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Formation sur les états financiers de 2012-2013 Séance dinformation à lintention des conseils scolaires et de leurs vérificateurs externes Direction de.

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1 Formation sur les états financiers de Séance dinformation à lintention des conseils scolaires et de leurs vérificateurs externes Direction de lanalyse et de la responsabilité financières Automne

2 Ordre du jour Changements de réglementation et Congés de maladies accumulés Jours non payés et Réserves des régimes de prestations de soins de santé Changements majeures aux états financiers de Rapports financiers Rapport de mars – Erreurs courantes Projet de modernisation du SIFE Déclaration des données scolaires Prévisions budgétaires révisées de

3 CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE MALADIES ACCUMULÉS 3

4 Améliorations aux avantages sociaux après juillet 2012 Après la signature du protocole dentente avec lOECTA, on a vu la mise en œuvre des avantages sociaux suivants ou à leur amélioration : Congé de maladie/régime de congés de maladie et dinvalidité de courte durée Prestations de maternité Retour au travail graduel Reconnaissance de lassiduité Gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés Admissibilité des années de service pour les gratifications de retraite acquises Autres modifications Congés non payés volontaires Jours de congé non payé 4

5 Jours de congé de maladie/régime de congé et d'invalidité de courte durée 11 jours de congé de maladie rémunérés à 100 % du salaire absences pour maladie personnelle et celles définie dans la convention collective de jours de congé de maladie et dinvalidité de courte durée à 90 % du salaire Congés ne doivent être utilisés que pour des absences dues à une maladie personnelle Congés de maladie non utilisés provenant des 11 jours de congé de maladie Ne peuvent être reportés quà lannée suivante Peuvent être utilisés pour compléter les congés de maladie rémunérés à 90 % jusquà 100 % Congés de maladie non utilisés de lexercice précédent Expirent à la fin de lexercice en cours Une nouvelle banque de congés accumulés est établie (comprend les congés de maladie non utilisés de lexercice en cours Les jours de congé pour des raisons personnelles (5 jour maximum) Ne peuvent pas saccumuler dune année à lautre 5

6 Régimes de congés de maladie de courte durée Rémunération 90 % du salaire sans processus décisionnel tiers Suivre le processus dexamen interne du conseil, en ce qui concerne les unités de négociations et les employées et employés ne faisant partie dunité de négociation suivants : de lAEEFO ainsi que les directrices et directeurs décole et les directrices adjointes et directeurs adjoints. Le régime du SCFP diffère légèrement du fait quil offrait à lorigine 66 2/3 % du salaire, qui peut passer à 90 % en fonction des preuves ou des documents médicaux Employé(e)s ne faisant pas partie dune unité de négociation (à lexclusion des directrices et directeurs décole et des directrices adjointes et directeurs adjoints) Conseils scolaires choisiront le régime FEESO ou de lOECTA 6

7 Congé de maladie de courte durée – complément One journée bancaire fournira un complément jusquà 100% du salaire pendant 10 congé de maladie de courte durée ou du régime d'invalidité versée à 90% Les jours de congé complémentaire utilisés sont divisibles Un employé(e) travaille une demi-journée, lautre demi-journée est rémunérée à 90 % et il peut utiliser 0,05 dune journée en banque (10 % x 0,5 jour) pour un taux égal à 100 % Deux crédits complémentaires ont été accordés aux employé(e)s Retour au travail graduel Un employé(e) peut utiliser ses 11 jours de congé de maladie et les 120 jours afin de porter à 100 % ou à 90 % son salaire de la portion de la journée où elle ou il na pas travaillé (les 11 jours de congé de maladie et les 120 jours prévus sont divisibles pour le complément) On doit prendre compte des prestations de la CSPAAT ou les prestations dans le cadre dun régime dassurance-invalidité de longue durée en premier lorsquon détermine le nombre de jours de congé de maladie nécessaires pour compléter le salaire jusquà concurrence de 90 % ou de 100 % du salaire 7 Congé de maladie de courte durée et Retour au travail graduel

8 CSPAAT (règlement pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves) Les montants période maximale de quatre ans et demi complémetaires ne doivent pas être déduits des crédits de congés de maladie Ne sapplique pas à tous les employés dans le cadre de leur convention collective de Employé recevant des prestations de CSPAAT le premier jour de travail de soustraire de la période de quatre ans et demi la période antérieure au 1 er septembre 2012 pendant laquelle elle ou il recevait des prestations de la CSPAAT liées au même accident Les employé(e)s qui recevaient des prestations de la CSPAAT au 31 août 2012 ET qui continuent den recevoir en , mais nont plus de crédit de congés de maladie au 31 août 2012 pas le droit de recevoir le complément 8 CSPAAT – Complément du conseil scolaire

