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L'offre de service de la DGFiP aux établissements publics de santé en matière de qualité comptable Situation financière et médico- économique des EPS Picardie.

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1 L'offre de service de la DGFiP aux établissements publics de santé en matière de qualité comptable Situation financière et médico- économique des EPS Picardie Amiens - 5 Novembre 2013

2 2 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local En quoi l'objectif de qualité comptable participe-t-il de la gouvernance de l'établissement ? Il s'agit de sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique. La démarche de contrôle interne comptable et financier sinscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics de santé en matière : – de performance des processus de gestion ; – de réduction des coûts de non qualité ; – damélioration de la sécurité juridique et financière. Un pilotage efficace de la démarche de maîtrise des risques comptables et financier contribue donc à lamélioration de la gouvernance de létablissement La fiabilisation des comptes, préalable à leur certification

3 3 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Sur les comptes de 2014, 2015 et ères avancées dès 2012 Un cadre progressif : l a fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des comptes des EPS les plus importants La fiabilisation des comptes, préalable à leur certification Fiabilisation des comptes : tous les EPS

4 4 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Ladaptation des pratiques comptables Une comptabilité de qualité passe éventuellement par des "remises à niveau" des comptes financiers à certifier. À ce titre, les normes comptables évoluent de manière à prendre en compte ces mises à niveau ("corrections d'erreur") : comptabilisation des corrections d'erreur en situation nette (et non au compte de résultat avec effet budgétaire) ; évolution du compte financier et de l'annexe ; décret du 6 décembre 2012 n° sur la comptabilisation des provisions pour charges de personnel ; avis du Conseil de normalisation des comptes publics sur les biens historiques et culturels : avis n° du 18 octobre 2012 Des évolutions de la M21 pour prendre en compte ces normes comptables

5 5 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie L examen des comptes financiers des EPS de Picardie : Les écritures de haut de bilan. Les comptes de tiers. Les écritures complexes. TROIS DOMAINES DANALYSE :

6 6 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie Les outils : les contrôles comptables automatisés associés au compte financier. Un ensemble de requêtes permettant à tout moment deffectuer des contrôles comptables A quoi ça sert ? Garantir la fiabilité du compte financier Valoriser les comptes et à améliorer les prestations dexpertise financière Préparer la certification des comptes des collectivités (prévue pour les comptes des EPS 2014)

7 7 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie 2 catégories de tests : l opération relève exclusivement du comptable. l opération mixte relève à la fois de l ordonnateur et du comptable. 2 types d enjeux : l opération relève d une disposition réglementaire. l opération relève de pratique de gestion.

8 8 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie L intégration des immobilisations 2313 constructions en cours sur sol propre L intégration des installations techniques matériels et outillages industriel. compte 2315 Les sommes portées au compte 2313 n ont pas vocation à y demeurer durablement. Lorsque l opération est achevée les sommes sont imputées définitivement par le crédit du 2313 / Ce test affiche un résultat perfectible puisquil représente à lui seul 269 anomalies sur un total de 1098 (24,49% des anomalies).

9 9 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie Les provisions Les sommes portées au compte 15X nont pas vocation à y demeurer de façon pérenne. Le test considère comme une anomalie labsence de reprise des anciennes provisions ou labsence de constitution de nouvelles provisions notamment dans le cas du compte épargne temps. Ce test affiche un résultat perfectible puisquil représente à lui seul 81 anomalies sur un total de 1098 (7,37% des anomalies).

10 10 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie L intégration des frais d étude compte Les sommes portées au compte 2031 n ont pas vocation à y demeurer durablement. Elles sont soit intégrées aux travaux si les études ont débouché sur une réalisation soit repris au compte de résultat sur cinq exercices. Ce test révèle 141 anomalies sur un ensemble de 1098 (12,84% des anomalies)

11 11 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie Les subventions dinvestissement transférables au compte de résultat. Plusieurs tests sont pratiqués sur cette écriture 1.Labsence de reprise est constatée pour 36 subventions. 2.Léquilibre 777/139 nest pas strictement assuré dans deux cas. 3.Enfin dans 5 cas le solde du compte 139X nest pas cohérent avec le solde du compte 131X

12 12 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la qualité comptable en Picardie Les points forts de la Région : Suivi et affectation des résultats deux anomalies uniquement. Constatation des cessions 775/675 une seule anomalie observée. Suivi des stocks 5 anomalies observées. Les opérations de rattachement : 10 anomalies concernent les ICNE, trois le rattachement des charges et produits et 10 concernent lamortissement des charges à répartir sur plusieurs exercices.

