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Aspects réglementaires dune politique dachat public en EPLE DE LA DEFINITION DES BESOINS AUX MARCHES A PROCEDURE ADAPTEE.

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1 Aspects réglementaires dune politique dachat public en EPLE DE LA DEFINITION DES BESOINS AUX MARCHES A PROCEDURE ADAPTEE

2 Un équilibre à définir Entre -dun coté: les principes de transparence, dégalité de traitement des candidats…qui simposent quel que soit le montant des marchés -de lautre :la gestion au quotidien dans les petites unités que sont les EPLE pour lesquelles un formalisme strict dès le premier Euro est synonyme dun énorme investissement en matière de formation,de temps de travail,darchivage … La politique dachat de létablissement, son élaboration,son évolution sont de la responsabilité du chef détablissement. Mais dans ce domaine plus particulièrement, le travail doit être celui dune équipe mobilisée autour du C.E et du gestionnaire.

3 3 Principes généraux:-liberté daccès à la commande publique -égalité de traitement des candidats -transparence des procédures 1 Obligation de résultat concernant la bonne utilisation des deniers publics 4 Obligations de mettre en œuvre des procédures : -définition préalable des besoins -publicité adaptée - mise en concurrence -choix de loffre la plus avantageuse sur le plan économique et environnemental - LES GRANDS PRINCIPES DE LACHAT PUBLIC

4 Mapa Le volume souvent restreint,et lobjet des achats,constatés dans les EPLE montrent que le marché à procédure adaptée est la procédure à privilégier dans la plupart des situations. « Le concept de procédure adaptée a pu être interprété par certains acheteurs comme une obligation très empreinte de formalisme,quelle que soit la valeur estimée de lachat.. Or, une telle interprétation du texte conduit à la mise en œuvre de procédures disproportionnées par rapport au montant de lachat envisagé, en particulier pour les acquisitions de très faible montant » (réponse ministérielle JO AN 1/02/2005) Ce sera cette procédure que nous avons choisi de détailler dans les pages suivantes destinées aux collègues des EPLE ( et notamment ceux de taille modeste) qui souhaitent engager leur établissement dans une démarche réglementaire de lachat public

5 EVOLUTION de la REGLEMENTATION en 2009 Dans le cadre du Plan de Relance de lÉconomie Française présenté le 4 décembre 2008, plusieurs mesures concernaient la simplification du Code des Marchés Publics Les décrets et du 19 décembre 2008 mettent en œuvre un certain nombre des mesures annoncées : -le seuil de 4000 Euros ht au dessus duquel doivent être mises en application des mesures de publicité et de mise en concurrence (art 28 et 40),de rédaction dun écrit (art 11),de notification (art 81 ), est relevé à Euros ht Attention,cette mesure ne dispense en aucun cas les EPLE de voter un EPCP lorsque les lignes de prestations homogènes sont inférieures à euros : en effet lautorisation donnée au CE par lEPCP relève du Code de léducation et nest pas concernée par la simplification du Code des marchés publics -le seuil de Euros concernant les marchés de travaux est supprimé : des Mapa pourront être signés jusquà Euros -le délai de paiement des fournisseurs passe de 45 à 40 jours à compter du 1er janvier 2009 il sera de 35 jours le 1er janvier 2010 et de 20 jours le 1er juillet le seuil de Euros au dessus duquel la publicité est formalisée,devait être supprimé :il est maintenu dans les décrets du 19 décembre Limportance du binôme ligne dEPCP -MAPA qui est développé dans ce dossier conserve son actualité :seule la procédure des MAPA entre 4000 et Euros sera modifiée

6 Étape 1 La notion de définition préalable des besoins dans le Code des marchés publics Le niveau dévaluation des besoins dans les E P L E Préparation,analyses, collecte des renseignements Estimations financières

7 La notion de Définition Préalable des Besoins -Larticle 1 du Code des Marchés Publics(CMP) précise que lefficacité de la commande publique,et la bonne utilisation des deniers publics sont assurés par la définition préalable des besoins. -Larticle 5 indique que la nature et létendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision par la Personne Publique avant tout appel à la concurrence,ou toute négociation. -Le marché conclu par la Personne Publique doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins. Il résulte de la combinaison de ces dispositions que pour tous les marchés: - la définition des besoins est le préalable indispensable au lancement dune consultation -ils doivent ètre appréciés avec une précision adaptée à lobjet du marché et à la procédure envisagée -le marché doit viser à la satisfaction dun seul besoin(fournitures, services ou travaux)préalablement et précisément déterminés De nombreux litiges sont liés à une mauvaise définition des besoins,cause dune imprécision du cahier des charges, puis dune insatisfaction devant la prestation fournie.

8 Le niveau dévaluation des besoins dans les EPLE La première obligation de lacheteur public sera de déterminer le niveau pertinent de détermination des besoins. Cette obligation est de la compétence du C.A. En règle générale,le niveau dévaluation est celui de la personne publique,en ce qui nous concerne lEPLE -ainsi: 1 lycée +1 lycée pro = 2 évaluations des besoins - 1 lycée +1 collège en cité scolaire = 2 évaluations des besoins -Le choix dun niveau inférieur, exceptionnel dans nos établissements doit être justifié par des éléments objectifs, motivant la décision du CA,et ne doit pas aboutir à contourner les obligations de publicité et de mise en concurrence. -Pour les Greta et CFA,gérés en service à comptabilité distincte : ces services sans personnalité morale verront leurs besoins additionnés avec ceux de leur établissement support pour lévaluation de leurs besoins annuels.Cest sous cette forme que sera présenté lEPCP pour le vote du CA. Néanmoins,le suivi dans GFC est obligatoirement réalisé dans 2 EPCP distincts.

