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Le calendrier de ladjoint gestionnaire Le compte à rebours commence… Frank LALLEMENT APAENES Lycée Emile LITTRE Avranches sept 2012.

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2 Le calendrier de ladjoint gestionnaire Le compte à rebours commence… Frank LALLEMENT APAENES Lycée Emile LITTRE Avranches sept 2012

3 Le calendrier du gestionnaire Dossier préparé par : Frank LALLEMENT Apaenes Intendant Agent-Comptable Lycée Émile Littré Avranches sept 2012

4 « Lessentiel sans cesse menacé par linsignifiant. » René CHAR sept 2012

5 Je prends contact avec : Léquipe de direction. Lagent-comptable. Mon tuteur. Les autorités locales et territoriales (public relation…). Je rencontre les personnels de service + personnels administratifs (groupe ou individuellement ) Je prépare ma remise de service (pour les agents comptables) Préparation de la prestation de serment + cautionnement. Je rencontre les gestionnaires des établissements rattachés. Je prends contact avec mes indicateurs financiers. Jinstalle le régisseur. Je visite les locaux. Prise de fonction sept 2012

6 Quelques recommandations… Prenez le temps de : Visiter létablissement afin de vous y repérer rapidement. Observer lorganisation de létablissement. Voir fonctionner lensemble de létablissement avant de modifier les emplois du temps et les usages de la maison ( sachez réformer en douceur…). sept 2012

7 Gestionnaires et agents comptables Vos tâches quotidiennes

8 Gestion Matérielle Entretien et maintenance de létablissement La sécurité sept 2012

9 La Gestion Matérielle Maintenance et entretien des locaux : Organisation du travail des personnels de service dont vous êtes par délégation le chef de service. Conseiller technique du chef détablissement pour les améliorations et travaux, votre présence sur le terrain est indispensable. Sécurité : Ayez lœil tant sur les bâtiments que sur le matériel employé dans létablissement. Assurez-vous de létat de lalarme incendie et des extincteurs. Signalez immédiatement les dangers potentiels à votre chef détablissement (par écrit) et aux agents chargés de la maintenance des bâtiments ainsi quà lACMO (agent chargé de la mise en œuvre des règles dhygiène et de sécurité). sept 2012

10 La Gestion Matérielle Restauration Stocks Réception des livraisons sept 2012

11 La Gestion Matérielle Livraisons : Je massure de la concordance entre le bon et la livraison. Je vérifie létat du colis. Restauration : HACCP au quotidien. Présence dun personnel dintendance à la distribution des repas. Suivi de la qualité. Fiches de consommation journalière sur PRESTO. sept 2012

12 La Gestion Administrative sept 2012

13 La Gestion Administrative Ayez un classement rigoureux et quotidien. Ne jetez pas trop vite et pensez à diffuser linformation. Renseignez les enquêtes rapidement afin de ne pas se laisser déborder. Pensez régulièrement à faire le point avec le chef détablissement sur les difficultés que vous rencontrez. sept 2012

14 La Comptabilité Budgétaire La Comptabilité Générale « Une nécessaire rigueur alliée à une souplesse de fonctionnement » sept 2012

15 Comptabilité Budgétaire au quotidien Gestionnaires et Agents-Comptables : Dépenses : Bon de commande obligatoire. Engagement sur le logiciel GFC. Contrôle des factures avec le bon de commande. Liquidez au fur et à mesure afin déviter une pile décourageante de factures. Suivi régulier de la situation des dépenses engagées et du crédit nourriture. sept 2012

16 Comptabilité Budgétaire au quotidien Gestionnaire + Agents comptables : Chaque encaissement en liquide = quittance. Chaque soir = cahier de caisse à jour et caisse comptée. Total journalier registre de caisse = contenu de la caisse. Décaissements = justificatifs ( tickets, factures…). Pour les agents comptables : idem + Chaque soir : compte 531 = contenu de la caisse. Faire des FQE (fiches quotidiennes dencaissement) régulièrement sans exagération. Vérification relevés Trésor. Caisse : sept 2012

17 Les grandes tâches mensuelles Gestion Financière Situation des dépenses engagées à éditer chaque mois et obligatoirement après chaque mandatement. 3 exemplaires : Adjoint gestionnaire, Chef détablissement, Agt Comptable. Signez lexemplaire destiné à votre chef détablissement. Faire le point sur la réalisation de votre budget par rapport aux prévisions (éventuellement DM). Situations des recettes = idem. Mandatement = transfert à effectuer avec les documents à lAgent Comptable + Ordres de recettes. sept 2012

18 Les grandes tâches mensuelles Tickets repas : contrôler le stock et faire parvenir le journal des tickets vendus + inventaire à lagent comptable + ordres de recettes. On fait une fin de période pour sa régie et transmission à l agent comptable. Lagent comptable reconstitue éventuellement lavance. Si lon rencontre des problèmes dans ses actes de gestion : Je préviens mon agent-comptable. Je préviens mon tuteur. sept 2012

19 Chaque mois à lagence comptable Réception des mandatements + ordres de recettes. Vérification de la situation des dépenses engagées + recettes. Réception des DBM + budget (janvier). Réception de la régie de recettes et davances. Remise à jour des créances + transfert. Pointage de la balance + signature + transmission à lordonnateur. Prise en charge des tickets repas (rapprochement 4713 et Cl 8). Validation de session + édition des fiches de comptes + journal. Classement des pièces. Vérification des soldes ( classes 4.5 ). Vérification des soldes de trésorerie des établissements rattachés. sept 2012 Chaque mois à lagence comptable

