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Espaces de travail collaboratif et e-organisation

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Présentation au sujet: "Espaces de travail collaboratif et e-organisation"— Transcription de la présentation:

1 Espaces de travail collaboratif et e-organisation
Journées Réseaux humains / Réseaux technologiques Miguel Membrado Fondateur & Directeur Général 16/05/2003 (c) Mayetic

2 Présentation de Mayetic
Création de Mayetic en 1996 Spécialité : le web collaboratif Créée autour d’une e-organisation innovante Produits principaux principaux mayeticVillage, espaces de travail collaboratif Vikao, agrégateur de documents multi-format Web Content Manager, gestion de contenu web 10/2000 : Mayetic lance mayeticVillage.net, service gratuit d’expérimentation et d’usage illimité > Web : membres, organismes, 92 pays 01/2002 : Lancement des offres entreprise mayeticVillage > Version entreprise : 32 références (pme, grands comptes,…) 09/2002 : Investissement de CDC-KINEON (Caisse des Dépôts et Consignations) dans Mayetic (2,2 M€) 16/05/2003 (c) Mayetic

3 Terminologie Travail collaboratif Groupware : E-Organisation
Œuvrer à plusieurs en vue d’atteindre un objectif commun, grâce à la mutualisation des efforts Groupware : Ensemble d’outils et de solutions logicielles permettant d’implémenter la travail collaboratif au sein des entreprises Historiquement Lotus Notes est le premier produit industriel de groupware (1989) E-Organisation Organisation s’étant adaptée pour tirer pleinement profit des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication 16/05/2003 (c) Mayetic

4 Travail Collaboratif - les constats
Plates-formes classiques de groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange, …) ne permettent pas l’appropriation des outils par les utilisateurs sont fort peu accessibles aux budgets et aux réalités de la plupart des organisations génèrent des problèmes de compatibilité entre intranets, extranets et/ou outils de groupware Les organisations ont besoin d’une réactivité optimale face aux besoins du marché de plus en plus d’information à produire, gérer, classer, partager, valider, archiver, traiter, publier, ... le management par projet est une évidence (nécessité d’une vision transversale) Saturation des boites aux lettres les boîte aux lettres sont devenues, par défaut d’autre solution, des outils de collaboration 16/05/2003 (c) Mayetic

5 Une nouvelle génération d’outils
Notion d’espaces de travail collaboratif apparaît fin 90 et révolutionne le monde du collaboratif La plupart des applications collaboratives sont les mêmes et peuvent être bâties sur des principes génériques 3 axes majeurs De la messagerie aux espaces de travail collaboratif Du groupware aux espaces de travail collaboratif De la collaboration à la publication dynamique 16/05/2003 (c) Mayetic

6 1. De la messagerie aux espaces de travail collaboratif
Messagerie : seul outil de travail collaboratif de la plupart des utilisateurs et des entreprises ! Fichiers attachés Gestion de dossiers Quelques problématiques : Regrouper un ensemble de documents pour envoi Rechercher la dernière version d’un document Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise Illustrations… 16/05/2003 (c) Mayetic

7 Seul outil de travail collaboratif
de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie Problématique 1 : Saturation, Dossiers persos, Versions de documents Problématique 2 : Enchevêtrement et désorganisation de l’information Saturation 16/05/2003 (c) Mayetic

8 Seul outil de travail collaboratif
de la plupart des utilisateurs et des entreprises : messagerie Problématique 3 : Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise et dispersion de l’information Espace de travail collaboratif A la 1ère étape, notification par mail sans .doc 14 k, à la 2ème : 14k, à la 3eme 14k, etc… 100K 2 K 100K A la 1ère étape de collaboration un .doc de 100k = 800k sur les serveurs et mail box A la 2eme étape de collaboration un .doc de 100k = 1400 k sur les serveurs, puis 2200 k, etc.. 100K 16/05/2003 (c) Mayetic