9 Préparation, collecte de renseignements (1) Le représentant du pouvoir adjudicateur est responsable de la définition des besoins dachat : il sagit du chef détablissement qui sera assisté du gestionnaire et de son équipe Durant la même période, le chef détablissement élabore le projet de budget,et examine léquilibre entre ressources et dépenses : il y aura une cohérence entre estimations des besoins et dépenses budgétaires,bien que les finalités soient très différentes. Collecte de renseignements :la reconduction sans analyse des options. dachat et des fournisseurs de lexercice précédent nest pas satisfaisante Il est important à ce stade de recueillir le maximum de données : - sur les besoins des différents utilisateurs de létablissement. A ce stade,toutes les compétences sont bienvenues (enseignants pour les fournitures pédagogiques, responsables de CDI,personnel de cuisine ou dentretien….) -sur létat des consommations de lexercice précédent et de lexercice en cours -sur les options,les variantes par rapport aux solutions traditionnellement retenues,les évolutions technologiques que les utilisateurs pourraient connaître - sur les fournisseurs potentiels :le paysage économique local et régional pour las achats courants,les fournisseurs spécialisés au niveau national pour des achats de produits à haute technologie ou de solutions complexes

10 Préparation,collecte de renseignements (2 ) LAnalyse des besoins fonctionnels des Services sera réalisée -en adoptant une démarche de coût global prenant en compte le prix dachat mais aussi le coût de fonctionnement et de maintenance -en distinguant les achats habituels ou standards et les achats spécifiques -en cherchant à limiter les achats imprévus qui ne seront pas intégrés dans les procédures de concurrence et qui coûteront cher Sefforcer avec laide de personnes compétentes de traduire les besoins en spécifications techniques se référant à des normes reconnues par les professionnels, permettant une mise en concurrence claire Enfin, Prendre en compte des objectifs de développement durable(art 5-1 du CMP)

11 ESTIMATION FINANCIERE DES MAPA Cest lestimation financière des prestations recensées qui impose le choix de la procédure: -MAPA -ou procédure formalisée C A Nancy( 4/08/2006) :chaque marché doit respecter la procédure de passation afférente au seuil calculé sur le montant global de lopération Les dispositions du CMP qui vont permettre à la Personne Publique de déterminer le montant estimatif du marché sont prévues à larticle 27 : 1) TRAVAUX art 27-1 –alinéa 1 et alinéa 2 Valeur globale HT de lensemble des travaux et prestations se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages,ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation,et incluant toute forme doption et les reconductions éventuelles

12 2)FOURNITURES ET SERVICES(art 27 –II-alinéa 2) Il est procédé à une estimation de la valeur totale HT des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres(au regard de leur nature),soit parce quils constituent une unité fonctionnelle(en prenant en compte leur destination) Ce montant tiendra compte de toute forme doption et des reconductions éventuelles du contrat. Nous allons donc pouvoir établir une nomenclature résumant et classant les besoins de létablissement,établie en fonction des caractéristiques de son activité propre et qui, lorsque les besoins auront été chiffrés, permettra de lancer, pour chacune des lignes (ou familles )de la nomenclature,des procédures conformes à la réglementation : publicité et mise en concurrence.

13 ETAPE 2 LEPCP, pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins Larticle R du Code de lÉducation et le décret du 20mars 2007 Quelques précisions pour la réalisation dun EPCP Vote de lEPCP:2 formes possibles Difficultés de mise en œuvre de lEPCP Les Chambres des comptes connaissent- elles lEPCP ? Un règlement intérieur de la commande publique?

14 LEPCP, Pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins (1) En 2002,létat prévisionnel de la commande publique est présenté comme un outil daide récapitulant les évaluations de besoins des établissements et permettant de définir les procédures dachat. (circulaire du 05/06/2002 aujourdhui caduque ) Cet outil répond à la nécessité délaborer une nomenclature des besoins présentée à létape précédente. Le décret du 27 août 2004 et la circulaire dapplication du 5 octobre 2004 vont modifier la destination première de létat et en faire également le support de lautorisation de signer les marchés,donnée par le CA au chef détablissement. « les textes prévoyaient auparavant une autorisation expresse du CA pour que le chef détablissement puisse signer un contrat ou une convention(donc un marché)ainsi quune transmission systématique du contrat signé aux autorités de contrôle. Or, en application de la définition donnée à larticle premier du décret du 7/01/2004 portant code des marchés publics, tout contrat conclu par un EPLE pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services quel qu en soit le montant ou la forme(écrite ou orale ) et quel quen soit le contractant est un marché public » Ce constat a conduit à adopter des mesures reprises dans le Code de lÉducation.

15 LEPCP, pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins (2) Lart R du Code de lÉducation précise que : « En qualité dorgane délibérant de létablissement,le conseil dadministration, sur le rapport du chef détablissement exerce notamment les attributions suivantes: 6°) il donne son accord sur C)La passation des conventions dont létablissement est signataire à lexception - des marchés qui figurent sur un état prévisionnel de la commande publique annexé au budget -des marchés qui sinscrivent dans le cadre dune DBM adoptée conformément au 2 de larticle R421-60(DBM de la compétence du chef détablissement) - en cas durgence, des marchés qui se rattachent à des opérations de gestion courante dont le montant est inférieur à 5000 Euros ou Euros pour les travaux et les équipements » En dehors de ces cas, le chef détablissement ne peut signer un marché(à partir du premier euro ) quavec un vote spécifique du Conseil dadministration et lorsque la délibération est exécutoire(15 jours après la transmission) En létat actuel de la réglementation, lEPCP se révèle donc indispensable.

16 LEPCP Pièce justificative de dépense et nomenclature chiffrée des besoins(3) LEPCP figure t-il dans les pièces listées par le décret du 20 mars 2007 relatif aux pièces Justificatives de dépense dont la présence doit être vérifiée par les Agents Comptables dEPLE avant paiement ? Le décret étant applicable à lensemble des collectivités locales et à leurs établissements, lEPCP dont la double finalité est propre aux seuls établissement de lÉducation Nationale nest pas cité directement. Néanmoins, le décret dans sa rubrique 4 consacrée aux « Marchés Publics » 4-2 Marchés à procédure adaptée note 6,vise « les approbations requises,le cas échéant,par des textes institutifs des établissements publics locaux,auprès dorganes délibérants ou non (qui) doivent être produites dans les formes prévues par ceux-ci « La note renvoie donc bien,pour le cas qui nous concerne,aux dispositions prévues par le Code de lÉducation, qui instituent lEPCP

17 Quelques précisions pour la réalisation dun EPCP(1) Le rectorat a mis en ligne sur lintradig rubrique « conseils aux établissements » 2 modèles dEPCP :lun sous lintitulé » séminaire 2008 « (le modèle du lycée Verlaine de Rethel), lautre sous lintitulé « EPCP » : vous pouvez vous en inspirer. LEPCP est un tableau à double entrée : -en vertical les besoins détaillés conformément à lart 27 couvrant lensemble des activités propres à chaque établissement -en horizontal les diverses procédures: Mapa,Groupement de commandes, Centrale dachat(ne concerne que lUGAP),Appel doffres( selon besoins recensés supérieurs à Euros HT ou en application dune décision de recourir à une procédure formalisée), procédures négociées,autres procédures Il convient de veiller à la cohérence entre les montants des besoins et la procédure retenue:un montant égal ou supérieur à Euros HT+TVA pour les fournitures et les services ne pourra pas être inscrit dans la colonne Mapa. Si le montant sapproche du seuil des procédures formalisées, il conviendra de sinterroger sur la pertinence du maintien d une procédure adaptée. Les Mapa inférieurs à Euros ne sont pas inscrits dans la colonne « autres procédures» mais maintenus en « Mapa »

18 Quelques précisions pour la réalisation dun EPCP (2) Fournitures en gaz et électricité : Le Conseil dÉtat a réaffirmé le caractère facultatif de la mise en concurrence,quel quen soit le montant ( avis du 08/07/2004) :la libéralisation du secteur de lénergie reste une faculté et non une obligation pour les collectivités territoriales(et donc leurs établissements) La loi de 2006 sur lénergie conforte les tarifs réglementés sans limitation de durée pour le gaz et lélectricité. En conséquence,les dépenses dénergie payées aux fournisseurs historiques seront portées en » autres procédures ».Par contre les fournitures de fuel,soumises à concurrence feront lobjet dun Mapa ou dun Appel doffre,suivant le montant estimé.

