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الندوة الوطنية للتكوين المستمر جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة Colloque national de la formation continue La qualité en formation continue.

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1 الندوة الوطنية للتكوين المستمر جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة Colloque national de la formation continue La qualité en formation continue et évaluation de son impact sur ladministration - pour une formation efficiente et ciblée - 14 décembre 2010 Nadia EL HNOT Chef Division Formation

2 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة SOMMAIRE Introduction Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? Comment entreprendre une démarche qualité en formation ? Qualité de lidentification et de la définition des besoins de formation Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation Qualité de lévaluation de la formation Conclusion

3 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة Introduction La GRH constitue le projet prioritaire du chantier de Modernisation de lAdministration et de la gestion publique. Ce Projet vise à disposer dune Administration performante, efficiente, responsable et citoyenne, dotée d'une structure humaine où prévalent la compétence et le professionnalisme. La formation est placée au cœur des stratégies de développement des RH, afin daccompagner les changements organisationnels et structurels et les nouvelles missions, de valoriser son capital humain, améliorer en continu les compétences des fonctionnaires et réaliser ladéquation entre les profils et les exigences des postes. Le participant ou le bénéficiaire de la formation se trouve au centre des intérêts.

4 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? Pour tout gestionnaire la question de l'efficacité est de première importance Toute formation ne donne pas lieu automatiquement au développement des compétences individuelles La formation naméliore pas de facto le fonctionnement d'une organisation / administration.

5 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? suite1 la formation continue se trouve confrontée au défi dallier la performance et lefficience. La mise en place dun système de FC structuré et efficace est complexe et délicate du fait que ce dispositif, assimilé à un système scientifique, nest pas aussi prévisible et maitrisable. Les conditions de succès de la formation sont ladoption de la démarche qualité et la garantie du retour sur investissement pour ladministration. Les normes universelles de qualité, en management en général et en formation en particulier, adaptées au contexte de ladministration marocaine permettraient daméliorer lorganisation et de libérer des disponibilités et des ressources.

6 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en formation ? suite2 Quels résultats recherche-t-on lors dune démarche qualité en formation ? Anticiper sur les besoins Maîtriser la conformité des prestations Maîtriser la satisfaction des bénéficiaires de la formation Améliorer les performances des processus pédagogiques, des prestations de service et du système qualité lui-même Donner confiance aux acteurs et partenaires de la formation Mesurer les retours sur investissement

7 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II. Comment entreprendre une démarche qualité en formation ? La formation continue une série de processus distincts. Processus didentification et de définition des besoins de formation Processus de conception et de mise en œuvre du plan de formation Processus dévaluation de la formation La démarche qualité appliquée à lingénierie dune session de formation peut être appliquée à tout le cycle et porter sur lensemble de ces processus.

8 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.1. Qualité de l'identification et de la définition des besoins de formation Pour assurer la qualité à cette étape, les stratégies et outils proposés doivent susciter la collaboration et la participation des fonctionnaires. Faire léconomie dune analyse des besoins peut coûter cher en termes de qualité. Lidentification et la définition des besoins de la formation devraient prendre en considération les besoins individuels, collectifs et dorganisation.

9 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.1. Qualité de l'identification et de la définition des besoins de formation suite1 … et tenir compte Parcours professionnel des fonctionnaires Connaissances implicites et explicites Ecarts entre le rendement actuel et le rendement attendu Savoir-faire de leadership et de management Approche Genre Outils de planification et damélioration Création déquipes Habileté à communiquer Culture et comportement social Connaissance des marchés et des besoins et attentes des fonctionnaires Créativité et innovation.

10 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.1. Qualité de l'identification et de la définition des besoins de formation suite2 Au niveau du MAEC, les besoins prennent compte de différents paramètres et sont recensés par différents outils : Les orientations stratégiques et politiques du top management du Département Le contexte des relations internationales en perpétuelle mutation Un Maroc actuel en mouvement Les évolutions technologiques Le guide du diplomate marocain, élaboré en 2009 Le manuel des procédures consulaires élaboré pour formaliser et faciliter le travail des agents consulaires

11 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.1. Qualité de l'identification et de la définition des besoins de formation suite3 Les évaluations des sessions précédentes Les rapports annuels dactivité Les diagnostics sectoriels : diplomatiques, consulaires, économiques,… Les besoins collectifs opérationnels, fonctionnels et techniques définis par les Directeurs et les autres responsables Les recommandations du Brainstorming organisé par le MAEC en 2009 Les ateliers dinsertion et de réaffectation organisés au mois de septembre en faveur des fonctionnaires rappelés des Ambassades et consulats à ladministration centrale Les questionnaires et fiches de besoins individuels

