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Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques MODULE 21. MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES Cours : S.

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1 Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques MODULE 21. MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES Cours : S ystème d I nformation et d A ide à la D écision S.I.A.D Année universitaire 2007/2008 – 6 ème semestre. Option Gestion M. Abderrahim AYAT

2 S.I.A.D \ 2 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Objectif du cours Ce cours vise principalement le développement de certaines aptitudes dont, notamment : Définir le SI et comprendre son rôle ; Reconnaître limportance des SIAD comme un instrument essentiel à la compétitivité des entreprises ; Reconnaître les étapes importantes du processus de mise en place & de développement dun SIAD ; Acquérir les connaissances de base pour différents outils relatifs au développement des SIAD : des outils daccès aux données, des outils danalyse, des outils de présentation et des outils déchange dinformation et de collaboration.

3 S.I.A.D \ 3 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Plan indicatif I.Chapitre premier : notion du SI Introduction ; Définition & rôles ; Dimensions du SI : informationnelle, technologique et organisationnelle Conception et mise en place dun SI. II.Deuxième chapitre : Les usages du SI III.Troisième chapitre : Le système dinformation et dAide à la décision SIAD

4 S.I.A.D \ 4 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Chapitre 1 er : notion de Système dinformation - SI

5 S.I.A.D \ 5 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Introduction – étude de cas Questions : 1.Quel est le type dinformation traité dans le mini cas ? 2.Listez les ressources utilisée dans ce magasin de prêt-à-porter ; 3.Décrivez les opérations effectuées après la mise en place de loutil informatique ; 4.Décrivez lorganisation du travail dans ce magasin ?

6 S.I.A.D \ 6 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Définition du Système dInformation Système dinformation (SI) proposition de définition : Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant dacquérir, de traiter, de stocker des informations (sous formes de données, textes, images, sons, etc.) dans et entre des organisations. Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

7 S.I.A.D \ 7 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Définition du Système dInformation Composantes du SI Rôles du SI

8 S.I.A.D \ 8 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Rôles du Système dInformation 1.Acquisition et saisie des données : Aujourdhui, les informations sont souvent traitées par les ordinateurs, dans ce contexte, ces informations doivent être sous une forme acceptable par les machines. 2.Traitement des données : Il sagit de transformer les données primaires (brutes) en résultats par des opérations de calculs, de sélection, de regroupement, de mise en forme… 3.Stockage des données : Il sagit de conserver les données primaires (brutes) et finales sous des formes exploitables et capables de les retrouver rapidement et sans erreur. 4.Communication des données : Il sagit de transmettre les données à dautres utilisateurs (hommes ou machines) par EDI, messagerie électronique…

9 S.I.A.D \ 9 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Système dInformation…aujourd'hui Développement technologique Automatisation du traitement de linformation et de lexécution des tâches Aide à la décision Communication à lintérieur et à lextérieur de lorganisation

10 S.I.A.D \ 10 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Système dInformation comme sous système Systèm e de pilotage Système opérant Système dInformation Flux physique Flux dinformation Flux de décisions tactique & Stratégique Contraintes internesContraintes externes

11 S.I.A.D \ 11 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 1.Le système dinformation – SI comporte : Des ressources humaines ; Des moyens matériels ; Des données et des modèles dinterprétation ; Des procédures et des règles de fonctionnement organisationnel. 2.Le SI doit apporter à TOUS les acteurs de lorganisation, lINFORMATION dont ils ont BESOIN pour AGIR et DÉCIDER. SI en bref…

12 S.I.A.D \ 12 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La notion multidimensionnelle du SI Le système dinformation comporte trois dimensions : La dimension informationnelle : manipulation et production de linformation ; La dimension technologique : utilisation des technologies matérielles et logicielles, et ; La dimension organisationnelle : réunissant des individus, des procédures de travail, une coordination, des partenariats… Nécessité de considérer et détudier le SI comme un objet multidimensionnel, susceptible dêtre caractérisé selon les trois dimensions informationnelle, technologique & organisationnelle.

