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ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT 30/12/2011 ECM & RM ESI 2011/2012.

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2 ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT 30/12/2011 ECM & RM ESI 2011/2012

3 2 Abattache Mina Ait Elkaid Kadija Elfarouj Soukaina Eloraibi Maryam Kasnane Hanane Kechni Amina Lakhmili Khadija Mahrajane Chaimae Monsif Hajar Rejouani Houda Salmi Btissam Mme Daoudi Najima 30/12/2011 ECM & RM

4 PLAN Introduction Partie I : le Records Management Quest ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les étapes de la mise en place dun système RM (SRM) Quelques normes darchivage La différence entre larchivistique classique et le Record Management 30/12/ ECM & RM

5 PLAN Partie II : lECM et le RM : quelle relation ? Quest ce que le ECM? Record VS contenu Le cycle de vie dun record Le cycle de vie dun contenu LECM / RM Nouveaux besoins en terme dECM Partie III : les outils ECM intégrant le RM EMC Documentum Nuxeo Alfresco Conclusion Références 4 30/12/2011 ECM & RM

6 Introduction (1/2) Les entreprises ainsi que les organismes publiques se sont confrontées de plus en plus aux exigences defficacité et de rentabilité administratives, aux besoins dinformation toujours plus grands et avancés, et donc à la nécessité daccéder rapidement à linformation voulue et de la satisfaire au moment réel. 5 30/12/2011 ECM & RM

7 Introduction (2/2) Devant cet état de fait, les organismes se trouvent exigés, de passer des pratiques de larchivistique classique à celles de larchivistique contemporaine, avec la parution de nouveaux concepts tels que : La gestion du contenu dentreprise (ECM), le records management (RM), la gestion électronique des documents (GED) /12/2011 ECM & RM

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9 Quest ce que le R M? Le Records Management Quest ce que le R M? Selon la norme ISO , 2002, le RM est un : Champ de lorganisation la gestion efficace systématique « Champ de lorganisation et de la gestion en charge dun contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de lutilisation et du sort final des documents darchives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de linformation liées à la forme des documents ». 8 30/12/2011 ECM & RM

10 Les principes du RM (1/3) Le Records Management Les principes du RM (1/3) Le Records management se doit de définir : documents les informations Les documents qui doivent être créés pour chaque type dactivité et les informations qui doivent y figurer; forme La forme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés; outilstechnologies Les outils et technologies qui seront utilisés; 9 30/12/2011 ECM & RM

11 Les principes du RM (2/3) Le Records Management Les principes du RM (2/3) métadonnées Les métadonnées décrivant la structure du document, son contexte, son contenu ainsi que les liens organiques avec dautres documents; consultationles délais Les besoins de consultation et les délais de conservation (selon les réglementations en vigueur); 10 30/12/2011 ECM & RM

12 Les principes du RM (3/3) Le Records Management Les principes du RM (3/3) Le Records Management est également dans lobligation détablir : Une évaluation Une évaluation pour déterminer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ; Des recherches la rentabilité la qualité Des recherches pour améliorer la rentabilité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, dorganisation ou de gestion des documents /12/2011 ECM & RM

13 Lesobjectifs du RM (1/3) Le Records Management Les objectifs du RM (1/3) 12 30/12/2011 ECM & RM

14 les objectifs du RM (2/3) Le Records Management les objectifs du RM (2/3) 13 30/12/2011 ECM & RM

15 Les objectifs du RM (3/3) Le Records Management Les objectifs du RM (3/3) 14 30/12/2011 ECM & RM

16 Vidéo 30/12/2011 ECM & RM 15

17 Etapes de mise en place dun système de RM (SRM) (1/2) Le Records Management Etapes de mise en place dun système de RM (SRM) (1/2) Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS « Records management » « Records management » 16 30/12/2011 ECM & RM

18 17 30/12/2011 ECM & RM

19 Quelques normes darchivage (1/2) Larchivistique jouit dun certain nombre de normes à savoir: EAD: EAD: (Encoded archival description) est une DTD (Document type definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description des fonds darchives en langage de balisage SGML ou XML; ISAD(G): ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les archives historiques/patrimoniales; ISAAR (CPF) : ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs darchives; NF Z : NF Z : archivage à valeur probante des documents électroniques. Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique 30/12/2011 ECM & RM 18

20 Quelques normes darchivage (2/2) DoD 5012: DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense US en Cette norme décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management; ISO : ISO : Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents administratifs; MoReq: MOREQ MoReq: (MOdel REQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS); Dublin Core: Dublin Core: (Dublin Core Metadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux. 30/12/2011 ECM & RM 19

21 Continuum du cycle de vie des documents La différence entre larchivistique classique et le Record Management : Continuum du cycle de vie des documents 30/12/2011 ECM & RM 20

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23 Quest ce que le ECM? LECM et le RM : quelle relation ? Quest ce que le ECM? stratégiesméthodesoutils saisirgérerstockerpréserverlivrercontenudocuments processus organisationnels « LECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies dECM permettent de gérer les informations dune entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation ». (AIIM, 2011) AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation 27/12/

24 Exemples de solutions ECM LECM et le RM : quelle relation ? Exemples de solutions ECM 23 / 30/12/2011 ECM & RM

25 Record VS Contenu LECM et le RM : quelle relation ? Record VS Contenu Définition du record enregistrement unique la traçabilité Cest un enregistrement unique crée dans le système darchivage électronique, qui permet de suivre la traçabilité des opérations réalisées sur le document quelque soit le support. Définition du contenu dans toutes ses formes Cest un ensemble dinformation dans toutes ses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les s et le contenu web) /12/2011 ECM & RM

