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SESSION DE SENSIBILISATION Renouvellement des CA 2011 Collège électoral Population Scrutin 6 octobre 2011 6 octobre 2011.

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1 SESSION DE SENSIBILISATION Renouvellement des CA 2011 Collège électoral Population Scrutin 6 octobre octobre 2011

2 2 DÉROULEMENT 1. Bienvenue - présentations 2. Rappel du règlement et de la Loi en regard du scrutin 3. Présentation dun guide pratique sur le déroulement du scrutin 4. Disponibilité des représentants de lAgence le 1 er novembre 5. Questions - échanges 6. Fin de la rencontre

3 3 SOURCES DOCUMENTAIRES n Loi sur les services de santé et des services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) – version du 1 er août 2011 n Règlement sur lélection par la population de certains membres des conseils dadministration des établissements publics et annexes n Guide pour les élections, les désignations, les nominations et les cooptations des membres des conseils dadministration des établissements publics de santé et services sociaux – 2011 ( ouvrage de référence mais pas un texte légal )

4 4 COMBIEN Y A-T-IL DE POSTES À COMBLER? n Deux personnes élues par la population pour tous les établissements, peu importe la mission exploitée par ceux-ci (art. 129 L.) n Ces personnes doivent répondre aux critères prévus à la LSSS aux articles 150 et 131 (critère dindépendance)

5 5 SUIVI DES RÉSULTATS DES MISES EN CANDIDATURE n Président délection avait jusquau 6 octobre 2011 (aujourdhui) pour transmettre à lAgence (copies) et au DG (originaux) de son établissement : le certificat délection sans concurrent (annexe III) le bulletin de présentation du candidat (annexe I) le constat dabsence délection (annexe IV) sil y a lieu le ou les mécanismes permettant aux candidats de sadresser à la population (annexe V)

6 6 AVIS DE SCRUTIN n A quel moment la population est-elle informée de la tenue du scrutin? Au plus tard le 12 octobre 2011 Lobligation relative à la publicité est une condition essentielle à la validité de lélection. Sil est démontré que les électeurs nont pu être informés à temps de la tenue de cette élection, le TAQ pourra annuler lélection n Comment est donné lavis de scrutin? Par le biais dau moins 2 médias, dont au moins un journal qui est distribué dans la région où se situent les installations de létablissement Comme deuxième média, il est possible dutiliser le site internet de létablissement Lavis est également affiché dans au moins un endroit accessible au public dans chacune des installations de létablissement

7 7 AVIS DE SCRUTIN (SUITE) Qui donne lavis de scrutin? Le directeur général (art. 16 R.) Que contient lavis de scrutin? (voir modèle davis de scrutin dans le guide) Le nom de létablissement La date, lheure et le lieu du scrutin La liste des candidats Le nombre de postes à combler Les restrictions prévues à lart. 135 de la Loi Lindication que le vote par anticipation et le vote par procuration sont interdits

8 8 AVIS DE SCRUTIN (SUITE) Le choix du ou des mécanismes permettant aux candidats de sadresser à la population Le nom du président délection et ses coordonnées n Quelle est la publicité permise? Dépliants ou formules publicitaires Les candidats peuvent faire leur propre publicité (mis à part les mécanismes de létablissement) – ils doivent en assumer la charge exclusive (art. 19 R.) La fiche dinformation des candidats est affichée dans les installations de létablissement – à compter de la fin de la période de mise en candidature, jusquà la fin de la période de scrutin Important dobtenir lautorisation des candidats pour la diffusion de cette fiche

9 9 AVIS DE SCRUTIN (SUITE) n Quand la publicité est-elle prohibée? Le jour du scrutin, toute publicité relative à un candidat est interdite sur les lieux du scrutin, à lexception de la fiche dinformation du candidat (art. 20 R.) Lieux du scrutin : le bâtiment où se trouvent les scrutins et tout lieu voisin où la publicité peut être perçue par les électeurs

10 10 MÉCANISMES PERMETTANT AUX CANDIDATS DE SADRESSER À LA POPULATION n Dans le cadre du processus électoral, il est de première importance que les candidats puissent se faire connaître n Obligation pour le DG de choisir un ou des mécanismes permettant aux candidats de sadresser à la population (art. 17 et 18 R.)