13 S.I.A.D \ 13 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension INFORMATIONNELLE

14 S.I.A.D \ 14 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension informationnelle La vocation première dun SI est de fournir de lINFORMATION à ses utilisateurs. Cette INFORMATION, pour être utilisable par lêtre humain, doit être matérialisée sous forme de signaux accessibles à nos sens. Cela conduit à construire des REPRESENTATIONS… …la qualité de ces représentations est susceptible dinfluer de manière importante sur le comportement de leur utilisateur, doù la PERTINENCE dune information. Exemple : le comptable enregistre les opérations effectuées à partir des pièces comptables et non à partir dune observation directe de ces opérations…il prépare la paie sans avoir observé réellement le travail des ouvriers ou (leur présence) il établi le bilan et le compte de résultat et les communique…

15 S.I.A.D \ 15 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Systèm e de pilotage Système opérant Système dInformation Flux physique Flux dinformation Flux de décisions tactique & Stratégique Contraintes internesContraintes externes Image Représentation Schéma La dimension informationnelle Image Représentation Schéma

16 S.I.A.D \ 16 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension informationnelle Le bilan et le compte de résultat sont des représentations possibles de lentreprise… …un site Internet est une représentation de lentreprise… …une carte géographique est une représentation dun territoire dun pays… (*)Ces supports sur lesquels apparaissent des signes, des signaux…sont des représentations du monde réel… Une représentation est une image du monde réel : cette image est composée de signaux pouvant être perçus par nos sens. (*)Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

17 S.I.A.D \ 17 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension informationnelle Rôles dune représentation : 1.Conservation de linformation 1.Conservation de linformation à laquelle nous naurons plus directement accès : une photographie par exemple est une représentation dun moment, dun paysage auquel nous naurons plus accès direct ou nous nallons plus revivre… 2.Communication 2.Communication qui permet léchange des informations entre les individus par léchange de représentations. Exemple : un bon de commande est une représentation qui une fois communiqué à un fournisseur, permet à ce dernier de préparer le produits ou le service en faveur de son client… 3.Concrétisation (simplification) 3.Concrétisation (simplification) une représentation permet la simplification et la facilitation de la perception des concepts et des modèles non directement (facilement) perçus par nos sens. Exemple : un bilan dune société rend possible la perception du patrimoine de celle-ci.

18 S.I.A.D \ 18 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension informationnelle …& la pertinence des représentations ! La PERTINENCE dune représentation est directement liée à lutilisation de linformation : est pertinent ce qui CONVIENT, ce qui EST APPROPRIÉ à une ACTION. Une représentation sera pertinente si elle répond aux attentes de son utilisateurs, si elle le satisfait. La pertinence est donc une notion relative à un utilisateur et à un contexte dutilisation… …est pertinente, linformation qui permet de prendre la bonne décision… (*)Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

19 S.I.A.D \ 19 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension informationnelle PERTINENCE ActualitéExhaustivitéFinesse - Précision Ponctualité Forme richesse Accessibilité Exactitude Fiabilité (*)Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

20 S.I.A.D \ 20 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension TECHNOLOGIQUE

21 S.I.A.D \ 21 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension technologique Intro… Système dinformation : SI VS Système informatique : SI Collecte Saisie Stockage Traitement Stockage Communication Matériel : Hardware ordinateur Logiciel : programme software

22 S.I.A.D \ 22 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension technologique Fonction de baseExemple de dispositifs technologiques Saisie Obtenir des données sous une forme permettant leur stockage, leur traitement et leur transmission Clavier d'ordinateur, lecteur de codes à barres, scanner, enregistreur de sons (magnétophone), caméra vidéo, appareil photographique, etc… Transmission Déplacement des données dans l'espace Réseau téléphonique, réseau spécialisé dans la transmission des données, réseau local, réseau de télévision, réseau radio, réseau Internet… Stockage Conservation organisée des données permettant de les retrouver ultérieurement Imprimé (papier), bande magnétique audio et vidéo, CD (compact Disc), clé USB, mémoire centrale d'ordinateur, disque dur d'ordinateur… Traitement Création de données nouvelles à partir des données brutes par le calcul, la mise en ordre, le changement du format… Ordinateur + Logiciel correspondant. Restitution Remettre les données sous forme communicable à l'homme Imprimante (papier), écran, haut parleur…

23 S.I.A.D \ 23 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension technologique Les principaux apports des techniques du traitement électronique de linformation peuvent être résumés en 3 principaux apports : 1.Compression du Temps : 1.Compression du Temps : traiter des données revient à les trier, les calculer, les sélectionner, les transmettre...pour produire des représentations pertinentes. Les nouveaux outils de traitement électronique ont permis lautomatisation des opérations avec des performances de vitesse sans aucune mesure avec celle dun opérateur humain. 2.Compression de lespace : 2.Compression de lespace : à lheure actuelle, il est possible de transmettre des volumes considérables à laide dinternet entre deux points, quelque soit leur emplacement dans le globe. Lémergence du télétravail, du bureau à distance, lentreprise virtuelle, le phénomène de la globalisation des marchés…sont des conséquences directes de cette élimination de la distance par le recours aux techniques électronique de communication. 3.Lexpansion de linformation stockée : 3.Lexpansion de linformation stockée : les nouveaux procédés de stockage permettent aujourdhui de stocker et darchiver des volumes importants de données.

