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Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, cest-à-dire les créanciers et les débiteurs. Dans.

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1 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, cest-à-dire les créanciers et les débiteurs. Dans notre exemple, le 4012 étant soldé, le comptable a réglé la dette de létablissement. Le solde débiteur du 4112 constate une diminution des créances de létablissement. Dans ces comptes de classe 4, nous allons trouver : les comptes retraçant les dettes dont le solde sera soit créditeur soit nul Les comptes retraçant les créances dont le solde sera soit débiteur soit nul Des comptes décrivant les subventions reçues ou à recevoir dont le solde sera soit débiteur soit créditeur selon que lon sera en attente de recouvrement (solde débiteur) soit avec un reliquat. (solde créditeur, dans ce cas le surplus que lon conserve est assimilable à une dette de létablissement puisque la subvention ne lui appartient que pour le montant utilisé par ordre de recette)

2 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 5 = tous les comptes de trésorerie, cest-à-dire les comptes de manipulation de fonds. Le comptable a à sa disposition le compte trésor: 5151 (= suivi comme un compte bancaire matérialisé par le relevé trésor) le compte des chèques remis à lencaissement 5112 (= chèques en cours dadmission en valeur sur le compte)

3 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable le compte des chèques à payer (5159=disquette de paiement envoyée à la trésorerie ou chèque fait au fournisseur mais pas encore débitée sur le compte trésor) le compte caisse ( 531 )

4 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : CAISSE : Tenir le registre de caisse qui retrace chaque mouvement financier et le quittancier qui atteste du montant et de l'origine des fonds reçus ( chaque quittance figurera sur une fiche quotidienne d'encaissement générant automatiquement dans GFC une écriture DEBIT 531 / CREDIT compte de classe 4 concerné) TRESOR : tenir à jour le cahier du compte trésor retraçant toutes les opérations en cours. Il permet de connaître au jour le jour le solde du compte en tenant compte des fonds déjà déposée au trésor, des chèques qui vont l'approvisionner et de ceux qui vont le diminuer

5 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Opérations de caisse pour le compte de létablissement siège: –Encaissements => Quittance=> Fiche quotidienne dencaissement (GFC) => écritures automatiques (pour rappel) –Décaissements : Menues dépenses (Dépenses avant ordonnancement DAO) Transfert de fonds sur le compte trésor Opérations de caisse pour le compte du collège rattaché –Encaissements directs ou du régisseur(FQE) Réception de la régie de recette –Décaissements Constitution et reconstitution davance

6 LE QUITTANCIER

7 LE REGISTRE DE CAISSE

8 Autre cahier de caisse

9 La classe 5 : la caisse Encaissement de la quittance Dans notre exemple, le fonds de caisse a augmenté de 50 et nous constatons que les comptes de disponibilités augmentent au débit cest-à-dire à lopposé de nos comptes personnels !

10 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : Retour du relevé du compte trésor: Inscrire les écritures dans le cahier trésor (facultatif) saisir les écritures courantes dans le logiciel GFC afin de retracer dans la comptabilité les mouvements bancaires quotidiens : – Il pourra y avoir » virement sur le compte ( = recette ou virement de fonds ou compensation de chèques ou ré imputation de virement) » prélèvement sur le compte ( = dépense avant ordonnancement, ou chèque sans provision, ou compensation de disquette ou de chèque)

11 RELEVE TRESOR

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13 Le cahier trésor

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15 La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Envoi disquette à la TG Inscription sur le relevé trésor Envoi bordereau de chèques à la TG Inscription sur le relevé trésor Opérations de paiement et encaissement

16 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les virementsLes virements sur le compte trésor: 3 cas Subventions ou autres recettes (Saisi en FQE) Bordereaux de chèques encaissés Virement en espèces Ré imputation de virements ou 4664

17 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les prélèvements sur le compte trésor : 3 cas Disquettes de paiement ou chèques débités sur le compte Rejet de chèque Prélèvements automatiques opérés sur le compte ( dépenses de gaz, eau, électricité, téléphone )

18 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Définition: Cest une technique comptable qui permet de retracer un mouvement de fonds opéré en dehors de lexécution de la comptabilité de lordonnateur Dans quels cas ? Un trop perçu par létablissement à régulariser(C/4664) ou un virement à ré imputer ( C/4663). Lordre de paiement émis ici relève de la compétence de lagent comptable Des décisions de lordonnateur qui donnent lordre au comptable de régler un fournisseur en espèce (C/4668), de payer un dépôt ou cautionnement(C/275), dacquérir des valeurs de placement(C/500) Des charges à payer au 31/12 de lannée N pour des factures non parvenues à cette date: le mandatement est opéré sur lannée N mais la facture ne pourra être réglée que sur lannée N+1 lors de sa réception. Dans ce cas, il sagit dun OP conjoint à lordonnateur et au comptable ( C/408) certifiant la sortie de fonds sur lexercice suivant Des remboursements de caution (C/4667 ) ZOOM sur les ordres de paiement

