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Le projet e-HRM du SPF Santé Publique & "lessons learned" Philippe Seynaeve HR Development Manager, Smals 26/05/2009 DeBOHRA live!

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1 Le projet e-HRM du SPF Santé Publique & "lessons learned" Philippe Seynaeve HR Development Manager, Smals 26/05/2009 DeBOHRA live!

2 2 Philippe Seynaeve e-HRM Project Manager (Stafdienst P&O, FOD VVVL) van 8/2006-5/2008 Situatie op dat ogenblik: –e-HRM project op dat ogenblik sinds een paar maanden gestart; 4 medewerkers ondertussen aan de slag met voorbereidende projectactiviteiten (data cleaning en opleiding over oude personeelssysteem) –Project team van Cronos, leverancier van software en consultancy, werken aan BR en set up bij FAVV Praktisch Uiteenzetting, 20 minutes, over enkele lessons learned vanuit het standpunt van interne PM, stafdienst P&O

3 3 Agenda DeBOHRA live! Le projet e-HRM & "lessons learned Definition et objectifs du projet e-HRM Contexte et historique Impact

4 4 What's in a name?

5 5 PRODUCT PROJECT PROCESS PEOPLE PRACTICE PARADIGM DeBOHRA, whats in a name?

6 6 Définitions de «e-HRM » Dans des études ICT: « … solutions logicielles, produits sur mesure, problèmes d'implémentation, … e-HRM = type d'application Dans des études GRH: « … autre rôle/tâches de la division HR e-HRM = HRM mais avec de nouveaux outils ICT » Phénomène de mode? Prof. T. Bondarouk, U. of Twente: « It is not only a product or a technical process, it is also a new way of thinking.

7 7 PROJET DeBOHRA/objectifs Une seule base de données P&O (centrale, améliorée) Système complet pour les processus P&O (gestion des formations, des cercles de développement,...) Clarification/simplification des processus P&O Self-service pour des transactions en matière P&O Conversion, correction et digitalisation des données Lien avec management intégral: responsabiliser les managers et les collaborateurs en matière P&O Evoluer vers une pratique HRM stratégique

8 8 8 Cedar Crestone survey on e-HRM, 2006 Prof. T. Bondarouk Applications/ objectifs administratifs Système de gestion HRM95% Payroll91% Applications d'offre de services Reporting du management62% Employee self-service51% Manager self-service31% Applications/ objectifs stratégiques Gestion de l'apprentissage35% Planning de succession21% Gestion des carrières19% Gestion des compétences17%

9 9 PAYROLL Security DeBOHRA e-HRM Data Base Oracle for Human Resources Administration CDVU Annuaire Taalkader Personeelsplan Intranet FED. TRAINING INSTITUTE Reports Management & Employee Self-Service DIP Work schedules Personal data Competencies, Appraisals, Training Career history & Time Budget Positions

10 10 PAYROLL Security DeBOHRA e-HRM Data Base Oracle for Human Resources Administration CDVU Annuaire Taalkader Personeelsplan Intranet FED. TRAINING INSTITUTE Reports Management & Employee Self-Service DIP Work schedules Personal data Competencies, Appraisals, Training Career history & Time Budget Positions

11 11 Pourquoi e-HRM?

12 12 Pourquoi e-HRM? Impact des technologies de linformation sur le monde professionnel et la sphère privée –Accélération, décentralisation et démocratisation de linformation (T.W. Malone, The future of Work, Harvard Business School Publishing, 2004) Evolution des technologies et pratiques informatiques vers le modèle collaboratif/interactif Changement du profil et des besoins du collaborateur (Generation Y) Nouveaux défis pour le service HRM

13 13 Impact de l'ICT

14 14 Administration des données du personnel

15 15 Human resources/natural resources...

16 16 Human resources management: people...knowledge, skills, creativity...

17 17 Scope du projet/système DeBOHRA: ambitieux! Donc, attention aux (sous-) estimations (ressources, durée, complexité, coûts,...). Suivre et ré-évaluer en cours de route. Remplacement dune application (DIP) par un système plus complexe (DeBOHRA). Importance de la communication et gestion du changement face aux résistances. Fonctionnalités e-HRM standard, développées pour le secteur privé ne sont pas toujours transposables vers le secteur public. (Anciennetés, statut daffection, suivi des stagiaires,...) Attention aux change requests et coûts. Connaissance des processus actuels (As Is) et législation pour dessiner la situation future (To Be). Présence et disponibilité des key users pendant lanalyse, le testing,... Comprendre et communiquer la spécificité du type de projet et le contexte (définition plus large quune implémentation ICT) PROJET/définition et objectifs … lessons learned?

18 18 PROJECT/planning … lessons learned? Planning et phases sont abordés dans la communication suivante Quelques points dattention pour éviter des retards: –Analyse des risques au préalable et contingency plan (disponibilité de budget,...) –Disponibilité des intervenants à tout niveau (tâches liées au projet vs tâches opérationnelles) –Process mapping... est un travail intensif et de longue haleine... tout en étant impératif pour une bonne analyse et succès (compromis) –Validation univoque des BR par les key users (mandatés à trancher) –Complexité de lactivité testing (approche méthodique nécessaire vu le nombre d'issues à traiter) Nb: Modèle planning/phases projet IT domine! (cf. Tendance actuellle: analyse et développement avec plus de flexibilité)

19 19 PROJECT/people Structure projet Project team + team external consultants Steering committee Key users Stakeholders Comité de direction DG Back office users Users self-service

20 20 Création dune équipe projet e-HRM au sein du service P&O. Collaborateurs dédiés au projet est essentiel Besoin de garder les mêmes key users afin de pouvoir valider les BR, le testing, de former les collaborateurs. Stabilité, efficacité, continuité Evolution rapide des connaissances et de lexpertise des membres de léquipe. Opportunités dapprentissage et de devenir spécialiste dans de nouveaux domaines de compétences: reporting, testing, process mapping, data quality, gestion fonctionnelle, développeur e-learning,... (Cf. Constitution du service DO actuel) Implication active du comité de direction et des DG dans un projet P&O PROJECT/people … lessons learned?

