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La gestion des sites Web Benoît Girard Ministère des services gouvernementaux Version 3 - Septembre 2007.

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1 La gestion des sites Web Benoît Girard Ministère des services gouvernementaux Version 3 - Septembre 2007

2 La théorie et la pratique La conduite d’un projet Web. La conduite d’un projet Web. La gestion courante de site. La gestion courante de site. Une pratique encore à inventer et en constante évolution. Une pratique encore à inventer et en constante évolution.

3 Le projet de site Web : un cercle vicieux ? Combien ça va coûter ? Combien ça va coûter ? Ça dépend de ce qu’on veut faire ! Ça dépend de ce qu’on veut faire ! Qu’est-ce qu’on veut faire ? Qu’est-ce qu’on veut faire ? Ça dépend de ce que ça peut coûter ! Ça dépend de ce que ça peut coûter !

4 La gestion d'un site Web est d'abord et avant tout un problème de... gestion. La technologie seule ne réglera pas tous nos problèmes. La technologie seule ne réglera pas tous nos problèmes. Les bons vieux principes de gestion gardent toute leur actualité. Les bons vieux principes de gestion gardent toute leur actualité.

5 L’objet à gérer est cependant résolument nouveau…... de deux points de vue distincts.... de deux points de vue distincts.

6 L’objet à gérer est cependant résolument nouveau D’un point de vue technologique : D’un point de vue technologique : La technologie du Web a à peine 15 ans. La technologie du Web a à peine 15 ans. Internet, comme phénomène de masse, n’a pas 20 ans. Internet, comme phénomène de masse, n’a pas 20 ans. La technologie ne cesse de se développer, de se déployer et de se refondre. La technologie ne cesse de se développer, de se déployer et de se refondre.

7 L’objet à gérer est cependant résolument nouveau D’un point de vue administratif et opérationnel : D’un point de vue administratif et opérationnel : la technologie est la source de changements radicaux dans l’organisation du travail, la technologie est la source de changements radicaux dans l’organisation du travail, dans l’outillage utilisé, dans l’outillage utilisé, dans les pratiques quotidiennes. dans les pratiques quotidiennes.

8 Un équilibre à trouver Il ne faut pas hésiter à plonger dans l’innovation, Il ne faut pas hésiter à plonger dans l’innovation, mais il faut s’appuyer sur un processus de gestion qui a fait ses preuves il y a longtemps déjà. mais il faut s’appuyer sur un processus de gestion qui a fait ses preuves il y a longtemps déjà.

9 Les grandes étapes du processus de gestion Définition des objectifs du projet ; Définition des objectifs du projet ; Planification ; Planification ; Réalisation ; Réalisation ; Exploitation ; Exploitation ; Évaluation (laquelle renvoie à la définition de nouveaux objectifs, ce qui entraîne un nouveau cycle de gestion de projet) Évaluation (laquelle renvoie à la définition de nouveaux objectifs, ce qui entraîne un nouveau cycle de gestion de projet)

10 Diachroniquement: un processus linéaire à l’intérieur d’un cycle récurrent Objectifs Planification Réalisation Exploitation Évaluation

11 Synchroniquement: un objet complexe Navigation Graphismes Structure Programmation Hébergement Alimentation en contenu

12 Le cercle vicieux est en réalité une spirale ascendante.

13 Chaque étape nous donne les moyens de préparer la suivante.

14 Une démarche ponctuée de décisions, autant que possible, irrévocables. Objectifs PlanificationRéalisation ExploitationÉvaluation Points de décision

15 Rendre à César ce qui appartient à César... Respectez le processus de prise de décision de votre organisme. Respectez le processus de prise de décision de votre organisme. Assurez-vous de l’appui de l’autorité. Assurez-vous de l’appui de l’autorité. Obtenez la création d’un comité Internet, décisionnel, le plus possible. Obtenez la création d’un comité Internet, décisionnel, le plus possible. Faites inscrire votre projet à la planification budgétaire ministérielle. Faites inscrire votre projet à la planification budgétaire ministérielle.

16 … quitte à expliquer à César son rôle. Ce que nous pourrons être amenés à expliquer, selon le cas : Ce que nous pourrons être amenés à expliquer, selon le cas : la teneur du projet, à ses différentes étapes de réalisation, la teneur du projet, à ses différentes étapes de réalisation, la technologie sous-jacente au projet et son potentiel, la technologie sous-jacente au projet et son potentiel, la mécanique de la gestion de projet elle- même, ses étapes et le rôle de chacun. la mécanique de la gestion de projet elle- même, ses étapes et le rôle de chacun.

17 I - Définition des objectifs Les usagers Les usagers À qui s’adresse notre site Web ? À qui s’adresse notre site Web ?

