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Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, cest-à-dire les créanciers et les débiteurs. Dans.

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1 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, cest-à-dire les créanciers et les débiteurs. Dans notre exemple, le 4012 étant soldé, le comptable a réglé la dette de létablissement. Le solde débiteur du 4112 constate une diminution des créances de létablissement. Dans ces comptes de classe 4, nous allons trouver : les comptes retraçant les dettes dont le solde sera soit créditeur soit nul Les comptes retraçant les créances dont le solde sera soit débiteur soit nul Des comptes décrivant les subventions reçues ou à recevoir dont le solde sera soit débiteur soit créditeur selon que lon sera en attente de recouvrement (solde débiteur) soit avec un reliquat. (solde créditeur, dans ce cas le surplus que lon conserve est assimilable à une dette de létablissement puisque la subvention ne lui appartient que pour le montant utilisé par ordre de recette)

2 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 5 = tous les comptes de trésorerie, cest-à-dire les comptes de manipulation de fonds. Le comptable a à sa disposition le compte trésor: 5151 (= suivi comme un compte bancaire matérialisé par le relevé trésor) le compte des chèques remis à lencaissement 5112 (= chèques en cours dadmission en valeur sur le compte)

3 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable le compte des chèques à payer (5159=disquette de paiement envoyée à la trésorerie ou chèque fait au fournisseur mais pas encore débitée sur le compte trésor) le compte caisse ( 531 )

4 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : CAISSE : Tenir le registre de caisse qui retrace chaque mouvement financier et le quittancier qui atteste du montant et de l'origine des fonds reçus ( chaque quittance figurera sur une fiche quotidienne d'encaissement générant automatiquement dans GFC une écriture DEBIT 531 / CREDIT compte de classe 4 concerné) TRESOR : tenir à jour le cahier du compte trésor retraçant toutes les opérations en cours. Il permet de connaître au jour le jour le solde du compte en tenant compte des fonds déjà déposée au trésor, des chèques qui vont l'approvisionner et de ceux qui vont le diminuer

5 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Opérations de caisse pour le compte de létablissement siège: –Encaissements => Quittance=> Fiche quotidienne dencaissement (GFC) => écritures automatiques (pour rappel) –Décaissements : Menues dépenses (Dépenses avant ordonnancement DAO) Transfert de fonds sur le compte trésor Opérations de caisse pour le compte du collège rattaché –Encaissements directs ou du régisseur(FQE) Réception de la régie de recette –Décaissements Constitution et reconstitution davance

6 LE QUITTANCIER

7 LE REGISTRE DE CAISSE

8 Autre cahier de caisse

9 La classe 5 : la caisse Encaissement de la quittance Dans notre exemple, le fonds de caisse a augmenté de 50 et nous constatons que les comptes de disponibilités augmentent au débit cest-à-dire à lopposé de nos comptes personnels !

10 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : Retour du relevé du compte trésor: Inscrire les écritures dans le cahier trésor (facultatif) saisir les écritures courantes dans le logiciel GFC afin de retracer dans la comptabilité les mouvements bancaires quotidiens : – Il pourra y avoir » virement sur le compte ( = recette ou virement de fonds ou compensation de chèques ou ré imputation de virement) » prélèvement sur le compte ( = dépense avant ordonnancement, ou chèque sans provision, ou compensation de disquette ou de chèque)

11 RELEVE TRESOR

12 La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Envoi disquette à la TG Inscription sur le relevé trésor Envoi bordereau de chèques à la TG Inscription sur le relevé trésor Opérations de paiement et encaissement

13 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les virementsLes virements sur le compte trésor: 3 cas Subventions ou autres recettes (Saisi en FQE) Bordereaux de chèques encaissés Virement en espèces Ré imputation de virements ou 4664

14 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les prélèvements sur le compte trésor : 3 cas Disquettes de paiement ou chèques débités sur le compte Rejet de chèque Prélèvements automatiques opérés sur le compte ( dépenses de gaz, eau, électricité, téléphone )

15 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Définition: Cest une technique comptable qui permet de retracer un mouvement de fonds opéré en dehors de lexécution de la comptabilité de lordonnateur Dans quels cas ? Un trop perçu par létablissement à régulariser(C/4664) ou un virement à ré imputer ( C/4663). Lordre de paiement émis ici relève de la compétence de lagent comptable Des décisions de lordonnateur qui donnent lordre au comptable de régler un fournisseur en espèce (C/4668), de payer un dépôt ou cautionnement(C/275), dacquérir des valeurs de placement(C/500) Des charges à payer au 31/12 de lannée N pour des factures non parvenues à cette date: le mandatement est opéré sur lannée N mais la facture ne pourra être réglée que sur lannée N+1 lors de sa réception. Dans ce cas, il sagit dun OP conjoint à lordonnateur et au comptable ( C/408) certifiant la sortie de fonds sur lexercice suivant Des remboursements de caution (C/4667 ) ZOOM sur les ordres de paiement

16 EXERCICES

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19 Les documents comptables

20 Labsence ou linsuffisance de contrôle interne peut conduire à une comptabilité non fiable ou de mauvaise qualité. Très souvent cette dernière ne reflète pas la réalité, elle nest pas exhaustive ou bien elle nest pas sincère : - opérations non passées - documents non régulièrement tirés - soldes inexacts - sens des soldes erronés

21 Afin dobtenir une meilleure gestion comptable, de maîtriser les risques, quatre zones de vigilances doivent être explorées par lagent comptable : Les bonnes pratiques de lordonnateur (rôle de conseiller : aider à mettre en place des procédures (comment on travaille), sassurer que lon respecte les règles (quoi) et davoir une meilleure lisibilité et fiabilité des informations financières (pourquoi/sens des soldes) Qualité médiocre des pratiques de lordonnateur = Qualité médiocre de la comptabilité Mettre en place un contrôle interne Contrôler la balance Porter attention au sens des soldes

22 La fiche de compte - Une fiche par compte. - Retrace les opérations dans lordre chronologique, pour chaque compte. La fiche de compte est loutil qui permet de développer (expliquer dans le détail) aussi souvent que nécessaire (après chaque mouvement de compte) le solde dun compte. Elle est numérotée en fonction des validations de session (un report de solde apparaît sur la fiche suivante).

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