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La solution fédérale e-HR. 2 Table des matières 1.Contexte 2.Le projet e-HR 3.Gestion du changement 4.Aujourdhui, le lancement du pilote 5.Lavenir 6.Contacts.

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1 La solution fédérale e-HR

2 2 Table des matières 1.Contexte 2.Le projet e-HR 3.Gestion du changement 4.Aujourdhui, le lancement du pilote 5.Lavenir 6.Contacts 7.Questions / remarques

3 3 Lavenir A terme, un guichet électronique permettra aux agents : –de demander leurs congés par voie électronique –davoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic –de communiquer leurs absences pour maladie par internet, –de réaliser des demandes de formations, de mutation, –… Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant lanalyse de données et la prise de décisions. Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines. En bref, dans les années à venir, lensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de lentrée en service dun membre du personnel à son départ.

4 4 Contexte

5 5 Historique Morcellement important des systèmes RH au sein du fédéral : –En fonction des organisations –En fonction des processus de gestion RH Morcellement important des système informatiques (pas de base de données unique, systèmes dépassés ou inexistants) Manque des données de personnel fiables Echange difficile des données entre les institutions (par exemple avec Selor, CDVU, IFA,…) Pas de bonne base pour le soutien des décisions Beaucoup de tâches répétitives et administratives

6 6 Historique 2005 : –Décision dintroduire un système e-HR au niveau fédéral belge 2006 : –Evaluation des situations AS IS en concertation avec les différents SPF –Ouverture du marché public 2007 –Attribution du marché à EDS –Décision dune introduction échelonnée du programme –Début de la première partie de lanalyse fonctionnelle 2008 : –Validation de lanalyse –Développement du système e-HR Durée prévue du projet : 7 ans

7 7 Objectifs Augmenter la fiabilité des données concernant le personnel Développer un système performant et intégré : tous les domaines RH et tous les processus RH sont intégrés Améliorer l'efficacité des processus RH Réduire le risque derreurs dans les données Augmenter la vitesse des prestations de services aux organisations clientes et aux membres du personnel Incorporer facilement la réglementation, ses évolutions/changements Tenir compte des caractéristiques propres du fédéral Améliorer les échanges électronique à lintérieur et entre les différents SPF

8 8 Le projet e-HR

9 9 Périmètre Développement au niveau de lEtat fédéral Le SPF P&O est maître doeuvre Dans le périmètre : –13 SPF & 4 SPP –65000 agents dont 1700 agents P&O –Les fonctionnalités communes tiennent compte des : des différences en taille, en méthodes de travail, en maturité des applications, en grandeur déchelle et en répartition géographique des SPF des besoins spécifiques de létat fédéral Hors du périmètre : – les fonctionnalités spécifiques – les agences/parastataux/le Ministère de la Défense/… Le périmètre sera élargi au fur et à mesure à dautres projets eHR

10 10 Organisation Léquipe actuelle est de +/- 130 collaborateurs (DG eHR + SPF) hors partenaire. Fonctionnel Interfaces & Migration Architecture technique Appui Central BI - pData Gestion centrale du projet SPF P&O Gestion du changement Equipes projet SPF/SPP Comité de Pilotage

11 11 La solution eHR sera mise en place progressivement, module par module, tout dabord dans les SPF horizontaux, peu après dans les autres. Dans un premier temps, les données dadministration de base relatives à lorganisation et aux collaborateurs seront collectées. Plus tard, ce sera au tour de la gestion du temps (temps de travail, congés, maladie…) et du calcul salarial (paiement des salaires, primes). Viendront encore ensuite la planification du personnel et des coûts et la gestion des ressources humaines stratégique (formation, cercles de développement, carrière, …). Planning