18 I - Définition des objectifs Les usagers Les usagers À qui s’adresse notre site Web ? À qui s’adresse notre site Web ? Les objectifs du site Les objectifs du site Quels services voulons-nous offrir ? Quels services voulons-nous offrir ?

19 I - Définition des objectifs Les usagers Les usagers À qui s’adresse notre site Web ? À qui s’adresse notre site Web ? Les objectifs Les objectifs Quels services voulons-nous offrir ? Quels services voulons-nous offrir ? Les contraintes incontournables Les contraintes incontournables Ressources humaines Ressources humaines Budgets Budgets Échéances Échéances

20 I - Approbation des objectifs Au terme de l’exercice, le projet soumis pour approbation se présente généralement sous la forme d’un mémoire comprenant : Au terme de l’exercice, le projet soumis pour approbation se présente généralement sous la forme d’un mémoire comprenant : L’énumération des publics visés, des services et des contraintes connues. L’énumération des publics visés, des services et des contraintes connues. Le résultat des études de marché et autres pièces justificatives à l’appui du projet. Le résultat des études de marché et autres pièces justificatives à l’appui du projet. Un échéancier et l’estimation du budget de planification. Un échéancier et l’estimation du budget de planification.

21 II - La planification Elle consiste à déterminer, de la façon la plus complète possible, en quoi consistera le futur site. Elle consiste à déterminer, de la façon la plus complète possible, en quoi consistera le futur site. Elle se fait en plusieurs sous-étapes ordonnées séquentiellement et ponctuées de décisions. Elle se fait en plusieurs sous-étapes ordonnées séquentiellement et ponctuées de décisions.

22 II - La planification Réunir toute l’information dont on aura besoin Réunir toute l’information dont on aura besoin Sur les usagers ciblés Sur les usagers ciblés Quand on en a un, la performance du site existant à rejoindre la clientèle ciblée, par exemple ; Quand on en a un, la performance du site existant à rejoindre la clientèle ciblée, par exemple ; Sur les stratégies des organisations homologues à l’étranger ; Sur les stratégies des organisations homologues à l’étranger ; Sur les stratégies des partenaires. Sur les stratégies des partenaires.

23 II - La planification Prendre en compte le plan global de communication (le site Web en sera une partie constituante) Prendre en compte le plan global de communication (le site Web en sera une partie constituante) Plan ministériel de communication avec les citoyens (par la poste, le téléphone, le télécopieur, etc.) ; Plan ministériel de communication avec les citoyens (par la poste, le téléphone, le télécopieur, etc.) ; Normes en vigueur de service à la clientèle ; Normes en vigueur de service à la clientèle ; Etc. Etc.

24 II - La planification De toute cette information, on tire une stratégie d’ensemble sur la façon de s’y prendre pour mener le projet à terme ; De toute cette information, on tire une stratégie d’ensemble sur la façon de s’y prendre pour mener le projet à terme ; La stratégie d’ensemble comprend, par exemple, les leçons tirées des analyses faites et la liste des priorités dans les améliorations à apporter au site existant. La stratégie d’ensemble comprend, par exemple, les leçons tirées des analyses faites et la liste des priorités dans les améliorations à apporter au site existant. Cette stratégie doit être approuvée avant d’aller plus loin. Cette stratégie doit être approuvée avant d’aller plus loin.

25 II - La planification La définition des contenus du site Web : La définition des contenus du site Web : L’arborescence ; L’arborescence ; La navigation ; La navigation ; Les contenus ; Les contenus ; L’approbation des contenus. L’approbation des contenus.

26 II - La planification La définition du cadre informatique : La définition du cadre informatique : Où le site va-t-il être hébergé ? Où le site va-t-il être hébergé ? Sur quelle plateforme (Microsoft ou Sur quelle plateforme (Microsoft ouUNIX?) Quels outils allons-nous utiliser : Quels outils allons-nous utiliser : Pour développer le site ? (ASP ou PHP ?) Pour développer le site ? (ASP ou PHP ?) Pour le mettre-à-jour ? (Frontpage ou Pour le mettre-à-jour ? (Frontpage ou Quanta ?) HTML avec ou sans CSS ? HTML avec ou sans CSS ? Quel CMS ? Quel CMS ? Etc. Etc.

27 II - La planification Analyses de fonctionnement informatique : Analyses de fonctionnement informatique : Programmation côté client (javascript) ; Programmation côté client (javascript) ; Programmation côté serveur (ASP, PHP) ; Programmation côté serveur (ASP, PHP) ; Interface avec les bases de données existantes (SQL, Access) ; Interface avec les bases de données existantes (SQL, Access) ; Liens avec les partenaires (XML) ; Liens avec les partenaires (XML) ; Module de gestion dynamique. Module de gestion dynamique.