11 11 MÉCANISMES (SUITE) n Qui choisit le ou les mécanismes permettant aux candidats de sadresser à la population et à quel moment? (art. 17 R.) Le directeur général de létablissement choisit un ou des mécanismes parmi les suivants : assemblées publiques publications dans un journal dans le territoire où sont situées les installations de létablissement un ou plusieurs moyens de communication techniques, électroniques ou autres (radio, télévision, internet…) Il doit informer lAgence de son choix (annexe V), dès la fin de la période de mise en candidature – entre le 3 et le 6 octobre 2011 Il doit également aviser la population des mécanismes retenus (par lavis de scrutin). Il doit prévoir le moment où se tiendra le mécanisme

12 12 MÉCANISMES (SUITE) n Qui met en œuvre le ou les mécanismes? Quand? Le président délection, à une date située entre le 6 octobre 2011et le 1 er novembre 2011(art. 18 R.) n Qui assume les frais reliés aux mécanismes? Létablissement Tous les autres de frais de publicité ou de représentation sont à la charge des candidats (art. 19 R.)

13 13 INFORMATIONS AUX CANDIDATS n Quelles sont les informations que le président délection doit fournir aux candidats? Se référer à la trousse dinformation qui vous a été transmise (disponible sur extranet) Lors dune rencontre ou dun appel téléphonique, le président délection informe le candidat: du ou des mécanismes lui permettant de sadresser à la population de la date, heure et endroits du scrutin de la possibilité pour le candidat dobserver le déroulement du scrutin ou de désigner par écrit, un représentant qui suivra le déroulement du scrutin

14 14 INFORMATIONS AUX CANDIDATS (SUITE) de la procédure du scrutin: éligibilité des électeurs bulletin de vote (annulation) publicité et fiche dinformation du candidat rôle des scrutateurs et représentants tirage au sort sil y a lieu de la possibilité dexiger un second dépouillement de la possibilité de contester lélection

15 15 RÔLE DU REPRÉSENTANT DU CANDIDAT n Le candidat doit aviser par écrit le président délection ou le président adjoint de la désignation dun représentant, et ce, avant louverture de la période de scrutin (art. 21 R,) n Le représentant peut être membre du même collège électoral de la population que le candidat n Conserve son droit de vote n Observe le déroulement du scrutin n Assiste au dépouillement du vote n Sassure quaucune irrégularité ne se produise au cours du scrutin n Toute question ou tout problème doit être dirigé, pour décision, au président délection ou au président adjoint n Le représentant peut occuper une place autre quà la table des officiers

16 16 SCRUTIN n Aspects techniques à prévoir boîtes de scrutin une grande table pour les officiers délection un ou des isoloirs des crayons à mine noire des formules déclaration de lélecteur pour les électeurs (annexe VI) des bulletins de vote numérotés (annexe VII)

17 17 SCRUTIN (SUITE) Arriver quelques heures avant, le matin, afin de vous installer et vous assurer quil ne manque rien pour être prêts à louverture du scrutin Prévoir un lunch (midi et soir) sur place pour les officiers du scrutin Avoir en sa possession : le règlement sur les élections et ses annexes le guide pratique sur la tenue du scrutin tout le matériel nécessaire pour le scrutin (voir guide pratique) la liste des codes postaux et municipalités du territoire les numéros de téléphone ou de cellulaire des présidents délection et présidents adjoints ainsi que ceux des représentants de lAgence, afin dêtre rejoignables en tout temps

