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Les sorties et voyages scolaires. Ouvrir les élèves à la découverte et à la culture… Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012.

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1 Les sorties et voyages scolaires. Ouvrir les élèves à la découverte et à la culture… Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

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3 Les sorties et voyages scolaires : un cadre réglementaire. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

4 Un fort encadrement juridique et réglementaire : Plus de 14 textes régissent les voyages et sorties scolaires (circulaires dont celle du 3 août 2011, décrets, arrêtés, lettre de la DAF…) Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

5 Les sorties et voyages scolaires : Définitions et grands principes. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

6 Les sorties et voyages scolaires. Sorties (pédagogiques, culturelles) et voyages scolaires : Ils sont organisés sous lautorité du chef détablissement dans le cadre dune action éducative pour le compte des élèves. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

7 Les sorties obligatoires : Ce sont des sorties pédagogiques de très courte durée, sans hébergement, organisées sur le temps scolaire dans le cadre des programmes denseignement. Du caractère obligatoire dun voyage/ une sortie découle le principe de gratuité de ce voyage/ cette sortie. Il/elle est alors entièrement financé(e) par les ressources de létablissement qui est également seul habilité à le gérer. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

8 Les sorties et voyages facultatifs : Ce sont des sorties ou des voyages nentrant pas dans le cadre imposé par les programmes denseignement mais justifiés par un objectif pédagogique et ayant lieu, soit tout ou partie sur le temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire. Ils sont organisés sous la responsabilité de léquipe pédagogique pour le compte des élèves et financés partiellement par des fonds publics. Par leur objectif éducatif, ils relèvent du service public de lenseignement et à ce titre les dépenses et recettes liées à ce voyage ou cette sortie ont un caractère public et doivent être retracées dans la comptabilité de létablissement. Les voyages scolaires à létranger sont soumis à lautorisation préalable du Directeur Académique des Services de lEducation Nationale (du département siège de lEPLE). Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

9 Les sorties et voyages privés : Ce sont des sorties ou des voyages organisés par une association ayant son siège dans l EPLE et se déroulant hors du temps scolaire. L établissement nintervient à aucun moment dans lorganisation et la gestion des voyages et sorties de ce type car ils ne relèvent pas de la mission de létablissement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

10 Décentralisation et autonomie des EPLE Les lois de décentralisation et la réalisation de lautonomie des EPLE ont donné de larges pouvoirs à son assemblée délibérante, le Conseil dAdministration. Aucun acte ayant une incidence budgétaire ne peut se réaliser dans un EPLE sans que le CA se soit prononcé favorablement. En conséquence, cest lui qui donne au chef détablissement lautorisation dorganiser le voyage scolaire et ou la sortie et qui fixe les principes dorganisation et de financement de chaque voyage et sortie. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

11 De cette règle et afin que le CA puisse se prononcer en connaissance de cause, découle la nécessité détablir un programme, avec des budgets prévisionnels, retraçant le plus précisément possible, en début dannée scolaire, lorganisation, le calendrier et le financement des différentes actions Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

12 Les sorties et voyages scolaires : Les conditions préalables à la mise en place dun voyage ou dune sortie scolaire facultative. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

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14 Larticulation de 3 cadres : Pédagogique, administratif et financier. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012 Les sorties et voyages scolaires :

15 Le cadre pédagogique et administratif : Principe dadéquation des voyages et sorties au projet détablissement. Principe dautorisation systématique des voyages et sorties en CA. Principe de prévision du budget de chaque voyage et des modalités dorganisation. Principe du respect dune date de prévision (en accord avec lorganisation générale de lEPLE.) Principe dinformation systématique aux familles dont lenfant part en voyage ou en sortie. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

16 Laccord du chef détablissement. La validation du caractère pédagogique de laction. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

17 La validation du chef détablissement : Elle porte sur : L adéquation entre le projet et sa finalité éducative. Les conditions générales dorganisation et dencadrement. Les aspects financiers qui relèvent de lordonnateur (participation de l EPLE…) Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

