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Formation des nouveaux gestionnaires 19 septembre 2013 Denis Jagu, Myriam Lesellier.

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1 Formation des nouveaux gestionnaires 19 septembre 2013 Denis Jagu, Myriam Lesellier

2 1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans lEPLE 2. La contexture budgétaire 3. Larticulation entre les recettes et les dépenses 4. Lexécution budgétaire 5. Les nouveautés introduites par la RCBC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3 La « comptabilité » est un ensemble de techniques qui servent à décrire une réalité financière La « comptabilité publique » est un ensemble de règles de droit, partie du droit public Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

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5 Utilise un certain nombre de techniques comptables, la plupart très simples Dans un environnement juridique précis (la comptabilité publique) Dans un univers professionnel particulier (LEPLE) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

6 Lannualité, lunité, luniversalité, la spécialité, la sincérité et léquilibre La séparation de lordonnateur et du comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

7 Le budget constitue une autorisation de percevoir des recettes et dengager des dépenses Cette autorisation est limitée dans le temps La durée de cette autorisation est lannée civile Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

8 Le budget est en « droits constatés » Tous les droits acquis au cours dun exercice doivent faire lobjet dun titre de recettes au cours de cet exercice Toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de lexercice auquel elles se rattachent (art. R et R du code de léducation) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

9 Toutes les dépenses et toutes les recettes sont présentées sur un document unique Cela ne soppose pas à des regroupements, par sections ou service, généraux ou spéciaux Cela ninterdit pas les budgets annexes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

10 Toutes les recettes viennent indistinctement financer toutes les dépenses On ne peut pas affecter une recette précise à une dépense précise (principe de la non affectation) On ne peut pas diminuer le montant dune dépense par le montant dune recette (principe de la non contraction) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

11 Cette règle connaît une exception qui, dans les EPLE, a une importance fonctionnelle et financière majeure: les ressources spécifiques, dont les ressources affectées Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

12 Les crédits ouverts au budget dun service ne peuvent pas être affectés à dautres services Un établissement ne peut recevoir de mandat pour des activités totalement étrangères à sa mission Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

13 Les quatre principes précédents perdraient tous leur sens si les prévisions de recettes et de dépenses nétaient pas sincères Une sous évaluation ou une sur évaluation fausserait léquilibre Les recettes et les dépenses sont donc évaluées le plus précisément possible, compte tenu des éléments dinformation disponibles Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

14 Les recettes doivent couvrir lensemble des dépenses Le total des dépenses ne peut pas excéder le total des recettes Le principe déquilibre ne soppose pas à ce quun budget soit présenté en déséquilibre, couvert par le fonds de roulement (il sagit dun déséquilibre voulu, financé et autorisé) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

15 En comptabilité publique, la réalisation des opérations de recettes et de dépenses est confiée exclusivement à deux personnes: lordonnateur et le comptable Les deux fonctions sont incompatibles La dualité des fonctions garantit lhonnête utilisation des deniers publics Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

16 Dans les EPLE, cette séparation est organisée selon un système particulier Elle place le gestionnaire comptable, mais aussi le gestionnaire matériel, dans une situation originale, en regard des autres administrations publiques. Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

17 Le budget initial Les modifications apportées au budget en cours dexercice La section de fonctionnement et la section dinvestissement Les services généraux Les services spéciaux Les réserves Les domaines et les activités Les comptes du Plan Comptable Général Létat prévisionnel de la commande publique Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

18 La réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC) a modifié considérablement la contexture budgétaire à compter du 1/1/2013 Instruction codificatrice M9.6 Evolution de loutil GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

19 Le budget initial décrit toutes les prévisions de recettes et de dépenses de lexercice à venir Son vote par le conseil dadministration est un acte politique majeur (il matérialise lautonomie de fonctionnement de lEPLE) Il est voté au niveau du service Exécutoire 30 jours après sa réception au représentant de lEtat, à la collectivité de rattachement et à lautorité académique Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

20 Elles viennent tout au long de lexercice modifier le volume et/ou la structure du budget Parce que des recettes ou des dépenses nouvelles se font jour Parce quune manière dexécuter une dépense apparaît mieux appropriée que celle qui avait été prévue Parce que des programmes dactivités sont modifiés Parce que des subventions affectées sont attribuées,… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

21 Les décisions de lordonnateur (DO) Virement à lintérieur dun service Ne modifient pas le montant des crédits ouverts Les décisions budgétaires modificatives (DBM) non soumises au vote du CA Ressources nouvelles spécifiques, reconstatation des produits scolaires, amortissements Modifient le montant des crédits ouverts à un service mais ne modifient pas la structure du budget Les DO et les DBM sans vote Sont immédiatement exécutoires Sont présentées pour information au prochain CA Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

