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SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Session dinformation 07/09/2006 Nouveau système Absentéisme Medex A partir du 02/10/2006.

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1 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Session dinformation 07/09/2006 Nouveau système Absentéisme Medex A partir du 02/10/2006

2 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 2 Projet absentéisme: but Nouveau système Absentéisme Medex Accès système Témoignage SPF Santé publique Conditions de réussite Planning et informations complémentaires

3 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 3 1.Projet absentéisme: but Redéfinir et implémenter la politique en matière dabsentéisme pour maladie au sein de lautorité (fédérale) – Introduire un management de labsentéisme en tant que partie intégrante de la politique fédérale du personnel – Mettre au point un régime de gestion de labsentéisme pour maladie (communication – enregistrement – rapport) permettant de générer des chiffres fiables concernant les absences pour maladie. – Relancer les contrôles des absences pour maladie et les faire réaliser dune manière performante et qualitative par le service Medex (démarrage 01/10/2006)

4 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 4 2. Nouveau système Absentéisme de Medex 2.1. Communication des absences Membre du personnel : - Prend contact immédiatement avec lemployeur en cas dabsence pour maladie - Envoie un certificat medical (modèle Medex) au centre compétent de Medex en cas dune absence de plusieurs jours Si on ne connaît pas le centre compétent ou le numéro médical call center: 02/ Ne doit pas envoyer de certificat médical en cas dune absence dun jour Proposition nouvel AR: membre du personnel malade 2x un jour pendant lannée calendrier certificat médical exigé

5 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Enregistrement absence par employeur Lemployeur enregistre immédiatement dans le système Absentéisme de Medex la communication de labsence, que celle-ci soit dun jour ou de plusieurs jours Lenregistrement se fait sur base des données du personnel introduites par ladministration (voir infra) Un certificat dun jour (SSA 1C) ne doit plus être envoyé à Medex Lemployeur introduit dans le système les informations concernant : - Période du congé de maladie - Type dabsence (maladie, accident du travail, prolongation dune période de maladie…) - Prolongation? - Adresse du contrôle - Sortie autorisée? Principe: 1 période de maladie = 1 certificat

6 Ecran enregistrement absence

7 Ecran recherche absence

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9 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 9 Quand un contrôle est-il exécuté ? Premiers 6 mois - Minimum 50% de contrôles at random (générés arbitrairement par le système ICT) - Maximum 50% de contrôles demandés par lemployeur Après 6 mois objectivation maximale sur base du facteur de Bradford. Un faible pourcentage de contrôles ad hoc reste possible Politique de contrôle

10 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 10 Combien de contrôles seront exécutés? Sur base des absences du jour: - contrôler 30% des absences dun jour - contrôler 20% des absences de plusieurs jours répartition entre demandes de contrôle et contrôles at random p.ex. 200 absences 100 absences dun jour 100 absences de plusieurs jours Droit à 30 contrôlesdroit à 20 contrôles 25 contrôles ad hoc maximum 25 contrôles at random minimum Le quota pour votre administration est calculé quotidiennement Si le quota du jour est atteint rejet des demandes de contrôle

11 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Demande de contrôle de lemployeur Lemployeur demande un contrôle et reçoit le feedback concernant le contrôle via le système Absentéisme de Medex Si demande avant 9h30 contrôle le jour même résultat dans le système à 12h le jour ouvrable suivant Services en équipes: demande avant 13h30 ou avant 21h00 Priorité aux demandes de contrôle pour absences dun jour (pas de contrôles générés at random dans ce cas) Week-end et jours fériés: même procédure, mais seules les demandes de contrôle sont traitées, pas de at random

12 Flow demandes de contrôle Demande de contrôle résultat

13 Ecrans demande contrôle

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15 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Enregistrement des certificats par Medex Le jour de sa réception Medex enregistre le certificat dans le système Absentéisme Les certificats sont enregistrés suivant les données déjà présentes dans le système Irrégularités éventuelles entre labsence communiquée et la durée de du certificat de maladie liste dans lapplication Feedback nombre de jours de maladie via système + possibilité dimprimer les listes (dès le 2 octobre plus par correspondance) A terme: possibilité dun filetransfer