13 13 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local La certification est une mission daudit externe des comptes qui consiste à exprimer une opinion sur la conformité des comptes au référentiel comptable qui leur est applicable. Cette opinion se fonde sur la régularité, la sincérité et l'image fidèle des comptes : Respect des normes et des principes comptables, ainsi que de la réglementation applicable Absence derreur significative susceptible dentacher la sincérité des états financiers en s'appuyant sur le contrôle interne comptable et financier. La certification constitue une certaine garantie de la qualité des comptes et un signal fort de crédibilité et de professionnalisme, vis-à-vis des financeurs publics ou privés et de lensemble des autres partenaires externes, ainsi que le Parlement, les ministères ou la sécurité sociale. L'objectif : la certification de comptes de qualité

14 14 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Certification des comptes (audit externe) Intervention ponctuelle dune entité certificatrice indépendante, aboutit à une opinion. Démarche de contrôle interne Audit comptable et financier (audit interne) Intervention ponctuelle dun service indépendant, aboutissant à des recommandations Contrôle interne comptable et financier Mise en place permanente par les services opérationnels selon 3 Axes : organisation, documentation et traçabilité. Complémentarité des moyens le certificateur détermine le niveau de ses contrôles directs sur les comptes en fonction de la qualité du CICF le certificateur dimensionne son programme de travail en fonction des travaux du CICF Synergie des objectifs le CICF est un critère majeur de la certification lopinion du certificateur sur le CICF peut avoir un impact sur la politique de CICF Plan d'action Plans de contrôle... évaluation U ne démarche globale, intégrée et progressive : Cartographie des risques L'objectif : la certification de comptes de qualité

15 15 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Le contrôle interne est le levier permettant de réduire le risque d'anomalies significatives dans les comptes. Schématiquement, il se présente sous la forme de trois "piliers" : l'organisation de la fonction comptable et financière (intégrant tous les acteurs, y compris les gestionnaires en amont des processus comptables) avec une séparation des tâches (nativement : la séparation ordonnateur / comptable) et des points de contrôle adéquats ; la documentation des procédures comptables et financières (y compris la formation), qui repose sur le principe qu'un acteur formé et disposant d'un mode opératoire fait moins d'erreur ; la traçabilité des opérations comptables qui permet d'assurer la production des comptes et leur auditabilité. Ces trois piliers s'appliquent également au domaine informatique (intégrité, disponibilité et caractère probant des données). Le vecteur : le contrôle interne comptable et financier

16 16 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Une démarche globale, intégrée et progressive 1. Le contrôle interne est « laffaire de tous » : il ne sincarne pas en une personne et il est de la responsabilité de la direction, y compris dans le domaine informatique. 2. Le contrôle interne est consubstantiel à toute activité : il ne se « rajoute pas » et ne remet pas en cause le dispositif existant, mais s'attache à laméliorer. 3. Pour être efficace, le renforcement du contrôle interne comptable et financier nécessite : limplication de la direction pour porter et promouvoir la démarche au sein des services de l'EPS ; la définition dun cadre stratégique de renforcement du contrôle interne et dacteurs chargés de promouvoir, daccompagner et d'animer. Le vecteur : le contrôle interne comptable et financier

17 17 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local L'offre de service de la DGFiP s'inscrit dans une démarche de renforcement de la qualité comptable : Assurer la qualité des opérations financières, en améliorant la qualité du dispositif contrôle interne, tout en permettant que les mises à niveau des états comptables soient pérennes. L'offre de service est destinée à accompagner les établissements dans le renforcement de leur dispositif contrôle interne en s'appuyant sur l'expérience acquise dans les autres organismes du secteur public. L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

18 18 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Les acteurs : L'établissement public de santé : 1. Le directeur général, responsable du contrôle interne comptable et financier de l'établissement. 2. Le référent contrôle interne, désigné par le directeur général, est le premier échelon opérationnel en matière de renforcement du contrôle interne au sein de l'EPS, chargé du pilotage et du suivi de la démarche. La DGFiP : 1. Le comptable de létablissement 2. La direction régionale des finances publiques, et le correspondant régional, chargé de démultiplier l'offre de service au profit d'autres établissements lors de leur entrée en vague 2 3. Ladministration centrale (service des collectivités locales de la DGFiP : Bureau CL1B et MDCCIC) La direction générale de l'offre de soins L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

19 19 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Une offre de service articulée en quatre étapes : 1. Sensibilisation à l'enjeu de la certification des comptes 2. Formation des acteurs au contrôle interne 3. Première évaluation du contrôle interne 4. Mise en œuvre du plan daction et renforcement du contrôle interne L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

