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1 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Groupe Pierre Fabre Direction Organisation et Systèmes dInformation Mise en place dun IT scorecard.

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1 1 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Groupe Pierre Fabre Direction Organisation et Systèmes dInformation Mise en place dun IT scorecard

2 2 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Sommaire Gouvernance du SI : Outils de pilotage de la DOSI de Pierre Fabre q Contexte général q Le système de pilotage global äIT scorecard q Les autres outils de pilotage äRéférentiel Projets äPlanification äPilotage économique et opérationnel ä Contrats de service

3 3 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 CONTEXTE

4 4 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Contexte (1/3) De nombreux facteurs de changement impactent aujourd'hui fortement la fonction informatique : q Le SI supporte les intérêts stratégiques de l'entreprise äLes systèmes dinformations étaient, il y a quelques années, de simples « commodités » techniques cantonnées dans les fonctions « support » de lentreprise (comptabilité, RH, etc.). äIls supportent aujourdhui des intérêts stratégiques majeurs et sont indispensables au fonctionnement de processus critiques pour lentreprise. q Lobjectif de rentabilité des investissements simpose aussi pour le SI äLa pression des marchés / des actionnaires oblige à justifier la rentabilité des investissements et la productivité des activités opérationnelles y compris pour l'informatique. äLes investissements informatiques sont d'autant plus sur "la sellette" qu'il y a eu ces dernières années de nombreux projets coûteux et dont la rentabilité est parfois difficile à apprécier : ERP, Euro, An 2000, e-business, etc. q Le SI doit également démontrer sa capacité d'adaptation à moindre coût äLes Fusions / Regroupements / Réorganisation exigent des systèmes d'informations une grande capacité d'adaptation pour intégrer des éléments nouveaux … bien sûr à moindre coût.

5 5 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Contexte (2/3) q Ces changements profonds nécessitent de mettre en place de nouveaux critères de mesure de la performance informatique, visant de plus en plus à apprécier la « contribution de linformatique au Business » : ädifférenciation concurrentielle, äcréation de valeur pour l'entreprise, äréduction des coûts, äflexibilité, ä……… q L IT Governance regroupe lensemble des bonnes pratiques qui vont aider linformatique à être reconnue comme « centre de création de valeur » au service de la stratégie de lEntreprise, et non plus comme un simple « centre de coûts ». q L IT scorecard est le Tableau de Bord, qui permet de mesurer la qualité du pilotage de linformatique par rapport aux critères dIT Governance.

6 6 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Contexte (3/3) q Cest dans ce cadre, que sinscrivent un certain nombre de démarches de la DOSI : äLivre Blanc, äIT scorecard, äElaboration budgétaire et pilotage des projets et des coûts informatiques, äDémarche Qualité CMMI. q Pragmatiquement, nous mettons en place et développons les organisations et processus pour : äArbitrer les demandes ie cycle projet, instances de régulation äConduire les projets, en temps et en coût äExploiter les outils avec efficience dans une perspective de contrôle des coûts äRendre des comptes à nos clients, en gardant notre capacité à agir. q Les contraintes budgétaires actuelles ne peuvent être éludées. Il importe, dans le même temps, de mettre en perspective linvestissement global en IT, sans se laisser enfermer dans une stratégie exclusive par les coûts.

7 7 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 IT Scorecard Le Tableau de Bord de Pilotage global

8 8 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 q Lensemble des indicateurs opérationnels et économiques peuvent être regroupés dans les 5 volets du Tableau de Bord de pilotage global (IT scorecard) : äContribution au Business äPerformance Economique äPerformance des Processus informatiques äOrientation « Clients » äApprentissage et préparation du Futur äUn volet supplémentaire concernant QSM a été rajouté. q Lobjectif principal de ce tableau de bord est de faciliter la déclinaison des objectifs stratégiques de lEntreprise en termes opérationnels et de suivre la progression des « réalisations » pour latteinte des objectifs fixés à chaque niveau. q Dans ce but, chaque « volet » comprendra : ädes Objectifs : description, enjeux,… ädes Plans dAction associés aux Objectifs : description, résultats attendus, délais, moyens alloués, responsable,…. ädes Indicateurs associés aux Plans dAction permettant de mesurer la progression des résultats vers la « cible » à atteindre Le Tableau de Bord de Pilotage global IT Scorecard

9 9 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 IT Scorecard %Projets EC Conf. Cycle Projet %Projets EC Conf. Cycle Projet Nb de platef. normalisées Ratio dépenses IT/CA vs secteur Indice évol Dépenses DSI Existence Process révis° Budget Dépenses IT vs Budget METRIQUES OBJECTIFS Internationaliser Aligner avec les Stratégies Business Contrôler les dépenses Mettre en évidence La valeur ajoutée Formaliser les attentes Apporter un Service bien perçu Avoir des Applicatifs performants Livrer les projets ds les condit° prévues Etre disponible COMMUNICATION CLIENTSPFIDOSIDGAUDIT CONTRIBUTION BUSINESS FINANCE ORIENTATION CLIENT PERFORMANCE OPERATIONNELLE DES PROCESSUS APPRENTISSAGE GESTION DU RISQUE VOLETS