28 II - La planification Définition des éléments visuels : Définition des éléments visuels : Concept visuel ; Concept visuel ; Illustrations ; Illustrations ; Boutons ; Boutons ; Scénarisation multimédia. Scénarisation multimédia.

29 II - La planification Échéancier de la réalisation Échéancier de la réalisation Budget de la réalisation Budget de la réalisation Approbation du plan dans son ensemble Approbation du plan dans son ensemble

30 Intermède Les appels d’offres Peu ou pas de modèles adéquats… Peu ou pas de modèles adéquats… Faisons preuve de bon sens ! Faisons preuve de bon sens ! Les consultants ne sont pas des devins ; Les consultants ne sont pas des devins ; Il faut leur fournir les renseignements nécessaires pour l’évaluation de l’ampleur des projets. Il faut leur fournir les renseignements nécessaires pour l’évaluation de l’ampleur des projets.

31 Intermède Les appels d’offres On peut découper le projet global en plusieurs contrats successifs respectant les étapes de la gestion de projet. On peut découper le projet global en plusieurs contrats successifs respectant les étapes de la gestion de projet. Conception Conception Planification Planification Réalisation Réalisation Service d’hébergement et d’entretien récurrent Service d’hébergement et d’entretien récurrent

32 Intermède Les appels d’offres Quoi mettre dans l’appel d’offres ? Tout ce dont la firme peut avoir besoin pour soumissionner en connaissance de Quoi mettre dans l’appel d’offres ? Tout ce dont la firme peut avoir besoin pour soumissionner en connaissance de cause : cause : L’objet, défini le plus précisément possible ; L’objet, défini le plus précisément possible ; Les normes gouvernementales ; Les normes gouvernementales ; La propriété intellectuelle et les protections d’usage contre les poursuites. La propriété intellectuelle et les protections d’usage contre les poursuites.

33 III - La réalisation Elle consiste à passer aux actes : Elle consiste à passer aux actes : Coder les pages HTML ; Coder les pages HTML ; Coder les applications informatiques ; Coder les applications informatiques ; Coder le Javascript ; Coder le Javascript ; Rédiger les textes de contenus ; Rédiger les textes de contenus ; Dessiner, photographier ou filmer les éléments graphiques ; Dessiner, photographier ou filmer les éléments graphiques ; Etc. Etc.

34 III - La réalisation Qui va développer son expertise ? Qui va développer son expertise ? La firme de consultants ? La firme de consultants ? La direction des ressources informatiques ? La direction des ressources informatiques ? La direction des communications ? La direction des communications ?

35 III - La réalisation Les pépins sont inévitables : Les pépins sont inévitables : Une petite incompatibilité imprévue ; Une petite incompatibilité imprévue ; Une différence de perception qui apparaît au dernier moment ; Une différence de perception qui apparaît au dernier moment ; Une nouveauté technologique qui change quelque peu les plans à la dernière minute ; Une nouveauté technologique qui change quelque peu les plans à la dernière minute ; Une exigence inopinée du ministre ou du président de l’organisme. Une exigence inopinée du ministre ou du président de l’organisme. Il faut s’associer étroitement aux travaux. Il faut s’associer étroitement aux travaux.

36 III - La réalisation Le ministère ou l’organisme participe de toutes sortes de façons à la réalisation : Le ministère ou l’organisme participe de toutes sortes de façons à la réalisation : Il fournit les textes des contenus ; Il fournit les textes des contenus ; Il fournit certaines pièces dont il est propriétaire : Il fournit certaines pièces dont il est propriétaire : La photo officielle du ministre ; La photo officielle du ministre ; Les coordonnées comme les adresses et les numéros de téléphone; Les coordonnées comme les adresses et les numéros de téléphone; Etc. Etc.

37 IV - L’exploitation Déploiement Déploiement Promotion Promotion Mise à jour Mise à jour Entretien Entretien

38 IV - L’exploitation Le déploiement initial Évitons de changer de plateforme ; Évitons de changer de plateforme ; Procédons à des tests poussés in vitro ; Procédons à des tests poussés in vitro ; de consultation des pages ; de consultation des pages ; de mise à jour par les édimestres. de mise à jour par les édimestres.

39 IV - L’exploitation La promotion du site Le référencement : Le référencement : Moteurs de recherche ; Moteurs de recherche ; Indexation dans les répertoires pertinents. Indexation dans les répertoires pertinents.

40 IV - L’exploitation La promotion du site Le référencement : Le référencement : Moteurs de recherche ; Moteurs de recherche ; Indexation dans les répertoires pertinents. Indexation dans les répertoires pertinents. La promotion traditionnelle. La promotion traditionnelle.