24 S.I.A.D \ 24 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension ORGANISATIONNELLE

25 S.I.A.D \ 25 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 La dimension organisationnelle 1 - Le SI est un élément déterminant dans le fonctionnement dune organisation : Le SI fournit dans des conditions déterminées, des représentations nécessaires aux différents acteurs dune organisation. Les formes évoluées des technologies de linformation confèrent au SI des rôles de structuration, dintégration, de coordination et dautomatisation du travail susceptibles de modifier considérablement les conditions du fonctionnement de lorganisation. 1 - Le SI est un élément constitutif de la structure de lorganisation Le SI redimensionne les frontières dune organisation, il peut létendre à ses clients, à ses fournisseurs… donnant naissance à de nouvelles formes dorganisations dentreprise (exp. : E/se en réseau)

26 S.I.A.D \ 26 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Activités 1.Comment définirez-vous un SI ? 2.Quels sont les objectifs majeurs dun SI ? 3.Quels sont les procédés technologiques susceptibles dêtre utilisés dans ce modèle de SI ? 4.Comment les vendeurs de cette usine exploitent leur SI et quelles sont les possibilités quil leur offre ? En vous basant sur les concepts développés dans le cours, vos connaissances et le mini cas ci haut :

27 S.I.A.D \ 27 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI

28 S.I.A.D \ 28 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Un Système dInformation nest pas un phénomène spontané. Il est le résultat dun travail de CONCEPTION aboutissant à une IMPLANTATION, synonyme de CHANGEMENT dans lorganisation…La conception dun SI peut être caractérisée à la fois par ses OBJECTIFS et par sa DÉMARCHE. (*)Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 Introduction…

29 S.I.A.D \ 29 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 1.Les objectifs : Un système dinformation doit répondre aux besoins spécifiques de ses futures utilisateurs. Un travail préliminaire consiste à définir un CAHIER DES CHARGES qui exprime de façon structurée, les besoins que doit satisfaire le futur SI… …ce cahier des charges va ensuite être interprété par des spécialistes, analystes, concepteurs en un schéma de système à réaliser… …ce schéma doit intégré de manière cohérente les choix relatives aux trois dimensions composantes dun SI « informationnelle, technologique & organisationnelle ». Conception & mise en place dun SI

30 S.I.A.D \ 30 A. AYAT – SIAD. AU 07/ Les choix informationnels : Correspondent aux choix relatifs aux représentations souhaitées. Il sagit ici de choisir quelles sont les représentation à produire pour chaque utilisateur ce qui conduira à la définir des MODÈLES de données et les règles de transformation de ces données par des modèles de traitements. 1.2 Les choix organisationnels : Correspondent aux choix relatifs aux acteurs et aux procédures de travail. Il sagit de répondre à la question « QUI FAIT QUOI ? ». 1.3 Les choix techniques : Correspondent aux choix relatifs aux matériels et logiciels à utiliser et la façon dont ils seront utilisés. Conception & mise en place dun SI

31 S.I.A.D \ 31 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Dimension Organisationnelle Dimension Informationnelle Dimension Technique Contrainte dadéquation Contrainte de pertinence Contrainte de praticabilité (*)Robert Reix – Système dinformation et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 Conception & mise en place dun SI

32 S.I.A.D \ 32 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 …pour résumer : Contrainte de pertinence :Contrainte de pertinence : les représentations fournies par le SI doivent être pertinentes pour les utilisateurs et correspondre à leurs besoins. Contrainte de praticabilité :Contrainte de praticabilité : les représentations utilisées et les traitements demandées doivent être manipulables par les outils techniques utilisés ; Contrainte dadéquation :Contrainte dadéquation : les techniques retenues doivent être compatibles avec les moyens économiques de lorganisation et utilisables dans le contexte de travail. Conception & mise en place dun SI

33 S.I.A.D \ 33 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.La démarche Pour les SI de dimension très limitée, la construction peut prendre des formes dessais, derreurs, de tâtonnements, de modifications... Au-delà dune certaine dimension, cette approche empirique nest pas possible et il est indispensable de PLANIFIER le SI « Schéma directeur » et dORGANISER le processus de sa construction et sa mise en place de manière MÉTHODIQUE… …cette démarche méthodique peut être schématisée comme suit (cycle de vie du projet) :

34 S.I.A.D \ 34 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Définition initiale Conception Modèle du système Développement Modèle avec logiciels Tests SI en fonctionnement Implantation Évaluation Schéma directeur

