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ICT Outsourcing Thibault Verbiest Cabinet ULYS Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles Chargé de cours à l'Université Paris I Sorbonne www.ulys.netwww.ulys.net.

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1 ICT Outsourcing Thibault Verbiest Cabinet ULYS Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles Chargé de cours à l'Université Paris I Sorbonne - Pascal Reynaud Docteur en droit Avocat au barreau de Paris Cabinet ULYS

2 Loutsourcing ? Outsourcing = Infogérance, externalisation, facilities management, "FM Ensemble dactivités de services consistant en la prise en charge de la gestion du système informatique dun client, avec ou sans délocalisation, dans le cadre dune relation pluriannuelle Un contrat dentreprise & un contrat informatique A distinguer des contrats de : –service-bureau –time-sharing.

3 Une variante de loutsourcing : LASP ASP ou FAH –Fournisseur dapplications hébergés LASP est une société qui fournit –sur abonnement (en général) –un accès à des applications –ainsi que linfrastructure et la maintenance nécessaire –dans un réseau privé ou via Internet

4 ASP / OUTSOURCING CLASSIQUE Pas de transfert de personnel Plus haut niveau de maintenance Fournit principalement des applications standards Le hardware appartient à lASP Le hardware est physiquement situé chez lASP : lASP fournit au client un accès à son infrastructure IT

5 Lutilisation de loutsourcing Optimiser la gestion de son système dinformation Régler un problème spécifique Réduire les coûts Se recentrer sur son métier Fournir une solution transitoire en cas de crise, de restructuration, de croissance forte, de refonte général …

6 Des questions préalables La décision de recourir à loutsourcing : Quel besoin ? Quel intérêt? Quel est lapport de l'externalisation? Que sous-traiter et à qui ? Pour combien de temps ?

7 Phase précontractuelle Phase de négociation du contrat : du premier contact jusquà la signature du contrat Principe : liberté de ne pas contracter, liberté de choisir son co-contractant Pour éviter lengagement contractuel : les parties indiquent sur chaque document « sans engagement de notre part »

8 Phase précontractuelle Possibilité de rédaction dun accord de principe = engagement à valeur contractuelle de continuer la négociation. ou dune lettre dintention = engagement à valeur contractuelle de faire ou de ne pas faire A lissue de cette phase précontractuelle, insertion dans le contrat dune clause des quatre coins

9 Une bonne connaissance préalable des besoins Une obligation de conseil du prestataire Nécessite dun audit –Technique –Juridique Check-list –Matériel (1) –Logiciels et progiciels (2) –Réseau et organisation (3)

10 Check-list (1) Matériel ? Identification Conditions d'achat ou de location Conditions d'assurances Contrat de maintenance Taux de charge des équipements Etat des incidents Solutions de secours mises en place...

11 Check-list (2) Logiciels et progiciels ? Fonctionnalités Numéros de versions, état général, documentation, Conditions de licence, –Accès et droit de modifications ? Conditions de garantie Maintenance et évolutions Protections logiques Procédures de sauvegarde et de sécurité

12 Check-list (3) Réseau et organisation ? Configuration du réseau : abonnements et coûts Structure de l'entreprise et stratégie Situation géographique, Système de sécurité Volumétries passées et prévisionnelles Heures d'ouverture du service et conditions d'accès Ressources humaines en interne

13 La rédaction du contrat Objet, nature des prestations à déterminer avec soin. Renvoi à un ou plusieurs documents établis après la signature du contrat : ex. le SLA –La prise en charge du système dinformation Moyens humains et matériels –Assurer la réversibilité –Prestations accessoires : formation, assistance au démarrage, maintenance, back-up.

14 Les principales questions à aborder Le SLA : Service level agreement (1) Le transfert (2) La question du personnel (3) Sécurité et pérennité du système dexploitation (4) Propriété intellectuelle, concurrence et données personnelles (5) Le prix (6) Obligations et responsabilité des parties (7) Durée et réversibilité (8)

15 1. Le SLA : Service level agreement Les performances attendues ? –Qualité du service : à l'accessibilité au service, à la disponibilité ; –La notion dindisponibilité doit être précisée au temps de réponse à la sécurité du système –indicateurs de qualité avec des pénalités associées en cas de non-respect. –Possibilité de prévoir des primes ou bonus

16 Les niveaux de service Target level of service Minimum acceptable level Unacceptable level Bonus Prix négocié Réduction de prix Fin du contrat Les niveaux de service

17 2. Le transfert Du client au prestataire : installer et basculer le système Etablir un calendrier de lopération Procédure de vérification et dacceptation Définition du moment du transfert de responsabilité