18 18 JOURNÉE DU SCRUTIN n Quand sexerce le droit de vote? Le 1 er novembre 2011 de midi à 20 h aux lieux indiqués sur lavis de scrutin (art. 16 R.) Si le scrutin na pu commencer à lheure fixée ou a été interrompu par force majeure, il se poursuit jusquà ce quil ait duré au moins 8 heures (art. 22 R.) n Qui ouvre la période du scrutin? Le président délection et/ou le président adjoint ouvre la période de scrutin à lheure et à lendroit prévu (art. 22 R.) Le président délection ou le président adjoint doit être présent en tout temps lors du déroulement de lélection et lors du dépouillement des bulletins

19 19 JOURNÉE DU SCRUTIN (suite) n Qui peut voter? Une personne ne peut voter que dans la région où est située sa résidence principale et quune seule fois à chacune des élections suivantes: Celle tenue par linstance locale (CSSS) qui dessert la population du territoire sur lequel est située la résidence principale de cette personne Toute autre élection tenue dans la région Un électeur a donc théoriquement la possibilité dexercer plusieurs droits de vote: CSSS, CRDITED, CRDP, CRPAT, CPEJ, etc. de son territoire. La seule restriction est de ne voter quune seule fois dans chaque établissement. Ne peut voter: Une personne qui travaille pour un établissement ou qui exerce sa profession dans un centre exploité par un établissement (art. 135 al. 4 L.) Une personne mineure

20 20 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) n Quelles sont les principales règles qui régissent lexercice du vote? Le vote se fait au scrutin secret (art. 26 R.) Le vote par anticipation et le vote par procuration sont interdits (art. 16 R.) Le président délection ou le président adjoint ou le scrutateur doit apporter assistance à une personne qui le demande (art. 24 R.) N. B. Il sagit ici dune aide physique donnée à la personne pour quelle exerce son droit de vote (laider à se rendre à lisoloir, remplir le bulletin de vote à sa place sur ses instructions, de le déposer pour elle dans la boîte) Le scrutateur doit fournir à un handicapé visuel qui lui en fait la demande, un gabarit pour lui permettre de voter sans assistance. Le scrutateur lui indique lordre dans lequel les candidats apparaissent sur le bulletin (art. 24 R.) – voir modèle gabarit

21 21 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) Un électeur sourd ou muet peut se faire accompagner dune personne capable dinterpréter le langage gestuel des sourds- muets, aux fins de communiquer avec les membres du personnel électoral et les candidats et leurs représentants Comment se fait le vote? Le vote Avant de voter, chaque électeur remplit la « déclaration de lélecteur » (annexe VI) et la remet au scrutateur Le scrutateur Vérifie léligibilité des électeurs au moyen de la formule « déclaration de lélecteur » Paraphe le bulletin de vote et le remet à lélecteur N. B. Le président délection na pas de pouvoir de vérifier la véracité des informations indiquées. Son rôle consiste à sassurer que le formulaire est rempli conformément au règlement Il faut sassurer que lélecteur sait quil vote dans le bon territoire

22 22 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) Lélecteur Se rend à lisoloir Identifie clairement son choix Plie son bulletin de vote Le remet au scrutateur (art. 28 R.) Le scrutateur Vérifie le numéro de talon et les initiales du scrutateur figurant sur le bulletin de vote (art. 28 R.) Le candidat ou son représentant Peut vérifier le numéro de talon et les initiales du scrutateur figurant sur le bulletin de vote (art. 28 R.) Lélecteur Détache le talon et le remet au scrutateur qui le détruit Dépose son bulletin dans la boîte de scrutin (art. 28 R.)