35 S.I.A.D \ 35 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.1 Schéma directeur La démarche de planification dun SI doit fournir la réponse à deux questions : 1.Quels sont les objectifs à retenir ? 2.Quelles sont les ressources à prévoir ? Cette démarche de planification produit un ensemble de résultats désignés généralement par le terme « schéma directeur »… Ce dernier comprend généralement : Schéma directeur Projets à réaliserMoyens à utiliser Plans daction par projet

36 S.I.A.D \ 36 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.1 Schéma directeur (suite) Schéma directeur Projets à réaliserMoyens à utiliser Plans daction par projet Traduction des objectifs assignés au SI en objectifs. Les applications que lentreprise cherche à développer sont décrites par leur caractéristiques principales : objectifs à satisfaire, champs couvert, fonctionnalités principales… Définition des moyens nécessaires pour la réalisation des projets (matériels, logiciels et humains). Ce volet permet dévaluer ladéquation ressources disponibles dans lentreprise et permet leur ajustement en cas dinsuffisance. Pour chaque projet inscrit dans le schéma directeur, le plan daction explicite les choix essentiels : objectifs, moyens alloués, contraintes à respecter, délais, limites…

37 S.I.A.D \ 37 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.2 Définition initiale « analyse préalable » Dans le cas de lexistence dun schéma directeur, lobjectif de lanalyse préalable est : La Mise à jour du plan daction par rapport aux changements dorientation stratégique, changements technologiques Par ailleurs, en labsence dun schéma directeur, cette phase est loccasion pour lentreprise de définir et mettre en place lAVANT PROJET de la solution à concevoir. Étude de lexistant Diagnostic Formulation du problème Recherche de solutions Évaluation des solutions

38 S.I.A.D \ 38 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.3 La conception La phase de conception est le « pont » entre la définition du besoin (problème) et la réalisation... …elle comporte généralement 2 phases : Phase 1Phase 2 Introduction de la dimension organisationnelle avec les choix technologiques. Définition des rôles de chacun, « qui fait quoi », la chronologie « quand » la répartition spatiale « où », et comment « quel outil » (liaison avec les choix de la technologie). Définition de la dimension informationnelle à travers la définition des données nécessaires pour lexécution des tâches. Il sagit de répondre à la question : Quelle structure des données et pourquoi faire?

39 S.I.A.D \ 39 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.3 La conception en schéma : Définition des procédures Aménagement des structures de données Phase 2 Dimension organisationnelle avec choix technologiques Modèle conceptuel du SI Analyse des besoins Modèle fonctionnel (quoi faire?) Structure de données (avec quelle information) Phase 1 Dimension informationnelle Modèle organisationnel du SI Cahier des charges de réalisation

40 S.I.A.D \ 40 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.3 Le développement Cette étape correspond à lintégration totale de la dimension technologique. Lanalyse, la programmation et les tests sont les principales sous étapes…on peut distinguer deux grandes phases. Phase 1 Phase 2 Analyse détaillée (organique) Il sagit détablir une description détaillée des traitements dune part (programmes), des données dautre part en tenant compte des particularités du matériel et logiciel utilisés. Programmation et tests Une fois bien décris, les programmes sont écrits et testés (cette phase peut être réduite si on utilise des logiciels achetés). Les tests du programme sont effectués à partir dun échantillon de données, dune situation bêta…

41 S.I.A.D \ 41 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Limplantation : Travaux à mener en parallèle Installation des matériels : peut être lourde si la solution exige un saut technologique ; Installation et tests des logiciels : toutes les applications doivent être installées dans leurs conditions normales de fonctionnement ; Constitution des bases de données : dans le cas où la solution fait appel à de nouvelles bases de données ; Formation des utilisateurs aux nouvelles procédures de travail tant pour les parties manuelles (inputs) que pour les tâches assistés par ordinateurs (graphiques, tableaux,…). Cette phase de formation est indispensable !

42 S.I.A.D \ 42 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Limplantation : Lancement de la solution. Lancement en parallèle : coexistence des deux solutions ancienne et nouvelle ; Lacement partiel : une seule partie de la solution est lancée. Lancement sur site pilote : lorsquon peut limiter lexploitation de la solution à un seul site…après mise au point lapplication est généralisée sur lensemble des sites ; Lancement complet immédiat solution la plus simple mais la plus risquée! Le lancement peut être effectué selon différentes modalités :

43 S.I.A.D \ 43 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Limplantation : démarrage effectif. Après une série de corrections et dadaptations des versions provisoires…la réception et linstallation définitive de la solution est opérée… …cette étape marque laboutissement du projet qui entrera par la suite dans un cycle de maintenance.