18 L autorisation préalable du Conseil dAdministration. Une incontournable procédure. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

19 La délibération du CA doit porter sur : La présentation du voyage : destination, date, objet. Les divisions concernées. Le nombre de participants (prévisionnel). Le nombre dencadrants (prévisionnel). Le montant de la participation des familles, ce montant pouvant être soit maximum, soit inscrit dans une fourchette, soit fixe. Les modalités de remboursement en cas de non participation, annulation ou trop perçu. Le coût total évalué. L autorisation donnée au chef détablissement de signer les contrats et conventions afférentes. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

20 Lautorisation du CA : S agissant des sorties occasionnelles ne donnant pas lieu à nuitée (visite de musée, représentation théâtrale…), il importe de définir avec le CA une procédure générale dorganisation respectueuse de ses prérogatives et laissant une liberté daction compatible avec le caractère difficilement programmable de certaines activités. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

21 Gestion financière et comptable des sorties et voyages scolaires. La transparence des opérations financières. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

22 La prévision budgétaire Les sorties et voyages doivent être : Soit prévus au budget initial Soit par DBM Soit les deux. Et à lEPCP Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

23 Les différentes imputations budgétaires : Jusquau 31 déc 2012 : Voyages et sorties facultatives avec participations financières des familles : chapitre spécial N3 Voyages et sorties avec financement européen : chapitre spécial R4. Les sorties obligatoires : chapitre A1 ou J1. A partir du 1 er janvier 2013 (RCBC) : Lensemble des sorties et voyages quils soient obligatoires ou facultatifs seront gérés au service AP (activités pédagogiques) avec un domaine et un code activité afin dassurer un suivi fin. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

24 Les sorties et voyages scolaires : Les financements possibles. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

25 Les financements internes à létablissement : La participation de LEPLE (décidée au moment du vote du budget), elle provient de la DGF. Léquilibre sur fonds de roulement (« prélèvement » sur les réserves). Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

26 Les subventions dEtat : Les subventions P.E (projet détablissement). Les subventions O.I (ouverture internationale). Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

27 Les subventions dautres organismes publics : Fonds Social Européen (FSE). Budget participatif (CRBN). Bourse à la mobilité (CRBN) Aides des départements Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

28 La Maison des lycéens/collègiens (foyer) Il sagit dun don. Avant toute perception, le CA doit accepter le principe de versement de ce don ainsi que sa budgétisation. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

29 Les autres associations (parents délèves, anciens élèves…) ainsi que les entreprises privées. Idem que pour les dons de la maison des lycéens/collégiens Pour les entreprises privées, cette participation ne doit pas être assortie dune contrepartie (par ex. publicité). Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

30 La participation des familles. Permettre à tous laccès aux sorties et voyages scolaires. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

31 La participation des familles : Le CA arrête le montant de la participation (elle peut inclure lassurance annulation, individuelle et/ou collective). Les échéances de versement ainsi que le fractionnement relèvent de lagent comptable uniquement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

32 La participation des familles : La famille doit remplir obligatoirement un formulaire dinscription signé. Cette lettre est contractuelle et les conditions de participation ne peuvent plus évoluer que dans les limites autorisées par la loi à savoir : lévolution des coûts du transport liée notamment aux prix des carburants, les redevances et taxes afférentes aux prestations et à la variation des taux de changes. En cas de désistement, le remboursement doit être systématique; aucun surcoût supplémentaire ne devant être supporté par les familles, lEPLE doit prendre à sa charge cette dépense sur son budget propre. Les voyages scolaires peuvent faire lobjet dune remise dordre DP/internat (dispositions prises par le CA) engagement familles type.doc engagement familles type.doc engagement financier.docx engagement financier.docx Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

