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CONTRÔLE ADMINISTRATIF Anne-Michèle Wauthier Session dinformation « allocations familiales » ONAFTS - 20 novembre 2012 Anne-Michèle Wauthier Session dinformation.

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1 CONTRÔLE ADMINISTRATIF Anne-Michèle Wauthier Session dinformation « allocations familiales » ONAFTS - 20 novembre 2012 Anne-Michèle Wauthier Session dinformation « allocations familiales » ONAFTS - 20 novembre 2012 Les caisses dallocations familiales

2 2 Rappel Employeur CAF ONAFTS BC SS Familles

3 3 familles information résultat « LONAFTS veut garantir à chaque famille le montant auquel elle peut prétendre, avec la moindre démarche pour elle, et veut en garantir le maintien. » Le citoyen est responsable administration Ladministration est responsable A demander droits sociaux Dûs droits sociaux DÉCLARATION DIDENTITÉ DE LONAFTS familles information résultat

4 4 PROCESSUS: CYCLE DE GESTION COMPLET Normalisation de service Normalisation de linformation Flux Normalisation contrôle Baromètre de qualité Responsabilisation Évaluation globale de lexécution

5 5 Organiser et piloter Élaborer des directives (circulaires, lettres circulaires,…) relatives à la mise en œuvre de la réglementation Détailler les processus génériques pour lutilisation des données collectées (collecte de données) Rédiger checklist + manuel des instructions normalisées en vue de la prestation de service Adapter les subventions à la qualité Organiser et piloter Élaborer des directives (circulaires, lettres circulaires,…) relatives à la mise en œuvre de la réglementation Détailler les processus génériques pour lutilisation des données collectées (collecte de données) Rédiger checklist + manuel des instructions normalisées en vue de la prestation de service Adapter les subventions à la qualité

6 6 ÉLABORER DES INSTRUCTIONS Co lettres circulaires mails En collaboration avec les organismes de paiement En fonction des nouveautés réglementaires et des besoins Co lettres circulaires mails En collaboration avec les organismes de paiement En fonction des nouveautés réglementaires et des besoins

7 7 PROCESSUS GÉNÉRIQUES POUR LA COLLECTE DE DONNÉES En lien avec : Mail-box : données familiales : composition de ménage, naissance, séparation, décès, etc. Flux : données socio-professionnelles : prestations de travail, chômage, maladie, enfant atteint dune affection, attestations scolaires, etc. Formulaires : collecte de données sur les revenus du ménage ; données sur les études (système mixte) En lien avec : Mail-box : données familiales : composition de ménage, naissance, séparation, décès, etc. Flux : données socio-professionnelles : prestations de travail, chômage, maladie, enfant atteint dune affection, attestations scolaires, etc. Formulaires : collecte de données sur les revenus du ménage ; données sur les études (système mixte)

8 8 PROCESSUS GÉNÉRIQUES POUR LA COLLECTE DE DONNÉES Exemples: droit orphelin Intégration des acteurs: liens de parenté RNPP Décès communiqué par mailbox Examen automatique du droit orphelin: lien de parenté et mise en ménage (RNPP) Surveillance du droit automatique: mailbox pour la mise en ménage de lauteur survivant conséquence: taux réduit derreurs Exemples: droit orphelin Intégration des acteurs: liens de parenté RNPP Décès communiqué par mailbox Examen automatique du droit orphelin: lien de parenté et mise en ménage (RNPP) Surveillance du droit automatique: mailbox pour la mise en ménage de lauteur survivant conséquence: taux réduit derreurs

9 9 ADAPTER LES SUBVENTIONS À LA QUALITÉ OBJECTIF DE LA MESURE DE QUALITÉ : ALLOCATIONS FAMILIALES OCTROYÉES ET PAYÉES À JUSTE TITRE, RAPIDEMENT ET PONCTUELLEMENT, EFFICACEMENT ET DE MANIERE ORIENTÉE VERS LE CLIENT Contrôle effectué chaque année dans les 16 caisses du pays (68 points de paiement), en fonction de 16 variables, identifiées comme risques potentiels (but: gestion des risques =risk- management) Suivant une méthode scientifique (Dulbea), opérant par sondages (+/ occurrences contrôlées) Echantillon aléatoire, statistiquement représentatif Résultats fiables à 90 %, comparables entre organismes Tolérance max. de 5 % Permet dextrapoler le niveau de qualité par caisse et dans lensemble du régime OBJECTIF DE LA MESURE DE QUALITÉ : ALLOCATIONS FAMILIALES OCTROYÉES ET PAYÉES À JUSTE TITRE, RAPIDEMENT ET PONCTUELLEMENT, EFFICACEMENT ET DE MANIERE ORIENTÉE VERS LE CLIENT Contrôle effectué chaque année dans les 16 caisses du pays (68 points de paiement), en fonction de 16 variables, identifiées comme risques potentiels (but: gestion des risques =risk- management) Suivant une méthode scientifique (Dulbea), opérant par sondages (+/ occurrences contrôlées) Echantillon aléatoire, statistiquement représentatif Résultats fiables à 90 %, comparables entre organismes Tolérance max. de 5 % Permet dextrapoler le niveau de qualité par caisse et dans lensemble du régime