19 EXERCICES

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22 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE ZOOM sur les dépenses avant ordonnancement La règle: Dans le phase de liquidation de la dépense, l'ordonnateur atteste du service fait ( matériel livré, prestation exécutée…). La signature du bordereau récapitulatif des mandats apposée par l'ordonnateur certifie que le service a bien été réalisé. Le paiement après service fait est un principe fondamental de la comptabilité publique. Les dérogations au principe : 3 cas Cela veut dire que les sorties des fonds ( qui vont éteindre la dette ) seffectuent avant lordonnancement et sont décrites immédiatement en comptabilité générale »Dépenses urgentes payables au comptant »Dépenses engagées automatiquement »Dépenses faisant l'objet d'un prélèvement bancaire

23 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures manuelles Prélèvement automatique concernant létablissement support Prélèvements sur le compte trésor GFC Compta Saisie des écritures Validation Regroupement comptable GFC Ordo Dépenses pour ordre TRANSFERT Prélèvements sur le compte trésor GFC Compta Saisie des écritures Validation

24 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures manuelles Prélèvement Après le 1 er janvier 2008 Regroupement comptable GFC Ordo Dépenses pour ordre TRANSFERT GFC Compta Saisie des écritures Validation Prélèvements sur le compte trésor Prélèvement concernant un collège rattaché

25 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures manuelles Regroupement comptable GFC Ordo Dépenses pour ordre TRANSFERT MENUES DEPENSES Achat au comptant sur la caisse GFC Compta Saisie des écritures Validation

26 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées Regroupement comptable GFC Ordo Dépenses pour ordre TRANSFERT DEUXIEME PHASE : LE RETOUR DES DAO Prise en charge du mandatement GFC Compta réception des écritures Validation Traitement des DAO et mandatement

27 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées Regroupement comptable GFC Ordo Dépenses pour ordre GFC Compta Saisie des écritures Validation Prise en charge du mandat DEUXIEME PHASE POUR UN COLLEGE Traitement des DAO et mandatement TRANSFERT

28 Les opérations périodiques –LES REGIES : La circulaire prévoit que le gestionnaire non comptable doit être institué régisseur d'avances et de recettes afin de pouvoir réglementairement encaisser des recettes ( frais d'internat et demi-pension, tickets repas, objets confectionnés…) ou payer des dépenses de faible montant. –LEUR COMPTABILISATION : Les comptes 543 ou 545 ( régies d'avance et régies de recettes ) sont mouvementés dans la comptabilité de l'établissement ou les régies sont installées. Les comptes 4723 ou 4725 retracent les dépenses à régulariser ou les recettes des régisseurs en attendant l'ordonnancement

29 LES REGIES : le régisseur est autorisé à manipuler des fonds publics => un module « régie » de comptabilisation des encaissements et décaissements est installé dans les collèges Collège B Établt rattaché Collège C Etablt rattaché Les opérations de comptabilité générale de chaque établissement sont tenues à l'agence comptable: Les documents comptables ( issus du module informatique GFC ) sont propres à chacun d'entre eux Ordo B Lycée A Siège agence comptable Etablissement support, Titulaire du seul compte Bancaire Ordo ACompta Ordo C ABC Régie

30 GFC Compta Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures manuelles Transfert de lhabilitation Des créances et du fond de caisse GFC Compta Habilitation Créances Réception de la Régie chez le régisseur Des fonds et des créances GFC Régie TRANSFERT Constitution de lavance

31 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures manuelles Montant des dépenses de régies à chaque fois quelles sont mandatées et transférées Réception des fonds chez le régisseur TRANSFERT Reconstitution de lavance GFC Compta

32 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées GFC Compta Réception régie Edition Fiches écritures Régie Encaissements chez le régisseur GFC Régie TRANSFERT Réception des fonds Et des écritures de régie Réception des écritures de régie de recettes TRANSFERT

33 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées GFC Compta Encaissement Transfert des créances Régie MAJ créances du régisseur GFC Régie TRANSFERT Encaissements Transfert des créances Prise en compte des écritures de régie de recettes dans les encaissements TRANSFERT

34 OPERATIONS MENSUELLES Arrêt des écritures (fin de mois) Vérifications de la balance (Vérification périodique automatique dans GFC + justification des soldes) Edition du journal Edition des fiches de compte Edition de la balance à conserver (niveau détail + transmettre aux établissements rattachés) Edition des états de développement des soldes (transmettre aux établissements rattachés)

35 Les documents comptables


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