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Le système dinformation du premier degré Mise en place de la Base élèves ESEN, le 26/05/05Jacques CAILLAUT, IEN adjoint, IA de la Gironde.

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1 Le système dinformation du premier degré Mise en place de la Base élèves ESEN, le 26/05/05Jacques CAILLAUT, IEN adjoint, IA de la Gironde

2 Rappel des principaux objectifs... Suivre les effectifs Partager les informations avec les mairies Améliorer les informations pour les services académiques et centraux Suivre le parcours de lélève Faciliter le travail administratif du directeur décole

3 Les besoins : les 12 processus Suivi des effectifs réels au niveau de lécole Admission Gestion courante Inscription Radiation Gestion opérationnelle des élèves Gestion opérationnelle des élèves Répartition dans les classes Suivi Scolarité Passages Pilotage départemental, académique et national Pilotage départemental, académique et national Suivi des effectifs réels au niveau IEN, IA, rectorat Prévisions des effectifs Statistiques académiques et nationales Utilisation de la base par IEN, IA, rectorat Attribution et gestion de l INE

4 Modélisation des données du dossier Elève Elève personne responsable personne responsable type de responsabilité type de responsabilité école est admis définitivement mairie besoins éducatifs particuliers besoins éducatifs particuliers classe est mis en admissibilité activités périscolaires activités périscolaires langue cycle niveau est affecté temporairement est affecté en permanence CLIN ou regroupement CLIN ou regroupement appartient suit a été précédemment enseignant est proposé au passage est au acquisition obtient est inscrit commune réside dans absences élève est maintenu au groupe denseignement groupe denseignement est affecté est proposé au maintien Est sous la responsabilité de est inscrit présente est concerné par

5 Base Gestion Directeur Base Gestion Mairie Cas B Ecole Mairie Cas F Base Gestion Mairie Cas A Ecole Cas E Mairie Cas D Base Gestion Mairie Ecole Mairie Cas C Base Gestion Directeur Interfaces Intégration Les différentes situations locales possibles Base Elèves EN

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8 État des lieux du département….. …… avant le démarrage de l expérimentation

9 Quelques chiffres…. 340 écoles maternelles 340 écoles maternelles 592 écoles élémentaires (932 écoles) 592 écoles élémentaires (932 écoles) 24 circonscriptions dIEN 24 circonscriptions dIEN 4 villes de habitants 4 villes de habitants 443 communes de - de 2000 habitants 443 communes de - de 2000 habitants 1 communauté urbaine, 1 communauté dagglomération, 42 communautés de communes 1 communauté urbaine, 1 communauté dagglomération, 42 communautés de communes

10 Essais de cohérence…. pour la connexion des écoles Circulaire IA : obligation dadresse institutionnelle domaine ac-bordeaux.fr (juin 2001)Circulaire IA : obligation dadresse institutionnelle domaine ac-bordeaux.fr (juin 2001) Déclaration des écoles pour suivi (application en ligne)Déclaration des écoles pour suivi (application en ligne) Aide à léquipement : un ordinateur communiquant par école depuis juin 2000Aide à léquipement : un ordinateur communiquant par école depuis juin 2000 Action : lettre IA au Préfet et Président du Conseil Général pour connexion des dernières écoles.Action : lettre IA au Préfet et Président du Conseil Général pour connexion des dernières écoles.

11 Essais de cohérence…. pour la formation et laccompagnement Dispositif daccompagnement : 1 Maître Animateur TICE (MATICE), à mi-temps, par circonscription.Dispositif daccompagnement : 1 Maître Animateur TICE (MATICE), à mi-temps, par circonscription. Lieux de formation TICE : une salle par circonscription (9/23 à ce jour, 6 en projet).Lieux de formation TICE : une salle par circonscription (9/23 à ce jour, 6 en projet). Site ressources TICE, Intranet.Site ressources TICE, Intranet.

12 Conséquences de lexpérimentation au niveau des services de lIA Utilisation du courrier électronique en direction des écoles dès septembre 2004Utilisation du courrier électronique en direction des écoles dès septembre 2004 Création dun Intranet: base documentaire des servicesCréation dun Intranet: base documentaire des services Implication de lensemble des servicesImplication de lensemble des services Problème de stratégie de travail des services. (Exemple: Réflexion sur la typologie des échanges en direction des écoles).Problème de stratégie de travail des services. (Exemple: Réflexion sur la typologie des échanges en direction des écoles). Equipement ADSL des circonscriptions dIEN (réseau Racine)Equipement ADSL des circonscriptions dIEN (réseau Racine) Mise à jour de la base RAMSESEMise à jour de la base RAMSESE Engagement de la plate-forme dassistance et daccompagnement du rectorat (Scoltéléservices) pour lexpérimentationEngagement de la plate-forme dassistance et daccompagnement du rectorat (Scoltéléservices) pour lexpérimentation

13 Conséquences de lexpérimentation au niveau des écoles (1) Repérage des zones de haut débit et leur développementRepérage des zones de haut débit et leur développement Identification des logiciels de direction utilisésIdentification des logiciels de direction utilisés Mise en place dun dispositif de formation pour tous les directeurs ( Les Tice : outils professionnels…)Mise en place dun dispositif de formation pour tous les directeurs ( Les Tice : outils professionnels…) Équipement dun poste de gestion par école (financement de 86 postes pour dotation des écoles en expérimentation BE).Équipement dun poste de gestion par école (financement de 86 postes pour dotation des écoles en expérimentation BE).

