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SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? 26.05.2009 Séminaire e-HR, Historique.

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1 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 1 Journée d'étude e-HR: un rêve ou un cauchemar ? Séminaire e-HR, Historique et « Lessons learned » - perspective Cronos

2 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 2 14/10/2004 Oracle HRMS Scoping study 05/2005 RFP PO2005 – Oracle HRMS komt uit 28/07/2005 Opening van de offertes 09-12/2005 Onderhan- delingen 01/2006 Gunning 01/03/2006 Start Avant le projet…

3 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 3 Contexte RFP pour 2 organisations: lAFSCA en le SPF de la Santé Publique, initiative de ICT Commencer avec le template Oracle HR (DIP) du SPF Santé Publique (signalétique et affectations) Développement dun nouveau template qui peut supporter tous les processus du service P&O Stratégie de l implémentation: Création du template commun (mixed teams entre lAFSCA et le SPF) Go-live « big-bang » à lAFSCA Go-live « big-bang » au SPF Change management = la responsabilité de lAFSCA et du SPF Pas de processus AS-IS; RFP ne contient que des « requirements »

4 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 4 Context (2) Principe train-the-trainer

5 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 5 Scope

6 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 6 Méthodologie: AIM for business flows

7 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 7 Organisation du projet FAVV P&O: Herman Dirickx FAVV ICT: Paul Danneels FOD VVVL P&O: Peter Samyn FOD VVVL ICT: Thierry Gravet FAVV P&O: Herman Dirickx FAVV ICT: Paul Danneels FOD VVVL P&O: Peter Samyn FOD VVVL ICT: Thierry Gravet

8 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 8 Organisation du projet (2)

9 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 9 Planning initial de lAFSCA Go-live

10 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 10 Le projet « DeBOHRA » initié le 01/03/2006 Groupes de travail entre lAFSCA et le SPF Comité de pilotage commun (au début: difficultés davoir les directeurs P&O au comité) Problèmes de disponibilités des key-users dans certains workshops Wim Lamont (Functional Team Lead SPF) quitte le SPF en 05/2006 Philippe Seynaeve remplace Wim Lamont (10/2006) + Change manager externe Go-live de lAFSCA prévu pour 01/10 => 6 semaines de retard (17/11/2006): Big- bang Go-live, sauf les composants techniques (interface CDVU, interface OFOIFA, Calcul des anciennetés/Automatic Grade Step Increment, quelques rapports) et les modules de formations et de cercles de développement

11 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 11 Le projet « DeBOHRA » (2) lAFSCA: pré-production 17/11/2006; le self-service est mis en production le 01/01/2007. Acceptation complète à lAFSCA (01/2007) Go-live du SPF prévu pour 17/01/2007: mais Cronos et P&O nétaient pas prêts 2 autres moments du Go-live prévus (17/02 et 05/03): P&O nétait pas prêt => Change requests Environ 300 « issues » dans les tests dacceptation au SPF => Change requests Nouvelle date du Go-live prévue et autre approche + priorité pour le Go-live 26/ semaines de « clean-up » Acceptation complète au SPF (06/2007)

12 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 12 Résultats (+) Redesign du template DIP + template complet pour tous les processus P&O + Rapportage en production (certains fonctionnalités non utilisées dès le début) Go-live réussi pour 2 organisations: 9 mois pour lAFSCA 5 mois en plus pour le SPF Implémentation avec un minimum de customisation Dans le budget pour lAFSCA

13 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 13 Résultats (-) l idée de créer 1 template pour 2 organisations na pas fonctionné Plus de 400 issues résolus pour l AFSCA et le SPF

14 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 14 Résultats (-) l idée de créer 1 template pour 2 organisations na pas fonctionné Plus de 400 issues résolus pour l AFSCA et le SPF Problèmes de convivialité de loutil Oracle HRMS pour Self-service (traductions, navigations, lay-out) Rapportages standards pas utilisables Budget pour le SPF Collaboration avec le CDVU et OFOIFA na pas fonctionné Beaucoup de travail de change management à partir du Go-live au SPF

15 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 15 Conclusions / « Lessons learned » 1.1 projet pour plusieurs organisations ne marche pas => 2 organisations = 2 projets = 2 comités de pilotages 2.Initiative doit venir de P&O même; ICT doit seulement supporter et surveiller les standards ICT: Bepaal de business doelstellingen waaraan het project moet voldoen / mogelijk moet maken => betrokkenheid P&O sleutelfiguren! P&O strategie => P&O tactiek => implementatie (processen / organisatie / applicatie / gegevens) 3.Een Big-bang is een zeer zware belasting op P&O, met gevolg dat bepaalde functionaliteiten niet gebruikt worden in produktie => FASEREN ! 4.Verandermanagement is essentieel en op alle niveaus en op maat van het project, ook na Go-live

16 SPF SANTE PUBLIQUE, SECURITE DE LA CHAINE ALIMENTAIRE ET ENVIRONNEMENT 16 Conclusions / « Lessons learned » 5.P&O gaat over mensen & hele organisatie, altijd gevoelig => strategisch en transparant project op niveau van het directiecomité: Afspraken maken aan het begin (wie/wat/hoe/wanneer), alle neuzen in dezelfde richting (ook: uitleggen wat een « project » inhoudt) Uitvoeren en bijsturen, veranderen en communiceren Opleveren 6.Hecht zeer veel aandacht aan wijzigingen in de samenstelling van het projectteam (zeker als een stuurgroeplid/cruciale rol wegvalt) 7.Heel belangrijk: samenwerking implementator – P&O Gefocused projectteam Bekwame en competente implementatiepartner Bekwame en ervaren sleutelgebruikers, ICT medewerkers


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