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André Roy05/06/20141 Session #4 L'organisation. André Roy05/06/20142 Le processus de management Mobiliser.

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1 André Roy05/06/20141 Session #4 L'organisation

2 André Roy05/06/20142 Le processus de management Mobiliser

3 André Roy05/06/20143 L'organisation, définition n Agencement des ressources humaines d'une entreprise en vue d'en réaliser le plus efficacement possible la mission et les plans.

4 André Roy05/06/20144 Le processus d'organisation Identifier et classifier les activités Regrouper les activités Identifier les responsables de groupe et l'autorité qui leur sera nécessaire Intégrer horizontalement et verticalement Définir les tâches de chacun Départementalisation Décentralisation (délégation d'autorité) Courants Responsabilités

5 André Roy05/06/20145 En d'autres mots... n Identifier et classifier les activités selon les objectifs poursuivis n Regrouper les activités selon les priorités recherchées (clients, produits) n Placer les regroupements aux niveaux appropriés selon leur importance et l'autorité que l'on veut leurs accorder n S'assurer que les informations pourront bien circuler n Définir les tâches en fonction des ressources disponibles

6 André Roy05/06/20146 L'organigramme n les lignes ne peuvent pas représenter toutes les relations, seulement les relations principales d'autorité n mettre sur un même niveau les fonctions équivalentes n utiliser des titres similaires pour un même niveau n penser aux courants(circulation de l'information)

7 André Roy05/06/20147 L'organigramme n C'est une photo dans le temps n Il est évolutif n Il doit être cohérent avec les objectifs et stratégies de l'organisation

8 André Roy05/06/20148 Monsieur ORGANISATION Sommet hiérarchique Président, vice-présidents, adjoints 2- Corps hiérarchique Directeur des ventes, directeur d'usine, chef de produit, chef de production 3- Centre opérationnel Contremaître ou surintendant dans le processus de production 4- Technostructure Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché, recherche appliquée, formation, perfectionnement, méthodes et procédures 5- Support logistique Service juridique,relations publiques,négociation conventions, tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc 3

9 André Roy05/06/20149 L'organisation informelle ami conflit affinité

10 André Roy05/06/ crises d'évolution crisesd'évolution

11 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale Voici dix règles établies par la firme McKinsey pour amorcer une structure horizontale : 1]S'organiser autour du processus, non pas de la tâche; Centrer les objectifs sur les besoins du client, tels que de bas prix ou un service rapide. Centrer les objectifs sur les besoins du client, tels que de bas prix ou un service rapide. Identifier les processus qui rencontrent ces besoins. Identifier les processus qui rencontrent ces besoins. Ces processus, non pas des départements tels que vente ou production, deviennent les principales composantes de l'entreprise. Ces processus, non pas des départements tels que vente ou production, deviennent les principales composantes de l'entreprise.

12 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale 2]Aplatir la hiérarchie en minimisant les subdivisions du processus; Il est préférable d'arranger quelques équipes en parallèle, chacune faisant plusieurs étapes du processus, plutôt que d'avoir plusieurs équipes en série, chacune ne faisant qu'une petite partie du processus. Il est préférable d'arranger quelques équipes en parallèle, chacune faisant plusieurs étapes du processus, plutôt que d'avoir plusieurs équipes en série, chacune ne faisant qu'une petite partie du processus. 3] Donner aux leaders seniors la charge du processus ainsi que la responsabilité de sa performance;

13 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale 4]Associer les objectifs de performance et l'évaluation de toutes les activités à la satisfaction des clients; 5]S'assurer que les équipes, non les individus, sont au centre du «design» et de la performance de l'organisation; Les individus travaillant seuls n'ont pas la capacité de continuellement améliorer le flux de travail. Les individus travaillant seuls n'ont pas la capacité de continuellement améliorer le flux de travail.

14 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale 6] Combiner les activités managériales et non- managériales aussi souvent que possible; Laisser les équipes de travailleurs prendre en main l'embauche, l'évaluation et les cédules. Laisser les équipes de travailleurs prendre en main l'embauche, l'évaluation et les cédules. 7] Souligner l'importance que chaque employé développe plusieurs compétences; Quelques spécialistes seulement sont requis. Quelques spécialistes seulement sont requis.

15 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale 8] Informer et former les gens sur la base du juste-à-temps et du besoin de performer; Les chiffres bruts vont directement à ceux qui en ont besoin pour leur travail, sans passer par le management. Les chiffres bruts vont directement à ceux qui en ont besoin pour leur travail, sans passer par le management. On entraîne les travailleurs (vendeurs, machinistes,...) à s'en servir. On entraîne les travailleurs (vendeurs, machinistes,...) à s'en servir.

16 André Roy05/06/ De la structure verticale à la structure horizontale 9] Maximiser les contacts des fournisseurs et des clients avec tout le monde dans l'organisation; Ce qui signifie aller sur le terrain ainsi que la formation de comités «ad hoc» pour résoudre les problèmes par les employés, aussi souvent que requis. Ces comités inclueront, à l'occasion, des fournisseurs et des clients. Ce qui signifie aller sur le terrain ainsi que la formation de comités «ad hoc» pour résoudre les problèmes par les employés, aussi souvent que requis. Ces comités inclueront, à l'occasion, des fournisseurs et des clients. 10]Récompenser le développement des habilités individuelles et la performance des équipes plutôt que seulement les performances individuelles.