16 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Conclusion: quest-ce qui change ? Dès le 02/10/2006: - La communication de la maladie est enregistrée immédiatement dans le système Absentéisme de Medex Medex peut réagir plus vite - Les absences dun jour désormais uniquement via le système Medex ne traitera plus les SSA1C qui seront encore envoyés - Les données du personnel sur lesquelles Medex se base, seront communiquées par vous mensuellement, via filetransfer ou IFA, of manuellement via le système Vous pouvez vous-même introduire les modifications dans le système, donc données actuelles - Demande de contrôle via le système délai de traitement plus court, dispatching automatique - Feedback concernant le contrôle via le système délai de traitement plus court du résultat du contrôle + employeur peut suivre lavancement - Feedback jours de maladie via système délai de traitement plus court, donc à partir du 02/10/2006 plus daccusé de réception avec le nombre de jours par courrier

17 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 17 - Absence pour accident du travail/maladie professionnelle Mêmes principes que pour les autres absences (p.ex. plus daccusé de réception du certificat médical par courrier) Les absences seront toujours notées dans les conclusions de lexpertise médicale relatives à laccident du travail/maladie professionnelle La correspondance spécifique concernant le lien causal entre labsence et accident du travail/maladie professionnelle est maintenue - Prestations réduites Mêmes principes que pour les autres absences (p.ex. plus daccusé de réception par courrier) Le document avec les conclusions du médecin de Medex sera toujours donnée à la personne concernée + copie pour lemployeur

18 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Accès système - Choix transfert du fichier: nécessite accès au serveur SFTP adresse IP machine utilisateur technique mot de passe nom du répertoire seront communiqués au chef de projet/personne de contact - Choix application web communiquer les données (nom, prénom, numéro national et rôle linguistique) du usermanager: via le formulaire web usermanager accorde les rôles aux membres du personnel-users de son institution (manuel à ce sujet disponible bientôt) chaque user du système demande au plus vite un token fonctionnaire via le gestionnaire de sécurité de linstitution (voir mail 01/09)

19 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Fichier person Plusieurs possibilités: - Fichier IFA (reçu par Medex le 15 de chaque mois) - Fichier: à communiquer le 15 de chaque mois nouvelle fiche technique sur le site web (ne sont plus obligatoires: numéro GSM, régime de travail sur 10 semaines, numéro medical…) - Encodage des modifications ou des nouveaux membres du personnel via lapplication web - Membres du personnel manquants: possibilité de modifier/créer depuis le fichier absence Principe : la dernière version écrase les données antérieures

20 3.2. Ecrans Rechercher un agent

21 Créer ou modifier un agent

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24 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Témoignage SPF Santé publique Projet Absences pour maladie dans SPSCAE Contexte: 1800 membres du personnel (exclus Smals) 5 DG, 4 Services dencadrement, une dizaine de commissions, 2 IS Administration centrale et services extérieurs provinciaux Processus décentralisé de lannonce de la maladie Pas de contrôle de qualité central du SD P&O Processus difficile vers un nouveau règlement de travail Projets P&O liés: – Extension centrale du Call Center (guichet unique) – Responsabilisation du management de ligne : Management Development – Contrôle de qualité des processus P&O du SD P&O (ex. : application uniforme) Au sein du service Conditions de travail et Gestion des rémunérations – Introduction du système électronique de pointage (PROTIME) – Augmentation des données de qualité & agrandissement du système e-HR DIP

25 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Approche concret: projet pilote Choix banque de données ITMA ( -> IFA : tout collaborateur payé par le SCDF) + compléments pour les PJ, … Raisons : notre banque de données (DIP) nest pas encore adaptée -> ITMA pour le moment plus complet, plus exact éventuelle reconversion vers DIP plus tard

26 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 26 Communication + enregistrement de labsence Entre 8h et 9h prévenir le Call Center, qui enregistre labsence (application web) + envoi dun mail à une boîte mail centrale par DG/SD + cc chef fonctionnel + cc SD P&O Raisons : Communication au Call Center : - augmentation de lefficience (projet extension du Call Center) - sont déjà présents à partir de 8h et entre 8h et 9h période plus calme - déjà prévu dans la proposition nouveau règlement de travail que lon prévienne le Call Center en cas de maladie. Enregistrement par le Call Center : - doivent déjà noter labsence (pour la transmettre au SD P&O) -> pas de double travail -> aussi enregistrer ! - pas de nombre infini dintermédiaires -> moins de chance de fautes - ne doit pas prévoir de permanence entre 8h et 9h au SD P&O, ce qui est déjà le cas au Call Center

27 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 27 Changements dans les données enregistrées peuvent aussi être apportées par le SD P&O (cellule Conditions de Travail) : ex. Fautes Vue densemble des absences par collaborateur : - consultable dans le système par le SD P&O (cellule CT) - com.dir, chefs de service, chefs fonctionnels peuvent demander de linformation par mail au SD P&O (cellule CT) -> raisons: centralisation + confidentialité!