19 Vote de lEPCP: deux formes possibles LEPCP peut prendre la forme DUN ACTE ANNEXE AU BUDGET Il fait lobjet dune délibération unique :Budget et EPCP Transmissible aux trois autorités de contrôle Exécutoire 30 jours après le dernier accusé de réception OU DUN ACTE DU CA( code dans lapplication du rectorat de Reims: ) Délibération distincte du budget Transmissible aux autorités de contrôle Exécutoire 15 jours après le dernier accusé de réception

20 LEPCP nest pas un Budget sous une Présentation Économique LEPCP nintègre pas : - Les recettes budgétaires - De nombreuses dépenses : Les traitements Les cotisations,les impôts Les frais de déplacement payés aux agents Les dépenses internes Les transferts à des coll.ou divers organismes Les bourses et subventions MAIS LE BUDGET ET LEPCP :-concernent 1 année civile -sont établis TTC ( rappelons que les seuils du CMP sont HT ) -présentent des estimations cohérentes entre les comptes 60,61,62 et la section 2 des ouvertures budgétaires dun établissement évalués sur un exercice entier dune part,les montants totaux de lEPCP dautre part.

21 DIFFICULTES DE MISE EN ŒUVRE DE LEPCP (circulaire Daf A3 du 22/6/2006) La circulaire rappelle 1)- que loutil de gestion EPCP introduit dans GFC pour lexercice 2006 répond à 2 obligations réglementaires distinctes :- politique dachat dune part -autorisation donnée au CE de signer les marchés dautre part 2)- quaucune norme nest imposée pour la classification des achats, afin que chaque établissement puisse établir une nomenclature adaptée à ses propres caractéristiques 3)- que,par ailleurs, aucun lien nest établi entre le montant total des achats prévus à lEPCP et celui du budget initial : il convient en effet de considérer que lEPCP porte sur une évaluation des besoins pour la totalité de l exercice « Or, ce sont ces 2 points,le choix dune nomenclature inadaptée et un montant prévisionnel insuffisant pour certaines catégories dachats, qui semblent expliquer la plupart des difficultés rencontrées « LEPCP nest pas soumis au principe de sincérité budgétaire,ce nest pas un document budgétaire

22 EPCP ET CHAMBRES DES COMPTES : LES CRC CONNAISSENT-ELLES LEPCP ? Il nexiste que peu de textes ou les CRC font référence à lEPCP. Invités au séminaire des gestionnaires et agents comptable de lAcadémie de Reims en Juin dernier,les représentants de la Chambre de Champagne-Ardenne nont pas développé ce point lors de leur intervention.Il nest cependant pas exclu quun sujet aussi important que lautorisation de signer tous les marchés soit lun des prochains thèmes de contrôle des Chambres. Extrait dune observation de gestion formulée par la CRC Pays de Loire : « Lagent –comptable travaille à la mise en place dun EPCP qui serait applicable au 1/01/2006. Ce qui veut dire à contrario que tous les contrats de fournitures et de prestations passés en 2005 et qui nont pas été explicitement autorisés par le Conseil dAdministration ont été irrégulièrement signés par la personne responsable des marchés,en lespèce le Proviseur,et étaient susceptibles dentraîner la mise en jeu de la responsabilité du comptable Il est impératif quun tel document (EPCP) soit réalisé dans les meilleurs délais. »

23 UN REGLEMENT INTERIEUR DE LA COMMANDE PUBLIQUE ou UNE SIMPLE INFORMATION DU C. A SUR LA POLITIQUE DE LACHAT PUBLIC ? Le principe de transparence impose davoir défini une règle du jeu claire,que ce soit vis à vis de lintérieur(tous les intervenants de lEPLE dans la procédure dachat), ou de lextérieur ( les fournisseurs ) de létablissement. En dessous du seuil des marchés formalisés,cest au CA quil revient de fixer les règles quil entend suivre pour obtenir et sélectionner la meilleure offre. Doit-on recommander de formaliser la politique dachat par un règlement voté ou faisant lobjet dun avis du C.A ? - les grosses structures pourront utilement élaborer un règlement bien adapté à la politique de létablissement et à ses moyens en personnel pour en réaliser le suivi.Il faut veiller à ne pas élaborer un Code des Marchés-Bis trop contraignant, introduisant des seuils intermédiaires qui vont simposer quel que soit la nature des besoins. -pour les petites structures,il est préférable de confier au C.E(ou à son délégué qui sera souvent le gestionnaire),le soin de déterminer, en fonction de la nature de lachat, et non de son seul montant,le choix de la procédure à adopter.Celle-ci sintégrera dans le cadre de la politique dachat préalablement présentée au C.A. Dans toutes les situations, un guide des recommandations du C.A pour lachat public peut utilement être élaboré,soumis aux conseillers, puis largement diffusé.

24 ETAPE 2 suite Les marchés pluriannuels et le vote spécifique du CA La reconduction des marchés et leurs conséquences

25 UN MARCHE PLURIANNUEL ? Un marché pluriannuel fait lobjet dun vote spécifique du C.A. Question : un marché de 12 mois se déroulant de mars N à février N+1( donc sur 2 exercices budgétaires) est-il un marché pluriannuel ? La revue Objectif Établissements de l hiver 2007 dans son dossier consacré aux marchés publics précise quune autorisation de linstance délibérative simpose « pour les marchés dont lexécution se déroule sur plusieurs exercices budgétaires qui ne peuvent être prévus dans lEPCP,annexé au budget, ce dernier étant par nature annuel » Nous avons soumis cet exemple au ministère qui nous a répondu le 22/09/2008 :le marché sexécutant sur 12 mois nest pas pluriannuel, ne nécessite pas une décision spécifique, et sera inscrit sur les 2 EPCP concernés pour leur montant annuel. Un marché de 13 mois est un marché pluriannuel,faisant lobjet dune décision spécifique, et sera inscrit sur 2 EPCP pour chaque montant annuel. Un marché de 12 mois reconductible 1 fois fait également lobjet dune décision spécifique.

