerte CRUQPC Liste PDS ES (tests)- PDSA (septembre)

14 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Gestion « Hôpital en tension » 1. Indicateurs régionaux partagés (ES/ARS) : Inventaire journalier des lits disponibles Activité temps réel des urgences et des SAMU (production juin) Bilan des alertes et tensions 2. Déclarations des professionnels Déclarations dalerte Déclarations de tension (directeur) 3.Information ARS Alerte (VSS) en temps réel (mail automatique) 4.Déclaration de tension solidaire provoquée par lARS 1. Indicateurs régionaux partagés (ES/ARS) : Inventaire journalier des lits disponibles Activité temps réel des urgences et des SAMU (production juin) Bilan des alertes et tensions 2. Déclarations des professionnels Déclarations dalerte Déclarations de tension (directeur) 3.Information ARS Alerte (VSS) en temps réel (mail automatique) 4.Déclaration de tension solidaire provoquée par lARS

15 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur LES INDICATEURS DE TENSION

16 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Pré-hospitalier : « SAMU » 3 Indicateurs pré-hospitaliers temps réel

17 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Données RPU étendues transmises toutes les 10 mn pour 39 sites (Terminal urgences et autres) Curseur temporel Détail patient anonyme 15 Indicateurs « urgences » temps réel

18 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Gestion « Hôpital en Tension » 1. Activité temps réel des urgences 15 Indicateurs Urgences

19 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Gestion « Hôpital en Tension » 1. Activité temps réel des urgences Alerte automatique selon lantériorité

20 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Gestion « Hôpital en Tension » 1. Activité temps réel des urgences Détail des pathologies prises en charge

21 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Nombre de lits disponibles en : « soins critiques » (Réanimations / Soins continus / USIC /UNV…..). Tous les jours 3 fois par jour au moins (8h / 13h / 18h) Nombre de lits disponibles en maternité Nombre de lits disponibles en chambres disolement (santé mentale) Nombre de lits disponibles en MCO En cas de tension 3 fois par jour au moins Nombre de lits disponibles en SSR Nombre de lits disponibles en EHPAD Lits disponibles : fréquence de saisie Saisie manuelle ou flux (webservice) Projet de saisie au fil de leau au lieu de 3 fois par jour

22 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Hospitaliers : « Lits disponibles » Saisie par unité de soins Permet lalimentation du module SRVA de lARS

23 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Hospitaliers : « Lits disponibles » vue régionale Vue régionale par spécialité Focus détaillé par ES en cas de besoin

24 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Indicateur Composite : « NEDOCS » Score objectif de saturation hospitalière Total des patients aux urgences Capacité d'accueil aux urgences Nombre de patients vus par un médecin aux urgences sur le total Nombre total de lits MCO dans l'établissement Nombre de patients graves (ccmu 4 et 5) Temps de présence du plus ancien patient Temps d'attente avant prise en charge médicale du dernier patient vu par un médecin.

25 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur ORGANISATION DE LA VEILLE

26 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Organisation de la veille 1. Etablissements: Cellule de veille Alerte par les professionnels de létablissement 2. Territoires SAMU DT ARS 3.Région PDS ES « tension hospitalière » ARS siège (VSS) 1. Etablissements: Cellule de veille Alerte par les professionnels de létablissement 2. Territoires SAMU DT ARS 3.Région PDS ES « tension hospitalière » ARS siège (VSS) Vision complète Droits différents

27 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Organisation de la veille

28 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Astreinte régionale « Hôpital en tension » Schéma régional de la PDS ES Jours – WE – Fériés Médecins Veille et analyse écrite Conseil à l ARS

29 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur ACTIONS MISE EN OEUVRE

30 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Actions des professionnels de santé AlerteTension Tension solidaire

31 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur ALERTE Qui? Médecin urgentiste, Cadre de santé, Cadre supérieur de santé Déclarer une Alerte Modifier une Alerte Lever une Alerte A chaque enregistrement dun formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et dAlerte de lARS, au mail Alerte de létablissement, au Directeur de létablissement, au SAMU du département, à lORU PACA et au déclarant. Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. Quand? Le service des urgences est saturé par le nombre et/ou la gravité des patients.

32 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur ALERTE ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU Procédures Déclarant Déclare lAlerte sur le ROR. Contacte le Directeur ou son représentant. Procédures Directeur ou représentant Analyse, constate et : o confirme lAlerte en déclarant la tension. o infirme lAlerte en la levant. Procédures ARS Si lAlerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire dappels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration. Lintervenant désigné en DT (H. ouvrées) ou le cadre dastreinte (H. astreinte) sollicite le Directeur ou son représentant qui détermine sil doit déclencher une tension. Procédures SAMU Si une Alerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire dappels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration.

33 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION Qui? Directeur détablissement ou son représentant Déclarer une Tension 2 possibilités: Pas dalerte déclarée Une alerte a été déclarée Modifier une Tension Lever une Tension Mise en œuvre de la cellule de crise restreinte. Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. A chaque enregistrement dun formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et dAlerte de lARS, au mail Alerte de létablissement, au Directeur de létablissement, au SAMU du département, à lORU PACA et au déclarant. Quand? Constat et confirmation par le Directeur de la déclaration dalerte des Urgences.

