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DuPont E-Sourcing Participation Fournisseur- RFX Janvier 2012.

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1 DuPont E-Sourcing Participation Fournisseur- RFX Janvier 2012

2 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 2 Table des matières IntroductionSlide 3Slide 3 DéfinitionsSlide 4Slide 4 Inscription fournisseur Slide 5Slide 5 Accès DuPont E-SourcingSlide 6Slide 6 Conditions et termes du système dutilisation Slide 10Slide 10 Workbench fournisseurSlide 13Slide 13 RFX – RFI; RFP; RFQSlide 17Slide 17 Fonctionnalité de loutilSlide 28Slide 28

3 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 3 E-Sourcing est une application web qui permet aux acheteurs de Dupont de sélectionner des fournisseurs pour collaborer électroniquement (on- line) et daccélérer le processus dachat. Il y a différents types de Events (Marchés) quun acheteur peut créer : Demande dinformation (RFI) Demande de proposition (RFP) Demande pour un devis (RFQ) Enchères e-Négociation Chaque type de Event ou document RFI, RFP et RFQ est aussi relatif à une une RFX, une demande pour X. Ce document met l'accent sur la façon dont les fournisseurs doivent répondre à des enchères. DuPont E-Sourcing – Participation fournisseur Introduction

4 DuPont E-Sourcing – Quest-ce quune RFx ? Quest-ce quune RFx? RFx est un terme générique dachat utilisé dans un Event de E-Sourcing. Ce terme sapplique à toute demande dinformation (RFI), proposition (RFP), ou devis (RFQ). Une RFX peut être considérée comme un outil qui permet aux acheteurs et aux vendeurs de mener une affaire. Il offre la possibilité d échange dinformation tels que : prix, prestations, mise en service, disponibilité. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 4

5 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 5 DuPont E-Sourcing – Inscription fournisseur Accès à DuPont E-Sourcing Le fournisseur doit dabord accéder à lextranet de DuPont E-Sourcing. Lacheteur doit lancer le processus en pré-inscrivant le fournisseur sur lapplication E- Sourcing de DuPont. Comment sinscrire ? Lacheteur enverra au fournisseur le formulaire à remplir comprenant des informations générales sur la société et la personne de contact qui participera à lEvent. Une fois que le fournisseur a laccès, il recevra par lhyperlien, le nom dutilisateur, et le mot de passe. De plus, il recevra une invitation par avec les détails de l »Event ».

6 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 6 Accès à DuPont E-Sourcing

7 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 7 DuPont E-Sourcing – Accès à E-Sourcing système Première connexion Le fournisseur devra immédiatement confirmer quil peut se connecter au système à travers du lien, avec le nom dutilisateur et mot de passe reçus par e- mail. Si il rencontre des difficultés lors la connexion, le fournisseur peut prendre contact avec E-Sourcing Global User Support de DuPont. Dans le Supplier Center de DuPont se trouve la liste des personnes à contacter en cas de besoin. Accès à l Event La façon la plus simple pour accéder à un Event est de se connecter au moyen de lhyperlien inclu dans linvitation de l . On peut aussi accéder à travers https://strategicsrc.dupont.com https://strategicsrc.dupont.com Pour accéder à E-Sourcing DuPont, suivre les instructions dans la diapositive suivante.

8 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 8 Click here to return to slide 30. Click here to return to slide 40. DuPont E-Sourcing – Accès fournisseur StepAction 1.Connexion à E-Sourcing en cliquant sur lhyperlien reçu dans le ou à travers https://strategicsrc.dupont.com Lécran suivant saffiche : https://strategicsrc.dupont.com 2.Saisir nom dutilisateur et mot de passe.

9 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 9 DuPont E-Sourcing – Accès fournisseur StepAction 2.Deuxième écran daccès saffiche : 3.Saisir nom dutilisateur et mot de passe à nouveau.

10 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 10 DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions Les fournisseurs doivent accepter les termes et conditions de DuPont, accord de confidentialité et dinformations et accord de lenchérisseur. Afin de pouvoir procéder, le fournisseur doit tout dabord accepter ces conditions. Lacceptation des conditions est seulement demandée lors de la première connexion. Si le fournisseur a déjà accepté les termes et conditions, laccord de confidentialité, et laccord de lenchérisseur une fois, le système passera outre et le système ira directement au Workbench des utilisateurs. Cliquer sur le document ci-dessous pour voir les termes et conditions que le fournisseur doit accepter.

11 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 11 DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions (exemple) Au moyen de cet écran on accepte les termes et conditions de SAP. Le fournisseur doit cliquer sur Accept pour continuer.