44 S.I.A.D \ 44 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI 2.3 Limplantation en schéma Installation des matériels Installation & tests des logiciels Constitution des bases de données Formation des utilisateurs Lancement : En parallèle ; Partiel ; En site pilote ; Complet. Adaptations éventuelles Démarrage effectif généralisé Maintenance

45 S.I.A.D \ 45 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Conséquences de limplantation introduction du changement dans lorganisation. Le passage dun SI en projet à un SI effectif opérationnel implique inéluctablement, une modification des tâches, des rôles, de laffectation des personnes, des processus de travail, de communication…donc, introduction du changement dans lorganisation. En général : Implantation dun SI Changement des procédures de travail Changement du mode opératoire

46 S.I.A.D \ 46 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conception & mise en place dun SI Conséquences de limplantation (suite) Lintroduction dune nouvelle technologie se traduit par un double apport : 1.Elle génératrice de règles et contraintes ; 2.Elle offre des ressources supplémentaires.

47 S.I.A.D \ 47 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Conclusions du premier chapitre 1.La notion de SI est une notion multidimensionnelle comprenant trois dimension : informationnelle, technologique & organisationnelle …pour bien comprendre la notion de SI, il est indispensable de prendre simultanément ces trois dimensions ! 2.Le SI doit répondre de manière efficace aux besoins exprimés par ses futurs utilisateurs…le SI nest quun INSTRUMENT devrant faciliter, organiser, structurer, coordonner le travail en organisation ! 3.La mise en place dun SI doit sinscrire dans une démarche durable et constitue donc un objet quil faut PLANIFIER, ORGANISER, FINALISER, ANIMER, MAINTENIR et CONTRÔLER. 4.Les usages dun SI peuvent prendre plusieurs formes, pouvant être regroupées en 2 grandes catégories, les usages fonctionnels et les usages pour laide à la décision. Ces usages seront développés lors du 2 ème chapitre.

48 S.I.A.D \ 48 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 2 ème chapitre: Les applications fonctionnelles du SI

49 S.I.A.D \ 49 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Introduction – 5 exemples pour comprendre 2. Le directeur de lentreprise SATEP dispose dun système dinformation lui permettant de suivre, à la demande, létat et les conditions davancement des principaux chantiers. Il peut visualiser le planning, les écarts de délais, le budget et les écarts de coûts. ARTEC 1. Le cabinet darchitecture ARTEC utilise des micro-ordinateurs, des tables traçantes et un logiciel de conception assistée par ordinateur pour établir les plans… 3. La société CARCHAN, spécialisée dans la grande distribution vient de mettre en place, dans tous ses points de vente, des caisses modernes équipées de lecteurs de codes à barres permettant de reconnaître les produits achetés. Grâce à la consultation de la base de données des produits, le prix est reconnu, la facture et calculée et éditée, le stock et mis à jour, les statistiques sur les ventes sont facilement obtenues… 4. Le directeur de la société Technix (fabrication électrique) dispose dun logiciel de simulation de charges lui permettant de mesurer à lavance les conséquences du lancement en fabrication dune commande (délais, coûts, insuffisance ou excès…). Il utilise régulièrement ce logiciel pour décider des délais et passer des ordres aux sous-traitants

50 S.I.A.D \ 50 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 5. Tous les cadres de la société AGMA disposent dun micro-ordinateur équipé du logiciel MS-OFFICE (traitement de texte, tableur, gestionnaire de données, présentation) et dun logiciel de messagerie (MS-Outlook). Ils peuvent ainsi créer des documents, les représenter sous forme de tableaux et les manipuler. Ils disposent également dInternet et dintranet leur permettant déchanger les données à lintérieur et à même à lextérieur de lentreprise. Introduction – 5 exemples pour comprendre Usages des SI Applications fonctionnelles Applications daide à la décision Applications daide à la communication Applications daide à la gestion des connaissances

51 S.I.A.D \ 51 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 APPLICATION FONCTIONNELLE Une application informatique est un ensemble de logiciels articulés entre eux pour automatiser et faciliter le traitement des informations… Gestion comptable et financière ; Gestion commerciale ; Gestion de la production ; Gestion des ressources humaines… Une application fonctionnelle désigne des réalisations informatiques conçues pour assister la conduite des fonctions essentielles de toute entreprise. On peut donc parler de :

52 S.I.A.D \ 52 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 APPLICATION FONCTIONNELLE Une application fonctionnelle est caractérisée par deux objectifs généraux : 1. Assistance pour le traitement des transactions « courantes »; 2. Information des gestionnaires à différents niveaux. …les systèmes dinformation fonctionnels assurent le traitement des transactions & des opérations et fournissent linformation utile pour la gestion.