10 10 THÈMES DU CONTROLE = LES 16 RISQUES 1.Echange de données 2.La priorité 3.Statut dattributaire et trimestrialisation 4.Détermination de la compétence et transfert de compétence 5.Exactitude des paiements 6.Délais 7.Allocataire 8.Les enfants placés 9.La validité du supplément social octroyé 10.Le droit possible au supplément social 11.Les allocations dorphelins 12.Les étudiants 13.Les autres enfants bénéficiaires (demandeurs demploi, apprentis et enfants atteints dune affection) 14.Les débiteurs 15.Le contrôle au moyen de visites aux familles 16.La Charte de lassuré social 1.Echange de données 2.La priorité 3.Statut dattributaire et trimestrialisation 4.Détermination de la compétence et transfert de compétence 5.Exactitude des paiements 6.Délais 7.Allocataire 8.Les enfants placés 9.La validité du supplément social octroyé 10.Le droit possible au supplément social 11.Les allocations dorphelins 12.Les étudiants 13.Les autres enfants bénéficiaires (demandeurs demploi, apprentis et enfants atteints dune affection) 14.Les débiteurs 15.Le contrôle au moyen de visites aux familles 16.La Charte de lassuré social

11 11 CHECKLIST ET MANUEL Exemples prime de naissance paiement anticipé de la prime de naissance (extrait de la checklist) La caisse possède-t-elle une preuve de la naissance de lenfant afin de valider le paiement? (CO 1386/2012) Lorsque les déclarations concernant le rang de la naissance de lenfant sont contradictoires, des données supplémentaires ont-elles été demandées et obtenues? En cas de naissance multiple, lAN a-t-elle été accordée pour tous les enfants au taux dune 1ère naissance? … Exemples prime de naissance paiement anticipé de la prime de naissance (extrait de la checklist) La caisse possède-t-elle une preuve de la naissance de lenfant afin de valider le paiement? (CO 1386/2012) Lorsque les déclarations concernant le rang de la naissance de lenfant sont contradictoires, des données supplémentaires ont-elles été demandées et obtenues? En cas de naissance multiple, lAN a-t-elle été accordée pour tous les enfants au taux dune 1ère naissance? …

12 12 Exemples délais Toutes les demandes sont-elles traitées dans les 30 jours ? Les allocations familiales sont-elles payées au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel la caisse a reçu les données pertinentes pour létablissement du droit aux allocations familiales ? Exemples délais Toutes les demandes sont-elles traitées dans les 30 jours ? Les allocations familiales sont-elles payées au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel la caisse a reçu les données pertinentes pour létablissement du droit aux allocations familiales ?

13 13 Exemple allocataire –Les allocations familiales ont-elles été payées à lallocataire légal durant lannée du contrôle ? Exemple allocataire –Les allocations familiales ont-elles été payées à lallocataire légal durant lannée du contrôle ?

14 14 Missions supplémentaires Contrôle de lintégration correcte des acteurs en fonction de loctroi de la subvention (critère 6 de la responsabilisation) Contrôle des débits (critère 2 de la responsabilisation) Suivi des remarques du contrôle précédent Contrôle des Administrations publiques … Missions supplémentaires Contrôle de lintégration correcte des acteurs en fonction de loctroi de la subvention (critère 6 de la responsabilisation) Contrôle des débits (critère 2 de la responsabilisation) Suivi des remarques du contrôle précédent Contrôle des Administrations publiques …

15 15 RÉSULTATS DU CONTROLE DES 16 RISQUES RAPPORT ANNUEL DAUDIT Rapport daudit comprenant les résultats et des recommandations damélioration = rapport annuel au président de la caisse dallocations familiales

16 16 THÈMES DU CONTROLE = LES 16 RISQUES RAPPORT ANNUEL Benchmarking de la qualité et de loctroi de la subvention en fonction de la qualité intégrale de la gestion = rapports annuels sur les résultats du contrôle au Comité de gestion de lOffice PROFILS DERREURS : Au niveau du régime Au niveau de la caisse Benchmarking de la qualité et de loctroi de la subvention en fonction de la qualité intégrale de la gestion = rapports annuels sur les résultats du contrôle au Comité de gestion de lOffice PROFILS DERREURS : Au niveau du régime Au niveau de la caisse