26 DUREE ET RECONDUCTION DES MARCHES ( 1 ) Décret du 1/08/2006 portant code des Marchés, Chapitre 8 : - »La durée dun marché et,le cas échéant,le nombre de reconductions sont fixés en tenant compte de la nature des prestations et de la nécessité dune remise en concurrence périodique » Un marché peut prévoir une ou plusieurs reconductions à condition- que les caractéristiques restent inchangées - et que la mise en concurrence ait été réalisée en prenant en compte la durée totale du marché,périodes de reconduction comprises. Le représentant du pouvoir adjudicateur prend par écrit,avant la fin de chaque période contractuelle, la décision de reconduire,ou non, le marché.

27 DUREE ET RECONDUCTION DES MARCHES ( 2 ) La seule durée fixée par le CMP est celle des accords-cadres et marchés à bons de commande : 4 ans au maximum. Pour les petits établissements abordant cette année las Mapa de fournitures courantes une durée dun an reconductible 1 ou 2 fois peut être recommandée. ( fournitures alimentaires,papier, fournitures de bureau,produits dentretien …) Il en est de même pour les marchés sur des secteurs connaissant des évolutions technologiques très rapides ou une volatilité importante des prix ( matériel informatique, projection …) Les marchés de prestations présentant une technicité ou une complexité, qui devront être définies avec précision dans un cahier des charges plus élaboré, peuvent être proposés pour une durée plus longue :3 ou 4ans ( location et maintenance des photocopieurs ….)

28 Que faire en présence dun marché (contrat ) reconduit par tacite reconduction depuis de nombreuses années,et pour lequel le fournisseur a réalisé,cette année encore, des prestations non réglées ? Ni le fournisseur,ni létablissement ne peuvent se prévaloir de ce marché qui nest plus exécuté dans des conditions régulières. 1)Signifier par Recommandé AR, au fournisseur, que le marché est dénoncé à compter du…. Quune nouvelle procédure est lancée dont la publicité peut être consultée sur tel support et quil peut faire une proposition à létablissement conformément au cahier des charges 2)demander au fournisseur détablir des factures détaillées,sans référence au marché en cause, pour les prestations réalisées

29 ETAPE 3 Préparation des dossiers Un écrit est-il imposé pour les Mapa? Quelles sont les mentions a inscrire dans les Mapa ? Faut-il prévoir un règlement de consultation? Le problème des critères de choix. Lesquels choisir ? Faut-il les pondérer? Le délai de réception des offres

30 FORME DES MAPA : NECESSITE DUN ECRIT ? Larticle 11 du CMP prévoit que les marchés et accords-cadres dun montant égal ou supérieur à Euros HT sont passés sous forme écrite ( nous verrons dans la partie Contrôles du comptable, si cet écrit est une pièce justificative qui simpose au comptable Aucune forme spécifique du marché écrit nest exigée pour les MAPA Pour les marchés de fourniture ou de service courants,dun montant réduit, ce peut être un devis contresigné,un bon de commande adressé à lentreprise,un courrier dacceptation dune proposition de fournisseur ….. Pour les marchés importants ce sera un cahier des charges précis contenant des dispositions détaillées, proche de celles contenues dans les documents des marchés à procédures formalisées.(cf documents du lycée Bazin de Charleville) Il est essentiel que létablissement garde la main dans la procédure délaboration du marché, et ne signe pas de contrat transmis par le fournisseur (ne pas oublier que toute clause acceptée a vocation à être appliquée ; le fournisseur saura,un jour, le rappeler ) )

31 MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA SI UN PETIT CAHIER DES CHARGES EST ELABORE (1) POUVOIR ADJUDICATEUR : établissement ….. adresse…. Représenté par son chef détablissement M/Mme…. Autorisé par acte du ( date de la décision spécifique ou date de vote de lEPCP ) COMPTABLE ASSIGNATAIRE DES PAIEMENTS : (références de lagent-comptable ) MARCHE n°….. OBJET DU MARCHE …………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. PROCEDURE :marché passé selon une procédure adaptée en application de larticle 28 du CMP,compte tenu de lestimation du coût dacquisition,inférieure à Euros.Ce document fait référence au Cahier des Clauses Administratives Générales Fournitures Courantes et Services (cas le plus courant dans les EPLE ).REGLEMENT DE CONSULTATION – date et heure limites de dépôt des offres ……….. - modalités denvoi ( voie postale,déposé sur place contre récépissé, dématérialisé ):……………………………………………….. -adresse de réception des offres:……………. -CRITERES DE CHOIX par ordre de priorité….. -éventuellement : pondération des critères…………

32 MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 2 ) DISPOSITIONS DU MARCHE :- le marché comporte … LOTS ( ou un lot unique ) - DUREE :le marché est conclu pour : -1 an ou : - 1an reconductible 1( ou 2) fois par notification formelle transmise au titulaire …x jours avant la fin de chaque période annuelle - 2, 3 ou 4 ans ( une durée supérieure nest pas conseillée ) - DESCRIPTIF ET PRIX :détail technique des lots et descriptif réalisé par létablissement( le plus précis possible, mais il nest pas admis de porter des marques ou références commerciales ) Demander aux entreprises de joindre en annexe une réponse détaillée et chiffrée : soit prix unitaires x quantités = prix total de chaque article : soit prix forfaitaire - LIVRAISON : date de début des prestations ou date de livraison le …………. Les frais de livraison sont à la charge du titulaire - PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE : 1) le présent document valant acte dengagement et cahier des clauses particulières 2) le détail ou devis chiffré joint en annexe

33 MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 3 ) GARANTIES : délai de garantie à compter de la livraison(min 1 an ) ………. REGLEMENT :le mode de règlement est le virement le délai global de paiement est de 45 jours à compter de la réception de la demande de paiement dument enregistrée. Conformément au Décret du 21 février 2002, le taux des intérêts moratoires est celui de lintérêt légal à la date ou les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points PENALITES DE RETARD :en application du CCAG FCS ENGAGEMENT DU CANDIDAT : je soussigné (nom,prénom ) …………….. agissant au nom et pour le compte de lentreprise………………………….. adresse du siége social ……………………lieu dexploitation ou agence ……… n° SREN (9 chiffres )……… code APE ……. N° registre du commerce ou des métiers …………………….. Ayant pris connaissance du présent document que jaccepte sans modification ni réserve : 1) mengage à exécuter les prestations,objet du marché, détaillées au présent document et dans le devis annexé, pour un prix de………………

34 MENTIONS A INSCRIRE DANS UN MAPA ( 4 ) 2) affirme sous peine de résiliation de plein droit du marché ne pas tomber,à titre personnel ou au titre de lentreprise ou de la société que je représente,sous le coup de linterdiction découlant de larticle 50 modifié de la loi du 14 avril ) demande les sommes dues au titre du présent marché soient portées au crédit du compte suivant (porter le numéro complet et joindre un RIB ) A………..LE…………….lu et approuvé (signature et cachet ) ACCEPTATION DE LOFFRE par le représentant du pouvoir adjudicateur A……….LE…………… le Chef dÉtablissement NOTIFICATION DU MARCHE - par lettre recommandée AR : -ou remise sur place : RECU A TITRE DE NOTIFICATION UNE COPIE DU MARCHE A…………………… LE……………… signature du titulaire : ………..