12 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.1. Qualité de l'identification et de la définition des besoins de formation suite4 Etapes et sources didentification des besoins individuels et collectifs Entretien de développement, élément clé didentification des besoins individuels, utilisé au MAEC mais non systématisé, coûteux en termes financier et de temps. Demande écrite de formation : Cette étape est formalisée au MAEC Détermination de lurgence et dimportance des besoins en compétences. Les priorités au MAEC sont établies en fonction de limportance stratégique dune compétence pour le Ministère et pour le fonctionnaire ainsi que du degré de maîtrise actuel de cette compétence Reprise des résultats du Référentiel des Compétences : pour annuler ou réduire les écarts entre les compétences requises et existantes. Le MAEC a élaboré son REC. Reprise de lanalyse de la GPEEC : afin de considérer les besoins futurs des Départements. Le MAEC est en cours de réalisation de la GPEEC. Synthèse de lanalyse du REC et GPEEC et inventaire des besoins et attentes Validation de lanalyse des besoins par le comité de validation.

13 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation Analyse cohérente des besoins de formation identifiés + définition des priorités démarrage planification et conception dun plan de formation. Afin de respecter la démarche qualité, le plan de formation devrait comprendre notamment : les objectifs et résultats attendus les programmes, échéances, méthodes et contraintes La population cible Les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires Lidentification des intervenants internes et externes Les modes dévaluation Les mesures defficacité et dimpact sur le Département.

14 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite1 Chaque action planifiée devrait faire lobjet dun cahier des charges qui clarifiera les buts, servira aux appels doffres, permettra le suivi… Chaque module de formation devrait faire lobjet dune fiche dorientation pédagogique détaillée

15 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite2 Le plan de formation = plan daction de développement des compétences regroupant toutes les actions de formation planifiées, structurées en fonction des axes prioritaires en lien avec la stratégie du ministère, des besoins collectifs et attentes individuelles de formation. Le plan de formation prend en compte limpact des formations passées afin daméliorer les processus et assurer le respect de lamélioration continue. Un plan de formation respectant la démarche qualité devrait être : pluriannuel, articulé avec les plans opérationnel et stratégique du Département établi sur au moins 3 années et détaillant la première année orienté par un schéma directeur indiquant les grandes priorités être un support de communication entre les différents acteurs.

16 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite3 Dispositif de formation du MAEC Un plan triennal 2010 / 2012, regroupant quatre Plans de formation : 1. Plan de Formation transversale 2. Plan de Formation spécifique 3. Plan de Formation pré-mutation 4. Plan de Coopération internationale

17 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite4 Plan de formation transversale : comprend les formations communes et générales, jugées stratégiques et en cohérence avec les orientations du Ministère 1. Gestion des RH 2. Ingénierie de la formation 3. Management 4. Système dinformation 5. Langues …etc

18 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite5 Plan de Formation spécifique : Il vise le développement des compétences qui correspondent au cœur des métiers du MAEC 1.Métier diplomatique 2.Consulaire consulaire

19 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite6 Plan de Formation prémutation : Etabli annuellement au profit du personnel éligible à la mutation aux ambassades et aux consulats du Royaume. 1. Tronc commun 2. Cycle diplomatique 3. Cycle consulaire 4. Formations spécifiques prémutation Le plan prémutation 2010 a été réalisé intégralement de mai à juin. Il a concerné 177 cadres et agents mutés à l'étranger en 4040 jhf et a été exécuté en interne et en externe.

20 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite7 Plan de la coopération internationale : Cest le plan des formations réalisées dans le cadre de la coopération bilatérale ou multilatérale, soit par lenvoi de fonctionnaires en stage à létranger ou linvitation dexperts étrangers pour assurer des formations au profit des cadres du Ministère.

21 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du plan de formation suite8 Les plans de formation sont établis selon un canevas type (fiche dorientation pédagogique F.O.P.) Toutes les fiches dorientation pédagogique relatives aux plans ont été soigneusement élaborées et finalisées. Le plan de formation du MAEC a été entièrement codifié et traduit en référentiel de formation et mis sur le système GISRH. Les sessions de formation réalisées pour chaque module sont chargées au fur et à mesure de leur mise en œuvre La documentation relative aux actions de formation est mise sur lespace formation en intranet. Cette documentation sert également de références lors de la préparation aux examens professionnels.