14 Conséquences de lexpérimentation au niveau des écoles (2) 17% décoles utilisent un logiciel bureautique (excel, word, acces,…) pour la gestion de lécole17% décoles utilisent un logiciel bureautique (excel, word, acces,…) pour la gestion de lécole 36% décoles utilisent un logiciel de gestion décole36% décoles utilisent un logiciel de gestion décole 47% décoles nassurent pas la gestion de lécole par voie informatique47% décoles nassurent pas la gestion de lécole par voie informatique

15 Conséquences de lexpérimentation au niveau des écoles (3)

16 Conséquences de lexpérimentation au niveau des écoles : Formation (4) Dispositif de formation ( test de ce dispositif avec lapplication JADE) Formateurs départementaux : formation de lensemble des MATICE + 2 directeurs(trices) 4 h : 9 novembre 2004Formateurs départementaux : formation de lensemble des MATICE + 2 directeurs(trices) 4 h : 9 novembre 2004 Directeurs de lexpérimentation: 12 novembre 2004Directeurs de lexpérimentation: 12 novembre 2004 « Pool » de formateurs de circonscription: Le MATICE + 2 directeurs(trices) volontaires, personnes ressources Tice (pilotage IEN): 3h ou 2 x3h décembre2004, janvier, février 2005 « Pool » de formateurs de circonscription: Le MATICE + 2 directeurs(trices) volontaires, personnes ressources Tice (pilotage IEN): 3h ou 2 x3h décembre2004, janvier, février 2005 Contenus de formation des directeurs(trices): –3h courrier électronique –3h présentation Base-Elèves –3h usages en ligne ou à partir de la maquette: ergonomie, fonctionnalités, simulations, navigation dans lapplication, TP (outils CATEL: valise formateurs) –6 h entrée des données

17 Conséquences de lexpérimentation au niveau des écoles : Accompagnement (5) Dispositif daccompagnement technique Direction de lInformatique IA: sécurité, liaison MEN, remontée expérimentation, …Direction de lInformatique IA: sécurité, liaison MEN, remontée expérimentation, … Un point dentrée unique:Un point dentrée unique: Scoltéléservices, plate-forme académique Des outils de communication et de cohérence: site Intranet IA (mise à jour outils, informations,…), une liste de diffusion « Directeurs IA 33 ».Des outils de communication et de cohérence: site Intranet IA (mise à jour outils, informations,…), une liste de diffusion « Directeurs IA 33 ».

18 Conséquences de lexpérimentation au niveau de lInspection Académique (6) Une équipe projet: 1 DI, 1 SEOS, IENA, 1 chef de projet sous la responsabilité de lIAUne équipe projet: 1 DI, 1 SEOS, IENA, 1 chef de projet sous la responsabilité de lIA Un comité de pilotage interne: IA Adjoint, 5 administratifs des services IA, 2 directeurs, 3 IEN, Rectorat, 3 Matice, ScoltéléservicesUn comité de pilotage interne: IA Adjoint, 5 administratifs des services IA, 2 directeurs, 3 IEN, Rectorat, 3 Matice, Scoltéléservices Un comité de pilotage externe: Comité de pilotage interne + CG, préfecture, communes et représentants des associations des maires.Un comité de pilotage externe: Comité de pilotage interne + CG, préfecture, communes et représentants des associations des maires. Participation au Comité de pilotage national: chef de projet, IENA, 2 directeurs.Participation au Comité de pilotage national: chef de projet, IENA, 2 directeurs.

19 Conséquences de lexpérimentation sur les partenaires institutionnels (1) Mairies :Mairies : Usage de lInternet pour les liaisons administratives largement acceptéUsage de lInternet pour les liaisons administratives largement accepté Développement de lutilisation de lInternet dans les mairies, en parallèle Développement de lutilisation de lInternet dans les mairies, en parallèle 100% décoles bientôt connectées, 40% de mairies100% décoles bientôt connectées, 40% de mairies Arrivée du Haut Débit: demande partagée écoles - MairiesArrivée du Haut Débit: demande partagée écoles - Mairies Problèmes des petites communes qui nassurent pas linscription (tâche déléguée au directeur).Problèmes des petites communes qui nassurent pas linscription (tâche déléguée au directeur).