20 Les grandes tâches mensuelles Gestion Matérielle Je demande à lagent de maintenance de relever chaque mois les différents compteurs de viabilisation (établissement + logements) Jexamine les consommations (si il y a un pic jenquête = fuite ?) Je prends le temps dune visite complète de létablissement avec lagent de maintenance bâtiment et lACMO afin de faire le point sur les travaux à réaliser. sept 2012

21 Vos tâches trimestrielles Au début de chaque trimestre : pour les 2 Préparez les tableaux des permanences de vacances. Faire les frais scolaires = SCONET GFE, avis aux familles + bordereau des frais scolaires et transfert au comptable. Agent-comptable : Réception des frais scolaires + réalisation du transfert de créances pour la régie du gestionnaire. sept 2012

22 Vos tâches trimestrielles En cours et en fin de trimestre : Frais scolaires = reconstatation + transfert à lagent comptable pour mise à jour des créances. OR des droits constatés + transfert agence comptable. Paiement + OR des bourses nationales et départementales + transfert agence comptable. Paiement du FRRPI + FCSH ( selon les calendriers ) + transfert agence comptable Soyez vigilants sur les différentes opérations de paiements des bourses et primes diverses ! sept 2012

23 Pensez à lexercice dévacuation incendie. Chaque trimestre pour lexternat et linternat ( de nuit ) + compte rendu des évacuations. Assurez avec rigueur la tenue de votre registre de sécurité. Attention aux vérifications obligatoires ( extincteurs, alarme incendie…). sept 2012

24 Et lAgent-comptable ? Réception des droits constatés et des bourses + vérification. Rapprochement de la liste des créances avec le Mise à jour des listes de créances pour le gestionnaire. Pointage des balances …. Vérification des indicateurs de gestion (situations dépenses recettes et des historiques…) Vérification des équilibres sur les services spéciaux ( N3, R2…) = jusquau 31 déc 2012 (RCBC) Attention aux services spéciaux sans réserve ! sept 2012

25 Prise de fonction. Rencontre avec les différents acteurs de létablissement (direction, vie scolaire, agents). Prise de contact avec les outils budgétaires (documents GFC). Vérification des indicateurs de gestion (situation des dépenses, situation des recettes, inventaires (tickets repas, stocks…)). Situation du crédit nourriture. Emplois du temps des personnels. Remise de service. Prestation de serment à la Chambre Régionale des Comptes et Cautionnement à lAssociation Française de Cautionnement Mutuel. Relevé des compteurs des logements (important si personnels nouveaux). sept 2012

26 Préparation des éléments pour le budget N+1. État des crédits. Droits constatés (1er trimestre). Préparation de la dernière DBM (décision budgétaire modificative) de lannée (attention au délai). Préparation du conseil dadministration (vote des différents tarifs (DP (demi-pension), internat, locations….) et des taux (% charges communes… ). Il est nécessaire de faire voter ces tarifs avant le CA du budget (dans votre propre intérêt !) selon la collectivité. sept 2012

27 Réunion de préparation du budget avec lordonnateur. Préparation du budget + conseil dadministration + vote + transmission (exécutoire au 1er janvier !). Anticipation des opérations de fin dexercice (fin des commandes…). Pavoiser pour le 11 novembre sept 2012

28 Opérations de fin dexercice. Préparation du compte financier. Clôture budgétaire de N-1(2012). Décembre sept 2012

29 Validation du budget. Basculement de lexercice et des différentes applications ( GFC, PRESTO SCONET GFE, GTI…). Période dinventaire et de préparation du compte financier N-1. Écritures de fin dexercice ( stocks, dépréciations, consommations des logements de fonctions…). Droits constatés ( 2ème trimestre ). Janvier sept 2012

30 Compte financier 2012 Février et mars sept 2012

31 Avril Mai Vote du compte financier. Mise en forme du compte financier. Tri des documents budgétaires. Droits constatés. Calendrier des travaux de la rentrée prochaine. Planning des permanences dété. Recensement des besoins en équipement. sept 2012

32 Dépôt des comptes financiers. Préparation de la rentrée. Passation des commandes de rentrée ( manuels scolaires…). Classement et archivage. Juin et Juillet sept 2012

33 Le calendrier du gestionnaire et de lagent comptable JOURNALIER Comptabilité budgétaireComptabilité budgétaire Suivi des bons de commandes et des engagements. Suivi de la situation des dépenses engagées. Idem pour la situation des recettes. Suivi du stock et du crédit nourriture. Comptabilité généraleComptabilité générale Caisse : tenue du cahier de caisse, du quittancier. Comptes Trésor: tenue du cahier Trésor et écritures courantes dans GFC. Fiche quotidienne dencaissement. Ecritures courantes. Validation du brouillard et édition du journal. sept 2012

34 Le calendrier du gestionnaire et de lagent comptable MENSUELLE Comptabilité budgétaireComptabilité budgétaire Mandatements et ordres de recettes (fréquence variable). Décision budgétaire modificative. Facturations. Crédit nourriture. Tenue des inventaires Comptabilité généraleComptabilité générale Prise en charge des mandatements et ordres de recettes. Vérification des régies. Validation fin de mois et édition des documents comptables des valeurs générales et inactives. Vérification de la balance : développement des soldes. sept 2012

35 « Tout le monde savait que cétait impossible à faire puis un jour est venu un homme qui ne le savait pas et il la fait. » Winston Churchill sept 2012


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