18 3. La question du personnel Obligation de reprise par le prestataire du personnel du client ? Transfert des salariés du client vers le prestataire : obligation –Art. L , al. 2 du Code du travail –Condition : Transfert dune activité économique autonome Moyens propres, fonctions dédié

19 4. Sécurité et pérennité du système dexploitation A prévoir –Pérennité de lactivité en cas de « panne » etc.. –Conditions et modalités de facturation de telles prestations –Conditions d'accès au site de back-up –Modalités de basculement –Procédures de sauvegarde des données Maintenance préventive et curative par le prestataire ou par un tiers

20 5. Propriété intellectuelle Eléments existants avant la signature du contrat : –Titularité des droits ou simple droit dutilisation? –Droit de modifier, dadapter, de corriger, Interopérabilité ? Des exceptions à la portée limitée –Art. L CPI –Nécessité de vérifier les licences –Impact financier important –Non respect des licences = contrefaçon –Introduire une clause relative à la garantie du client quand aux droits du prestataire dintervenir sur le code.

21 Propriété intellectuelle et concurrence Eléments créés pendant la prestation –Régler la question de la titularité sur les éléments créés –Prévoir la question de la réversibilité Prévoir des clauses relatives au know-how et à lobligation de non-concurrence.

22 Sous-traitance et données personnelles Responsable du traitement / Sous-traitant Formalités CNIL : préciser le recours au sous-traitant Opération seulement sur instruction du responsable du traitement. Garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité. Le contrat : –comporte lindication des obligations du sous-traitant en matière de sécurité et de confidentialité –prévoit que le sous-traitant ne peut agir que sur instruction du responsable du traitement. Sous-traitance hors U.E. : Clauses types de la Commission européenne. ( ) –http://europa.eu.int/eur-lex/pri/fr/oj/dat/2002/l_006/l_ fr pdfhttp://europa.eu.int/eur-lex/pri/fr/oj/dat/2002/l_006/l_ fr pdf

23 6. Le prix Diverses formules sont possibles : –Le forfait : Lister précisément les prestations inclus dans le forfait –Abonnement par mois/an –Facturation en fonction du nombre dutilisateurs de lapplication –Facturation par rapport au débit utilisé –Facturation en fonction du temps de connexion Chaque terme utilisé doit être défini pour éviter les interprétations divergentes Souvent révision annuelle Fixation de la périodicité du paiement

24 Fixation du prix dans un contrat dentreprise Laccord préalable sur le montant du prix nest pas un élément essentiel du contrat. –Ne doit en principe pas être fixé à lavance Modifiable unilatéralement ? –En principe oui –Le juge sanctionnera les modifications excessives (résiliation ou indemnisation)

25 7. Obligations et responsabilité des parties Obligations du prestataire –Obligation de conseil –Obligation d'exécuter la prestation conformément aux performances et délais précisés –Obligation de sécurité –Obligation de disponibilité : les conditions et modalités d'accès au service du prestataire, objet du contrat, doivent être prévues

26 Obligations du client Obligation du client –obligation de payer le prix –obligation de collaboration Mise à disposition des moyens nécessaires Interlocuteurs qualifiés et disponibles Communication de toutes informations susceptibles d'intéresser le prestataire....

27 Obligations et responsabilité Obligations communes –Obligation de collaboration : comité de suivi –Obligation de confidentialité Obligation de moyen ou de résultat : –Selon les termes du contrat obligations de moyens obligations de résultat –Nécessité dun assurance adaptée

28 8. La prise en compte de la durée Prise en compte des évolutions du système –Mettre une clause « évolution » Clause de divisibilité ou dindivisibilité des prestations Des contrats pluriannuels renouvelable par tacite reconduction –Prévoir une procédure de sortie –Un préavis conséquent La réversibilité…

29 La réversibilité Création dune situation de dépendance vis-à-vis du prestataire Le prestataire doit assurer la réversibilité –Exploitation pour son compte –Exploitation pour le compte dun tiers Modalités à préciser –Information du prestataire dans un délai raisonnable –Obligation de collaboration –Restitution de lensemble des éléments –Assistance technique –Procédure à mettre en place –Causes, conditions et lieu du transfert –Rémunération spécifique ?

30 Conclusions Questions Merci Thibault Verbiest Cabinet ULYS Avocat aux barreaux de Paris et de Bruxelles Chargé de cours à l'Université Paris I Sorbonne - Pascal Reynaud Docteur en droit Avocat au barreau de Paris Cabinet ULYS


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