La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

BOUCLEMENT ANNUEL 2013 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "BOUCLEMENT ANNUEL 2013 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin."— Transcription de la présentation:

1 BOUCLEMENT ANNUEL 2013 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin

2 Sujets abordés Bouclement 2013 –Calendrier –Ecritures transitoires –Engagements conditionnels Rappels des principes de gestion budgétaire Démonstrations –Confirmation de marchandises –Affichage des transitoires automatique via BI –Commandes ouvertes Infocentre –Gestion des engagements depuis infocentre Questions 2 Bouclement annuel 2013

3 Directives et annexes pour transitoires: Principes Délimitation des charges, investissements et produits de 2013 et 2014 –Prestations et biens fournis ou livrés à lEPFL en 2013 à comptabiliser sous 2013 –Biens ou prestations de 2013 fournis et facturés à nos clients à comptabiliser sous 2013 Exhaustivité des charges, investissements et produits 2013 Exhaustivité des engagements conditionnels 3 Bouclement annuel 2013

4 Timing Pendant le mois de décembre 2013 –Envoyer au SF dans les meilleurs délais les factures fournisseurs reçues et contrôlées et copies des factures débiteurs émises. –Afin de faciliter la consolidation des factures entre les institutions du domaine des EPF (EPFL/ETHZ/PSI/WSL/EMPA/EAWAG), établir les dernières factures débiteurs et envoyer les dernières factures fournisseurs ou ordres de paiement au SF jusquau 12 décembre. –Avances à court terme : si vous avez demandé une avance pour un événement terminé en 2013 (p.ex. avance de caisse pour conférence), restituer le montant avancé ou le solde avec les quittances des dépenses jusquau 12 décembre. –Décompte petite caisse : si vous navez pas encore décompté votre petite caisse au moins une fois en 2013 (envoi des quittances avec demande de BPR pour renflouer la caisse), à faire jusquau 12 décembre. Début janvier 2014 –Redemander à vos fournisseurs de vous envoyer les dernières factures 4 Bouclement annuel 2013

5 Timing Jeudi 9 janvier 2014 (délai de réception impératif le 10 janvier) –Dernier envoi des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et copies des factures débiteurs concernant des livraisons ou prestations de 2013: SF nacceptera pas de factures Pro-forma ou paiements davance qui concernent des livraisons 2014 –Attention: si vous avez commandé auprès du REO (Equipement Scientifique) ou du DIT (commandes E-Buying), les factures doivent également transiter via ces mêmes centres dachat avant darriver au SF. –Dernier envoi au SF des "Correction d'écriture", aussi électronique, "Facture interne entre unités" et «Transfert Interne ". –Dernier envoi au SF des listes de "Produits à recevoir" et "Charges / investissements à payer » intégralement remplies (actifs et passifs transitoires). –Dernier envoi aux Responsables Finances des Facultés des « Transfert de budget » et au SF des listes des Engagements conditionnels et des Contrats de Leasing Lundi 20 janvier 2014 –Pour le SF, fin de comptabilisation des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et factures débiteurs 2013 et des actifs et passifs transitoires. 5 Bouclement annuel 2013

6 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Listes des charges/investissements à payer (passifs transitoires), TVA incluse, concernant tous les fonds. Joindre pour chaque position une copie de la preuve de livraison en 2013 ou autre preuve écrite: –Prestations des fournisseurs/notes de frais > CHF par prestation de 2013, livrées avant le 1 er janvier 2014 mais non encore facturées au moment du dernier envoi des factures au SF le jeudi 9 janvier. –Pour les montants des passifs transitoires dépassant Fr , ajouter une TVA à payer de 8% (TVA dun fournisseur suisse, TVA facturée par la douane lors de limportation dun bien, ou TVA auto-imposée lors de lachat de prestations de service provenant de létranger –Distinguer les investissements (biens durables de valeur > CHF 5000 par article) des charges. Pour ces investissements, inscrire le compte budgétaire pour les mobilier/appareils/machines et pour linformatique. –Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF 6 Bouclement annuel 2013

7 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) –Pour le matériel commandé directement via lapplication E-buying (EBP/SRM) et livré avant le 1 er janvier 2014, le SF produira des listes de passifs transitoires par fonds, pour les acquisitions > CHF Voir directives pour la saisie de la Confirmation de réception de marchandise. Cartes de crédit dachat: Les transactions débitées de la carte entre le 13 et le 31 décembre sont à considérer comme des passifs transitoires, pourvu que la marchandise ait été livrée ou la prestation fournie avant le 1er janvier 2014, et sont à rajouter aux listes des passifs transitoires. Veuillez joindre lextrait SDOL et les copies des justificatifs. Il nest pas nécessaire de renseigner les transactions < CHF (Attention: Réception au SF décomptes CC décembre au ) Billets CFF: comme dhabitude le SF recevra un fichier pour les derniers voyages de décembre qui seront débités du fonds avant le bouclement; il ne faut donc pas inscrire le coût de ces voyages sur les listes des passifs transitoires. Prestations de la Reprographie 2013: elles seront comptabilisées sur les fonds avant le bouclement, donc à ne pas rajouter sur listes des passifs transitoires. Retenir les factures concernant 2014 jusqu'au mardi 21 janvier, ainsi que les factures 2013 non reçues jusqu'au 9 janvier qui figurent sur vos listes de passifs transitoires. 7 Bouclement annuel 2013

