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Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009

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Présentation au sujet: "Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009"— Transcription de la présentation:

1 Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009

2 Plan de la présentation 1.Problématique 2.Agir en amont 3.Solutions 4.Démonstration

3 Problématique Dans la plupart des organisations 80% de linformation numérique est contenue dans des documents non-structurés (Source: Gartner Group) 90% de ces documents ne font lobjet daucune procédure (Source: Gartner Group) La majorité de ces documents sont produits à partir de la suite bureautique Microsoft Office

4 Problématique Conséquences Une quantité importante des documents numériques se retrouve dispersée et dédoublée sur les postes de travail des employés et sur les serveurs de fichiers de lorganisation. Bien quils soient utiles à lorganisation, ces documents demeurent dans lanonymat. Il en résulte: Difficulté à retrouver rapidement la bonne information Difficulté à gérer les versions Risque de pertes dinformation Impossibilité davoir une vue densemble

5 Agir en amont Archives historiques Archives intermédiaires Documents administratifs T 0 documents terminés T 1 fin dusage courant T 2 échéance légale ou interne Gestion des documents et des archives Agir lorsque les documents nont plus dusage courant Attribution de règles de conservation Classification

6 Agir en amont Archives historiques Archives intermédiaires Archives courantes Gestion des documents et des archives Agir dès que les documents sont terminés Attribution de règles de conservation Classification T 0 documents terminés T 1 fin dusage courant T 2 échéance légale ou interne

7 Agir en amont Archives historiques Archives intermédiaires Archives courantes Documents en création T -1 création de documents T 0 documents terminés T 1 fin dusage courant T 2 échéance légale ou interne Gestion des documents et des archives Agir dès la création des documents Attribution de règles de conservation Classification

8 Agir en amont Agir avant même la création des documents Archives historiques Archives intermédiaires Archives courantes Documents en création T -1 création de documents T 0 documents terminés T 1 fin dusage courant T 2 échéance légale ou interne Documents avant création Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation Classification

9 Agir en amont La prémisse... Plus tôt on agit sur les documents numériques dune organisation, plus facile sera leur gestion et meilleurs seront les résultats. La question qui se pose… Quelles procédures et quels mécanismes peuvent être mis en place pour favoriser laction en amont ?

10 Agir en amont Objectifs: 1.Enrichir les documents numériques 2.Garantir leur intégrité 3.Assurer leur pérennité Mécanismes et procédures: 1.Utilisation de modèles de documents 2.Utilisation de métadonnées 3.Processus denregistrement institutionnel

11 Solutions Utilisation de modèles de documents Principes Créer des modèles à partir desquels les documents numériques pourront être créés. Utiliser des zones de saisie afin didentifier clairement certains éléments dinformation. Zones de saisie

12 Solutions Utilisation de modèles de documents Avantages Normalise la présentation Encadre la rédaction Clairement identifiés, les éléments dinformation contenus dans les zones de saisie deviennent facilement réutilisables. Au final, gain de productivité

13 Solutions Utilisation de modèles de documents Obstacles Il existe un nombre important de types de documents. Il est impossible de faire un modèle pour chacun des types de document.

14 Solutions Utilisation de modèles de documents Astuces Les documents ne sont pas tous égaux 1.Identifier les types de documents 2.Évaluer leur(s) valeur(s) (administrative, légale et historique) 3.Prioriser les interventions Certaines organisations utilisent déjà des modèles pour les types de documents importants et récurrents (ordre du jour, procès- verbal, résolution, etc.) Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation

15 Solutions Utilisation de métadonnées Principes Métadonnées : Des données sur des données. Décrire les ressources informationnelles (documents, dossiers, etc.) dune organisation afin den faciliter la gestion.

16 Solutions Utilisation de métadonnées Avantages Faciliter l'organisation et le repérage des documents. Permettre une évaluation rapide de la pertinence du contenu dun document. Faciliter la gestion des droits daccès, dutilisation, de copie. Certifier lautorité intellectuelle du contenu (auteur, date de création, organisme responsable, date de mise à jour). Conserver le contexte de création de la ressource (provenance, activité ayant générée la ressource). Donner des informations essentielles à la conservation (format, support, logiciel nécessaire).

17 1. 2. Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles La plupart des documents sont créés à laide de Microsoft Office Linterface de saisie de métadonnées de Microsoft Office est rudimentaire. Astuce Offrir à lutilisateur une interface plus conviviale permettant de faciliter la saisie.

18 Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles Laissés à eux-mêmes, les utilisateurs feront des erreurs dans la saisie des métadonnées. Ces erreurs affecteront la qualité des métadonnées. Des métadonnées dont la qualité ne peut pas être assurée ont peu dintérêt pour lorganisation.

19 Solutions Utilisation de métadonnées Astuces Utilisation dun registre de métadonnées Quest-ce que registre de métadonnées ? Concept de « metadata driven application »

20 Solutions Utilisation de métadonnées Astuces Documentation intégrée Validation Vocabulaire contrôlé Utilisation de profils de métadonnées

21 Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles La saisie de métadonnées est un effort supplémentaire. Peu demployés voudront y consacrer le temps nécessaire.

22 Solutions Utilisation de métadonnées Astuce Extraction automatique de métadonnées

23 Solutions Processus denregistrement institutionnel Principes Mettre au point un « […] processus par lequel la responsabilité de la gestion dun document est prise en charge par linstitution ». (source: GRDS) Le document est enregistré le plus tôt possible dans un système de gestion intégrée des documents (GID) répondant aux exigences de lenregistrement institutionnel. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

24 Solutions Processus denregistrement institutionnel Avantages Les exemplaires principaux des documents numériques ne demeurent plus dans lanonymat (disques durs des employés, serveurs de fichiers plus ou moins bien organisés, etc.) Les documents numériques sont pris en charge par linstitution dès leur création (attribution dun identifiant unique, utilisation de métadonnées, classification, attribution dune règle de conservation, etc.)

25 Solutions Processus denregistrement institutionnel Obstacles Il sagit dune procédure supplémentaire. Comment convaincre les employés de procéder à lenregistrement institutionnel de « leurs » documents ?

26 Solutions Processus denregistrement institutionnel Astuce À partir de loutil de production, permettre le dépôt du document dans le système de GID Une fois déposé dans le système de GID Recherche Partage et diffusion Gestion des versions Réservation pour modification Annotation

27 Solutions Processus denregistrement institutionnel Obstacles Comment savoir si le document a été déposé dans le système de GID ? Comment savoir si un document a été enregistré institutionnellement ?

28 Solutions Processus denregistrement institutionnel Astuces Donner létat institutionnel du document Donner lemplacement du document dans le système de GID Na jamais été déposé dans le système de GID A été déposé dans le système de GID A été enregistré institutionnellement

29 Agir en amont Le cas de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield Archives historiques Archives intermédiaires Archives courantes Documents en création T -1 création de documents T 0 documents terminés T 1 fin dusage courant T 2 échéance légale ou interne Agir avant même la création Documents avant création Gestion des documents et des archives Utilisation de modèles Utilisation de métadonnées Intégration des outils de production au système de GID Enregistrement institutionnel Attribution de règles de conservation Classification

30 Démonstration BOUGI – Un complément daide à la gestion documentaire pour MS Office Docuthèque – Un système de gestion intégré des documents (GID)

31 Questions et commentaires

32 Références BANQ. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) CREPUQ. La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation, Presse de lUniversité du Québec, 2000, 432 p. Gartner Group


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