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VPD_NUM- Missions CPN- Dossier : Travail collaboratif UA - Etat des lieux - Scenarii.

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1 VPD_NUM- Missions CPN- Dossier : Travail collaboratif UA - Etat des lieux - Scenarii

2 VPD_NUM- Missions CPN- 2 Travail collaboratif – Etat des lieux Enquête Mimecast : le mail reste le leader des usages 4h mail/jour; 111 jours/homme/an Boite de réception=boîte de stockage. 86% recherche mail|docs. Outil préféré et privilégié : pour léchange de documents (pour 91% des participants) lorganisation de réunion (pour 89% des participants) les demandes de renseignements (pour 88% des participants). 74% des collaborateurs estiment que les informations échangées par mail sont perçues comme étant plus sérieuses que celles échangées via les réseaux sociaux.

3 UA. Une organisation de mail worker ? Utilisation des stats du Guichet Numérique en octobre 2012 – Mail = 1 er service personnels | 3 ème service étudiants. Utilisation enquête UNR09 – m^constat – Mail = 1 er service personnels | 1 er service étudiants. La messagerie UA doit évoluer ?

4 Evolution ? Dici 2014, Gartner et IBM affirment que les services de réseaux sociaux auront remplacé l comme média principal de communication interpersonnelle pour 20 % au moins des utilisateurs en entreprise. Exemple société Timcod à Nantes Evolution Messagerie ? Intégration dautres outils/briques Vers un groupware ? Vers un début de RSE ? Quels scenarii ?

5 Discussion 1.Evaluer la maturité de lUniversité 2.Amélioration du mail 3.Agglomérer des outils [Stockage, partage de fichier; accès web aux fichiers] 4.1 er GAP – Politique de travail collaboratifs Groupware ?

6 Scenario 1 : toilettage et nouveaux outils Evolution du webmail vers une solution Roundcube. Amélioration intégration annuaire Univ dans client messagerie… Stockage et partage des fichiers avec AD et canal stockage. Calendrier Zimbra version sans interaction messagerie

7 Stockage et partage des fichiers UA Stockage 60 To Partage Institutionnel Fichier Stockage Individuel Fichier Interface Accès | web VPN Canal stockage

8 Espace de travail collaboratif ou Groupware Messagerie Forum Chat Annonces Espace de travail et de stockage Agenda Gestion des signets SMS Carnet d'adresse Moteur de recherche Gestion des groupes Tâches Webconference Un groupware est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance pour favoriser le travail collaboratif.

9 Scenario 2 : intégration espace travail collaboratif Evolution du webmail, partage individuel, calendrier vers une solution Zimbra intégré Stockage et partage institutionnels avec AD et canal stockage. Plusieurs sous-scenarios budgétaires Zimbra Option 2Zimbra Option 1 + solution gratuite Année 1 : ,43 TTCAnnée 1 : ,11 TTC Année 2 : ,17 TTC Année 2 : 5 448,01 TTC Année n : ,17 TTCAnnée n : 5 448,01 TTC Fonctionnement : 15 j/Hom/anFonctionnement : 40 j/Hom/an TOTAL sur 3 ans : ~ (2/an/usager) TOTAL sur 3 ans : ~ (8/an/usager)

10 Universités et Groupware Université de Lorraine[Mars 2011] Université de Lorraine Université de Toulouse [Groupware BUT] Université de Toulouse Université de Tours[sept 2010] Université de Tours

11 VPD_NUM- Missions CPN- 11 Vers un RSE ? Gains opérationnels du collaboratif, Réduction des cycles décisionnels et fonctionnels. Projet informatique d'envergure, le choix d'un RSE est surtout un projet d'entreprise. La question aujourd'hui pour une université n'est donc plus de savoir s'il faut implémenter un réseau social en interne, mais comment le faire sans affecter l'organisation et la productivité des équipes et surtout faire en sorte que ces nouveaux outils soient utilisés.

12 UA est-elle prête à la mise en place dun RSE ? Les clés de la réussite – Management par projet – Travail collaboratif – Télétravail – La gestion de communauté s Les freins – Culture du contrôle – Compétition interne – Culture du droit à lerreur sous développée


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