17 André Roy05/06/ La départementalisation... regroupements n le nombre de travailleurs n le temps n les fonctions n les territoires n les produits n la clientèle n les canaux de distribution n le procédé

18 André Roy05/06/ La départementalisation... regroupements n Structure matricielle n Structure adhocratique

19 André Roy05/06/ Structures et répercussions, exemples n Par fonction si: –stratégie requière un produit supérieur –l'environnement est stable –non si coop. interdépart. requise n Par produit si: –stratégie avec emphase sur cédules, coûts, profits –la coopération entre spécialistes est requise –l'innovation est critique

20 André Roy05/06/ La corporation modulaire, l'impartition n Maintenir bas le coût unitaire n Se concentrer sur les investissements où elle détient l'avantage concurrentiel n Se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux et sous-contracter le reste n Doit collaborer étroitement avec ses fournisseurs et choisir la bonne spécialité n Vision pour reconnaître ce que les clients veulent

21 André Roy05/06/ La corporation modulaire, l'impartition n NIKE n Dell Computer n Chrysler

22 André Roy05/06/ Pouvoir et autorité n Pouvoir: habileté à influencer, vient des relations, de la compétence, de la personnalité n Responsabilité: devoir de faire quelque chose –Une responsabilité ne se délègue pas n Autorité: droit de commander –Autorité Line et Staff (M. Organisation)

23 André Roy05/06/ Monsieur ORGANISATION Sommet hiérarchique Président, vice-présidents, adjoints 2- Corps hiérarchique Directeur des ventes, directeur d'usine, chef de produit, chef de production 3- Centre opérationnel Contremaître ou surintendant dans le processus de production 4- Technostructure Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché, recherche appliquée, formation, perfectionnement, méthodes et procédures 5- Support logistique Service juridique,relations publiques,négociation conventions, tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc 3

24 André Roy05/06/ Limites de l'autorité n Limité par l'autorité que possède son patron n Limité par le chevauchement, un même champ de responsabilité n Limité par l'acceptation de ses subordonnés, récompenses ou punitions vs efforts à L'autorité peut difficilement s'exercer à long terme sans l'accord de ceux sur lesquels elle s'exerce

25 André Roy05/06/ Décentralisation n Décentralisation fédérative ou par centres de profit n Décentralisation fonctionnelle ou par départements n Besoin occasionnel de recentraliser

26 André Roy05/06/ Délégation n En fonction des résultats escomptés n En fonction des personnes n Maintenir la communication n Contrôles adéquats n Reconnaître le succès, analyser l'erreur

27 André Roy05/06/ Circulation de l'information n Intégrer horizontalement et verticalement en fonction des relations d'autorité et du système d'information n La circulation de l'information doit aider à la prise de décision, à la bonne marche des opérations n Donc, la structure doit faciliter la communication

28 André Roy05/06/ Les tâches, description Titre Opérateur d'ordinateurs Définition Opérer des ordinateurs et autres appareils électroniques sous supervision. Caractéristiques et responsabilités L'opérateur d'ordinateurs est de la classe des ouvriers journaliers... Qualifications –Expérience : Minimum d'un an dans un secteur connexe –Formation : DEC, techniques informatiques. Supérieur immédiat Classification

29 André Roy05/06/ Spécialisation et enrichissement Productivité Spécialisation Taylor École opérationnelle Hertzberg

30 André Roy05/06/ Exemple de structure n Évaluer la structure à partir des stratégies à réaliser n Voir acétates de la caisse "X" de Desjardins

31 André Roy05/06/ Quelques principes d'organisation Principe d'objectifs La mission principale de chaque vice-président et des cadres intermédiaires doit être écrite et connue par tous les cadres de l'entreprise (l'organigramme doit être diffusé et expliqué). La mission principale de chaque vice-président et des cadres intermédiaires doit être écrite et connue par tous les cadres de l'entreprise (l'organigramme doit être diffusé et expliqué). Principe de spécialisation Grouper les fonctions secondaires sous les fonctions principales. Note :La spécialisation peut être associée à une fonction comme marketing, production, etc, ou à une clientèle particulière ou à un produit.

32 André Roy05/06/ Quelques principes d'organisation Principe de coordination S'assurer qu'il existe une communication efficace entre les groupes hiérarchiques et les groupes de l'état-major, c'est-à-dire des rencontres. Principe d'autorité Déléguer l'autorité ou décentraliser le pouvoir de décision aux vice-présidents et cadres intermédiaires (surtout aux cadres hiérarchiques).

33 André Roy05/06/ Quelques principes d'organisation Principe de responsabilité S'assurer que les cadres hiérarchiques soient responsables de leurs actions en effectuant un processus de contrôle. Principe de définition S'assurer qu'il existe des définitions de fonctions pour tous les postes. Principe d'équilibre L'autorité déléguée à tous les cadres doit correspondre à la responsabilité.

34 André Roy05/06/ Quelques principes d'organisation Éventail de subordination Il ne devrait pas y avoir plus de trois ou quatre personnes qui relèvent d'un patron. Note :De nos jours, la tendance est de donner beaucoup plus de pouvoir et de lattitude, ce qui amène des structures avec moins de niveaux hiérarchiques et plus de personnes relevant d'un même patron. Principe de balance L'organisation doit contenir suffisamment d'unités administratives pour offrir efficacement ses services et ses produits à la clientèle.

35 André Roy05/06/ Quelques principes d'organisation Principe de continuité L'organisation doit être structurée en fonction de la mission et des objectifs de l'entreprise; faire des modifications nécessaires si de nouveaux services, projets et activités sont ajoutés. Aussi, il est important de former les cadres opérationnels et intermédiaires dans le but de s'assurer qu'ils puissent remplacer leurs patrons.

36 André Roy05/06/ Le prochain cours n Bien lire les annexes au chapitre 6, L'organisation n Lire le chapitre 4, Les décisions dans l'entreprise n Préparez les décisions de l'année 13 n FIN


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