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La refonte du portail de Maurepas Ajustements Coûts DélaisQualité 16 mois.

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1 La refonte du portail de Maurepas Ajustements Coûts DélaisQualité 16 mois

2 Le contexte Un site statique Peu dinteractivité Une communication trop lente Les enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, doù la dématérialisation Initier de nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à linstantanéité de linformation Les contraintes Multiplicité des directions concernées - des ressources humaines importantes Un budget euros Léchéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place dun intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » Les risques Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation) Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation pour gérer les retards Risques juridiques (CNIL, Droit dauteur, Délit de contrefaçon, Responsabilité de lhébergeur) Profonds bouleversements => Conduite du changement ! La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails L Analyse préalable La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet

3 Une multiplicité dacteurs …

4 …à coordonner sur 16 mois Mise en ligne

5 Comité de direction CODIR Moyens organisationnels et fonctionnels Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests Comité technique COTECH Les référents agents métier, Audit, Remontée des informations, Futurs contributeurs du portail internet et intranet Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Chef de Projet internet / Dématérialisation Direction Générale Allocation des ressources

6 Proposition de scénarios Priorité et choix: Des actions Des modules Des démarches à dématérialiser Comité de Pilotage Ecriture du CCTP Chef de Projet CODIR Réunion présentation fiches Fiches projets remplies Confirmation des attentes Validation des fiches Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 1.30% des rubriques satisfaisantes 2.40% à faire évoluer 3.30% à créer COTECH Référents Maurepasiens De laudit indispensable au CCTP

7 Un MAPA : Pourquoi ? Sous le seuil 193 K Préciser les attentes Demander des renseignements Négociations possibles CAO Choix du prestataire Chef de Projet Etude des réponses Synthèse Prestataire retenu Lettres motivées de refus Appel doffre : un MAPA -> CAO

8 COPIL Référents, suivi du portail en front office Communication Visuels et textes Validations Retours AFNIC Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début dintégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne La réalisation / Développement

9 Prestataire Agents traitants des services Web GP technique Pour pouvoir maîtriser loutil et réaliser les tests COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet Administrateurs des portails internet/intranet Services Web Dématérialisation de procédures administratives Pour pouvoir refaire les différentes formations Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents Transfert de compétence / Formation

10 Intégration des contenus et Tests Comité de Pilotage GP technique Agents traitants COTECH Prestataire CdP Centralisation Dématérialisation de procédures administratives Maurepasiens Intégration Tests Corrections Vérifications Débogages Corrections

11 Migration sur le serveur de production le 3 septembre Comité de Pilotage CdP Ouverture public le 4 septembre Agents traitants des services Web Référents Contributeurs Nouveau Prestataire Communication Envoi des codes extranet J-4 Ancien Prestataire Pointeur DNS La mise en production

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13 Un temps élevé par visite nentraîne pas nécessairement la qualité de visite… Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que linformation est pertinente… Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées… ou Un nombre élevé de visites nest pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Reste des questions à se poser : Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de lextranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. 17 offres demploi ont été déposées via le formulaire proposé par lespace emploi. La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines. Vous a-t-il été aisé de trouver linformation recherchée ? Linformation proposée vous a telle été utile ? Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Evaluation

14 A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme lindice qualité dun traitement dune démarche administrative. Les questions que lon doit alors se poser : Loutil est il suffisamment clair ? Comment se fait-il quune information majeure soit souvent oubliée ? Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (code, mot de passe, bouton modifier…) ? Les administrés consultent tils leur boîte courriel tous les jours ? Evaluation des démarches en ligne

15 Accessibilité Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Label Ville internet Evolution

16 Merci de votre attention

17 Analyse préalableLa nécessité du mode projet ?De laudit indispensable au CCTPAppel doffre : un MAPA -> CAOLa réalisation / Développement Transfert de compétence / formationTests et intégration des contenusLa mise en productionEvaluationEvolution 2

18 COPIL Référents, suivi du portail en front office Communication Visuels et textes AVIS Retours AFNIC Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début dintégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne P DC A La réalisation / Développement 8

19 Le Service Web Traitement agent Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Envoi de la ou des demande(s) Demande(s) traitée(s) Accusé de réception, dabsence de justificatif, ou denregistrement de la demande Envoi automatique Espace Sécurisé … Le citoyen peut suivre les étapes et lavancée de sa demande Carte didentité Quotient familial Livret de famille


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