53 S.I.A.D \ 53 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 1 ère section: Le SI pour la gestion comptable et financière

54 S.I.A.D \ 54 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Les principales composantes dun SI comptable 1. La comptabilité générale ; 2. La gestion financière ; 3. La gestion budgétaire.

55 S.I.A.D \ 55 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 1.Une transaction comptable peut être définie comme étant toute opération dachat, de production, de stockage, de vente, de livraison, de location… …donnant lieu à un flux monétaire en entrée ou en sortie. Pour une entreprise, il sagit de tout acte donnant lieu à un échange monétaire entre celle-ci et ses bailleurs de fonds, salariés, clients, fournisseurs, lEtat, organismes sociaux…

56 S.I.A.D \ 56 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Le SI-GCF est le SI le plus facile et le plus important à concevoir du fait dune part, de lexistence dun référentiel réglementaire (plan et normes comptables) et dautre part, linformation comptable et financière est lélément fondamentale de léconomie de marché. Transactions Achat, Vente, Paie… Plan & normes comptables États de synthèse comptables « Image fidèle » Enregistrement des flux monétaires Le système dinformation comptable sarticule principalement sur :

57 S.I.A.D \ 57 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière

58 S.I.A.D \ 58 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière RAPPEL : Le journal est un document comptable qui enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par lentreprise au cours dune période souvent appelé exercice du 01/01/N au 31/12/N. Le livre journal doit être tenue avec soin sans blancs ni ratures et chaque article (forme denregistrement des opérations) doit contenir les informations suivantes : - La date de lopération - Lintitulé et le numéro des comptes - Comptes (crédités ou débités) - Le montant de lopération - Les pièces justificatifs (libellé)

59 S.I.A.D \ 59 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Architectures possibles dun système dinformation comptable Architecture centralisée Architecture semi intégrée ou totalement intégrée

60 S.I.A.D \ 60 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Architecture centralisée Ce type darchitecture est adapté pour une entreprise individuelle ou une petite entreprise où une seule personne centralise et tient la comptabilité générale. Il n'y a qu'un seul journal et un seul grand livre qu'il est difficile de partager. De plus, l'essentiel du travail comptable est concentré sur les transactions (Achats/Ventes) qui peut représenter jusqu'à 80% des enregistrements comptables.

61 S.I.A.D \ 61 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Ce type darchitecture est adaptée pour une moyenne ou grande entreprise où il est nécessaire de partager le travail comptable entre plusieurs comptables. Le système dinformation doit donc permettre à tous les comptables de travailler en même temps doù la nécessité de travailler selon une architecture Client/serveur.

62 S.I.A.D \ 62 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Chaque comptable peut alors se spécialiser dans un domaine « compte principal ». Le SI intégré permet donc, une plus grande productivité et rapidité dans le traitement des informations comptables. Dans ce système, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires spécialisés, créés en fonction des besoins de l'entreprise. Les journaux auxiliaires qui sont créés en pratique sont : · le journal des ventes (ou journal des clients) ; · le journal des achats (ou journal des fournisseurs) ; · le journal de caisse ; · le journal de banque; · le journal des opérations diverses (dit des OD).

63 S.I.A.D \ 63 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Banque / caisse Personnel / Paie Vente / Clients Achats / Fournisseurs Serveur contenant le système dinformation GC

64 S.I.A.D \ 64 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.1.La gestion financière ? Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois Emplois ou engagements à M< Ressources à LT Emplois ou engagements à CT Ressources à CT Emplois Ressources Trésorerie nette : « résiduelle »

65 S.I.A.D \ 65 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Emplois ou engagements à M< Ressources à LT Emplois ou engagements à CT Ressources à CT Emplois Ressources Trésorerie nette : « Gérée » Excédentaire Déficitaire Gestion de la trésorerie

66 S.I.A.D \ 66 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.1. La gestion financière aujourdhui Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois… …afin d'optimiser la rentabilité des apports des apporteurs de capitaux et assurer la solvabilité et la liquidité de la trésorerie de l'entreprise.

