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1 Pourquoi une formation sur les archives ? Le problème de lencombrement des bureaux par les archives est récurrent. Différentes expériences ont été menées,

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1 1 Pourquoi une formation sur les archives ? Le problème de lencombrement des bureaux par les archives est récurrent. Différentes expériences ont été menées, notamment en 1996 avec la venue dun stagiaire. La parution en février 2005 dune nouvelle instruction interministérielle sur les archives a été loccasion de relancer la réflexion et il a été décidé la mise en place dun projet détablissement sur la gestion des archives.

2 2 Objectifs de la formation Donner une information générale sur les archives Connaître les procédures et la réglementation en vigueur concernant les éliminations, les versements et la communicabilité des archives publiques Connaître les outils de larchivage : plan de classement, tableau de gestion Sensibiliser lensemble des agents à la nécessité du classement de leur dossier

3 3 Environnement législatif et règlementaire F Loi n° du 3 janvier 1979 sur les archives et ses décrets dapplication codifiée dans le code du patrimoine F Loi n° du 17 juillet 1978 et notamment son titre 1er sur la liberté d accès aux documents administratifs, actualisée par la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leur relations avec ladministration F Ordonnance n° du 6 juin 2005 relative à la liberté daccès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques F Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de lÉtat F Instruction ministérielle (Culture/Éducation) du 22 février 2005 relative à la conservation des archives reçues et produites par les services et établissements de lÉtat

4 4 La responsabilité du fonctionnaire Dispositions pénales : art. L du code du patrimoine « Sans préjudice de l'application des articles et du code pénal, le fait, pour toute personne, lors de la cessation de ses fonctions, de détourner, même sans intention frauduleuse, des archives publiques dont elle est détentrice à raison de ces fonctions, est puni d'une peine d'emprisonnement d'un an et d'une amende de ou de l'une de ces deux peines. »

5 5 Définitions des archives Les archives publiques comprennent lensemble des documents qui, quels quen soient la date, la forme, ou le support, procèdent de lactivité de lÉtat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics (article L du code du patrimoine). Pourquoi les conserver ? Gestion courante : disposer en permanence des informations utiles à son activités Justification des droits et obligations : conserver les preuves en cas de contestation Sauvegarde de la mémoire : intérêt historique N.B. : Ne pas confondre archives et documentation

6 6 La règle des trois âges F Il y a trois niveaux darchives : Archives courantes : documents dutilisation habituelle et fréquente qui sont conservés pour le traitement des affaires quotidiennes Archives intermédiaires : documents qui, nétant plus dusage courant doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques Archives définitives : documents qui, ayant subi des tris, ne sont conservés quà des fins de preuve juridique ou pour la documentation historique Ce qui différencie ces types darchives, cest la DUA (Durée dUtilité Administrative). Pendant cette période, la destruction ou le versement aux archives ne peuvent être opérés.

7 7 Quelques définitions Le producteur des archives Le service versant Le plan de classement Le tableau de gestion des archives

8 8 Les difficultés liées à la procédure darchivage F Difficulté liée à la détermination de la DUA Linstruction du 22 février 2005 indique pour chaque type darchive la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés dans les locaux en tant quarchives courantes ou intermédiaires, puis le sort final. F Difficulté liée au support d archivage La multiplication des bases de données et des documents sous forme électronique soulève deux problèmes : la pérennité du support, la valeur probante de l archive.

9 9 Le tableau de gestion Linstruction du 22 février 2005 propose des tableaux de gestion comportant l indication dune DUA, le sort final et d éventuelles observations. Le sort final à l issue de la DUA peut être de trois ordres : Le tri est indiqué par la lettre T. La conservation est indiquée par la lettre C. La destruction est indiquée par la lettre D. Dautres documents peuvent ne pas être recensés dans ces tableaux. Il appartient alors au chef de service, en accord avec la direction de létablissement et la personne chargée des archives, de déterminer les tableaux de gestion appropriés.

10 10 Un exemple de tableau de gestion : Médecine et infirmerie universitaires

11 11 La communication des archives Principe : la loi du 17 juillet 1978 prévoit que tout document administratif à caractère non nominatif est communicable de plein droit (les documents à caractère nominatif ne sont communiqués quà lintéressé) dès leur publication. Les autres documents sont communicables à lexpiration dun délai de 30 ans. Des dérogations : pour certains types darchives, des délais spéciaux sont prévus aux fins de préserver la vie privée ou les secrets de la défense nationale. Ex : 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel

12 12 Archivage électronique et développement de ladministration électronique 1) Enjeux : Nouveau contexte juridique : loi du 13/03/2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de linformation et relative à la signature électronique. Développement de ladministration électronique, documents multimédias et dématérialisation de certains actes administratifs. 2) Principes : Pérenniser linformation électronique sur un très long terme par la « conservation à plat » - séparation de linformation de sa mise en forme (logiciel, programme) et du support (disque dur, CD Rom). - conversion des données dans un langage standardisé (xml, pdf) Conserver les données sur des supports stables (réflexion sur des plates-formes darchivage) Remonter les données sur un logiciel de consultation.

13 13 Perspectives Le contrat détablissement devrait comporter un volet sur larchivage électronique en lien avec le SCD. Il est envisagé la mise en œuvre dune plateforme.


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