35 FAUT-IL PREVOIR UN REGLEMENT DE CONSULTATION ? Article 42 du CMP: » les marchés et accords-cadres passés après mise en concurrence font lobjet dun règlement de la consultation ….. Ce règlement est facultatif si les mentions qui doivent y être portées figurent dans lavis dappel public à la concurrence « Il est précisé dans le même article que,pour les MAPA, le règlement de la consultation peut se limiter à la mention : - des phases de la procédure -des critères de choix de loffre LE PROBLEME DES CRITERES DE CHOIX (1) Dans une réponse à une question écrite du11/01/2007,le ministère des Finances a indiqué « quel que soit le type de procédure utilisé,les candidats doivent être informés de la manière selon laquelle le pouvoir adjudicateur procédera à la comparaison des offres des candidats,et comment il retiendra pour attribuer le marché tel candidat plutôt que tel autre Cest la raison pour laquelle, même pour les MAPA,les critères de choix (sachant que si le pouvoir adjudicateur ne retient quun critère se sera le prix ),doivent être portés à la connaissance des candidats dans lavis dappel public à la concurrence,ou en labsence dun tel avis,dans le règlement de consultation »

36 LE PROBLEME DES CRITERES DE CHOIX (2 ) Le CMP 2006 offre la possibilité de retenir : -soit une pluralité de critères justifiés par lobjet du marché ou ses conditions dexécution (article 53-I-1°du CMP) :la qualité, le prix, la valeur technique,le caractère esthétique ou fonctionnel,les performances en matière de protection de lenvironnement,le coût global dutilisation,le caractère innovant,le service après vente et lassistance technique,le délai de livraison ou dexécution -soit,compte tenu de lobjet du marché,un seul critère : le prix Pour conserver une liberté de choix, létablissement pourra retenir plusieurs critères, dont un critère général, rendant difficile une éventuelle contestation de la part dun candidat non retenu Exemple :1) qualité 2) prix 3) délais de livraison PONDERATION DES CRITERES Les critères choisis doivent-ils être pondérés? Par exemple : qualité :40%, prix 35%,délais 25% Larticle 53 II ne prévoit une obligation de pondération que pour les marchés formalisés,les MAPA ny étant pas contraints.Néanmoins,cette méthode peut être intéressante pour les marchés se rapprochant des Euros HT

37 Exemple de choix dun titulaire de MAPA par application de critères pondérés : 2 critères – le prix 60%, la qualité des produits 40% 3 offres sont reçues 1) A offre le meilleur prix B un prix supérieur de 5% C un prix supérieur de 15% 2) la note de A est de 6 sur ce critère celle de B est de 6 – 5% soit 5.7 celle de C est de 6 –15%soit 5.1 3) selon le critère de qualité, A est noté 3 sur 4 B reçoit la note de 4 C est noté 3.5 sur 4 4) Classement des offres B,qui totalise 9.7 sera déclaré titulaire du marché par le représentant du pouvoir adjudicateur

38 LES PRIX DANS LES MAPA Les prix faisant lobjet dun marché sont soit des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées,soit des prix forfaitaires (art 17 CMP ) Art 18 : Sauf exception, (art 19 CMP ),le marché est conclu à prix définitif. Ce prix peut être ferme ou révisable. Art 18 alinéa 3 : le prix ferme - invariable pendant la durée du marché -peut être actualisable si un délai supérieur à 3 mois sécoule entre la date ou le candidat a fixé son prix dans loffre et le début dexécution du marché Art 18 alinéa 4 : le prix révisable ( cest un prix modifiable pour tenir compte des variations économiques ) - le marché va fixer : la date détablissement du prix initial, les modalités de calcul de la révision, sa périodicité. un prix révisable nest pas actualisable Dans le cadre que nous avons choisi,et qui consiste à inciter les établissements à adopter progressivement des procédures réglementaires mais simples,nous ne pouvons que conseiller de recourir dans le maximum de cas aux prix fermes, si possible non actualisés.Lélaboration des formules paramétriques de révision, étroitement adaptées à chaque marché est un travail de spécialistes.De plus le suivi et le contrôle des actualisations est également un travail minutieux.Néanmoins certains marchés,alimentaires par exemple, devront prévoir des prix révisables pour intéresser les candidats.

39 REVISION DES PRIX Exemple de formule de révision : La plus classique qui retient un élément fixe de 15% : Prix révisé HT= Po ( I/Io ) ou Po est le prix HT de base du marché I est la valeur de lindex choisi,pour le mois dexécution de la prestation Io est la valeur de lindex choisi,au moment de la signature du marché Les index sont consultables sur les sites : INSEE PRO Moniteur expert Pour les marchés de produits alimentaires frais : -le prix initial :généralement,il est prévu que les offres seront exprimées en termes de % de variation (en + ou en - ) par rapport à une référence fixée par lacheteur ex. :la cotation du Service des Nouvelles des Marchés (SNM) ou le barème du fournisseur.Si ce dernier est choisi il convient de se montrer vigilant par rapport aux rabais proposés : -le candidat doit transmettre ses conditions générales de ventes applicable à lensemble des clients du même circuit de distribution - -le tarif présentera les informations relatives à lorigine, la catégorie de classement,le calibre, la variété des produits normalisés,ainsi que le pays dorigine pour les produits importés

40 -lors de la remise des offres,les candidats transmettent les tarifs des semaines précédentes -il est prudent de prévoir que les variations de prix dune semaine à lautre ne pourront être supérieures à celles constatées pour les mèmes produits de la cotation SNM Les mercuriales mises au point par le SNM sont des documents qui comprennent les cotations de tous les produits dun secteur donné(ex.fruits et légumes ) pour un marché donné.Les cotations sont quotidiennes,hebdomadaires ou mensuelles et consultable sur le site du ministère de lAgriculture(Service des Nouvelles des Marchés ) Une cotation comprend 3 chiffres :le prix mini, maxi,et modal.Les 3 cours sont indissociables et constituent une cotation.C es cours devront être majorés du prix du transport des quais dembarquement aux lieux de livraison Le prix de règlement est celui qui ressort de lapplication du barème ou du tarif applicable,au jour de lémission du bon de commande