33 Les chèques vacances : La participation des familles peut désormais seffectuer à laide des chèques vacances. Les frais de gestion de ce type de règlement sont à la charge de l EPLE sur son budget propre. L établissement doit préalablement adhérer à lANCV (délibération du CA) Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

34 Les actions de ventes : Elles sont soumises à laccord du chef détablissement et sont présentées au CA lors de la délibération portant sur le voyage concerné. Elles sont gérées par le FSE Application dun tarif différencié : un dispositif mettant en place un tarif différencié en fonction du montant de ventes (calendriers, cartes de vœux…) effectuées par les élèves pour diminuer le coût dun voyage scolaire facultatif : interdit ! La discrimination tarifaire fondée sur la participation à des activités facultatives sans lien avec le voyage crée une rupture dégalité devant le service public. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

35 La participation des accompagnateurs. CF réponse du MEN à Monsieur Jean Louis MASSON, Sénateur de la Moselle. Ni les familles, ni les accompagnateurs nont à supporter cette charge financière. En effet : La gratuité des accompagnateurs induit de facto une répercussion de ce surcoût aux familles. Les enseignants exercent une mission de service de létablissement et de ce fait ne doivent pas supporter le coût dune sortie ou dun voyage sinscrivant dans le prolongement dune action denseignement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

36 La participation des accompagnateurs. Le Chef d Etablissement établit un ordre de mission aux enseignants. Les frais relatifs aux accompagnateurs doivent être considérés comme liés à des déplacements faisant lobjet dun ordre de mission émanant du Chef d Etablissement. Il sagit en conséquence de dépenses de fonctionnement de létablissement et non de dépenses à la charge de lEtat ou des familles. La dépense devra être prévue au budget de létablissement; charge chap A1 et recette au chap N3. AP en 2013 (RCBC) Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

37 Le Fonds Social Lycéen/collègien (FSL) : Crée en 1996, ce fonds est destiné à venir en aide aux familles dans des domaines aussi divers que : Les frais de scolarité. Léquipement scolaire. Les transports. Les voyages et sorties scolaires… Les aides octroyées le sont suite à lexamen de dossiers présentés lors dune commission. Les aides accordées sont nominatives et à ce titre, laffectation sur une dépense de voyage ou de sortie à titre collectif est interdite. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

38 Les autres organismes : Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012 Et La famille avance le montant du voyage et se fait rembourser Sur présentation du formulaire CAF remplit par létablissement.

39 La gestion des dépenses. Des règles strictes … Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

40 Les engagements de dépenses : Le chef détablissement est le seul à pouvoir engager juridiquement létablissement. Les professeurs organisateurs ne sont pas autorisés à conclure des contrats ou passer des bons de commande, payer des avances. En cas de signature dun contrat entre lEPLE et un voyagiste : délibération du CA sauf si la dépense est prévue à lEPCP (ou délégation du CA au CE) Le contrat ne crée des obligations quà ces deux parties, les familles ne sont pas responsables de lapplication ou non des clauses de ce contrat. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

41 Le choix des voyagistes et des partenaires (cars, hébergement…) MAPA (marché à procédure adaptée) Le choix se fait sur des critères précis et stricts. Inscription à lEPCP. exemple consultation voyage (Malherbe Berlin 2010).doc exemple consultation voyage (Malherbe Berlin 2010).doc exemple attribution voyage.xls exemple attribution voyage.xls Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

42 Le paiement des dépenses : L agent comptable de lEPLE paye les dépenses après service fait. Il existe des dérogations : Le versement darrhes (réservation de chambres dhôtel par ex). Des acomptes aux agences de voyages (limite de 70%) et la remise du solde lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour (remise des billets davion par ex…). L instruction n° M9 du 29/01/10 relative à la modernisation des dépenses inclut (point 2.3) les prestations de voyages dans lassouplissement au principe du service fait. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

