Cycle de conférences WebÉducation no. 3 Les intranets Benoît Girard Ministère des Relations avec les citoyens et de lImmigration

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1 Cycle de conférences WebÉducation no. 3 Les intranets Benoît Girard Ministère des Relations avec les citoyens et de lImmigration benoit.girard@gouv.qc.ca Mars 2002

2 Appréhender léléphant Comme pour le proverbial éléphant, lintranet prend divers visages pour différents observateurs.

3 Appréhender léléphant Comme pour le proverbial éléphant, lintranet prend divers visages pour différents observateurs. Lintranet est un petit Internet privé –TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au concept

4 Appréhender léléphant Comme pour le proverbial éléphant, lintranet prend divers visages pour différents observateurs. Lintranet est un petit Internet privé –TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au concept Lintranet ne comprend pas linformatique traditionnelle

5 Plan de lexposé 1.La nature du problème 2.La stratégie dapproche 3.Les fonctions de lintranet 4.La démarche

6 Un gros éléphant Développer et implanter un intranet pleinement mature est un projet beaucoup plus considérable que la réalisation dun site Web Internet.

7 Un gros éléphant… et un iceberg Développer et implanter un intranet pleinement mature est un projet beaucoup plus considérable que la réalisation dun site Web Internet. Lintranet est un iceberg dont les 8/9 sont submergés.

8 La partie visible de liceberg Trouver linformation interne avec la même facilité que lorsquon navigue sur Internet;

9 La partie visible de liceberg Trouver linformation interne avec la même facilité que lorsquon navigue sur Internet; « Nous avons déjà le réseau local. Il ne nous manque quun serveur pour permettre à lintranet de prendre son envol. »

10 Quattendions-nous à lépoque des réseaux Novell? Un intranet napporte que peu de choses par rapport à un réseau local. Nous avons des réseaux locaux depuis 15 ans. Quen avons-nous fait? Quattendions-nous? Quest-ce qui nous retenait?

11 Pour être tout-à-fait honnête... Internet existait aussi depuis longtemps avant le Web, et il restait confiné dans un milieu très étroit; La facilité de navigation du Web a frappé limagination de tout le monde; Et il est vrai quun intranet permettrait de récupérer tout le développement logiciel fait sous TCP/IP depuis dix ans.

12 La partie invisible de liceberg Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux nont pas pris leur essor avant larrivée du Web;

13 La partie invisible de liceberg Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux nont pas pris leur essor avant larrivée du Web; Cest que le travail darrière-plan à accomplir pour récolter les bénéfices –est considérable;

14 La partie invisible de liceberg Il y a des raisons pour lesquelles tant Internet que les réseaux locaux nont pas pris leur essor avant larrivée du Web; Cest que le travail darrière-plan à accomplir pour récolter les bénéfices –est considérable; –exige la coopération dun grand nombre dintervenants indépendants.

15 La partie invisible de liceberg Lintranet est avant tout un problème de GESTION. –Analyse des besoins; –Formulation des objectifs; –Élaboration des consensus; –Développement des solutions; –Déploiement et peaufinage; –Formation et accompagnement des utilisateurs.

16 Plan de lexposé 1.La nature du problème 2.La stratégie dapproche 3.Les fonctions de lintranet 4.La démarche

17 Situer notre intranet au bon niveau intranet gouvernemental intranet ministériel intranet sectoriel

18 Qui travaille avec qui? À lintérieur de lintranet Ou à lextérieur

19 La coopération implique la synchronisation Bonjour! What?

20 Léquilibre de base ConsultationImplantation Formation et accompagnement

21 La stratégie densemble Commencer modestement

22 La stratégie densemble Commencer modestement Élargir progressivement en respectant toujours léquilibre de base

23 La formule de léchec assuré Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites;

24 La formule de léchec assuré Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites; Régler tous les détails dans une tour divoire;

25 La formule de léchec assuré Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites; Régler tous les détails dans une tour divoire; Développer et implanter avec laide dun nombre minimum de représentants des usagers;

26 La formule de léchec assuré Se laisser éblouir par les vendeurs de « solutions » toutes faites; Régler tous les détails dans une tour divoire; Développer et implanter avec laide dun nombre minimum de représentants des usagers; Laisser au représentant des usagers le soin de les former et de les accompagner.

27 Quoi faire en premier? Les principes Ce qui apporte la meilleure plus value; Ce qui apporte un bénéfice clair au plus grand nombre de personnes; Ce qui est le plus facile à réaliser.

28 Plan de lexposé 1.La nature du problème 2.La stratégie dapproche 3.Les fonctions de lintranet 4.La démarche

29 Les grands domaines dapplication de lintranet La prestation interne de services;

30 La réservation de salle

31 Le dossier personnel à la Dir. des resources humaines Nom N.A.S Vacances Journées de maladie Temps supplémentaire Etc...