34 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU Procédures Directeur ou représentant Vérification sur place de lactivité des urgences. Vérification de la disponibilité des lits de son établissement et des établissements alentours. Vérification du nombre de patients en attente de SSR. Mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Procédures ARS (H. ouvrées = DT) (H. Astreinte = Cadre + Astreinte médicale) Lintervenant désigné contacte le Directeur ou son représentant et vérifie : La mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Les indicateurs de tension du département et/ou région. La synthèse des lits disponibles du département et/ou région. Contexte épidémiologique (CIRE) ou situation particulière (crise). Lintervenant désigné peut avoir recours à un expert pour analyser les situations aux urgences (SAMU ou référent du réseau des urgences PACA et à POSA). Il signale lévénement au DG ARS. Procédures SAMU Alerte les services dincendie et de secours. Sur demande de lARS, dans la mesure où les établissements dun même territoire de proximité sont en capacité de recevoir et sont prévenus, et que létat des patients le permet, une limitation et une réorientation des admissions peut être réalisée. Procédures Etablissements du département. Vérification de la disponibilité effective en lits et réalisation dun relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits dhospitalisation complète sur le ROR.

35 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits dhospitalisation complète sur le ROR. Anticiper des sorties. Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports dadmissions programmées. Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. Mobiliser du personnel supplémentaire. Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. Déprogrammer. Elle prend connaissance de lactivité programmée quelle peut modifier. Reporter des travaux. Elle reporte des travaux bloquant laccès à des lits. Réorienter. Elle réoriente dans la mesure où la sécurité et la volonté du patient sont respectées. Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte.

36 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION SOLIDAIRE ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures Directeurs ou représentant établissements en tension solidaire Vérification de la disponibilité des lits de son établissement. Vérification du nombre de patients en attente de SSR. Mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Procédures ARS : Lintervenant désigné : Consulte les indicateurs de tension du département et/ou région. Vérifie la synthèse des lits disponibles du département et/ou région : o Lexhaustivité des renseignements. o Le nombre de lits disponibles en SSR et MCO. o La bonne utilisation des lits disponibles des établissements proches dans le cadre de transferts. Contacte en cas de besoin, le professionnel dastreinte (SAMU ou référent du réseau des urgences PACA ) pour analyser les situations aux urgences et la disponibilité des lits. Peut déclencher les tensions solidaires dans tous les établissements de santé et notamment : o Dans les établissements disposant de services dhospitalisation en pédiatrie lorsque la tension concerne un service durgence pédiatrique. o Dans les établissements SSR, lorsque le nombre de patients en attente de SSR dans létablissement en tension est élevé. o Dans les établissements MCO y compris lorsque ceux ci ne disposent pas dautorisation pour lactivité durgences. Dans ce cas : Il déclare la Tension solidaire dans le ROR. Il contacte les Directeurs ou représentants pour demander de mettre en œuvre la tension solidaire. Il vérifie la mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions.

37 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION SOLIDAIRE Procédures ARS H. ouvrées = Directeur DSPE ou POSA H. Astreinte = Astreinte COMEX et cadre Déclarer une Tension solidaire Modifier une Tension solidaire Lever une Tension solidaire A chaque enregistrement dun formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et dAlerte de lARS, au mail Alerte des établissements, aux Directeurs des établissements (Tension et Tension solidaire), au SAMU du département, à lORU PACA et au déclarant. Actions doublées dun appel téléphonique. SSR / pédiatrie / réanimation / médecine

38 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION SOLIDAIRE LARS PACA vous a déclaré en Tension solidaire pour venir en aide à un établissement en Tension. Procédures Etablissement Directeur détablissement ou son représentant Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de létablissement, doublé dun appel de lARS PACA vous demandant de mettre en œuvre la Tension solidaire au travers des missions de la cellule de crise restreinte. Votre établissement apparait dans la liste des Tensions hospitalières du ROR.

39 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION SOLIDAIRE Contacter létablissement en Tension. Elle se met en rapport avec létablissement en tension afin de prendre connaissance de laide à leur apporter. Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits dhospitalisation complète sur le ROR. Anticiper des sorties. Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports dadmissions programmées. Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. Mobiliser du personnel supplémentaire. Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. Déprogrammer. Elle prend connaissance de lactivité programmée quelle peut modifier. Reporter des travaux. Elle reporte des travaux bloquant laccès à des lits. Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte.

40 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur TENSION SOLIDAIRE Archiver une Tension Solidaire A lenregistrement du formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et dAlerte de lARS, au Directeur de létablissement, à lORU PACA et au déclarant. LARS lève la Tension solidaire Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de votre établissement, doublé dun appel de lARS vous remerciant et vous signifiant la levée de la Tension solidaire. Veuillez renseigner le formulaire de manière complète : actions mises en œuvre, difficultés rencontrées et communication. Procédures Etablissement Directeur détablissement ou son représentant

41 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur RESULTATS et CONCLUSIONS

42 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Résultats Saisie des lits : 86% exhaustivité 1° trimestre 2013 : – 44 alertes – 28 tensions – 3 tensions solidaires

43 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur

44

45 Résultats Tension solidaire à dominance « attente SSR » – Efficacité de linventaire des patients en attente de SSR – Exemple : Toulon 8 places libérées le jour même 12 places le lendemain Tension solidaire pédiatrie Efficacité de lengagement précoce des directeurs détablissements Efficacité de limplication de lARS Travaux en cours sur la réorientation des flux par le SAMU en zone urbaine

46 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur Conclusions Transparence des données des établissements bien acceptée, Efficacité des mesures en cours dévaluation mais subjectivement positives, Ressenti des professionnels positif, Implication de lARS et des directeurs détablissements très importante Charge de mise en œuvre importante Traitement de la base de données qui se constitue. Proposer des alertes automatiques et des structurer les niveaux de réactions Proposer des organisations danticipation (saisonnalité..)

47 Observatoire Régional des Urgences Provence-Alpes-Côte dAzur 24 mai 2013 Merci


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