67 S.I.A.D \ 67 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.1. La gestion financière Politique financière à LT Stratégie de développement Plan de financement Plan de trésorerie Gestion de la dette Gestion des placement Suivi de la trésorerie Contrôle des coûts Contrôle des projets Suivi des mouvement de fonds… Traitement des transaction comptables Planification stratégique Planification tactique Contrôle des opérations Traitement des transactions financières

68 S.I.A.D \ 68 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.2. La gestion budgétaire Mode de gestion consistant à traduire en programmes dactions chiffrées (budgets) les décisions prises par la direction avec la participation des responsables. La gestion budgétaire suppose la définition dobjectifs, une structure englobant lensemble des activités de lentreprise, la participation et lengagement des responsables des centres de responsabilité et la mise en place dun contrôle budgétaire. Les différents budgets par fonction comprennent : – le budget des ventes ; – le budget de production ; – le budget des approvisionnements ; – le budget des autres charges ; – le budget des investissements. Le budget consolidé par fonctions ou par centres de responsabilités permet délaborer les états financiers prévisionnels (bilan, compte de résultat, tableau de financement) et le budget de trésorerie.

69 S.I.A.D \ 69 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.3. Le contrôle budgétaire Cest une modalité financière du contrôle de gestion. Tout budget est composé dun ensemble de postes budgétaires. Lanalyse des écarts budgétaires consiste à analyser les différences constatées entre les données prévisionnelles et les données réelles. Les écarts trop importants doivent déclencher un processus de correction. Lanalyse des écarts a longtemps constitué la méthode privilégiée du contrôle budgétaire. La régulation du système budgétaire à court terme réside dans ces mesures correctives qui, pour leur part, peuvent déclencher des effets dapprentissage à moyen terme. Les nouvelles méthodes de contrôle de gestion visent à anticiper les évolutions (planification flexible, méthodes des scénarios), à être plus réactives (réponses plus rapides aux modifications à court terme de lenvironnement) ou à remettre en cause radicalement les données existantes

70 S.I.A.D \ 70 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière Le contrôle budgétaire Politique financière à LT Stratégie de développement Budget de fonctionnement Direction / Département Projet Budget dinvestissement Choix des modalités de financement États de synthèses budgétaires Rapprochement mensuel Analyse des écarts et correction Rapprochement trimestriel Analyse des écarts et correction Rapprochement semestriel Analyse des écarts et correction Rapprochement annuel Analyse des écarts et correction

71 S.I.A.D \ 71 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion comptable et financière 2.4. Le contrôle de gestion Situé entre le contrôle stratégique et le contrôle opérationnel, le contrôle de gestion vise à améliorer les performances de lentreprise grâce à des indicateurs de résultat et à promouvoir le changement organisationnel. Le contrôle de gestion englobe non seulement le contrôle financier (comptabilité analytique), mais encore lensemble des facteurs qualitatifs et quantitatifs (tableaux de bord) permettant daméliorer les performances de lentreprise. Le contrôle de gestion repose sur une séquence dactions senchaînant logiquement : fixation des objectifs ; planification stratégique et financière à trois ou cinq ans ; élaboration du budget annuel ; contrôle de lexécution du budget ; analyse des écarts entre les données budgétées et les données constatées ; élaboration et mise en oeuvre des mesures correctives. La réalisation des objectifs doit être obtenue en maximisant lefficacité des ressources employées.

72 S.I.A.D \ 72 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 2 ème section: Le SI pour la gestion commerciale et marketing

73 S.I.A.D \ 73 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI pour la gestion commerciale et marketing Les principales fonctionnalités ou tâches pouvant être assistées par des technologies de linformation ou totalement automatisées peuvent se résumer sous le schéma ci-après.ci-après

74 S.I.A.D \ 74 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Principales fonctionnalités dun SI pour la gestion commerciale et marketing SI pour la gestion commerciale et marketing Choix, produits, marchés, positionnement Plan Marketing, prévisions des ventes Plan communication, promotion Gestion des canaux de distribution… Suivi & contrôle budgétaire Analyse des ventes réalisées Gestion produit, clients (court terme) Contrôle de la FDV, Coop. Com… Gestion des Commandes Devis Aide à la vente Enregistrement Préparation/ Livraison Préparation des liv. Gestion des tournées Expéditions.. Facturation / suivi clients Facturation Suivi comptable & commerciale Traitement AV Planification stratégique Planification tactique Contrôle des opérations Traitement des transactions

75 S.I.A.D \ 75 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 3 ème chapitre: Le système dinformation et lAide à la décision

76 S.I.A.D \ 76 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Aide à la Décision - Introduction Au début des années 70, le professeur Henry Mintzberg a mis au point un nouveau modèle de gestion… …ce modèle considère la gestion comme lexécution de rôles de gestion. Un gestionnaire est dans une position qui lui donne lautorité dendosser les rôles suivants : Les rôles informationnels2 Les rôles interpersonnels1 Les rôles décisionnels3

77 S.I.A.D \ 77 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Aide à la Décision - Introduction Les rôles interpersonnels1 Un gestionnaire devrait être : 1.Un superviseur hiérarchique pour ses subordonnés ; 2.Un agent de liaison avec lenvironnement externe ; 3.Un représentant de lensemble de lorganisation lors des cérémonies officielles. Les rôles informationnels2 Un gestionnaire doit être : 1.Un contrôleur de linformation relative au rendement organisationnel 2.Un diffuseur de linformation à lintérieur de lorganisation 3.Un porte-parole face à lenvironnement externe.