9 De la messagerie aux espaces de travail collaboratif
En résumé, exemples de problématiques : Regrouper un ensemble de documents pour envoi Rechercher la dernière version d’un document Dilapidation des espaces de stockage de l’entreprise Conséquences : Saturation des boites aux lettres Les logiciels de groupware n’ont pas résolu le problème Quelles alternatives ? Les espaces de travail collaboratif résolvent directement ces points Nous le vérifions tous les jours depuis 3 ans ! Pourquoi ? …/… 16/05/2003 (c) Mayetic

10 Une vision générique du travail collaboratif
Espaces de travail collaboratif Collaboration Messagerie Communication Concepts génériques Bureautique Production 16/05/2003 (c) Mayetic

11 2. Du groupware aux espaces de travail collaboratif
Le Self-Service Création en self service des espaces de travail, 24h24, 7j/7 Organisation et Structuration des espaces par les gestionnaires/utilisateurs eux-mêmes Le Prêt à l’emploi Toutes les fonctions collaboratives directement disponibles aux utilisateurs finaux Prise en compte complète de la chaîne collaborative (de la production à la publication, en passant par la révision/validation) L’accès 100% Web Plus de contrainte de client propriétaire Accès Universel aux espaces de travail (intranet, extranet,…) L’accès Off-line Pouvoir continuer à travailler sans connexion au LAN ou à internet 16/05/2003 (c) Mayetic

12 Couverture fonctionnelle des besoins collaboratifs
Avantages constatés Orienté utilisateur Disponibilités à 100% Création et structuration d’un espace en qq minutes Pas de programmation Interface 100% web Coûts d’acquisition les plus bas du marché Véritable outil de productivité pour toute l’entreprise Une véritable (r)évolution dans les entreprises 16/05/2003 (c) Mayetic

13 3. De la collaboration à la publication dynamique
Publication dynamique d’information Chaîne de traitement collaborative Création des documents en ligne Modification / suppression / révision / validation en ligne Publication des documents en ligne Nécessité d’une chaîne cohérente Consultation générique d’information Nécessité de formats universels Conversions à la volée en HTML Conversions à la volée au format Vikao Publication au format Acrobat 16/05/2003 (c) Mayetic

14 Espaces de travail collaboratif Fonctionnalités principales
Création d’espaces en self-service Gestion des membres et des droits d’accès Sous-espaces de travail privés Création/modification/suppression de documents en ligne Partage de fichiers Publication de documents Office en HTML Publication de toute application d’entreprise au format VIKAO Importation de fichiers HTML et multi-média (flash, audio, vidéo, ...) Gestion de versions de documents Circuits de validations multiples Moteur de recherche (avec indexation des fichiers) Canaux d’informations internes ou externes Suivi des usages (statistiques) Collaboratif synchrone (chat, partage d’applications, réunions virtuelles, …) 16/05/2003 (c) Mayetic

15 Structure d’un espace de travail
Membres Pages Dossiers Salles Etc… 16/05/2003 (c) Mayetic

16 Principaux usages Espaces projets Espaces de publication
Du petit projet (2 personnes) aux gros projets (> 250 personnes) Publication des planning (WinProject, PMW, etc…) ou de plans (AutoCAD, etc…) grâce à VIKAO Référentiel documentaire des projets Espaces de publication Prise en charge d’une partie des publications de document de l’intranet Publication vers les partenaires/fournisseurs/clients à travers l’extranet Espaces « jetables » Durées de vie courtes pour projets temporaires Espaces knowledge management Animation de communautés de pratiques Capitalisation de connaissances (interconnexion possibles avec « mémoires d’entreprises » tels que Documentum, Domino.Doc, etc.) Publication de nomenclatures produits Retours d’expériences Espaces Formation Infrastructure indispensable aussi en présentiel/distantiel 16/05/2003 (c) Mayetic