8 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Les dernières factures Airplus (voyages) datées de 2013 seront comptabilisées directement par le SF, comme dhabitude. Pour les projets où lEPFL est Leading House (par ex. NCCR, FP7, NanoTera), le SF prendra contact avec vous pour faire une estimation des montants des bailleurs de fonds reçus en 2013 qui sont encore à redistribuer aux différents partenaires hors EPFL. Ces montants feront lobjet dun ajustement transitoire à fin 2013, ceci afin de montrer clairement les subsides appartenant à des tiers encore à reverser. Factures Lyreco, Distrelec et Arp (factures électroniques): doivent être régulièrement approuvée à réception des messages hebdomadaires: le 20 janvier, toutes les pièces préenregistrées en 2013 et qui nauraient pas été validées par lacheteur seront comptabilisées par défaut. Déventuelles notes de crédits demandées pour ces dernières écritures se rapporteront sur Bouclement annuel 2013

9 Passifs transitoires 9 Bouclement annuel 2013

10 Passifs transitoires 10 Bouclement annuel 2013

11 Actifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Liste des produits à recevoir (actifs transitoires) TVA exclue concernant chaque type de fonds. Joindre pour chaque position une copie de la confirmation de commande ou élément de contrat conclu avec le client. Prestations aux clients (> CHF par prestation) de l'année 2013, livrées par votre unité avant le 1 er janvier 2014 mais non encore facturées à vos clients au moment du dernier envoi des copies des factures débiteurs au SF le 9 janvier. 11 Bouclement annuel 2013

12 Actifs transitoires 12 Bouclement annuel 2013

13 Actifs transitoires 13 Bouclement annuel 2013

14 Engagements conditionnels et contrats de leasing Selon lart. 959c du Code des Obligations, le bouclement annuel doit également comprendre: –le montant global des cautionnements, obligations de garantie et constitutions de gages en faveur de tiers; –le montant global des dettes découlant de contrats de leasing non porté au bilan. Communiquer au SF les éventuelles garanties conditionnelles en faveur de tiers (engagements contractuels). Exemples: –Engagements dindemnisation en cas de non livraison dun produit/prestation (versement conditionnel) –Garanties bancaires (versement conditionnel) –Cautionnements (versement conditionnel) –Constitutions de gages (versement conditionnel) –Garanties de déficit 14 Bouclement annuel 2013

15 Engagements conditionnels et contrats de leasing Communiquer au SF lexistence des Contrats de leasing et les dettes y relatives restant à payer au Les engagements conditionnels et les informations relatives aux contrats de leasing doivent être fournis jusquau jeudi 9 janvier 2014 à laide du formulaire en annexe des directives. Il faut dans tous les cas nous le retourner signé, même si vous navez aucune information à transmettre. 15 Bouclement annuel 2013

16 16 Fonds budgétaires Validité annuelle –Pas de report –Solde positif ou négatif pas transféré Extournes de salaires à communiquer aux RH immédiatement (dotation et AE/AC et PI/HA) –Dernier délai pour 2013 : 10 décembre 2013 Enveloppe de fonctionnement –Fonds de fonctionnement xxxx-1 à n –Fonds AE/AC et PI/HA Principes de gestion budgétaire

17 17 Fonds budgétaires Transferts ou corrections –Toutes les écritures 2013 relatives aux fonds budgétaires doivent parvenir au SF avant le bouclement. –Plus de corrections possibles (pour 2013) après le bouclement. –Délai : 9 janvier Gestion des fonds budgétaires par faculté/vice-présidence. –Déventuelles compensations sont à déterminer avec votre Responsable Finances de Faculté (ou son équivalent dans chaque vice-présidence). Principes de gestion budgétaire

18 Sujets dactualité / informations 18 Faculté / VPResponsable Téléphone ENACEdmond SBFrançoise ICRené-Pierre STIPaul SVSophie CDMBarbara CDHClaude VPAA & ENTRossana VPIVNatacha VPSISylvie Responsables Finances ou équivalent

19 Principes de gestion budgétaire 19 Fonds de tiers Solde reporté intégralement sur lannée suivante Fonds désignés et fonds réservés (unités concernées uniquement) –Pas de solde négatif au –Si solde négatif, à couvrir par fonds réservé ou autre fonds disponible Corrections décritures, via Infocentre, sur fonds de tiers : délai 9 janvier Possibilité de corriger certaines écritures (hors salaires), via formulaires habituels, jusquau (pour autant que ce soit compatible avec les règles de gestion des projets concernés).

20 Questions ? 20


Télécharger ppt "BOUCLEMENT ANNUEL 2013 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin."

Présentations similaires


Annonces Google