78 S.I.A.D \ 78 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Aide à la Décision - Introduction Un gestionnaire devrait être : 1.Un entrepreneur innovant ; 2.Un redresseur qui prend des mesures correctives ; 3.Un répartiteur de ressources ; 4.Un négociateur (en cas de conflits). Les rôles décisionnels3

79 S.I.A.D \ 79 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 QUOI…& QUAND La Décision cest QUOI…& QUAND? DécisionChoix Mais avant de faire ce choix…il existe tout un processus de prise de conscience du problème, dinvestigation et danalyse qui précède la phase finale de choix puis suivi par la phase dévaluation. Problème à résoudre Un problème en gestion = un écart entre la situation réelle et la situation prévue ou espérée

80 S.I.A.D \ 80 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 QUOI…& QUAND La Décision cest QUOI…& QUAND? Le gestionnaire est toujours en position dévaluation des choix offerts face à un problème pour la prise de la décision optimale.

81 S.I.A.D \ 81 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Processus de prise de Décision Le modèle classique issu des travaux de Herbert SIMON, économiste et lauréat dun prix Nobel (Modèle IMC) apporte une représentation permettant de bien caractériser les phases du processus de résolution de problème. IMC Le modèle IMC de SIMON propose quatre phases : 1.Intelligence ; 2.Modélisation ; 3.Choix, et; 4.Évaluation.

82 S.I.A.D \ 82 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Modèle IMC INTELLIGENCE Identification du problème MODÉLISATION Recherches des actions possibles CHOIX Application de règles pour choisir une action ÉVALUATION Test du choix retenu SATISFAISANT ? OUI exécution NON

83 S.I.A.D \ 83 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 IMC Le modèle IMC de SIMON : 1.Intelligence : répondre à la question « de quoi sagit-il?, le mot intelligence correspond ici au sens militaire du terme : recherche et renseignement. répondre à la question « de quoi sagit-il?, le mot intelligence correspond ici au sens militaire du terme : recherche et renseignement. Cest une phase de sondage de lenvironnement et de repérage des événements requérant des décisions. Modèle IMC

84 S.I.A.D \ 84 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 2.Modélisation : Cest une phase de conception et de formulation des voies de solutions possibles… Il sagit de définir des scénarii de réponse à travers des modèles daction Modèle IMC 3.Choix : Cest une phase de prise de position et de sélection dun choix entre ceux possibles, explorés durant la phase précédente.

85 S.I.A.D \ 85 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 2.Évaluation Cest une phase importante dans la mesure où elle détermine si le choix retenu est adapté donc validé, sinon il est remis en cause et entraîne un retour en arrière vers une ou plusieurs phase du processus IMC Modèle IMC ? En quoi le système dinformation peut il aider les gestionnaires tout au long de ce processus de prise de décision

86 S.I.A.D \ 86 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI & Aide à la Décision 1.Intelligence : Un SIAD permet à laide dun ordinateur, de rechercher des données, de faire des traitements et de déceler toute anomalie ou détecter tout écart … Un ordinateur équipé dun logiciel dalerte peut alerter le décideur soit par un message, soit en éditant un mail dune situation de dépassement, dinsuffisance, de rupture,… Outre cette fonction, un ordinateur permet le stockage des données et leurs restitution pour toute éventuelle réutilisation dans des cas similaires.

87 S.I.A.D \ 87 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI & Aide à la Décision 2.Modélisation : Un SIAD à travers une base de données de modèles de tableaux de calculs, de logiciels de traitement, permet une aisance dans lutilisation du modèle, dans la modification, dans lenregistrement des versions et de garder une traçabilité quant aux modèles utilisés 3.Choix \ évaluation : Une fois le modèle adapté est choisi ou conçu, on passe au test du choix retenu en procédant dune manière rétroactive. Autrement dit, lessor des systèmes dinformation a permis lévaluation des choix et le test des scénarii envisageables avant toute prise de décision.

88 S.I.A.D \ 88 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SI & Aide à la Décision Un SIAD est un système dinformation : 1.Un système fournissant une assistance aux décideurs essentiellement pour des problèmes non totalement structurés 2.Combinant le traitement automatisé de linformation et le jugement humain 3.Améliorant la qualité et lefficacité du processus de prise de décision « contrôle, coût, temps)…


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