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Les voyages scolaires Les voyages scolaires La comptabilisation des acomptes sur 2 exercices Différents types d écritures COMPTABILISATION A COMPTER DU.

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1 Les voyages scolaires Les voyages scolaires La comptabilisation des acomptes sur 2 exercices Différents types d écritures COMPTABILISATION A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2008

2 Voyage des 3èmes du collège fodad… Ce voyage facultatif au Paradis espagnol concerne 32 personnes dont 30 élèves et 2accompagnateurs, il seffectuera les 22,23 et 24 mars. BUDGET PREVISIONNEL DEPENSES : Transport DON QUIROTTE4000,00 LAuberge Espagnole3100,00 Visite la Tour Efole200,00 Parc de la Vilaine200,00 Cafétéria « Kscrout »500,00 Le Total des dépenses sélève à 8000,00 pour 32 personnes. Le coût de revient du voyage sélève à 250,00 par personne. RECETTES : FSE 1450,00 Familles Subvention de la collectivité de rattachement1000,00 Contribution entre services 450,00 30 élèves participent au voyage : 5100 / 30= 170 La famille de chaque élève participant règlera la somme de 170 en deux versement. 1er versement :100,00 mois de janvier 2ème versement : 70,00 mois de février

3 Le financement SUBVENTIONS = Ressources affectées DEtat ( ZEP, projet établissement…) Dautres organismes publics (collectivités) Information du CA, DBM de niveau 2 LES DONS FSE Associations de parents délèves Organismes privés Le CA doit accepter le principe de son versement et de son utilisation avant toute perception FONDS PROPRES Service général Service spécial Contribution entre services par DBM de niveau 3 SUBROGATION DE CREANCES (aides individuelles) Fonds sociaux (évitent discrimination fondée sur revenus des parents) Divers organismes (CAF, municipalités, comités dentreprise). Payent en lieu et place des familles. et depuis 2005, les chèques vacances…

4 Les dépenses Rappel : les dépenses ne sont engagées que lorsque les décisions du CA sont exécutoires et que les crédits sont inscrits au budget. AVANT LE VOYAGE - bons de commande - versement dacomptes ou darrhes ( 1 contrat est conclu) Arrhes : EPLE les perd en se désistant mais nest pas contraint à lexécution du contrat. Acompte : engagement ferme des 2 parties, obligation d acheter. - dérogation aux règles de paiement après service fait (acompte jusquà 70%). CF : BO règle du paiement après service fait PENDANT LE VOYAGE - AC seule personne habilitée à manier les fonds publics - Des menues dépenses peuvent être effectuées dans le cadre dune régie temporaire.

5 La régie temporaire Régie de dépenses prévue par le chef détablissement pour permettre à une personne désignée régisseur davance du voyage (pour la durée de celui-ci) de partir avec une somme permettant de faire face à des dépenses. La régie peut être couplée à une carte bleue (attention, celle-ci est au nom du régisseur et doit être demandée par lintermédiaire du comptable au Trésor) Rédiger la régie (signée par le chef détablissement), la transmettre au comptable qui délivrera lavance contre reçu. Prévenir le professeur quil devra conserver les justificatifs des dépenses. Au retour, il restituera le montant du reliquat de lavance au comptable et les dépenses seront mandatées pour ordre au N3. Texte sur le débet des régisseurs (décret du 5 mars 2008)

6 La convention de mandat

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8 Lexécution budgétaire Les voyages et sorties facultatifs se gèrent au chapitre N3 qui est dit « sans résultat » (pas de réserves), les recettes doivent être rigoureusement égales aux dépenses ce qui suppose parfois une possibilité dajustement (participation du FSE par exemple) Les voyages ou sorties obligatoires sont en totalité sur le chapitre A1, ou sur les services spéciaux suivants : J1 (enseignement technique) J31 (Projet détablissement) Un reliquat inférieur à 8 euros peut resté acquis à létablissement après un délais de 3 mois. Au-delà de 8 euros la somme est restituée aux familles.

9 Les écritures comptables La comptabilité des ressources des familles La comptabilité des ressources des familles 4118 familles part aux voyages scolaires exercice courant 4117 familles part aux voyages scolaires exercice antérieur 4191 avance reçue des familles N3/7067 contribution des familles aux voyages scolaires 1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE Lorsque les élèves versent des avances (ce qui est généralement le cas), ces sommes sont suivies au compte Ensuite, elles sont transférées dans « les produits » du voyage au 4118

10 Les écritures comptables Les encaissements Les encaissements 1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE Sur caisse : 531 Par chèque bancaire : 5112 puis 5151 Une autre possibilité depuis 2005………

11 Les écritures comptables La comptabilité des chèques vacances La comptabilité des chèques vacances Un préalable: le vote du CA, lagrément ANCV Remise à l encaissement Remboursement par lANCV (retour relevé trésor)

12 Les écritures comptables LES VOYAGES SE GERENT DANS LES COMPTES DE: « RESSOURCES AFFECTEES » produits à recevoir (de racine 46826charges à payer ( de racine Le comptable, au vu de la prévision budgétaire prend en charge le voyage dans 2 comptes parallèles, celui des produits à recevoir (de racine qui suit lencaissement des recettes) et celui des charges à payer ( de racine qui suit lavancement des dépenses).