32 Des applications qui nattendent que notre imagination Quel serait le taux de succès de la campagne annuelle de souscription aux obligations dépargne du Québec sil suffisait de cliquer et de compléter un petit formulaire en ligne pour souscrire? Combien CentrAide épargnerait-il dargent en informatisant sa procédure de souscription annuelle?

33 Les grands domaines dapplication de lintranet La prestation interne de services; Laccès à linformation interne –Documentation; –Dossiers.

34 Linterface Web

35 Les centres de documentation virtuels Remplacent les centres de documentation papiers... …mais pas entièrement. Doivent accélérer le rythme

36 Les centres de documentation virtuels Remplacent les centres de documentation papiers... …mais pas entièrement. Doivent accélérer le rythme Le métier de bibliothécaire se transforme… mais est loin de disparaître. De la gestion dentrepôt à la gestion des flux dinformation et des connaissances.

37 Le plan de classification des dossiers Linformation vivante du M/O;

38 Le plan de classification des dossiers Linformation vivante du M/O; Des plans qui doivent prévoir limprévu;

39 Le plan de classification des dossiers Linformation vivante du M/O; Des plans qui doivent prévoir limprévu; Des plans qui relèvent de lordre et de la méthode davantage que de la technologie

40 Le plan de classification des dossiers

41 Les grands domaines dapplication de lintranet La prestation interne de services; Laccès à linformation interne –Documentation; –Dossiers. Le travail en groupe –Groupe virtuel; –Groupe réel utilisant un support virtuel.

42 Le travail de groupe

43 Les fonctions évoquées par les représentants –Lagenda commun; –Le suivi des déplacements; –Le babillard; –Le carnet dadresses intégré; –La liste de choses à faire intégrée; –Le suivi de projet.

44 Le travail de groupe Les fonctions évoquées par les représentants –Lagenda commun; –Le suivi des déplacements; –Le babillard; –Le carnet dadresses intégré; –La liste de choses à faire intégrée; –Le suivi de projet.

45 SharePoint Portal Server

46 Acrobat 5.0 Lapproche dAdobe: –Document chiffré; –Document altérable par segment; –Signature possible dun document inaltérable; –Corrections et refontes de multiples sources; –Impression interdite ou permise au choix de lauteur; –Etc.

47 Le travail de groupe nest pas au point Parce quil est limité à une partie seulement de nos interlocuteurs (internes); Parce quil ne repose pas souvent sur lanalyse sérieuse des besoins et des façons de travailler; Parce quil exigerait pour être vraiment utile la présence dune infrastructure encore négligée (plan de classification, etc.)

48 Le travail de groupe objet du WebÉducation de mai Nous reviendrons en détails sur loffre logicielle du travail de groupe en mai. Cest le thème de notre deuxième journée- rencontre de la saison consacrée aux intranets.

49 Les tableaux de bord À lusage de la haute Direction; Choix dindicateurs agrégés; Permettent de suivre lévolution de la performance de lorganisation.

50 Quoi faire en premier, donc? Les services internes La bibliothèque virtuelle Les dossiers opérationnels Le travail de groupe Les tableaux de bord

51 Plan de lexposé 1.La nature du problème 2.La stratégie dapproche 3.Les fonctions de lintranet 4.La démarche

52 Les étapes du projet Obj. Planif. Réalisation Opération Éval.

53 Avant même la détermination des objectifs …nous avons déterminé, au moins grosso modo, lordre de réalisation des projets dont lensemble va constituer lintranet complet.

54 La détermination des objectifs Respecter léquilibre de base à tout moment de la démarche: –Informez et consultez les usagers; –Écoutez-les; –Soumettez-leur vos plans; –Prenez le temps de les convaincre (et de vous laisser convaincre); –Prenez le temps détablir des consensus.

55 La planification détaillée Linterface usager est crucial, dans un intranet. Les usagers sont en général mal outillés pour exprimer leurs besoins; Ils peuvent par contre aisément reconnaître la solution si on la leur montre; Par conséquent, soumettez-leur des tas de maquettes et de prototypes.

56 La réalisation Codez modulaire; Restez avec les standards ouverts (XML); Prenez la peine denlever les irritants.

57 Lopération Maintenez léquilibre de base: –Documentez adéquatement; –Accompagnez lappropriation de façon adéquate. Soyez prêts à reprendre certains modules –Il y a toujours quelque chose qui a été oublié.

58 Lévaluation Repose principalement sur le taux dadoption et dutilisation de lintranet; Ne passez pas au projet suivant sans un taux dadoption et de satisfaction suffisant.

59 Conclusion La nouveauté des intranets suscite toutes sortes dexpériences. Gardons la tête froide: ce nest pas la technologie qui nous montrera à travailler; Cest à nous de lui dicter comment elle doit se mettre à notre service.