20 20 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur la première évaluation du contrôle interne : Il sagit de la première étape consistant en un bilan de la maîtrise des risques comptables et financiers, avec l'utilisation d'un outil dédié : léchelle de maturité de la gestion des risques (EMR). En groupe de travail, la DGFiP s'assurera de : Guider les référents contrôle interne des EPS Assurer l'homogénéité des évaluations Permettre l'échange entre les intervenants L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

21 21 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur le plan d'action : Une cartographie des risques est établie à l'issue de l'évaluation du contrôle interne, ainsi que son pendant, le plan d'action, lequel est destiné à traiter ces zones de risques. Ces deux documents devraient être approuvés par une structure de gouvernance à mettre en place (comité de pilotage…). En groupe de travail, la DGFiP s'assure de : Guider les référents contrôle interne des EPS pour adapter la cartographie nationale au cas particulier de chaque établissement Assurer une homogénéité des cartographies et plans d'action modulés en fonction des caractéristiques des EPS Permettre l'échange entre les intervenants Éviter "le trop et le trop peu" : le plan d'action doit être adapté, réaliste, progressif et centré sur les enjeux : sa mise en œuvre doit être effective L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

22 22 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur le plan d'action (suite) : Les actions ont chacune deux termes : - fiabiliser les comptes ; - renforcer le dispositif de contrôle interne. Par exemple, un établissement qui, en application du plan daction, entreprendra de sassurer que ses actifs corporels sont correctement recensés et évalués au bilan, devra également sassurer que, pour pérenniser la qualité de linformation comptable, le dispositif de contrôle interne est correctement mis en place : désignation des acteurs du processus, calendrier dinventaire, points de contrôle, numérotation et localisation des biens, traçabilité des entrées/sorties… L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

23 23 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Focus sur le plan d'action (suite) : La DGFiP a orienté les groupes de travail constitués dans le cadre de la vague 1 de loffre de service sur trois domaines pouvant faire lobjet dactions programmées par létablissement, même sils revêtent une importance variable selon les établissements : - le patrimoine immobilier ; - les dettes et créances réciproques entre lEPS et les organismes de financement (sécurité sociale en priorité). Ce thème est traité avec la direction de la sécurité sociale et donnera lieu en 2013 à une expérimentation avec des EPS volontaires de la vague 1 de l offre de service; - les provisions pour risques et charges et provisions réglementées. Pour ces trois thématiques, des livrables sont mis à disposition de manière à ce que les actions puissent être effectivement mises en œuvre en matière de renforcement du dispositif de contrôle interne. L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier

24 24 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Préambule : le RCI, support de documentation des risques La documentation des risques relatifs aux processus parc immobilier et provisions est diffusée sous la forme de référentiels de contrôle interne. Quest-ce quun référentiel de contrôle interne ? Un RCI identifie les principaux risques susceptibles de se réaliser chez chacun des acteurs (services gestionnaires, DAF, comptable). Chaque risque est décrit sous trois angles : facteur déclenchant, événement, impacts. Le RCI présente également le dispositif de contrôle interne à mettre en œuvre pour prévenir la survenance des risques.

25 25 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Préambule : le RCI, support de documentation des risques Quest-ce qu un référentiel de contrôle interne ? (suite) Ces dispositifs de contrôle interne sont articulés autour des 3 leviers : - documentation : diffusion d instructions, fiches pratiques, fiches élaborées en interne... - traçabilité : formalisation des contrôles réalisés - organisation : mise en œuvre de contrôles de différentes natures : –autocontrôles réalisés par les opérationnels sur les opérations qui leur incombent –contrôles mutuels : exercés par un agent sur un autre agent à l occasion de son autocontrôle –contrôles de supervision : contrôles exercés par l encadrement sur les opérations des agents au sein dun service donné. Ils peuvent être contemporains ou a posteriori.

26 26 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « parc immobilier »

27 27 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Principaux points d attention : processus « parc immobilier » S assurer de la réalité et de lexhaustivité des biens figurant à linventaire de l établissement Faire figurer à l inventaire les seuls biens que l établissement contrôle, quelle que soit leur origine (biens propres, legs, biens remis en dotation, biens affectés). Distinguer le contrôle du bien et la propriété du bien. S assurer de la conformité entre linventaire suivi par l ordonnateur et la comptabilité tenue par le comptable hospitalier. Veiller au suivi des travaux en cours (tenue dun état détaillé du compte 23 ; mise en service régulière des travaux terminés) Veiller à la bonne transmission de l information entre les différents acteurs (gestionnaire, service chargé du suivi du PI, comptable). Un risque spécifique a été identifié pour les BEH et PPP