41 DELAI DE RECEPTION DES OFFRES Le code ne prévoit aucune disposition concernant le délai de publicité (nombre de jours minimum laissés aux candidats pour répondre à la publicité) pour les MAPA. Néanmoins,pour que la concurrence puisse séxercer,le délai doit être fixé en tenant compte de lobjet du marché et de la difficulté technique que présente la réponse(réponse ministérielle du 11/01/2005 ) - un délai de 10 jours est regardé comme correct pour un MAPA de montant réduit(entre 4000 et Euros ),pour des prestations courantes,ne présentant pas de difficultés techniques obligeant à une visite sur place ou une analyse spécifique - pour un marché plus complexe un délai de 20 à 30 jours, suivant lobjet de la prestation peut simposer Il est à noter que la délai sapprécie à la date de la publication et non de lenvoi de lannonce à lorgane de presse lorsque un avis dappel public à la concurrence est publié.Les jours sont décomptés de cette date à la date fixée de remise des offres

42 ACHAT PUBLIC ET DEVELOPPEMENT DURABLE Extrait de la note du Rectorat de Reims en date du 21/04/2008 : « Je vous rappelle limportance de ce critère dans la définition de vos besoins -en incluant les caractéristiques environnementales dans les spécifications techniques ( art 6 du CMP ) et dans les clauses relatives aux conditions dexécution du marché( art 14 ) -en demandant la production de certificats de qualité (art 45 ) -en prenant en compte des critères tels que les performances en matière de protection de lenvironnement dans lanalyse des offres (art 53 ) «

43 ETAPE 3 LA PUBLICITE DES MAPA Les seuils pour la publicité des Mapa Une publicité adaptée Les diverses formes de publicité Demander 3 devis est-il une forme de publicité régulière? Transparence et tracabilité

44 LES SEUILS POUR LA PUBLICITE DES MARCHES En labsence de règlement de la commande publique voté par le CA, entre 1 et E HT il appartient au chef détablissement,représentant du pouvoir adjudicateur de déterminer les modalités de publicité en fonction : - de lobjet du marché - de ses caractéristiques - de la localisation des opérateurs économiques susceptibles de répondre SEUILS REGLEMENTAIRES ART 28. I jusquà E HT :aucune obligation nest imposée par le Code ART 40 II de à E HT libre choix des modalités de publicité par le pouvoir adj. ART 40. III de à E HT annonce au BOAMP ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales.Compte –tenu de la nature du marché,une publication dans un journal spécialisé du secteur économique concerné peut se révéler nécessaire. Rappel concernant les marchés de moins de E :la possibilité de sexonérer de publicité doit sapprécier au regard de larticle 1 du CMP ( quel que soit leur montant, les marchés publics respecteront le principe de liberté daccès à la commande publique,dégalité de traitement des candidats,et de transparence des procédures. ) En dautres termes,le principe dexonération de lart.28 est une exception à la règle et ne saurait devenir un processus dachat

45 FORMES DE PUBLICITE ENTRE I ET EUROS HT Publicité orale Appels téléphoniques pas darchive : problème de traçabilité à ne pas employer Publicité écrite 1) lettres de consultation spécifique : Prévoir des A R Fax, courrier, mail 2) Avis dappel à la concurrence : Conserver des - JAL + site Internet de lEPLE archives à chaque - ou JAL+ dossiers écrits gratuits à retirer stade par le candidat à laccueil ou à lintendance 3) affichage dans létablissement NOMBRE MINIMUM DENTREPRISES qui doivent être consultées « les moyens de publicité retenus doivent être considérés au regard de leur efficacité (CE 7 /10/2005 ) » CONTENU : le CMP ne prévoit aucune disposition encadrant le contenu obligatoire de la publicité pour les MAPA inférieurs à Euros.Il est important dy faire figurer : la procédure appliquée (procédure adaptée conformément à lart 28 du CMP ), lobjet précis du marché, les pièces à fournir,la date de remise des offres, les critères de comparaison des offres,le cas échéant : comment obtenir le cahier des charges

46 LA TECHNIQUE DES TROIS DEVIS Parmi les modalités de publicité,la circulaire du 7 janvier 2004 –, portant manuel dapplication du CMP partie 3, paragraphe indique que « pour les très faibles montants, on doit considérer que la mise en concurrence de plusieurs prestataires ou fournisseurs constitue en elle même un élément de publicité suffisant, et quil nest,en effet, pas nécessaire de recourir dans tous les cas à une publication pour satisfaire à lobligation de transparence. » Il a souvent été considéré que cette mise en concurrence sans publicité pouvait prendre la forme dune demande de devis à 3 fournisseurs différents.( pourquoi trois ? Deux semble un peu juste pour une réelle concurrence,et trouver quatre fournisseurs pour chaque petit lot est difficile ) Aujourdhui cette disposition nest plus applicable sans distinction: -dune part parce que,depuis le décret modificatif du 26 novembre 2004, sont dispensés de mise en concurrence les marchés dont le montant est inférieur à 4000 Euros HT (20000 euros depuis le décret du 19/12/08 ): pour ces marchés la demande de devis nest plus obligatoire (mais on peut estimer que dans certains cas,notamment depuis lévolution du seuil à euros, cette procédure des trois devis demeure intéressante ) -dautre part,pour les marchés compris entre et Euros,une demande de 3 devis doit être considérée comme une mise en concurrence sans publicité,donc non conforme au CMP

47 TRANSPARENCE ET TRACABILITE Quel que soit le degré de formalisme imposé par la procédure adoptée, il convient dinsister sur la nécessité de conserver les preuves écrites justifiant les choix réalisés. - Archiver soigneusement toutes les pièces attestant de la réalité de la publicité réalisée Demandes de devis, courriers adressés aux fournisseurs,photocopies de catalogues, réponses même négatives des entreprises, copie du site Internet de leple, de lAJI,exemplaire du journal portant la parution de la publicité réalisée, copie des factures des frais de publicité …. Toutes ces pièces ne doivent pas être transmises à lagent comptable,mais agrafées avec le double du premier bon de commande du marché concerné ou regroupées dans un classeur « marchés publics année n «, détaillé par numéro de marché. - Avoir à lesprit que la liberté de procédure dont bénéficient les MAPA implique que lon doit être, à tout moment, en mesure de justifier chacune des opérations réalisées devant des tiers (et notamment celles constatant lefficacité de la publicité réalisée ) : fournisseurs non retenus,organes de contrôle, juges du domaine administratif, financier, ou pénal.