43 Petites définitions : Arrhes, acomptes, avoirs ? Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

44 Petites définitions : Les arrhes et les acomptes sont des sommes versées à loccasion dune commande ou dun contrat de vente. Arrhes : sauf dispositions contraires au contrat, l EPLE les perd en annulant une commande ou en se désistant mais on ne pourra pas contraindre l EPLE à lexécution du contrat. Acompte : il implique un engagement ferme des deux parties. Il sagit en fait dun premier versement à valoir sur un achat. Il ny a aucune possibilité de dédit et l EPLE peut être condamné à payer des dommages et intérêts s il se rétracte. Avoir : correspond à la valeur dune marchandise restituée. Il permet un achat ultérieur. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

45 Les Régies. Une souplesse de fonctionnement alliée à un impératif réglementaire. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

46 La convention de mandat : L encaissement direct par lintendant paraît la solution la plus simple. Toutefois, elle est en fait peu pratique en raison du nombre des participants à un voyage susceptibles de venir isolément à des moments différents payer leurs participations. La convention de mandat est un document établi par lagent comptable qui autorise un enseignant à percevoir lensemble des règlements liés à un voyage ou à une sortie. Elle permet également de faire un point au moment du dépôt des règlements sur le voyage. convention mandat type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

47 La régie davances : Elle permet à un enseignant organisateur de voyage ou de sortie, le règlement sur place de plusieurs dépenses en liquide. Le chef détablissement nomme lenseignant régisseur et son suppléant avec lagrément de lagent comptable. Le comptable supérieur du Trésor donne son approbation à la création de cette régie. Lenseignant régisseur est personnellement et pécuniairement responsable des sommes qui lui sont confiées. Une astuce: la régie temporaire – permanente décision régie voyages type.doc décision régie voyages type.doc arrêté régisseur voyages type.doc arrêté régisseur voyages type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

48 L avance pour menues dépenses : L avance pour menues dépenses peut constituer également une solution pour les sorties au cours desquelles les dépenses ne sont pas importantes (-300 ttc). Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

49 La gestion des reliquats : Il est fréquent de constater lexistence de petits reliquats à lissue dun voyage scolaire. La loi prévoit que toutes créances inférieures à 8 constatées dans les écritures dun comptable public et provenant de trop perçus restent acquises à la collectivité débitrice après un délai de 3 mois à compter de sa notification au créancier. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

50 Les reliquats : Supérieurs à 8 : remboursement à la famille. Inférieurs à 8 : 1°) Information des familles. 2°) 3 mois de délai. 3°) Largent tombe dans les réserves (affectation à un autre voyage possible avec accord du CA). En informer les familles via lacte denggagement Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

51 Les sorties et voyages scolaires. Responsabilités et couverture des dommages. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

52 La responsabilité du chef détablissement : Le chef détablissement autorise lorganisation du voyage après consultation du CA. Il vérifie les normes dencadrement. (DDJS 1 pour 15). Il veille à la qualification des intervenants extérieurs et à la fiabilité des moyens mis à disposition des élèves. Dans le cas de transports occasionnels, le chef détablissement vérifie lapplication de la réglementation sociale des transports. Un engagement écrit des entreprises est souhaitable. Il vérifie la production des attestations suivantes : Une attestation concernant les modalités de couverture des risques maladie et accidents dans le pays étranger doit être fournie par les parents délèves. Une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger dans létablissement ou dans la famille daccueil doit être produite avant le départ. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

53 La responsabilité des enseignants. Elle est recherchée en cas dincident. Le règlement intérieur du lycée sapplique à loccasion des voyages et sorties. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

54 Les phases de lorganisation dun voyage. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

55 La fiche « action spécifique » climatologie SVT.doc Sur les pas de V.Hugo.docx dossier type voyage.doc dossier type sortie.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012

56 Ressources utiles Site de la DAF du MEN. Site du rectorat de lacadémie de Caen. Gestionnaire03. Frank LALLEMENT / Denis JAGU 2012


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