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1 1 HAL-INRIA et HAL : un an dexpérience à l'INRIA Anne-Marie Vercoustre, Directeur de recherches, INRIA Rocquencourt I-Expo « La mise en œuvre d'archives.

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1 1 1 HAL-INRIA et HAL : un an dexpérience à l'INRIA Anne-Marie Vercoustre, Directeur de recherches, INRIA Rocquencourt I-Expo « La mise en œuvre d'archives ouvertes: retour d'expériences » 1 juin 2006

2 Le contexte Publications INRIA Objectifs Quelle organisation ? 3. Déroulement du projet Quelles réalisations ? Chiffres et Bilan Services 4. Exemple LORIA et INRIA-Lorraine Environnement Rôle du documentaliste De LoriaPublis vers Hal Conclusions Plan de présentation

3 3 3 Serveurs institutionnels (avant HAL): le RAWEB: site Web des rapports annuels dactivité des projets thèses, HDR (serveur arrêté en avril 2004) les Rapports de Recherche et Rapports Techniques INRIA (pdf) serveur de publications du LORIA Listes de publications sur les sites des chercheurs et des équipes Les publications INRIA Pas de base générale de publications de lINRIA

4 4 4 Typologies des publications Importance des publications dans le cadre de conférences Source : RAWEB 2005

5 5 5 45% des chercheurs diffusent leurs publications en texte intégral dépôt également sur des serveurs internationaux : arXiv ; CiteSeer… un frein juridique : problème de méconnaissance des droits un frein « scientifique » : crainte du refus des comités éditoriaux Les publications INRIA Pas de base générale de publications de lINRIA

6 6 6 Les objectifs Assurer une meilleure visibilité scientifique et institutionnelle, en regroupant l'ensemble des publications des chercheurs de l'Institut Assurer la pérennité des publications et de leur accès, par l'archivage des publications des chercheurs de l'INRIA Promouvoir le mouvement des archives ouvertes en France: accessibilité pour tous Permettre le calcul dindicateurs, par institution

7 7 7 Quelle organisation ? Organisation sur 3 cercles : une collaboration de partenariat avec léquipe HAL du CCSD-CNRS : comité de suivi un comité de pilotage INRIA : valorisation de lIST INRIA une mobilisation interne Un projet décliné en 3 chantiers : périmètre corpus de données = tout laspect documentaire pour linterface de dépôt et consultation communication vers les chercheurs, diffusion et aspects juridiques technique

8 8 8 Quelles Réalisations ? Chantier corpus Chantier communication et aspects juridiques Chantier technique typologie documents métadonnées complémentaires aux données cœur de HAL tests élaboration des aides et listes (conférences, organismes) réalisation de documents daccompagnement : FAQ, serveur web, plaquette action de communication réalisation de lenvironnement de dépôt (intégration recommandations chantier corpus; affiliations auteurs) conformité W3C rédaction documentation technique import références au format BibTeX Ouverture du service le 27 avril 2005 Lancement opérationnel en décembre 2003

9 9 9 Quelques chiffres (24 mai 2006) Nombre de dépots sur HAL-INRIA: 1246/ 815 Nombre de dépots INRIA sur HAL: 1594 (y compris Tel) Par unité de recherche:Conférences (Proceedings) Inria Lorraine: 516 Inria Rhones-Alpes: 210JCF64 Inria Rocquencourt: 126JFPC49 Inria Sophia-Antipolis133WONS 27 Inria Futurs:116 ____________________________________________________________ Total (En rouge: dépot avec texte intégral)

10 10 Evolution des dépôts HAL-INRIA

11 11 HAL-INRIA : les full text

12 12 HAL-INRIA : les dépôts 1205 dépots

13 13 HAL-INRIA Bilan (après un an +) Ce qui marche Une forte adhésion de principe des chercheurs Un nombre de dépôt moyen mais encourageant La plate-forme HAL (pas de chute de performance) Des contacts locaux, documentalistes, dans toutes les Ur pour accompagner les utilisateurs (particulièrement au Loria: incitation très forte de la direction et antériorité dusage) Les manifestations scientifiques Un mouvement national vers les AO avec HAL

14 14 Dépots full text en Mai 39 dépôts

15 15 Tous les dépots en mai 41 dépots

16 16 HAL-INRIA Bilan (suite) Ce qui freine Le temps pris par les dépots (> import Bibtex) Les affiliations (un problème difficile à lINRIA) Labandon de systèmes existants (pages de projets, système Loria, RR) La reprise dexistant (RA, RR, sites de projets) Les aspects juridiques Petits bugs irritants de linterface HAL-INRIA Manque dAPI de HAL (ca viendra) La modération; pas de modération, modération intempestive, etc. Pas de définition très claire de ce que lon peut déposer (quels rapports, notices de quoi); le site du CCSD est plus clair (plus restricif)

17 17 Services en cours Aide des documentalistes pour la qualité des méta-données: des implications différentes selon les URs : depuis juste un suivi jusquà lintervention des documentalistes dans l'ensemble du processus en accompagnement des scientifiques : exemple du CDD du LORIA- INRIA Lorraine Interface HAL-INRIA pour les Rapports de Recherche INRIA Aide juridique (limitée mais nécessaire) Aide pour limportation par lot (depuis les serveurs des équipes); en cours Service de gestion de « proceedings » des manifestations scientifiques Service de consultation: notion de collections, abonnements, flux RSS

18 18 4. Exemple LORIA et INRIA-Lorraine Environnement Rôle du documentaliste De LoriaPublis vers Hal

19 19 LORIA - Laboratoire Lorrain de Recherche en Informatique et ses Applications : Unité Mixte de Recherche - UMR 7503 (depuis 1997) : CNRS, INPL, INRIA, UHP, Nancy 2 Plus de 450 personnes (150 chercheurs et enseignants chercheurs, un tiers de doctorants et post-doctorants) INRIA-Lorraine - une des unités de recherche de lINRIA : avec lUniversité de Metz Centre de Documentation : commun au Loria et Inria Lorraine (6 personnes) 4 documentalistes dont 3 titulaires et 1 sous CDD Environnement (1)

20 20 Particularités : Publications du Loria ~ 550 enregistrements par an Base LoriaPublis (uniquement Intranet) avec ~ 7000 notices depuis 1983 Avril 2005 : début des enregistrements dans HAL INRIA Exploitation institutionnelle : comment y parvenir avec Hal ? LORIA PUBLIS HAL INRIA Environnement (2)

21 21 Procédure documentaire liée aux dépôts faits par les chercheurs : Utilisation du système dalertes de Hal INRIA Enrichissement des métadonnées Attribution manuelle des tampons et gestion des collections institutionnelles Suivi du statut des publications (p.ex. pour les articles de conférence : soumis, accepté) Rôle du documentaliste

22 22 Reprise dantériorité : Choix de la saisie manuelle dune partie du fond (2005) Élimination des doublons Mise en conformité du code XML Loria Publis avec le code du CCSD Communication aux auteurs des identifiants et des mots de passe de leurs publications Conformité des données en entrée et en sortie (formulaires, exports, extractions, formats: XML, BibTeX etc.) De LoriaPublis vers Hal

23 23 Conclusions Un fort engagement de lINRIA (interne, national et international) De la conviction et bonne volonté de la part des chercheurs Un succès relatif si lon sen tient aux chiffres, mais optimisme Des questions ouvertes: Affiliations (visibilité des organismes, indicateurs); ID auteur ?; Quelles instances ? thématiques et/ou institutionnelles ? Un club des utilisateurs de HAL ? Pérennité dans HAL?

24 24 Merci de votre attention !


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