22 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation Rôle de lévaluation : dresser un bilan, diagnostiquer (forces et faiblesses) pronostiquer (orienter dans les choix futurs) Lévaluation = processus visant à améliorer dune manière continue la formation cest un vecteur de qualité sans laquelle un système de formation devient inefficace La recherche de la qualité est intimement associée à lévaluation qui en est une phase importante Lassurance qualité ne peut se faire sans un référentiel dévaluation, qui reste toutefois le maillon faible du processus Assurer le concept qualité dans lévaluation cest apprécier plusieurs critères : lefficacité, lefficience, léquité, la conformité, la cohérence, la pertinence, léquilibre entre le savoir, le savoir faire et le savoir être…

23 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation suite1 Quest ce quon évalue et par quels moyens? Le niveau de satisfaction (questionnaire, fiche dévaluation à chaud ) Lacquisition des apprentissages et maîtrise des connaissances (questionnaire, fiche, entretien, quiz) Le transfert des apprentissages / évaluation à froid plusieurs semaines après laction de formation (questionnaire, fiche, entretien) Limpact sur le Département et les fonctionnaires (grille, bilan)

24 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation suite2 Habituellement une seule étape dans le processus dévaluation « à chaud » est retenue à la fin dun stage ou dune session. Assurer le concept qualité exige dévaluer tout le processus de formation et durant toutes les étapes, en amont et en aval, par différents acteurs. Ceci est possible en ayant recours aux évaluations préalable, initiale, en cours daction, en fin de sessions, à froid et finale. Le résultat de ces différentes évaluations permet de maîtriser la mise en œuvre du dispositif de formation, de mesurer lefficacité de laction et de dégager les actions correctives et préventives.

25 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation suite3 Au MAEC, nous avons recours aux : évaluations préalables et initiales pour constituer des groupes homogènes par leur niveau, hétérogènes pour leur complémentarité, respectant lapproche Genre et lancienneté, pour briefer le formateur des exigences nouvelles et déventuelles adaptations,… par le biais de questionnaires évaluations en cours de formation pour vérifier latteinte des objectifs intermédiaires et mener des améliorations préventives, par le biais dentretiens avec les participants et les formateurs ; évaluations de fin de sessions par le biais des fiches dévaluation à chaud, de quelques entretiens, de tests lors de formations techniques (cas dapplications consulaires, formation des régisseurs, formations des adouls…)

26 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation suite4 évaluations à froid, 4 à 6 mois après laction de formation connaître les difficultés rencontrées lors de lapplication des connaissances acquises (ex. de la formation consulaire pour le déploiement du passeport biométrique) et mesurer des indicateurs tels que le nombre de rejets de dossiers (cas des formations pour les régisseurs) par le biais des fiches d'évaluation à froid évaluations finales pour vérifier latteinte des objectifs une fois les effets de la formation stabilisés, par le biais de rencontres avec les responsables, de grilles et de bilans Parallèlement, un tableau de bord pour suivre les indicateurs principaux et latteinte des objectifs a été mis en place par le MAEC.

27 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة II.3. Qualité de lévaluation de la formation suite5 Lévaluation à plusieurs niveaux permet de mettre en place un processus damélioration continue, gage de la qualité totale, garantissant une ressource humaine qualifiée, outillée, efficace, valorisée, motivée, confiante, évoluant dans un environnement administratif et social efficient, valorisant, moderne, stable et proactif

28 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة Conclusion Investir dans la formation pour accroître les compétences exige des administrations de se doter de ressources professionnelles pour encadrer les efforts et de mettre en place une structure de gestion efficace de la formation continue. Pour atteindre la qualité totale, ne faudrait-il pas agir bien en amont, càd au niveau de la formation initiale ou dinsertion?

29 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة Conclusion le MAEC sera doté dès janvier 2011 dune académie diplomatique qui accueillera les nouvelles recrues pour une année de formation de haut niveau en diplomatie, relations internationales, langues, protocole, connaissance approfondie du Royaume, Management, communication, négociation… La création de l'Académie diplomatique s'insère dans une vision globale de diplomatie moderne, proactive et agissante et s'inscrit dans une démarche cohérente et collective de recherche dexcellence et de qualité totale.

30 جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء الإدارة وشكرا على انتباهكم


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