23 23 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) n Le dépouillement Le président délection ou le président adjoint, en présence des scrutateurs : Procède au dépouillement des votes (art. 29 R.) Les candidats et leurs représentants peuvent assister au dépouillement Compile les résultats et remplit le rapport de dépouillement (annexe VIII) (art. 32 R.) Le président adjoint doit transmettre au président délection, dans les deux jours, loriginal du rapport de dépouillement, accompagné de loriginal des déclarations des électeurs et des bulletins de vote (art. 32 R.) Le président adjoint transmet les résultats le soir même au président délection

24 24 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) n Annulation des bulletins de vote Le président délection ou le président adjoint annule tout bulletin de vote qui : Na pas été fourni par le scrutateur Ne comporte pas les initiales du scrutateur N. B. Toutefois, un bulletin ne comportant pas les initiales du scrutateur ne peut être rejeté, lorsque le nombre de bulletins trouvés dans la boîte de scrutin correspond au nombre de bulletins qui, daprès la somme des déclarations remplies par les électeurs, y ont été déposés Dans ce cas, le scrutateur appose, devant le président délection ou le président adjoint et le candidat ou son représentant, ses initiales à lendos de ce ou ces bulletins et une note indiquant la correction Na pas été marqué A été marqué en faveur de plus de candidats que le nombre requis A été marqué en faveur dune personne qui nest pas candidate A été marqué ailleurs que dans les endroits prévus à cette fin Porte des inscriptions fantaisistes ou injurieuses Porte une marque permettant didentifier lélecteur (art. 31 R.)

25 25 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) n Plusieurs lieux de scrutin Sil y a vote à plusieurs endroits, le président délection : Reçoit sans retard (même soirée) par téléphone, les résultats des votes compilés par les présidents adjoints Fait la compilation des votes de tous les endroits où il y a eu scrutin Dresse la compilation des dépouillements conformément à lannexe IX (art. 33 R.) Transmet à lAgence les résultats des votes le soir même ou le lendemain matin, selon les demandes du MSSS

26 26 JOURNÉE DU SCRUTIN (SUITE) n RÉSULTATS DU VOTE Les personnes qui obtiennent le plus grand nombre de votes sont déclarées élues par le président délection Sil y a égalité de votes ayant pour effet délire un nombre supérieur de candidats au nombre de postes à combler, le président délection procède à un tirage au sort entre les candidats ayant obtenu le même nombre de votes (art. 33 R.)

27 27 SUIVIS DE LÉLECTION Le président remplit le certificat délection (annexe X) et transmet une copie à lAgence ainsi que le bulletin de présentation de chaque candidat élu dans un délai de 10 jours Le président délection transmet dans le même délai, au DG de létablissement, tous les documents originaux (certificat délection, bulletins de présentations des candidats élus et non élus, fiches dinformations des candidats, déclarations des électeurs, bulletins de vote et annexes complétées VIII et IX) Le DG affiche une copie du certificat délection dans un endroit accessible au public dans chacune des installations de létablissement (art. 35 R)

28 28 SUIVIS DE LÉLECTION (SUITE) n Combien de temps doit-on conserver les documents relatifs à lélection? Le directeur général conserve sous scellés loriginal des documents conformément aux annexes I à X du règlement, pendant une période dau moins 180 jours à compter de la date du dépouillement des votes ou du second dépouillement (art. 8 R.) Si lélection est contestée, les documents doivent être conservés jusquà ce que la décision du TAQ (Tribunal administratif du Québec) soit rendue

29 29 SECOND DÉPOUILLEMENT n Qui peut demander un second dépouillement? Un candidat ou son représentant n Quand et comment peut-on demander un second dépouillement? Cette demande doit être motivée, faite par écrit et reçue par le président délection au plus tard 5 jours après la tenue du scrutin n Qui procède au second dépouillement? Le président délection doit procéder dans les 5 jours de la réception de la demande Les candidats et leurs représentants peuvent assister au second dépouillement

30 30 CONTESTATION DÉLECTION n Qui peut contester une élection? Toute personne intéressée peut présenter devant le TAQ une requête en contestation ou annulation de toute élection tenue en vertu de la Loi N. B. La personne qui conteste une élection doit faire partie du collège électoral pour lequel elle demande dannuler lélection Cette requête doit être présentée à lintérieur dun délai de 60 jours à partir de la date à laquelle sont connus les résultats de lélection, soit le 1 er novembre 2011 (art. 148 L.) Le TAQ peut confirmer ou annuler lélection ou déclarer une autre personne dûment élue (art. 148 L.) Quand le TAQ annule lélection dun membre sans déclarer une autre personne dûment élue, une nouvelle élection doit être tenue sans retard Le membre ainsi élu reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre dont lélection a été annulée