28 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 28 Communication et enregistrement « Horaires déviants » Ex.: Personnel de nettoyage commence à 6h, … Communication de labsence: 1h avant le début du travail auprès du chef de service, qui prévient le Call Center entre 8h et 9h -> situation inverse! Enregistrement + demande de contrôle + résultat du contrôle = Procédure des horaires normaux

29 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 29 Demande de contrôle Chef fonctionnel/chef de service/DG/SD/Président demandent des contrôles ad hoc : via la boîte mail controle (du service dencadrement P&O) puis les contrôles sont enregistrés avant 9h30 (13h30 et 21h) (nom, adresse, numéro médical, …) par le service dencadrement P&O Raisons: Centralisation de lenregistrement au SD P&O shared service SD P&O : décharger les chefs fonctionnels contrôle de qualité (application uniforme, déviation éventuelle par rapport à la gestion des contrôles convenue)

30 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 30 Gestion de contrôle: critères pour demander un contrôle Ex.: absence répétitive le lundi matin, absence après jour de fête, souvent absent le mercredi, 3 X absent 1 jour, … Ces critères seront discutés dans les groupes dintervision des chefs de service dans le cadre du projet management intégral, ensuite validé par le Comité de direction

31 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 31 Rapport des resultats de contrôle Seul le SD P&O (cellule CT) peut consulter les résultats des contrôles demandés / effectués par collaborateur à cause du shared service SD P&O SD P&O rapporte au Comdir les chiffres dans le cadre de la gestion de labsentéisme SD P&O peut sur demande donner une vue densemble des contrôles demandés et effectués par collaborateur au Président, DG, SD, chefs de service et chefs fonctionnels

32 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 32 Communication et actions de formation Concertation au CCB Envoi dune lettre à tous les collaborateurs Ecrans de plasma Formations des opérateurs et membres du personnel SD P&O Bulletin dinfo Echo (info sur le fond sur procédures et projet absences pour maladie) Formation des chefs de service dans le cadre du management intégral -> utilisation du set de base (slides + articles) -> important de ne pas uniquement communiquer sur la procédure mais aussi sur le pourquoi du projet! Pratiquement: -au dos du badge : brève explication de la procédure en cas de maladie + numéro dappel du Call Center -à lavant du badge : mention du numéro médical

33 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 33 Conclusion Projet dessai : évaluer pour apprendre et si nécessaire adapter les procédures Tenir compte des autres projets de changement Attention à la communication et la formation Interne au SD P&O redessiner les processus AVBM

34 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Conditions de réussite - Désigner un chef de projet interne - Désigner un usermanager - Définir les processus internes relatifs à la communication de labsence pour maladie, lenregistrement des absences, les demandes de controle et la consultation des données - Demander le token fonctionnaire pour les utilisateurs - Gérer le fichier IFA ou un fichier propre - Eventuellement, désigner un formateur interne - Sinscrire pour la formation système Absentéisme Medex (groupe cible: chef de projet interne/personne de contact/formateur interne) - Prévoir une formation interne

35 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT Planning + information complémentaire Pour le 13/09/ Communiquer le choix pour la base de données person, absence et contrôle via le formulaire électronique - Communiquer les coordonnées du usermanager local via le formulaire électronique formulaire électronique : https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_d ad=portal&_schema=PORTAL https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_d ad=portal&_schema=PORTAL - Sinscrire pour la formation système Absentéisme Medex via

36 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 36 Formation Dates 25/09/ FR NL 27/09/ NL FR 29/09/ FR NL A Eurostation (Place Victor Horta, gare du Midi) Nombre maximal de participants par session: 16 Groupe cible: chef de projet ou formateur interne Principe de linscription: les administrations qui se sont inscrites les premières seront invités à la session (sinscrire pour le 13/09 via Si nécessaire sessions supplémentaires

37 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 37 Informations complémentaires https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_dad=portal& _schema=PORTAL - Frequently asked questions: concernant la définition de labsentéisme, la politique de contrôle, la réglementation, les questions techniques etc. - Fiche technique actualisée sur base des remarques des administrations - A terme: manuel du système Absentéisme Medex ( thème Personnel de la fonction publique/Contrôles des absences pour maladie) Dès octobre: nouvelles procédures Medex relatives aux contrôles des absences pour maladie – directives à suivre pour le fonctionnaire + dernière version des formulaires (rubrique supplémentaire formulaire à droite)

38 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 38 Questions ?


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