13 Les écritures comptables La comptabilité des ressources affectées ESP produit à recevoir ESP Charge à payer 2. Encaissement de la subvention de la collectivité de rattachement 3. Encaissement du don du FSE

14 Les écritures comptables La comptabilité des ressources affectées ESP produit à recevoir ESP Charge à payer 4. Prise en charge de la subvention de la collectivité de rattachement( écriture manuelle) 3. Prise en charge du don du FSE (écriture manuelle)

15 Les écritures comptables Fonds social Fonds social La commission de fonds social décide de l attribution d une aide pour 2 élèves pour une somme globale de Mandat 2.Affectation au voyage 3.Ordre de recette Le montant accordé est assimilé à un paiement de la famille

16 Les écritures comptables Les contributions entre services Les contributions entre services Le principe: « un service donne, un service qui reçoit » Une DM de l ordo type11 (virement dans chapitre A1 ou J1 ou J31…..) pour alimenter un compte 6588 Une DM de type 38 pour vote au chapitre N3 ( avec code de gestion) OU Une DM de prélèvement sur fonds de réserve pour alimenter un A ou J1… ET

17 Les écritures comptables Les contributions entre services Les contributions entre services Le principe: « un service donne, un service qui reçoit » 1.MDT 2.PRISE EN CHARGE 3.OR OR

18 Les écritures comptables Les mandats Les mandats Paiement des factures: Mandat régie:

19 Les écritures comptables Affectation des avances Affectation des avances Pour le montant nécessaire à léquilibre de la dépense Constatation des reliquats (gestion des reliquats > 8)

20 Les écritures comptables Les ordres de recettes Les ordres de recettes La subvention du conseil général Le don du fse La part des familles Pour mémoire: Contribution entre services Cf diapo 13

21 Les écritures comptables La comptabilité des acomptes La comptabilité des acomptes Sur l exercice N Encaissement au 4191 (recette avances) Paiement de l acompte du voyage Ordre de reversement Pour ordre 2500 transfert en produits constatés davance

22 Les écritures comptables La comptabilité des acomptes La comptabilité des acomptes Compte Charges constat é es d'avance Le compte 486 enregistre les frais engag é s par l' é tablissement au cours d'un exercice et qui seront imput é s à l'exercice Suivant auquel ils se rapportent. En effet, les comptes de la classe 6 enregistrent toutes les charges des qu'elles se produisent et comprennent ainsi des charges engag é es pendant cet exercice, mais qui concernent l'exercice suivant. Pour r é tablir le r é sultat de l'exercice, les charges de l'exercice suivant sont transf é r é es en fin d'exercice au d é bit du compte 486. Le montant de ce transfert est effectu é au vu d'un ordre de reversement par le cr é dit des comptes de charges int é ress é s. Le compte 486 est d é bit é par le cr é dit du compte int é ress é de la classe 6 sur é mission d'un ordre de reversement. Le compte 486 est cr é dit é, à l'ouverture de l'exercice suivant, par le d é bit des comptes de charges int é ress é s de l'exercice. En cas de besoin, le compte 486 peut être subdivis é.

23 Les écritures comptables La comptabilité des acomptes La comptabilité des acomptes Sur l exercice N+1 Mandat pour ordre de l acompte du voyage Le 486 est soldé Les encaissements sont basculés, les prises en charge, les or y compris celui de l acompte sont effectués sur lannée correspondante à la dépense N3/ (montant total) OR

24 Compte 4091 : acompte. ( Source gestionnaire03) La question se pose souvent du paiement des acomptes, notamment pour les voyages, sur un exercice alors que lopération sera finalisée sur lexercice suivant. La mécanique comptable est dune simplicité enfantine et consiste en une opération hors budget se traduisant par un ordre de paiement de lordonnateur du montant de lacompte avec utilisation du compte Acompte de 1000 payé en novembre 2007, sur un montant total de la facture de 3000 pour un voyage effectué en mars En N (2007) : : 1000 (paiement de lacompte) ; bilan de sortie du 4091 justifié au cofi. En N+1 (2008) : : 1000 (reprise en BE du compte) N : 3000 ( mandatement de la facture totale due au voyagiste) : 2000 (montant de lacompte déduit du paiement) : 1000 (régularisation de lacompte) 2 ème méthode:

25 Les écritures comptables conseils conseils Créer des codes de gestion par voyage en dépense et en recette Idem pour la classe 4

26 Des dessins … Comptabilité Générale Comptabilité budgétaire Dépenses N3 Voyagiste : 7100 Dépenses de Régie : 900 Total : 8000 Recettes N3 Participation familles : 5100 Subvention CG : 1000 Participation FSE : 1450 Contribution entres services:450 Total 8000 Compt es Classes 6 Comptes classe 7 Produits à recevoir Charges à payer Encaissements Subventions Fond social Foyer socio-éducatif = N3 OR ENC


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