31 31 CONTESTATION DÉLECTION (SUITE) Pour quune élection soit annulée, le TAQ (anciennement la Commission des Affaires sociales) exige que les irrégularités commises soient dune gravité telle, quelles aient porté atteinte aux droits des électeurs ou des candidats ou quelles aient eu une incidence directe sur le résultat de lélection Si des formalités qui nont pas été respectées peuvent être qualifiées dessentielles plutôt que simplement accessoires, il y aura annulation de lélection

32 32 DIRECTEUR GÉNÉRAL n Détermine les lieux de scrutin (art. 2 R.) n Support technique au président et président adjoint délection (art. 8) n Publication des avis délection et de scrutin (art. 9 et 16) n Conservation des documents qui lui sont transmis par le président délection (art. 8 al. 2 R.) n Choix du mécanisme permettant aux candidats de sadresser à la population (art. 17)

33 33 PRÉSIDENT DÉLECTION n Responsable du processus électoral n Doit appliquer la réglementation avec rigueur et neutralité n Doit favoriser lexercice du droit de vote n Plus spécifiquement, il doit (art. 5 R.) : 1.recevoir les bulletins de présentation, les accepter ou les refuser 2.transmettre au DG de létablissement la liste des candidats 3.informer les électeurs et les candidats de la procédure délection (réf. trousse dinformation du candidat) 4.nommer des scrutateurs pour lassister dans lexercice de ses fonctions 5.mettre en oeuvre le ou les mécanismes choisis par le directeur général pour permettre aux candidats de sadresser à la population 6.surveiller le déroulement de lélection

34 34 PRÉSIDENT DÉLECTION (SUITE) 7.Vérifier la qualité des électeurs notamment en sassurant quils remplissent la déclaration prévue à larticle 25 R. (déclaration de lélecteur annexe VI) 8.Annuler les bulletins de vote irréguliers conformément à larticle 31 R. (nullité des votes) 9.Remplir le rapport de dépouillement visé à lart. 32 R. (annexe VIII) et dresser la compilation des dépouillements visée à lart. 33 R. (annexe IX) 10.Remplir les certificats délection sans concurrent, les constats dabsence délection et les certificats délection visés aux articles 14, (annexe III) 15 ( annexe IV) et 35 R. (annexe 10) 11.Transmettre à lAgence et au DG de létablissement les documents visés aux articles 14, 15 et 35 R.

35 35 PRÉSIDENT ADJOINT DÉLECTION n Le président adjoint délection exerce notamment, sous lautorité du président délection, les fonctions suivantes (art. 6 R) : 1.Recevoir les bulletins de présentation et les transmettre au président délection 2.Informer les électeurs et les candidats de la procédure délection 3.Nommer des scrutateurs pour lassister dans lexercice de ses fonctions 4.Surveiller le déroulement de lélection 5.Vérifier la qualité des électeurs, notamment en sassurant quils remplissent la déclaration de lélecteur 6.Procéder au dépouillement des votes 7.Annuler les bulletins de vote irréguliers, conformément à lart. 31 R. 8.Transmettre le rapport de dépouillement et les bulletins de vote au président délection

36 36 SCRUTATEURS n Qui choisit le ou les scrutateurs? Le président délection et le président adjoint déterminent le nombre de scrutateurs quils jugent nécessaires et les nomment pour les assister dans leurs fonctions (art 5 et 6 R.) Les scrutateurs ont le droit de voter à lendroit où ils agissent comme scrutateur en autant quils remplissent les conditions déligibilité n Rôle Secondent les présidents dans le bon déroulement du scrutin Vérifient léligibilité des électeurs avec la formule « déclaration de lélecteur » Paraphent les bulletins de vote Procèdent au dépouillement du scrutin avec les présidents


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