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Julie Hadre ( AT-ADM) - Juin 2005 Présentation de loutil INDICO Indico est loutil Cern mis en place pour la gestion des conférences et workshops. Il permet.

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1 Julie Hadre ( AT-ADM) - Juin 2005 Présentation de loutil INDICO Indico est loutil Cern mis en place pour la gestion des conférences et workshops. Il permet la gestion : des abstracts, des présentations, du programme, des participations. Indico permet aussi la gestion de réunions simples.

2 INDICO – Page daccueil Adresse : Liste des conférences Login

3 INDICO – Login Création dun compte utilisateur, Possibilité dutiliser les login et password Nice, Etape obligatoire pour la soumission et lapprobation des abstracts/présentations.

4 INDICO – Liste des conférences Ajouter un évènement Accès au contenu de lévènement par un simple clic.

5 INDICO – Exemple avec AMT 01 Page daccueil dun évènement Rubriques actives accessibles Contact support Possibilité de logo Crayon rouge pour accéder à linterface de modification

6 INDICO – Accès à linterface Management area 13 onglets : Main, Programme, Contribution, Book of abstracts, Timetable, Call for abstracts, Abstracts, Access control, Archiving, Registration form, Registrants, Display, Tools.

7 INDICO – Management area Onglet « Main » Description de lévènement : nom, lieu, dates, horaires, responsables. Possibilité dajouter des documents (lettre dinfo, documents de présentation, etc.).

8 INDICO – Management area Onglet « Programme » Cette page présente le programme scientifique de lévènement. Liste des présentations ; possibilité daccès aux documents relatifs (abstracts, slides).

9 INDICO – Management area Onglet « Contributions » Cette page présente la liste des abstracts acceptés pour lévènement. Accès aux documents « déposés » par les auteurs pour leurs présentations.

10 INDICO – Management area Onglet « Timetable » (1)

11 INDICO – Management area Onglet « Timetable » (2) Pour chaque session de lemploi du temps, vous pouvez : Modifier les couleurs, Modifier le contenu, Supprimer la session sans incidence sur les autres sessions, Lier les contribution qui se rattachent à la session, Ajouter des contrôles daccès spécifiques, Ajouter des commentaires.

12 INDICO – Management area Onglet « Call for abstracts » Permet de gérer la soumission des abstracts (dates de début, de fin, de prolongement exceptionnel, templates).

13 INDICO – Management area Onglet « Abstracts » Gestion des abstracts : enregistrement et processus dacceptation. Statut de labstract : Accepted, withdrawn, under review, propose to reject, etc.

14 INDICO – Management area Onglet « Access Control » Gestion des accès et possibilité de définir un mot de passe daccès à la conférence. Gestion des accès utilisateurs, pour créer, modifier, supprimer des données de linterface.

15 INDICO – Management area Onglet « Registration Form » Formulaire denregistrement : Dates de validités du formulaires, infos relatives à lévènement, etc. Jusquà 5 sessions réponses pour le participant : - Motifs de participation, - Détail de la présence aux sessions, - Réservations dhôtel, - « activités » durant lévènement, - Autres informations. Synthèse des infos sous longlet « Registrants »

16 INDICO – Management area Onglet « Display » Permet la gestion des rubriques ; A tout moment, des rubriques peuvent être activées ou désactivées. Il est possible dajouter des rubriques non prévues par Indico. Pour cela il faut créer la rubrique manquante sur une page web, via Frontpage par exemple, et lier la nouvelle rubrique vers cette page web. Permet la gestion de la « trame » de lévènement : couleurs de fonds et de texte ; Permet dinsérer un logo.

17 INDICO – Listings Les informations de mêmes catégories peuvent être éditées sous forme de listes : Auteurs, speakers, chairpersons, Abstracts, contributions, Participants (liste par session, hôtel…).

18 INDICO – Gestion de réunions simples La gestion de simples réunions est grandement simplifiée par rapport à celle des conférences et workshops. Indico permet de stocker à long terme tous les fichiers relatifs à une réunion. Il offre aussi beaucoup dautres possibilités : préparation de la timetable, du calendrier, du planning Export vers les outils dagenda personnel…

19 INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Timetable

20 INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Calendrier

21 INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Planning

22 INDICO – Avantages et inconvénients (1) Inconvénients : Pas de guide de formation rapide, Problème de visibilité de lensemble de la structure.

23 INDICO – Avantages et inconvénients (2) Avantages : Uniformisation de la gestion des conférences et workshop, Nombreuses possibilités offertes par loutil, Un interlocuteur réactif et efficace en cas de soucis (contact : Gain de temps dans la gestion des abstracts et contributions, Interactivité de loutil.


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