10 10 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 %Projets EC Conf. Cycle Projet Existence Process révis° Budget CONTRIBUTION BUSINESS FINANCE ORIENTATION CLIENT PERFORMANCE OPERATIONNELLE DES PROCESSUS APPRENTISSAGE GESTION DU RISQUE VOLETS OBJECTIFS Internationaliser Aligner avec les Stratégies Business Contrôler les dépenses Mettre en évidence La valeur ajoutée Formaliser les attentes Apporter un Service bien perçu Avoir des Applicatifs performants Livrer les projets ds les condit° prévues Etre disponible %Projets EC Conf. Cycle Projet Nb de platef. normalisées Ratio dépenses IT/CA vs secteur Indice évol Dépenses DSI Dépenses IT vs Budget Fiche signalétique Plan daction Documents Commentaires Cible Tolérance Commentaires Sous-indicateurs Matrice dévaluation Liens de causalité Collecte de la valeur (manuelle ou automatique) Historique METRIQUES IT Scorecard Responsable Contributeur Collaborateur « Sponsor » « Animateur » ACTEURS COMMUNICATION CLIENTSPFIDOSIDGAUDIT

11 11 AFAI CIGREF le 11 mai 2004

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33 33 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Autres outils de Pilotage

34 34 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Positionnement de lensemble des outils de pilotage Gestion des EBI Gestion des DIU ARBITRAGEARBITRAGE OPX2 OMAGE ACHATSABEL Finances PROJETS Suivi Budgétaire Budget MAGE BudgetRéel Suiv i PFI PF CAPGEY Pilotage global Pilotage économique Suivi opérationnel IT Scorecard EXPLOITATION

35 35 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Le Référentiel Projets

36 36 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Référentiel Projets > PERIMETRE Le référentiel Projets

37 37 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Le processus de planification Autres outils de Pilotage

38 38 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Processus de Planification retenu

39 39 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Implémentation de la fonction OPX2 : Planification multi-niveaux Macro plannings Plannings détaillés

40 40 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Pilotage économique et opérationnel Autres outils de Pilotage

41 41 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 q assurer une maîtrise des coûts unitaires des produits / services fournis, q dialoguer de façon transparente avec les "clients" internes des différentes entités de la fonction informatique non seulement sur les coûts eux-mêmes, mais aussi sur les différents inducteurs (activités, ressources,…) qui contribuent à la formation des coûts, q mettre en évidence la "productivité" des entités de la DOSI grâce à l'évolution des coûts unitaires des prestations fournies, q facturer les "clients" internes sur la base de coûts compris et acceptés par eux, q intégrer les contraintes induites par les différents contrats de service passés avec les Branches dans la formation des coûts des produits et prestations fournis par la DOSI,et de leur répercussion sur les contrats induits vis à vis de Pierre Fabre Informatique. q aider à réaliser des benchmarks exploitables. q Co-piloter les évolutions des systèmes dinformation. Pilotage économique et opérationnel Les Objectifs

42 42 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Pilotage économique et opérationnel Les grands principes de la Modélisation retenue PFI Exploitation DOSI Domaines et Études Direction RESSOURCES FONCTIONNEMENT Mise à disposition de PRODUITS/SERVICES PROJETS Développement d'APPLICATIONS NOUVELLES PROCESSUS CLIENTS internes

43 43 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Pilotage économique et opérationnel Lorganisation générale de Pierre Fabre

44 44 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Les projets applicatifs Production Informatique Exploiter Editer Opérer PiloterAdministrer Support Utilisateur (H D) Pilotage économique et opérationnel Les grandes Fonctions du Modèle

45 45 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Piloter –Piloter les serveurs Unix/NT/W2000 Support Utilisateurs (Help Desk) ëHot line ëSupport sur site Administrer ëNotes ëSAP ëDBA (Bases de données) ëServeurs Systèmes ouverts (Unix/NT/W2000) ëRéseau ëXnet Projets applicatifs (Mise en production applicative & Evolution dinfrastructure) Exploiter (Piloter + Administrer) ëExploiter serveurs AS/400 ëExploiter serveurs VMS q Editer äEditer et Opérer q Infra techniques hors réseau q Infrastructures réseaux Pilotage économique et opérationnel Les principales Activités prises en compte

46 46 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Pilotage économique et opérationnel La description des Processus informatiques dans le progiciel Mage/+3

47 47 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Coûts par « applications » Coûts par « projets » TOTAL :996,7 TOTAL :35,2 Pilotage économique et opérationnel Les coûts unitaires prévisionnels des « produits/services »

48 48 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 ……………………… Avant absorption des frais fixes Détail facturation par « client » Pilotage économique et opérationnel La Facturation prévisionnelle détaillée par « client »

49 49 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Les contrats de service Instrumentation de la mesure des performances techniques

50 50 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Contrats de service q Principe : äLa Dosi rend des comptes à ses clients sur la base de contrats de service « Métier ». äLa Dosi tient une relation sur la base de contrats de service par métier ou par application vis à vis de ses prestataires, en loccurrence Pierre Fabre Informatique. äUne de ses fonctions est lintermédiation entre la Technique et le Business. äUn ensemble de contrats constitue une convention de services. äLes indicateurs de ces conventions de services sont cohérents dans les dimensions suivantes: Dimension technique: Ils doivent qualifier lefficience de linfrastructure. Dimension économique: Ils doivent pouvoir rendre compréhensible la variation à la hausse ou à la baisse des coûts informatiques. Dimension managériale: Directement intégrés ou transformés en « langage client » ils doivent pouvoir être intégrés dans un IT Scorecard.

51 51 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Direction opérationnelle DOSI Contrats de service métiers DOSI PFI Convention de service Contrat par activité Ex : Help desk Contrats de service Par application Pilotage économique et opérationnel Contrats de service

52 52 AFAI CIGREF le 11 mai 2004 Agents systèmes Unix NT (350 machines) KM oracle KM Notes KM Websphère Hyperviseur Business système manager CS Chimie Gailac CS FdV Implémentation technique Contrats de service

53 53 AFAI CIGREF le 11 mai 2004


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