12 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 12 DuPont E-Sourcing – Acceptation des conditions (exemple) Le fournisseur doit cliquer sur Accept pour continuer. Au moyen de cet écran on accepte les termes et conditions de SAP.

13 Workbench fournisseur 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 13

14 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 14 Dès que la première connexion est réalisée et les termes ont été acceptés, le Workbench du fournisseur saffiche. Ci-dessous un exemple de la partie supérieure du Workbench. DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur Cliquer sur un mois du calendrier pour voir les Events à une date spécifique Cliquer sur le titre de lEvent pour accéder aux informations La section Alerts informe le fournisseur et le renseigne des mises à jour sur les actions entreprises.

15 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 15 Ci-dessous un exemple de la deuxième partie du fournisseur. DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur - suite Aide et contact pour le fournisseur. La section Report déploiera les rapports disponibles au fournisseur. La section Active montre le statut et liens pour activer les Events

16 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 16 Ci-dessous un exemple de la dernière partie du Workbench du fournisseur. DuPont E-Sourcing – Workbench fournisseur – suite La section Awarded fournit des liens à des « Events » qui ont été accordés au fournisseur. La section New Discussions montre un résumé des discussions ouvertes qui ont été lancées durant les Events. Les sections Active Agreements et Current Scorecards ne sont pas actuellement utilisées par DuPont.

17 RFX – Demande pour : Information Proposition Devis 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 17

18 StepAction 1.Sur le Workbench du fournisseur, cliquer sur le lien correspondant de l Event. LEvent que nous traiterons sera une demande dinformation (RFI). L Event souvrira 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 18 Cliquer sur le lien de l Event. DuPont E-Sourcing – Localisation de lEvent

19 DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de lEvent StepAction 2.Une fois l Event sélectionné l écran suivant saffichera. Cliquer sur le lien RFx Response pour voir les détails de lEvent. 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 19

20 DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de lEvent StepAction 3.Les détails de lEvent seront énoncés dans les onglets. (Header, Schedule, Information, et questions.). Il est important de revoir chacun des onglets afin de comprendre les demandes de lEvent. La barre doutil au-dessus des onglets de lEvent montre des fonctionnalités supplémentaires mentionnées à la fin de ce document. 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 20 Barre doutil Onglets Event

21 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 21 DuPont E-Sourcing – Visualisation des détails de l Event L'onglet « Header » contient l'information générale du statut de l « Event ». Longlet Exchange Rate fournira la conversion des taux le cas échéant pour l « Event ». Longlet Schedule montre les détails du calendrier des Event. Longlet Information contient toute linformation sur la portée et spécifiations demandées des services ou des produits. Longlet Questions comprend toutes les questions en attente de réponses des fournisseurs. Longlet Line Item montre le produit ou services en attente de proposition de prix.

22 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 22 DuPont E-Sourcing – Préparation de lEvent L'étape la plus importante est la préparation de l « Event » car le temps disponible peut être limité dès que l « Event » commence à accepter des réponses ou des enchères. Par conséquent, il est recommandable d'avoir une stratégie d'enchères fixées au préalable. Au moment de la prévisualisation, le fournisseur ayant révisé linformation et les onglets « Information et Line », et en fonction des demandes de lacheteur, il pourra entreprendre les actions suivantes : Télécharger les annexes. Utiliser le forum de discussion on-line pour demander les détails à l'acheteur. Développer une gamme de prix d'appel d'offres. Etudier les produits/spécifications de service. Fournir les spécifications sous demande. Vérifier la disponibilité des produits, des services, et des matières premières, etc...

23 DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFI StepAction 4.Dans une RFI les réponses à apporter se trouvent dans longlet Questions. Cliquer sur le lien de la section Questions pour répondre aux questions. Il est important de répondre à toutes les questions et ensuite cliquer sur Save. 5.Une fois toutes les questions répondues, sortez de la section Question, soit en cliquant sur cookie trail ou en cliquant sur X pour retourner à la proposition.. 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 23

24 DuPont E-Sourcing – Soumettre des réponses RFI 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 24 StepAction 6.Une fois prêt à soumettre votre réponse, cliquer sur longlet Submit. Certains Events se mettent à jour ainsi le fournisseur peut soumettre une enchère initiale ou une réponse ferme. Cependant, il sera nécessaire de les soumettre deux fois, une fois pour lenchère initiale et une deuxième fois pour la réponse ferme. 7.Une notification sera envoyée par à lacheteur pour linformer que la réponse a été envoyée. Lacheteur informera le fournisseur si dautres informations sont demandées.