17 La solution mayeticVillage
mayeticVillage = des espaces de travail collaboratif prêts à l’emploi et accessibles en self-service pour tous les utilisateurs Service Web mayeticVillage.net gratuit 200 Mo gratuits par espace créé, usage illimité Offres payantes complémentaires de personnalisation ou d’affiliation Produit mayeticVillage pour entreprises Intranet / Extranet collaboratifs orientés utilisateurs Club Med, France 3, OMD Europe, FNAC, CNP, etc. 16/05/2003 (c) Mayetic

18 mayeticVillage, une offre commerciale pour tous
TPE Universités Associations Etudiants PME/PMI ONG Grands Comptes Administrations Offres Entreprises Offres Web 0 K€ 1,5 K€ 8 K€ 15 K€ 16/05/2003 (c) Mayetic

19 Illustrations 16/05/2003 (c) Mayetic

20 e-collaboration, e-organisation retours d’expériences
16/05/2003 (c) Mayetic

21 Rex : Communautés à accès gratuit
Surprise : très peu de demande d’assistance… Fréquentation assidue, quasi quotidienne sur 50% des eC => véritable outil de travail Nombre moyen de membres par communauté ~ 7, avec grands écarts entre minis (1) et maxis (> 1.000) Public hétérogène Entreprises Universités, Académies régionales, Lycées Associations parents d’élèves Collectivités locales (mairies, conseils régionaux, …) Associations, ONG, … Diffusion virale de l’utilisation des communautés => une fois formé, l’utilisation des communautés devient naturelle 16/05/2003 (c) Mayetic

22 Rex : e-Organisation Mayetic
Originalité Mayetic = une e-Organisation depuis 1996 1ère société française 100% en télétravail 30 personnes à ce jour Un modèle unique et formalisé (thèse de 3ème cycle en cours) Quatre piliers Système d’information collaboratif (vital à la bonne marche) Niveaux hiérarchiques minimum et management à distance Rémunération fixe + variable pour toutes les fonctions 100% mobile (bureaux fixes ou de proximité, télétravail, …) Bienfaits Turn over quasi inexistant Réactivité maximale pour les clients Équilibre vie professionnelle / familiale amélioré Capacité à travailler de n’importe où (grèves ) 16/05/2003 (c) Mayetic

23 Rex : Communautés Mayetic
Types d’utilisation Intranet : communautés de travail et de publication Extranet : pour tout projet, création d’une communauté entre Mayetic et le Client Difficulté des nouveaux arrivants internes : Culture collaborative dans le SI très rare ! Réflexe messagerie omniprésent 1 mois minimum pour intégrer les bons comportements Bienfaits : Proximité accrue entre Mayetic et ses clients ; modifie en substance la relation par ajout d’un élément de confiance Référentiel d’information absolument unique 16/05/2003 (c) Mayetic

24 Rex : Communautés d’entreprise
Le self-service attire en même temps qu’il pose problème Liberté par rapport au service informatique Question posée : qui a le droit de créer des communautés ? => Solution d’avenir pour la plupart des applications Pb de la dispersion de l’information Créer des communautés modèles prêtes à l’emploi en fonction des thèmes Fort élément structurant pour l’organisation Rapidité d’appropriation des concept par les utilisateurs Les organisateurs ont enfin un outil à leur disposition pour promouvoir l’organisation et sa cohérence 16/05/2003 (c) Mayetic

25 Conclusion finale… Les espaces de travail collaboratifs modifient les méthodes de travail Il faut changer ses comportements C’est un vrai saut qualitatif « positif » à effectuer, impliquant un accompagnement important et une volonté forte Le travail collaboratif et les outils associés seront bientôt présents partout, c’est une évolution incontournable De la e-collaboration à la e-organisation C’est possible, et ça marche … sacrément bien  ! 16/05/2003 (c) Mayetic

26 Quelques ressources http://www.mayeticvillage.fr => Français
=> Anglais => Espagnol FAQ + Forum + Formations en lignes accessibles à partir des pages d’accueil N’hésitez pas à créer des communautés et à faire connaître mayeticVillage autour de vous ;-) 16/05/2003 (c) Mayetic

27 Questions / Réponses 16/05/2003 (c) Mayetic


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