48 ETAPE 4 MISE EN CONCURRENCE Les seuils de mise en concurrence Doit on saisir une commission dappel doffres? Qui signe le marché? Faut-il notifier le marché? Linformation des candidats non retenus Que faut-il faire lorsque loffre retenue dépasse le montant prévu dans lEPCP ?

49 LES SEUILS DE MISE EN CONCURRENCE ( 1 ) La mise en concurrence est la procédure mise en œuvre par le pouvoir adjudicateur pour effectuer la comparaison des offres reçues et retenir un titulaire pour le marché. A ce stade il peut être utile de rappeler brièvement les opérations précédentes : -la définition des besoins et l élaboration dune nomenclature adaptée à lactivité de lEPLE - lévaluation financière des besoins et le vote de lEPCP chiffré - la préparation dun dossier écrit à partir de euros HT (courrier,devis,cahier des charges plus ou moins détaillé selon le montant et la complexité du marché) - la mise en œuvre dune publicité efficace LA MISE EN CONCURRENCE ----Sous le seuil de euros, le Code dispense les acheteurs de mise en concurrence,ce qui signifie quaucune des procédures formalisées de comparaison des offres nest imposée mais ne signifie pas que ces marchés peuvent être passés de gré à gré.Les principes dégalité entre les candidats et de transparence dans les procédures doivent être respectés.

50 LES SEUILS DE MISE EN CONCURRENCE ( 2 ) Le code impose de procéder à une mise en concurrence à partir de euros :la procédure relève de la décision du représentant du pouvoir adjudicateur (CE) à moins quun règlement de lachat public voté par le CA ne prévoit des dispositions précises. En fait lorsque les montants se rapprocheront du seuil des marchés formalisés, et lorsque lobjet du marché sera complexe, la procédure conduisant au choix de loffre la plus avantageuse devra pouvoir être justifiée avec rigueur Ainsi, une fois encore il convient davoir à lesprit que la spécificité de la procédure adaptée tient au fait quil nest pas possible de se retrancher derrière le simple respect dune procédure, mais quil faut pouvoir justifier ses choix Ainsi,la mise en concurrence est la suite logique de linformation préalable des candidats - cest à dire de la publicité des besoins - dont découle la majeure partie des conditions de la concurrence.Quelques dispositions applicables aux MAPA : 1) toutes les offres doivent être reçues avant la date ( et lheure ) prévue par le règlement de consultation ou la publicité 2)Si des pièces dont la production était demandée dans le cahier des charges sont manquantes, elles pourront être réclamées au candidat

51 3)les dossiers des candidats seront examinés au regard des niveaux des capacités professionnelles et techniques,demandées dans le cahier des charges ou la publicité La procédure adaptée offre de nombreuses dispositions quil ne faut pas perdre de vue :une des plus intéressante est la possibilité de négocier avec les candidats avant la comparaison finale des offres. Conditionnés par des années de pratique interdisant tout contact avec les fournisseurs, les acheteurs profitent peu de la liberté de négocier que le Code de 2004 leur a offerte. Par crainte de voir leur responsabilité engagée, beaucoup hésitent à lutiliser Pourtant,il est possible de mener des négociations intéressantes pour les finances des établissements,pourvu quelles soient menées en toute transparence et que légalité entre les candidats soit respectée.

52 DOIT-ON SAISIR LA COMMISSION DAPPEL DOFFRES POUR UN MAPA ? Le CMP prévoit que, pour les marchés formalisés (art 59 en cas dappel doffres ouvert,art 64 en cas dappel doffres restreint ) cest la CAO qui choisit loffre la plus avantageuse. Le code ne prévoit rien pour les MAPA Le Ministre des Finances, dans une réponse du 8/03/2007 a précisé « que le fait quun article du CMP ne mentionne pas lautorité compétente pour effectuer un acte signifie quil appartient au pouvoir adjudicateur de déterminer,au vu de son organisation et des règles qui lui sont applicables, qui est la personne compétente. » Lorsque lintervention de la commission dappel doffres nest pas prévue dans un règlement de lachat public voté par le CA,il convient de considérer que le chef détablissement,chargé de conclure les contrats selon la réglementation, est compétent. Par ailleurs,sans imposer le recours à la CAO pour les MAPA, le règlement de lachat public peut prévoir une commission dexamen des offres, à composition variable selon lobjet du marché, se réunissant sans délais de convocation à la demande du CE,afin de donner un avis sur les offres reçues.Cette formule permet dimpliquer les Personnels de létablissement dans le choix des titulaires de marchés sensibles (matériel informatique,photocopieurs,fournitures pédagogiques, de laboratoire …)

53 QUESTIONS DIVERSES SUR LA FIN DE LA PROCEDURE RAPPORT DE PRESENTATION :le rapport du pouvoir adjudicateur nest pas obligatoire à lissue dune procédure adaptée AVIS DATTRIBUTION DANS LA PRESSE: la publication de lavis dattribution nest pas obligatoire pour les MAPA TRANSMISSION DUN ACTE A LAUTORITE DE CONTRÔLE :les MAPA,ainsi que les marchés sur appel doffres dun montant inférieur à Euros HT nont pas a être transmis à lautorité de contrôle pour être exécutoires. La seule obligation consiste à informer le CA des marchés conclu sans autorisation préalable et à tenir à disposition des membres du CA qui en feraient la demande,les documents sur ces marchés. Le marché peut donc immédiatement être signé par le CE ou la personne ayant reçu délégation de signature : ladjoint au CE ou le gestionnaire non comptable NOTIFICATION :conformément à larticle 81 du CMP,les MAPA dun montant supérieur à Euros doivent passés sous forme écrite et notifiés au titulaire du marché avant tout commencement dexécution.Il ny a pas de précision dans le code sur la forme de cette notification, qui revêt souvent la forme dun accusé de réception des documents du marché par le titulaire, daté et signé.(voir la partie sur les mentions à faire figurer dans les MAPA)

54 INFORMATION DES CANDIDATS NON RETENUS :lart 80.I ne prévoit une obligation dinformation des candidats non retenus que pour les marchés formalisés Cette obligation nexiste pas pour les MAPA. Cependant, rien ne soppose à ce quune entreprise demande à connaître les raisons du rejet de son offre. Cest notamment le cas lorsque les montants approchent le seuil des marchés formalisés et que lobjet du marché concerne un secteur ou la concurrence est vive (location-maintenance de photocopieurs, fournitures informatiques …) En règle générale, un courrier succinct, présentant le rang de classement par le pouvoir adjudicateur de loffre de lentreprise,et le montant de loffre retenue suffisent Sont communicables :- Toutes les pièces qui jalonnent le déroulement de la mise en concurrence,à lexception du détail des autres offres reçues (Commission daccès aux doc.adm3/02/2000) - Les rapports danalyse des propositions reçues (sils existent ),des négociations ( sil y en a eu ),le contrat et ses annexes financières (si le marché est supérieur à 4000 euros ) Non communicables :-les documents qui porteraient atteinte aux intérêts commerciaux dune entreprise - les documents préparatoires Les documents doivent être consultables sur place ou par envoi de copies, aux frais du demandeur,au coût de la reproduction,et si un tarif en ce sens a été voté dans létablissement.