25 DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFP ou à une RFQ 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 25 StepAction 8.Une RFP et une RFQ renseignent des prix et des réponses aux questions. Accéder à lEvent en parcourant les onglets pour des demandes dinformations à propos dune proposition ou dun devis. L'onglet « Header » contient l'information générale du statut de l « Event ». Longlet Exchange Rate donnera la conversion des taux le cas échéant pour l « Event ». Longlet Schedule montre les détails du calendrier des Event. Longlet Information contient toute linformation sur la portée et spécifiations demandées des services ou des produits. Longlet Questions comprend toutes les questions en attente de réponses des fournisseurs. Longlet Line Item montre le produit ou services en attente de proposition de prix.

26 DuPont E-Sourcing – Répondre à une RFP ou à une RFQ 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 26 StepAction 9.Sélectionner longlet Line Items pour entrer des propositions ou devis. Cette section permet aux fournisseurs dentrer des propositions de prix

27 DuPont E-Sourcing – Soumettre une proposition ou devis 11/5/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 27 StepAction 10.Une fois prêt à soumettre votre réponse, cliquer sur longlet Submit Certains Events se mettent à jour ainsi le fournisseur peut soumettre une enchère initiale ou une réponse ferme. Cependant, il sera nécessaire de les soumettre deux fois, une fois pour lenchère initiale et une deuxième fois pour la réponse ferme. 11.Une notification sera envoyée par à lacheteur pour linformer que la réponse a été envoyée. Lacheteur informera le fournisseur si dautres informations sont demandées.

28 E-Sourcing – Fonctionnalité de loutil 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 28

29 Fonctionnalité de loutil – Vue densemble des RFx (RFI, RFP, et RFQ) E-Sourcing est un outil qui facilite le processus des RFx. Cette section recouvre les fonctionnalités suivantes : Save Undo Document Actions Reports Attachments Discussions Chat Status Submit 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 29

30 Fonctionnalité de loutil RFx Le premier onglet Save dans la barre doutil, permet aux fournisseurs de sauver leurs données dès que tous les champs sont complétés. Sauvegarder un document ne signifie pas quil a été envoyé, simplement que le travail effectué a été enregistré. Longlet Undo permet au fournisseur dannuler la dernière action. The Document tab is not used in RFx events. Longlet Actions permet au fournisseur de convertir et denvoyer un document en PDF. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 30

31 Fonctionnalité outil – Rapports RFx Longlet Reports montre les questions sans réponse. Il y a aussi un lien qui permet daccéder à Round Change Summary 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 31

32 Fonctionnalité de loutil - Annexes RFx La fonction Attachment montre le lien où le fournisseur trouvera tous les documents quil a présenté.. Le bouton Attach File permet aux fournisseurs dannexer des documents. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 32 Cliquer sur le lien pour voir les annexes.

33 Fonctionnalité de loutil - Discussions RFx Longlet Discussions permet aux acheteurs et aux fournisseurs de communiquer sur des problèmes ou questions. Une fois le fournisseur clique sur longlet Discussions une nouvelle fenêtre saffiche. Cliquer sur le bouton New Message pour saisir un message. Cet écran permet aux fournisseurs de voir les messages envoyés par lacheteur. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 33

34 Fonctionnalité de loutil – Chat RFx La fonction Chat fonctionne de manière similaire à la messagerie instantanée. Cliquer sur le bouton « Chat » pour voir les messages. Lécran suivant saffiche : 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 34 Le fournisseur peut répondre ou envoyer un message dans ce champ prévu à cet effet. Cliquer sur Send pour envoyer.

35 Fonctionnalité de loutil – Consultation de statut RFx En cliquant sur le bouton In Progress on peut voir dans quel statut se trouve lEvent. Dans cette fenêtre loption de Change Phase saffiche. Les fournisseurs peuvent changer le statut de leur réponse en cliquant sur les boîtes actives bleues en surbrillance. 12/14/ à la fenêtre de changement de phase 2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 35 Boîtes actives

36 Fonctionnalité de loutil – Soumettre une enchère/Proposition RFx Le bouton Submit permet au fournisseur de soumettre une propositionRFx à lacheteur. Pour certains Events le fournisseur a la possibilité de placer une enchère initiale et une proposition ferme. Il sera donc nécessaire de soumettre les propositions deux fois, une fois pour lenchère initiale et une deuxième fois pour la proposition ferme (Final Response). Fonctionnalité supplémentaire Il y a plusieurs tidbits utiles que le fournisseur doit tenir en compte. Chaque fois quun fournisseur veut quitter une fenêtre, il doit cliquer sur et cela le ramènera à lécran précédent. Le cookie trail fournira de linformation supplémentaire pour faciliter la navigation à travers lEvent. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 36 Page intitulée Cookie Trail.

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