20 Conséquences de lexpérimentation sur les partenaires institutionnels (2)

21 Conséquences de lexpérimentation sur les partenaires institutionnels (3)

22 Conséquences de lexpérimentation sur les partenaires institutionnels (4)

23 Conséquences de lexpérimentation sur les partenaires institutionnels (5)

24 En guise de bilan provisoire…

25 Bilan détape…connexions Bilan des connexions : 877 écoles connectées et déclarées sur 932 soit 94% des écoles ( 7 avril 2005 ).Bilan des connexions : 877 écoles connectées et déclarées sur 932 soit 94% des écoles ( 7 avril 2005 ). Lettre IA aux communes des écoles non connectées avec offre dun ordinateur dédié à la gestion: 5 réponses (8 écoles dotées)Lettre IA aux communes des écoles non connectées avec offre dun ordinateur dédié à la gestion: 5 réponses (8 écoles dotées) Rappel :Rappel : –Janvier 2003 : 112 écoles –Janvier 2004 : 572 écoles –Janvier 2005 : 873 écoles

26 Bilan détape… 1ère vague Rappel : Test de lapplication par les directeurs et directrices volontaires de 20 écoles depuis décembre 2004 (1 ère vague)Rappel : Test de lapplication par les directeurs et directrices volontaires de 20 écoles depuis décembre 2004 (1 ère vague) … du côté du dispositif daccompagnement… du côté du dispositif daccompagnement –Appel plate-forme Scoltéléservices : 12 écoles –78% des fiches dintervention créées via lapplication –GLContact (12% par téléphone) –Intégration de 2 directeurs de Gironde engagés dans le groupe national BE au réseau Helpdesk

27 Bilan détape… 1ère vague … du côté des expérimentateurs 1.25 janvier 2005: 974 élèves inscrits par les 20 écoles en expérimentation.974 élèves inscrits par les 20 écoles en expérimentation. 2.7 février 2005: 1848 élèves inscrits1848 élèves inscrits 184 inscrits par mairies184 inscrits par mairies 3.21 mars 2005: 2616 élèves inscrits2616 élèves inscrits 309 par 5 mairies309 par 5 mairies 4.1 avril 2005: 2714 élèves inscrits2714 élèves inscrits 329 inscrits par 5 mairies329 inscrits par 5 mairies

28 Bilan détape… 1ère vague … du côté des collectivités territoriales 6 mairies sur 20 sétaient engagées à inscrire6 mairies sur 20 sétaient engagées à inscrire Aide sollicitée : réponse par interventions des Matice auprès des personnels de mairieAide sollicitée : réponse par interventions des Matice auprès des personnels de mairie Demande de modification du module inscription: ajout dune partie Gestion courante (édition de listes, requêtes,…)Demande de modification du module inscription: ajout dune partie Gestion courante (édition de listes, requêtes,…) Intérêt des petites communes pour lapplicationIntérêt des petites communes pour lapplication

29 Bilan détape… 1ère vague … du côté lInspection Académique Direction de lInformatique :Direction de lInformatique : –Liaisons CATEL, SCOLTELESERVICES, –Sécurisation de lapplication –Rôle restreint avec les écoles expérimentatrices –Rôle primordial à venir pour linformation et la formation des services IA DOS 1 (Division de lorganisation scolaire)DOS 1 (Division de lorganisation scolaire) –Test du lot 3 avec IEN (chantier national) –Préparation Vague 2

30 Bilan détape… 1ère vague … du côté de la formation Sur-évaluation du contenu de la formation : les directeurs et directrices possèdent les « contenus » contrairement à dautres types de stages..Sur-évaluation du contenu de la formation : les directeurs et directrices possèdent les « contenus » contrairement à dautres types de stages.. Lapprentissage se limite à la familiarisation à lapplication (ergonomie, usage de formulaires, navigation,…)Lapprentissage se limite à la familiarisation à lapplication (ergonomie, usage de formulaires, navigation,…) Demande du terrain : temps nécessaire à « la mise en fiches » ( saisie des données). Prévoir en conséquence pour lextension (heures de concertation « réservées » à la saisie, aide extérieure ponctuelle,…)Demande du terrain : temps nécessaire à « la mise en fiches » ( saisie des données). Prévoir en conséquence pour lextension (heures de concertation « réservées » à la saisie, aide extérieure ponctuelle,…) Envisager le moment de formation comme le temps de saisie des données des élèves de lécole: apprendre en usage réel.Envisager le moment de formation comme le temps de saisie des données des élèves de lécole: apprendre en usage réel. Réalisation dun « Mémento du débutant BE »: Mairie, écolesRéalisation dun « Mémento du débutant BE »: Mairie, écoles

31 Fin


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