26 Le cycle de vie dun contenu LECM et le RM : quelle relation ? Le cycle de vie dun contenu /12/2011 ECM & RM

27 Le cycle de vie dun records LECM et le RM : quelle relation ? Le cycle de vie dun records /12/2011 ECM & RM

28 LECM / RM (1/2) LECM et le RM : quelle différence ? LECM / RM (1/2) 27 30/12/2011 ECM & RM

29 Points communs Points communs Les documents/objets de données engageants et archivés comme « records » sont aussi des Contenus. Différences Différences Avec larchivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au moment où il prend effet; Importance du cycle de vie de chaque objet; Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité. 30/12/2011 ECM & RM 28 LECM / RM (2/2 ) LECM et le RM : quelle différence ? LECM / RM (2/2 )

30 Nouveaux besoins en terme dECM LECM et le RM : quelle relation ? Nouveaux besoins en terme dECM => Une implication de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenu 29 30/12/2011 ECM & RM

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32 EMC DOCUMENTUM Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM 31 30/12/2011 ECM & RM

33 30/12/2011 ECM & RM 32 EMC DOCUMENTUM (1/4) Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (1/4)

34 EMC DOCUMENTUM (2/4) Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (2/4) La solution EMC Documentum Records Management est construite sur un système modulaire. Le record manager peut gérer tous les dossiers en se basant sur un ensemble de politiques qui répondent aux besoins de l'entreprise et aide à la gouvernance de l'information globale /12/2011 ECM & RM

35 EMC Documentum (3/4) Les outils propriétaires EMC Documentum (3/4) Atouts: Conformité; Atténuation des risques; Automatisation; gestion globale; gestion centralisée; Flexibilité; 34 30/12/2011 ECM & RM

36 EMC Documentum (4/4) Les outils propriétaires EMC Documentum (4/4) Limites: Coûts de maintenance trop élevés Manque de spécialistes maitrisant la solution ils sont rares et leur rémunération et coûteuse 35 30/12/2011 ECM & RM

37 Nuxeo Les outils Open source Nuxeo 36 30/12/2011 ECM & RM

38 Nuxeo (1/4) Les outils Open source Nuxeo (1/4) Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d ECM. solutions La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutions intégrées: De gestion de documents (Document Management); De gestion de dossiers (case management); De gestion de documents darchives (Records Management); De gestion dactifs numériques (Digital Asset Management) /12/2011 ECM & RM

39 LARCHITECTURE DE NUXEO Nuxeo (2/4) Les outils Open source Nuxeo (2/4) 30/12/2011 ECM & RM 38

40 30/12/2011 ECM & RM 39 La mise en place du records management sous la forme dun service de la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo La mise en place du records management sous la forme dun service de la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo FR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2F iQcw%3D%3D

41 Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) 40 30/12/2011 ECM & RM

42 Nuxeo : Fonctionnalités (4/4) Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (4/4) 30/12/2011 ECM & RM 41 Nuxeo DM gère lintégralité du cycle de vie des contenus numériques : depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et révisions, leur validation, jusquà leur publication et leur archivage. Nuxeo DM gère lintégralité du cycle de vie des contenus numériques : depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et révisions, leur validation, jusquà leur publication et leur archivage.

43 Atouts: Gratuité des licences : modèle open source; Etendue fonctionnelle; Interface web simple, ergonome et intuitive; Une architecture flexible, extensible et avec des capacités de personnalisation illimitées. Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants; Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les performances; Limite Complexe à configurer. 42 Nuxeo : Atouts & limites (4/4) Les outils Open source Nuxeo : Atouts & limites (4/4) 30/12/2011 ECM & RM

44 Alfresco Les outils Open source Alfresco 43 30/12/2011 ECM & RM

45 Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu dentreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects. N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version « Community », gratuite sous licence GPL, et une version « Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de léditeur ainsi quaux mises à jour intermédiaires. (http://www.alfresco.com) 44 Alfresco (1/5) Les outils Open source Alfresco (1/5) 30/12/2011 ECM & RM

46 27/12/ Alfresco : Fonctionnalités (2/5) Les outils Open source Alfresco : Fonctionnalités (2/5)

47 Alfresco: Fonctionnalités (3/5) Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (3/5) Fonctionnalités pour lutilisateur (front office) : Classement à partir de différentes sources; Démarche par étapes pour classer et enregistrer les dossiers; Lutilisateur peut utiliser une seule interface pour classer et enregistrer… Gestion en amont des dossiers /12/2011 ECM & RM

48 Alfresco: Fonctionnalités (4/5) Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (4/5) Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) : Classement selon un plan; Métadonnées adaptées ; support de dossier vital; Définir les rôles /12/2011 ECM & RM

49 Atouts: Interface conviviale; Possibilité de paramétrer linterface selon les besoins de lentreprise; Ouvert : Open source, standards ouverts; Gestion de tout type de contenu: Documents, enregistrements, pages Web, images, multimédia... Limites: Complexe à configurer (fichiers XML); Espace disque limité. 48 Alfresco: Fonctionnalités (5/5) Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (5/5) 30/12/2011 ECM & RM

50 Conclusion Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur léchange, la collaboration et la maîtrise dinformations en interne et en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de supports variés). Le défi actuel pour les entreprises est dexploiter en permanence la valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations, ce qui exige daccorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus. Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus sur lensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale dentreprise /12/2011 ECM & RM

51 Références Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO au regard des pratiques archivistiques françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management » la norme ISO sur le record management standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_ pdf sharepoint-workflow.html index.htm htm?RH=ACCUEIL blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l Nuxeo?lang=fr tranet-extranet/6-solutions-d- ecm/alfresco.shtml 30/12/2011 ECM & RM 50

52 Merci de votre attention 51 30/12/2011 ECM & RM

53 Questions 52 30/12/2011 ECM & RM


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