22 Les décisions budgétaires modificatives (DBM) soumises au vote du CA Virement entre les services, ressources nouvelles non-spécifiques, prélèvement sur le fonds de roulement Modifient la structure du budget Exécutoires 15 jours après accusé de réception des autorités chargées du contrôle Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

23 La section de fonctionnement est formée des services généraux et des services spéciaux La section dinvestissement (section des opérations en capital) est réservée aux dépenses immobilisables et à leur financement (plus de 800 HT) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

24 Le service général correspond en dépenses et en recettes au fonctionnement courant (activités pédagogiques, vie de lélève, administration et logistique) Les services spéciaux décrivent, en recettes et en dépenses, des activités ou des missions particulières (bourses nationales, service de restauration et dhébergement, mutualisations) Les service général et certains services spéciaux ont des réserves Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

25 De dépenses et de recettes Au nombre de 3: Activités pédagogiques (AP): enseignement général et technologique, formation continue, apprentissage, périodes de stages en entreprise, voyages scolaires, sorties éducatives, projets pédagogiques Vie de lélève (VE): amélioration de la vie des élèves et des étudiants, santé et citoyenneté, aides sociales (hors bourses nationales) Administration et logistique (ALO): viabilisation, fonctionnement, entretien général, administration générale, sorties dinventaire, amortissements, provisions Leurs frontières peuvent poser des questions (auxquelles il faut apporter des réponses sous forme de choix) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

26 De dépenses et de recettes Distincts des activités principales de létablissement Au minimum au nombre de deux Bourses nationales (SBN): exclusivement ces bourses, ni bourses départementales, ni fonds sociaux Restauration et hébergement (SRH) sil nest pas géré en budget annexe Dautres peuvent être créées facultativement Mutualisations, besoin spécifique dindentification dune activité,… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

27 Un service unique: les opérations en capital (OC) Pour les acquisitions supérieures à 800 -les immobilisations- (en dépenses) et leur financement (en recettes) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

28 Les réserves (du service général et des services spéciaux qui en sont dotés) sont formées par les excédents de recettes sur les dépenses des années antérieures. Elles sont un élément du patrimoine de létablissement Certains services spéciaux nont pas de réserves Parce quils doivent couvrir leurs charges par leurs produits et sont donc toujours en équilibre (ex. bourses nationales) Certains services spéciaux ont des réserves parce quils assurent une vente de prestations (ex. restauration et hébergement, mutualisations) Les réserves sont une réalité comptable mais ne sont plus un indicateur budgétaire; elles ne sont plus égales au fonds de roulement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

29 Sont les échelons inférieurs de description budgétaire Permettent didentifier ou de regrouper toutes les dépenses et les recettes que létablissement souhaite identifier Sont censés sarticuler avec le projet détablissement et le contrat dobjectifs Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

30 Sont libres de définition (ils peuvent varier considérablement en nombre et en objet suivant les établissements) Sont obligatoires en dépenses et facultatifs en recettes Napparaissent pas en comptabilité générale Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

31 Sont léchelon le plus fin Composés de 9 caractères alphanumériques Commençant par 0 lorsquils sont créés létablissement Commençant par 1 lorsquils correspondent à une activité définie par lEtat et que celui-ci la défini Commençant par 2 lorsquils correspondent à une activité définie par la collectivité de rattachement et que celle-ci la défini Les 4 caractères suivants dépensent du financeur, les 4 derniers de létablissement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

32 CODES ACTIVITE ETAT.xls CODES ACTIVITE CG14.xls Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

33 budget sellier.pdf malherbe rcbc projet.xlsx Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

34 Petit rappel sur les classes de compte En dépenses, le compte de classe 6 napparaît quau moment de la liquidation; il nexiste pas au budget En recettes, le compte de classe 7 est mentionné au budget (et les domaines et – rappel - activités sont facultatifs Quelques exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

35 En cours de disparition Classe les dépenses selon une nomenclature par nature définie par létablissement et selon les procédures dachat du code des marchés publics Poursuivait un double objectif: satisfaire à lobligation légale faite à tout acheteur public de définir ses besoins, de les évaluer et de les organiser dans le respect des principes de la commande publique (art.5 du CMP) autoriser le chef détablissement à signer les marchés figurant sur cet État Prévisionnel sans avoir à réunir le conseil dadministration (art R du code de léducation): supprimé par la RCBC Devrait être remplacé par un état des marchés, contrats et conventions (EMCC) suivi dans GFC et présenté avec le budget initial Une autorisation annuelle de signer les marchés dune durée inférieure à un an et dun montant inférieure aux seuils de la commande publique formalisée est maintenant présentée tous les ans au CA (délégation prévue par lart. L du code de léducation) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