28 28 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « parc immobilier » : points d attention 11 risques identifiés pour la procédure 1 « réception et enregistrement des biens immobiliers » - au niveau du service gestionnaire : - pièces justificatives inexistantes - absence détablissement du PV de mise en service - documents comptables et pièces justificatives non transmis dans les délais - au niveau du service chargé du suivi du parc immobilier : - carence ou absence didentification des biens - biens immobiliers évalués sur une base inappropriée - travaux intégrés pour un montant erroné - enregistrement comptable erroné - documents comptables et pièces justificatives non transmis au comptable - au niveau du comptable : - les biens acquis sans mouvement de fonds ne sont pas enregistrés en comptabilité - comptabilisation des biens acquis par BEH ou PPP partielle ou erronée - carence dans la constatation de la mise en service des biens

29 29 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « parc immobilier » : points d attention

30 30 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « parc immobilier » : points d attention 5 risques identifiés pour la procédure 2 « Inventaire » au niveau du service gestionnaire : –discordance entre lexistence physique et linventaire - absence d existence physique des biens figurant à l inventaire –registre d inventaire non actualisé au niveau du service chargé du suivi du parc immobilier : – absence d amortissement ou de dépréciation des biens immobiliers ou amortissement ou dépréciation erroné au niveau du comptable : – discordance entre linventaire et la comptabilité –carence dans la comptabilisation des amortissements ou des dépréciations

31 31 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « parc immobilier » : points d attention

32 32 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions »

33 33 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Principaux points dattention : processus « provisions » S assurer de la sincérité des provisions enregistrées dans les comptes de l établissement. Les provisions doivent être comptabilisées dès lors que les conditions nécessaires à leur comptabilisation sont réunies, même en labsence de résultat positif ou même si la comptabilisation des provisions doit conduire à un résultat négatif. Elles doivent être réévaluées annuellement en fonction de l évolution du risque ou de la charge. Le dossier justificatif des provisions peut être conservé au sein du service chargé du recensement des provisions ou au sein de la Direction des affaires financières, suivant lorganisation retenue. En tout état de cause, ce document doit être accessible sans délai. La mise en place dun comité des risques ne relève pas d une obligation réglementaire mais constitue une bonne pratique. Le comité propose au directeur de létablissement les provisions de lexercice, ainsi que lajustement des provisions constatées au cours des exercices précédents. La décision revient in fine au directeur de létablissement.

34 34 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention 10 risques identifiés pour la procédure 1 « établissement des provisions » au niveau du service gestionnaire : –carence dans lidentification et le recensement des risques et charges devant faire l objet de provision –erreur dans le calcul des provisions –carence dans les justificatifs –documents comptables et pièces justificatives non transmis à la DAF au niveau de la DAF : –non constatation de la provision –provisions erronées –enregistrement comptable erroné –documents comptables et pièces justificatives non transmis au comptable au niveau du comptable : –provisions infondées –enregistrement comptable erroné

35 35 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention Contrôles recommandés pour la procédure 1 « établissement des provisions » –les autocontrôles et les contrôles de supervision contemporains ont été privilégiés –mise en œuvre d un contrôle mutuel entre le gestionnaire et la DAF sur le calcul du montant des provisions

36 36 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention

37 37 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention Risques identifiés pour la procédure 2 « ajustement des provisions » au niveau du service gestionnaire : –absence dajustement annuel de la provision en fonction de lévolution du risque ou de la charge ou de l évolution des obligations de létablissement au niveau de la DAF : –montant erroné de la provision en labsence dajustement de son montant –documents comptables ou pièces justificatives non transmis au comptable au niveau du comptable : –absence dajustement des provisions en fin d année –écritures dajustement des provisions erronées

38 38 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention Contrôles recommandés pour la procédure 2 « ajustement des provisions » –les autocontrôles et les contrôles de supervision contemporains ont été privilégiés –mise en place éventuelle dune revue analytique pour le comptable sur le risque 14 : absence d ajustement des provisions en fin d année

39 39 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Présentation du RCI « provisions » : points d attention

40 40 DRFiP de Picardie et du Département de la Somme – Division du Secteur Public Local Cadre de référence du contrôle interne comptable et financier (destiné à décrire le pilotage du contrôle interne et à être adapté à chaque EPS) Guide du renforcement du contrôle interne comptable et financier : (décrit les bonnes pratiques rencontrées dans les autres organismes du secteur public de manière à éclairer les acteurs sur les obstacles et les moyens de les traiter) Cartographie des processus (structurante pour la cartographie des risques et du plan d'action) Guide de fiabilisation des comptes des EPS (circulaire du 10 octobre 2011) Support de formation (diaporama) Échelle de maturité de la gestion des risques : (pour la première évaluation du contrôle interne) Supports diffusés par la DGFIP L'offre de service de la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier


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