21 21 ADKAR AwarenessDesireKnowledgeAbilityReinforcement BesefVerlangenKennisBekwaamheidBekrachtiging ConscienceDésirConnaissanceCompétenceRenforcement PROJECT/people... Gestion du changement méthodique

22 22 Types dinitiative de gestion du changement et de la communication –en fonction de la phase du projet et –des publics-cible back office collaborateurs P&O self-service collaborateurs SPF Première étape … afin de sensibiliser, informer, former et motiver, suivre, re-informer tous les collaborateurs Deuxième étape … ancrer progressivement e-HRM au sein du service P&O et lorgansation: initiatives de communication, de formation, de concertation Exemples good practices: DG demande aux managers/collaborateurs de vérifier leurs dossier P&O dans DeBOHRA DG présente DeBOHRA comme outil de management (rapport, organigramme électronique, plan recrutement,...) PROJECT/people... Gestion du changement

23 23 DeBOHRA PREVIEW P&O 26 OCT DeBOHRA TRY OUT KEY USERS OCT.-DEC DeBOHRA LIVE P&O 26 MAR DeBOHRA e-HRM LIVE FOD VVVL 2 JUNE 2007

24 24 PROJECT/people...

25 25 Back office pour les collaborateurs P&O: Teasers, affiches, mails Projection Who Moved My Cheese Enquête électronique attentes Kick off service P&O Démos système Réunions key users Réunions data quality (trophée et baromètre) Formations key users suivies des formations collaborateurs des services FAQ et manuels back office et FAQ (avec descriptions nouveaux processus) Labos et coaching Modules back office (en e-learning) Nouvelle enquête après go live PROJECT/people... Gestion du changement … comment?

26 26 PROJECT/people... Gestion du changement … comment? e-HRM self-service pour les collaborateurs SPF: Présentation projet au com. de dir. Présentation projet aux DG et managers Annonces via intranet, Echo,... 2 Cycles de sessions dorientation DeBOHRA e-HRM: self-service (mai-juin et sep.-nov participants (65%) Sessions dorientation dans les centres régionaux Modules spécial Intro PC et internet Quick start, manuel, FAQ via intranet Helpdesk dédié DeBOHRA e-HRM Modules e-learning (ESS, MSS, reporting) Rapports utilsations et debriefing com. de dir., DG et managers Présentations aux séminaires management intégral

27 27 Nombre de collaborateurs sétant connectés au self-service e-HR par DG (après roll out) Organisation Total collaborateurs Total collaborateurs s'étant connectés au self-service e-HR Taux d'utilisation Medex ,6% DG ,9% DG ,4% DG ,5% DG ,7% DVZ848095,2% SD P&O62 100,0% SD ICT745675,7% SD B&B Log675582,1% GDPBW332781,8% HGR242291,7% Generieke Entiteit10330,0% Total ,69%

28 28 Corrélation transactions e-HRM et questions posées au helpdesk (1/2009)

29 29 Approche méthodique et professionnelle Prévoir rôle/activités change manager dès le début Impliquer le management Qualité des initiatives et des messages (I L A T E... Local, Authentic, Traceable, Ethical) Feedback loop (FAQ, debriefings, réunions de suivi,...) Monitorer lutilisation du système, lanalyser et palier aux lacunes (améliorer user friendliness, mailer notification) Prévoir des ressources pour les formations, helpdesk, coaching Expliquer le pourquoi du changement et limpact/avantages au niveau individuel Etre visible, être présent pendant tout le trajet!... PROJECT/people... Gestion du changement méthodique … lessons learned?

30 30 PROJET DeBOHRA/objectifs Une seule base de données P&O (centrale, améliorée) Système complet pour les processus P&O (gestion des formations, des cercles de développement,...) Self-service pour des transactions en matière P&O Conversion, correction et digitalisation des données Clarification/simplification des processus P&O Lien avec management intégral: responsabiliser les managers et les collaborateurs en matière P&O Evoluer vers une pratique HRM stratégique

31 31 Base de données centrale et baromètre qualité des données Modules pour processus P&O (formation, cercles de développement,...) ESS et MSS avec support e-learning utilisés Processus analysés et documentés. Tous transparents et suffisamment simplifiés? Dossiers digitalisés? Néanmoins, approche méthodique (MAVIM) a facilité la discussion Impact de lautomatisation et diminution du travail purement administratif? Rapidité et transparence de léchange de linformation? Cf. lintervention de Prof. Bondarouk Disponibilité de rapports et informations stratégiques: inventaire du plan de personnel, pyramide des âges, cadre linguistique, turn-over, lévolution du personnel, le pourcentage de femmes dans des postes stratégiques, la mobilité interne et vers les autres SPF, lorganigramme électronique, … PROJET/ … objectifs atteints?

32 32 DeBOHRA e-HRM … What's in a name?


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