36 Le cas particulier du service annexe dhébergement Les ressources affectées Larticulation entre les services et les chapitres La mécanique des réserves Larticulation entre les services et les réserves Les documents budgétaires dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

37 Établit un lien particulier entre les recettes et les dépenses Varie dun département ou dune région à lautre depuis les derniers transferts de compétences (acte II de la décentralisation) Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

38 Les ressources affectées sont issues dun engagement contractuel ou conventionnel Elles ne sont acquises quà hauteur des dépenses effectivement réalisées Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

39 articulation dépenses recettes.doc Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

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41 articulation services et réserves.doc Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

42 Les états du budget Lhistorique douverture des crédits Lhistorique des prévisions de recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

43 Les phases de la dépense Les phases de la recette Les opérations de rectification Les opérations avant ordonnancement Les pièces justificatives Les outils de suivi dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

44 Lengagement La liquidation Lordonnancement (le mandatement) Le paiement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

45 La liquidation Lordonnancement Le recouvrement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

46 Dun mandat: lordre de reversement Dune recette: lordre dannulation ou de réduction de recette Servent à rectifier des erreurs de liquidation Les réimputations servent à rectifier des erreurs de services ou de comptes en dépenses et en recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

47 Les dépenses avant ordonnancement (également appelées sans ordonnancement préalable), sont réservées strictement à des opérations particulières (dépenses urgentes, loyers, menues dépenses, certaines dépenses sur contrats,…) Il existe aussi des recettes avant ordonnancement (tickets repas, objets confectionnés,…) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

48 Certaines dépenses peuvent être faites avant service fait: abonnements, loyers, avances, achats douvrages, dépenses de voyages,… Leur liste est également strictement réglementée Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

49 Certaines dépenses peuvent être à la fois sans ordonnancent préalable et avant service fait: abonnement eau, EDF, … Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

50 les justifications de la dépense sont précisément et limitativement énumérées; leur fourniture est indispensable Les justifications de la recette explicitent la liquidation Le contrôle de ces pièces incombe au comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

51 La situation des dépenses engagées La situation des recettes Les listes et les historiques Petite démonstration Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

52 5.1 les amortissements 5.2 les provisions 5.3 la capacité dautofinancement (CAF) 5.4 le fonds de roulement (FdR) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

53 Constat de la diminution dannée en année de la valeur des immobilisations (acquisitions > 800 ) Sont une dépense Lorsque limmobilisation a été acquise au moyen dune subvention, on amortit également son financement (la « neutralisation de lamortissement »), qui est une recette Implique quun tableau des durées d amortissements ait été voté en CA Code dactivité prédéfini dans GFC Exemples Conséquences sur le résultat, la capacité dautofinancement et le fonds de roulement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

54 Pour répartir des risques et des charges sur plusieurs exercices Doivent résulter dun évènement survenu au cours de lexercice Doivent être probables et estimées approximativement Sont une dépense Code dactivité prédéfini dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

55 Surplus monétaire dégagé par la différence entre recettes encaissables et dépenses encaissables, cad ignore les opérations dordre comme les amortissements ou les provisions CAF = résultat – (amortissements + provisions – neutralisation amortissements) Lorsque la CAF est dun montant négatif, on parle dinsuffisance dautofinancement (IAF) Dans un établissement qui a mobilisé ses réserves dès le budget initial, par exemple pour financer sa dotation aux amortissements, lIAF est une situation normale (déficit programmé) Est un indicateur majeur du budget Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

56 Différence entre les emplois stables et les ressources stables Fonds de roulement = réserves + (somme des amortissements + somme des provisions – somme des neutralisations des amortissements) Variation du fonds de roulement = CAF ou IAF - déficit de la section dinvestissement Est un indicateur majeur du budget Exemple: pièce B1.3 Malherbe.pdfpièce B1.3 Malherbe.pdf Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

57 Décret n° du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Code de léducation Instruction codificatrice M9.6 (3 tomes et annexes) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

58 Décret n° du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriales (annexe à lart. D du CGCT, liste des pièces justificatives de la dépense) Et/ou instruction codificatrice n° M0 du 30 mars 2007 ( même contenu que ci-dessus, mais commenté ) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

59 Instruction n° M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses (paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable) « La gestion des établissements scolaires locaux du second degré », J. GAVARD et autres, édition Berger-Levrault Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

60 Site de la DAF: idaf.pleiade.education.fr (utilisateur: ven, mot de passe: zen) Site de lESEN: Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013


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