55 QUE FAUT-IL FAIRE LORSQUE LE MARCHE DEPASSE LE MONTANT PREVU DANS LA FAMILLE DE LEPCP ? Les offres ont été analysées,il reste à formaliser le marché,or le montant indiqué dans loffre la plus avantageuse est supérieur au montant de la famille de lEPCP concerné par ce marché Dans ce cas, -il conviendra de sassurer que le budget peut supporter le montant proposé, éventuellement en tenant compte d autres marchés qui se sont révèlés inférieurs à lestimation prévue, sinon loffre est inacceptable selon la définition de larticle 35.III du CMP : les crédits budgétaires,insuffisants, ne permettent pas au pouvoir adjudicateur daccepter loffre qui devra être éliminée, et le marché sera infructueux. -sil ne sagit que dun problème de défaut dans lestimation financière des besoins,et que les familles de lEPCP doivent être réajustées,le marché ne pourra être signé que lorsque la décision de modification de lEPCP sera exécutoire. Le CE na pas, avant cette date,reçu mandat pour engager létablissement à hauteur de loffre retenue.

56 LES CONTROLES DU COMPTABLE Le rôle du comptable en matière de Mapa Les pièces justificatives de dépense

57 LAGENT COMPTABLE ET LES MAPA Lagent comptable devra sassurer de la régularité des pièces justificatives fixées par le décret de 2007 : nous les examinerons dans le paragraphe suivant,elles sont peu nombreuses.Par contre sa mission de conseil auprès de lordonnateur,en équipe avec le gestionnaire pour les établissements rattachés,est importante dans le domaine de lachat public. Le comptable na pas, dans le cadre des contrôles qui lui incombent,à sassurer du respect des procédures de passation des marchés (publicité,mise en concurrence) du respect des seuils des marchés formalisés du respect des règles édictées par un Règlement de lAchat Public voté, de limputation correcte des dépenses dans les lignes correspondantes de lEPCP Il na pas à vérifier les certifications de lordonnateur relatives aux dépenses sur ressources affectées ou urgentes Lensemble de ces dispositions relève de lordonnateur

58 PIECES JUSTIFICATIVES DE DEPENSES POUR LAGENT COMPTABLE -lEPCP exécutoire :décret du 20/03/2007 rubrique 4.2,renvoi 6 visant larticle R du code de lÉducation.Vérification que,sur chaque ligne,le montant voté nest pas en dépassement - Certificat de lordonnateur pour les dépenses sur DBM de type 2 ou en cas durgence -Marché pluriannuel :décision exécutoire autorisant la signature du marché -Une copie du marché écrit en cas de demande davance,dacompte ou de retenue de garantie ou sil concerne une prestation de maîtrise dœuvre -Une copie du marché écrit lorsque la demande de paiement fait référence au contrat ou marché (jointe au premier mandat ) -Mémoire ou facture (obligatoire à 230 euros,mais pourquoi ne pas avoir une demande de paiement écrite pour toute prestation ? )

59 En pratique,par quoi commencer? Un calendrier indicatif des priorités

60 CALENDRIER SUCCINT DES OPERATIONS IMMEDIATEMENT: - En arrivant dans un établissement :sassurer de lexistence dun EPCP exécutoire ; vérifier la disponibilité de chaque ligne -au cas ou ce document naurait pas été établi :informer le chef détablissement des obligations en matière dachat public ; quelle que soit la date dans lexercice, concevoir un EPCP en reprenant les modèles en ligne, porter des montants arrondis extraits du dernier compte financier et expliquer la démarche au CA. Après le vote,établir un acte code dans lapplication du rectorat Si le disponible savère insuffisant sur certaines lignes, réajuster largement par augmentation ( les transferts nont pas un réel intérêt :il ne sagit pas darbitrer entre des crédits budgétaires mais de donner une autorisation de passer des marchés ) Présenter au CA Acte : AVANT LE VOTE DU BUDGET N+1 Modifier si besoin les lignes de lEPCP afin de suivre au mieux lévolution de lactivité de létablissement et de sa politique dachat AVANT LE DEBUT DE LEXERCICE -Prévoir sur le site de lEPLE une page marchés publics, visible dés la page daccueil :Y porter,si possible dés le vote par le CA,pour chaque ligne de lEPCP un état détaillé, par type de fournitures ou de prestations,des besoins recensés.

61 -Publier dans un journal habilité à recevoir les annonces légales,une information en quelques liges concernant la procédure dachat de létablissement, renvoyant pour les précisions au site de lEPLE et à ladresse de lintendance pour les renseignements éventuels sur les modalités de candidatures -Il est illusoire de penser que des cahiers des charges puissent être élaborés pour la totalité des lignes de lEPCP en N+1 sil nexiste aucune culture détablissement dans ce domaine et si aucune procédure réglementaire n a été engagée lannée en cours : choisir les lignes pour lesquelles un MAPA va couvrir sans trop de difficultés lintégralité des besoins annuels,en sélectionnant dans un premier temps des besoins en fournitures ou prestations courantes éventuellement divisés en lots –produits dentretien,papier, fournitures administratives,manuels, entretien et contrôle des installations (si ces prestations ne sont pas assurées par des groupements de commande ), outillage pour les agents,quincaillerie … Un seul fournisseur sera retenu par ligne,pour une durée d 1 année éventuellement reconductible -Porter une attention particulière aux voyages et aux produits alimentaires qui sélèvent souvent à des montants importants mais qui sont difficiles à gérer -Prévoir une publication au BOAMP (coût forfaitaire 55 Euros pour les Mapa inférieurs à90000 Euros) ou sur le site de lAJI pour le ou les marchés les plus importants,même sils natteignent pas le seuil des Euros HT (Ce seuil devrait bientôt disparaître )

62 EN N+1: -établir des bons de commande par le module approvisionnements de GFC (cf. les dossiers en ligne dans la rubrique intradig conseils aux établissements ) -être à lécoute des insatisfactions éventuelles dans lexécution des marchés( délais de livraison,qualité des marchandises ou prestations )


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