17 17 LES INDICATEURS DE QUALITÉ: Indicateur objectif Benchmarking = comparaison entre les caisses Base pour le critère 1 de la responsabilisation Indicateur objectif Benchmarking = comparaison entre les caisses Base pour le critère 1 de la responsabilisation

18 18 Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de lenveloppe de responsabilisation ? Comment lindicateur de qualité est-il déterminé ? Lindicateur de qualité varie sur une échelle de 0 % (absence totale de qualité) à 100 % (qualité totale). La qualité de la gestion est déterminée grâce à lattribution dune importance (= poids) à chaque variable. Le poids de chaque variable est déterminé sur la base de trois facteurs : Limportance de la tâche (variable) pour lensemble du régime. Les tâches portant sur une plus grande population pèsent plus lourd dans lindicateur de qualité. Le pourcentage moyen derreurs de toutes les caisses dallocations familiales. Les variables sensibles aux erreurs pèsent plus lourd dans lindicateur de qualité que celles pour lesquelles moins derreurs ont été constatées. Le pilotage pour encourager les caisses dallocations familiales à combler les lacunes dans leur gestion. Lindicateur de qualité varie sur une échelle de 0 % (absence totale de qualité) à 100 % (qualité totale). La qualité de la gestion est déterminée grâce à lattribution dune importance (= poids) à chaque variable. Le poids de chaque variable est déterminé sur la base de trois facteurs : Limportance de la tâche (variable) pour lensemble du régime. Les tâches portant sur une plus grande population pèsent plus lourd dans lindicateur de qualité. Le pourcentage moyen derreurs de toutes les caisses dallocations familiales. Les variables sensibles aux erreurs pèsent plus lourd dans lindicateur de qualité que celles pour lesquelles moins derreurs ont été constatées. Le pilotage pour encourager les caisses dallocations familiales à combler les lacunes dans leur gestion.

19 19 Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de lenveloppe de responsabilisation ? Comment lindicateur de qualité est-il déterminé ? Dans le cadre du pilotage, loctroi légitime des allocations familiales aux FAMILLES est primordial = SERVICE Conséquences du pilotage : les variables les plus sensibles aux erreurs sont très accentuées ; loctroi dun coefficient de pilotage permet dencourager davantage les caisses dallocations familiales à optimiser la qualité de leur service.

20 20 Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de lenveloppe de responsabilisation ? Comment lindicateur de qualité est-il déterminé ? Pour chaque variable, le poids relatif selon limportance de la tâche, le pourcentage moyen derreurs et léventuel coefficient de pilotage sont multipliés lun avec lautre. Ces résultats sont ramenés sur cent. De cette façon, on obtient la contribution (le poids) de chaque variable à lindicateur de qualité. En multipliant le poids de chaque variable par le pourcentage de réussite correspondant, et en additionnant les résultats ainsi obtenus, on obtient lindicateur de qualité. Pour chaque variable, le poids relatif selon limportance de la tâche, le pourcentage moyen derreurs et léventuel coefficient de pilotage sont multipliés lun avec lautre. Ces résultats sont ramenés sur cent. De cette façon, on obtient la contribution (le poids) de chaque variable à lindicateur de qualité. En multipliant le poids de chaque variable par le pourcentage de réussite correspondant, et en additionnant les résultats ainsi obtenus, on obtient lindicateur de qualité.

21 21 ÉVALUATION ET NORMALISATION SERVICE => INFORMATION Dernière phase du cycle: Matching annuel des données avec les conditions doctroi Optimisation annuelle des processus Mise à jour annuelle Modules/formulaires 1ère phase du nouveau cycle = communication des adaptations Dernière phase du cycle: Matching annuel des données avec les conditions doctroi Optimisation annuelle des processus Mise à jour annuelle Modules/formulaires 1ère phase du nouveau cycle = communication des adaptations

22 22 ÉVALUATION ET NORMALISATION SERVICE => INFORMATION Exemples: actualisation annuelle de la CO 1386 réduction du nombre de formulaires: PAR UNE UTILISATION OPTIMALE DE DONNÉES QUALIFIÉES VIA LES FLUX : messages socio- professionnels traités en 2010 ÉVOLUTION DE LINTERROGATION DES ASSURÉS SOCIAUX: 1995 – environ 1,500, – environ 500,000 (y compris P7 Communauté flamande, supprimé en 2012) Exemples: actualisation annuelle de la CO 1386 réduction du nombre de formulaires: PAR UNE UTILISATION OPTIMALE DE DONNÉES QUALIFIÉES VIA LES FLUX : messages socio- professionnels traités en 2010 ÉVOLUTION DE LINTERROGATION DES ASSURÉS SOCIAUX: 1995 – environ 1,500, – environ 500,000 (y compris P7 Communauté flamande, supprimé en 2012)


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