12 12 Modules couverts Basisadministratie: Organisatiebeheer (organigram) Beheer Personeelsgegevens Instroom, doorstroom (mobiliteit, bevorderingen…) en uitstroom Tucht en schorsing Interface met Selor, Dimona, CDVU, oude systemen + Self-Service Personeel-/Kostenplanning: Opmaak personeelsplan Interface met Fedcom +Self-Service HRM: Training en Opleiding Competentiemanagement Ontwikkelcirkels Opvolgings- en loopbaanplanning Interface met OFO + Self-Service Tijdsbeheer : Werkroosters Afwezigheden, regularisaties Opbouw kapitalen + Self Service Paie: Salarisberekening + naverwerking Nieuwe interface naar en vanuit CDVU + Self-Service Rapportage Business Intelligence

13 13 Quelques outils communs Analyse fonctionnelle Dashboard Quality center Plan de change management

14 14 Plan de change management Objectif : –assurer lengagement (commitment) des personnes-cible vis-à-vis de leHR Contact Bewustzijn Begrijpen Positieve perceptie Aanvaarding Interna- lisering Inbeddin g Visie TIJD NIVEAU VAN COMMITMENT INFORMEREN LEREN ENGAGEREN Ik hoor dat er iets gaat veranderen Ik besef dat er iets gaat veranderen Ik begrijp welke de gevolgen voor mij zijn Die verandering is eigenlijk wel goed Dit is goed voor mezelf, voor de organisatie en voor onze klanten We werken op de nieuwe manier

15 15 Contexte –Diversité de réalités dans les SPF => un outil commun décliné par SPF en fonction de leur réalité Un plan multi-facettes –Le plan couvre toute la durée du projet, en amont et en aval (« maintenir la pression ») –Le plan donne une vision long terme (pour assurer la continuité des messages/approches) et modulaire (pour sadapter aux besoins liés aux différents modules eHR) –Le plan est accompagné dun planning annuel et dune proposition de rétro-planning pour les SPF –Différents thèmes sont abordées dans le plan Plan de change management

16 16 Sponsorship / Leadership –vision eHR –Liste de freins/accélérateurs/SWOT Rôles / Organisation –analyse de processus/organisation/compétences Formation –Formations des utilisateurs –Coaching (sur demande) –manuel utilisateurs / aide en ligne/e-learning –programme de développement de compétences RH Communication –plan de communication transversal DG eHR –plan de communication de crise –Outils de communication Plan général de change management

17 17 Networking / Knowledge Management –Workshop / journées d'échange –Newsletter / e-communities –réunions mensuelles dans les SPF –information réseaux principaux de l'administration fédérale (communicateurs, SPF P&O, Fedict, …) Relations sociales / de travail –coordination des informations syndicales –information comité B Reconnaissance –fêter les milestones, les GO LIVE, … Mesure –Mise en place doutils de mesure Plan général de change management

18 18 Aujourdhui, le lancement du pilote

19 19 Le 1 er mai 2009 : –Le projet eHR entre dans une phase opérationnelle. –Les organisations pilote (SPF P&O, SPF Budget et Contrôle de la gestion, Fedict, Chancellerie et le SPP Intégration sociale) implémentent le premier module du système eHR (gestion des données dadministration de base du personnel). –La DG eHR assure un soutien aux utilisateurs en leur proposant une assistance. Aujourdhui, le lancement du pilote

20 20 Centre de compétences eHR Un Centre de Compétences eHR est créé pour répondre au mieux et rapidement aux questions RH fonctionnelles ou techniques des utilisateurs. P&O central DG e-HR P&O de Proximité (dans les SPF) Experts locaux Gestionnaires de dossiers Centre de Compétences eHR Personnel dun SPF Personnel et/ou Manager Flux géré par le SPFFlux géré par la DG eHR

21 21 Lavenir

22 22 Lavenir A terme, un guichet électronique permettra aux agents : –de demander leurs congés par voie électronique –davoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic –de communiquer leurs absences pour maladie par internet, –de réaliser des demandes de formations, de mutation, –… Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant lanalyse de données et la prise de décisions. Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines. En bref, dans les années à venir, lensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de lentrée en service dun membre du personnel à son départ.

23 23 Contacts Direction Générale e-HR : Boulevard du Jardin Botanique, 50 Boite postale 7P 1000 Bruxelles Tel. : +32 (0) ;11 Fax : +32 (0)

24 24 Questions, Remarques ?


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