41 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Un besoin criant mais méconnu… Un besoin criant mais méconnu…

42 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Un besoin criant mais méconnu ; Un besoin criant mais méconnu ; Qui doit pouvoir compter sur son ministère ou son organisme… Qui doit pouvoir compter sur son ministère ou son organisme…

43 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Un besoin criant mais méconnu ; Un besoin criant mais méconnu ; Qui doit pouvoir compter sur son ministère ou son organisme ; Qui doit pouvoir compter sur son ministère ou son organisme ; Des outils apparaissent progressivement. Des outils apparaissent progressivement.

44 IV - L’exploitation La mise à jour du contenu Web Équipe Web Ministère ou organisme

45 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Web Équipe Web Ministère ou organisme Foyers de responsabilité, d’initiative et de compétence technique

46 IV - L’exploitation: La mise à jour du contenu Web Responsabilité et compétence technique réservées à l’équipe Web Ministère ou organisme Partage de l’initiative

47 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Web Partage de la compétence technique Ministère ou organisme Initiatives des unités

48 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Web Partage de la responsabilité Ministère ou organisme Initiatives des unités

49 IV - L’exploitation La mise à jour du contenu Ministère ou organisme WEB Site en ligne Site de développement Lien FTP

50 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu Ministère ou organisme Site de développement Le cycle de vie d’un document Brouillon Approbation par la direction Formatage HTML Révision linguistique Approbation pour la diffusion Archivage

51 IV – L’exploitation La mise à jour du contenu De plus en plus de logiciels sur le marché ont pour vocation de nous aider à gérer nos sites : De plus en plus de logiciels sur le marché ont pour vocation de nous aider à gérer nos sites : Environnement de développement en collaboration ; Environnement de développement en collaboration ; Gestion du cycle de vie des documents ; Gestion du cycle de vie des documents ; Archivage des sites (?) ; Archivage des sites (?) ; Toutes ces fonctions à la fois. Toutes ces fonctions à la fois.

52 V - L’évaluation Elle consiste à mesurer et à apprécier quantitativement et qualitativement le degré d’atteinte des objectifs ; Elle consiste à mesurer et à apprécier quantitativement et qualitativement le degré d’atteinte des objectifs ; Il ne suffit pas de mesurer ce qui est mesurable ; Il ne suffit pas de mesurer ce qui est mesurable ; Il faut encore apprécier ce qui ne l’est pas. Il faut encore apprécier ce qui ne l’est pas.

53 V - L’évaluation Il faut comparer l’état initial et l’état final du point de vue de nos objectifs. Par Il faut comparer l’état initial et l’état final du point de vue de nos objectifs. Par exemple : exemple : L’état initial : la qualité des services avant cette génération du site Web. L’état initial : la qualité des services avant cette génération du site Web. L’état final : la qualité des services après une période donnée d’exploitation du nouveau site. L’état final : la qualité des services après une période donnée d’exploitation du nouveau site.

54 V - L’évaluation La morale de cette histoire : Il faut disposer d’un portrait de la situation initiale si on veut faire des comparaisons à la fin de la période. La morale de cette histoire : Il faut disposer d’un portrait de la situation initiale si on veut faire des comparaisons à la fin de la période. Tous nos sondages sur les besoins, etc. devront être conçus de façon à pouvoir être réutilisés à la fin. Tous nos sondages sur les besoins, etc. devront être conçus de façon à pouvoir être réutilisés à la fin.

55 V - L’évaluation Les outils : Les outils : L’analyse des journaux de bord (logs) avec WebTrends ou autre (Prospection inc. donne maintenant un cours sur la configuration avançée de WebTrends) ; L’analyse des journaux de bord (logs) avec WebTrends ou autre (Prospection inc. donne maintenant un cours sur la configuration avançée de WebTrends) ; Les outils traditionnels de l’analyse de marché (sondages, groupes de discussion, etc.) ; Les outils traditionnels de l’analyse de marché (sondages, groupes de discussion, etc.) ; Les outils du Web lui-même (sondage sur votre site, abonnements à vos bulletins périodiques (« newsletters »), nature des questions reçues par courriel, etc.). Les outils du Web lui-même (sondage sur votre site, abonnements à vos bulletins périodiques (« newsletters »), nature des questions reçues par courriel, etc.).

56 Conclusion Un rapide survol d’un domaine complexe ; Un rapide survol d’un domaine complexe ; Son unique but consiste à nous aider à mettre les choses en perspective ; Son unique but consiste à nous aider à mettre les choses en perspective ; Vos commentaires sont toujours les bienvenus. Vos commentaires sont toujours les bienvenus.


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