9 Congé de maladie de courte durée – Admissibilité, SLT SLT avec une affectation dune année complète 11 jours de congé de maladie à 100 % du salaire et 60 jours de congé de maladie et dinvalidité de courte durée à 90 % du salaire. Dépendent du régime (SCFP, OECTA) certains SLT recevront 66 2/3 % et pourraient qualifier pour 90 % selon les conditions et critères. SLT avec une affectation de moins dune année complète 11 jours de congé de maladie et 60 jours de congé de maladie et dinvalidité de courte durée, réduits pour tenir compte de la proportion de laffectation par rapport à une année complète de travail Le nouveau régime de congés de maladie comprend tous les employés qui ont accumulé des crédits de congés de maladie en vertu de lancien régime de congés de maladie ainsi que certains employé(e)s qui précédemment nont pas accumulé de crédits de congés de maladie : Les membres de la FEEO et de la FEESO qui sont employés pour plus de 24 heures par semaine. Tous employés permanents, autres que le personnel occasionnel, qui sont membres du SCFP (p. ex. les surveillant(e)s sur lheure du midi). 9

10 Congé de maladie de courte durée – Autres dispositions Le nouveau régime de congés de maladie prévoit également des dispositions portant sur les éléments suivants : Application des jours de congé de maladie en cas dabsence le premier jour de lannée Les employé(e)s qui, en vertu de lancienne convention collective, devaient attendre plus de 131 jours avant davoir droit à des prestations dans le cadre dun régime dassurance-invalidité de longue durée Des crédits de congés de maladie pour les employés à temps partiel Des droits aux congés de maladie pour les employés qui commencent à travailler en cours dannée Des congés discrétionnaires pour des raisons familiales complémentaires nexcédant pas deux jours 10

11 Prestations de maternité Droit à au moins huit semaines de prestations de maternité payés à un taux de salaire égal à 100 % de leur salaire grâce à un programme de prestations supplémentaires de chômage Si le régime de prestations de maternité actuel dun conseil scolaire offre des avantages supérieurs à huit semaines rémunérées à 100 % du salaire, il est possible de remplacer ces huit semaines par six semaines de prestation à 100 % du salaire afin de permettre de combiner les prestations à tout autre droit supérieur en matière de prestations de maternité prévues dans le régime Les employées représentées par le SCFP (tout particulièrement les employées saisonnières) peuvent recevoir des crédits de congés de maladie supplémentaires, mais seulement si elles sont admissibles aux prestations dassurance-emploi dans les six semaines qui suivent la naissance de lenfant 11

12 CNPV et Reconnaissance de lassiduité Congé non payé volontaire (CNPV) Les employé(e)s peuvent demander un maximum de cinq jours de congé non payé pour des raisons personnelles en Ces jours devaient être fixés à lavance par écrit avant le 15 septembre 2013 Sont admissibles : les membres de la FEEO, FEESO, du personnel de soutien de la collaboration en éducation, lAEEFO, lOECTA, SCFP, lA.P.S.S.P. ainsi que des associations daides-enseignant(e)s Ne sont pas admissibles : le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives Reconnaissance de lassiduité En vigueur quau cours de lannée scolaire Pour les unités de négociation participantes, toute employé(e) qui prend un jour de congé non payé (facultatif ou obligatoire) et qui utilise moins de six jours de congé de maladie se verra rembourser léquivalent dune journée de paie à son taux quotidien. Ce programme sapplique également au personnel SLT Incluent : les membres de la FEEO, FEESO, lOECTA, du personnel de soutien de la collaboration en éducation, lA.P.S.S.P. ainsi que des associations daides- enseignant(e)s Nincluent Pas: le personnel de direction et de direction adjointe, les employé(e)s exclus des négociations collectives, ainsi que les membres du SCFP 12

13 Mise en œuvre des améliorations relatives au personnel Le Règlement de lOntario 1/13 (règlement concernant les congés de maladie) a été modifié en juin 2013 pour les raisons suivantes : Intégrer les modifications apportées au régime de congés de maladie depuis le protocole dentente conclu avec lOECTA en juillet 2012, les protocoles dentente conclus avec lAEEFO et lA.P.S.S.P. et le protocole conclu avec le SCFP en décembre 2012 Effectuer une mise à jour afin de donner à lOECTA la possibilité de choisir un régime de congés de maladie et de permettre aux conseils scolaires de choisir un régime de congés de maladie pour les membres de leur personnel qui ne font pas partie dune unité de négociation Annexer les protocoles dentente ou les ententes conclus avec la FEESO, la FEEO et les directrices et directeurs décole et les directrices adjointes et directeurs adjoints Intégrer les améliorations apportées au régime de congés de maladie pour le personnel enseignant suppléant à long terme, qui passe de 10 jours de congé de maladie à 11, et améliorer le régime de congé et d'invalidité de courte durée des employées et employés dont la durée des contrats est inférieure à un an Intégrer de nouvelles dispositions : la reconnaissance de lassiduité et le programme de retour au travail graduel Mettre à jour la formule de paiement des gratifications de retraite non acquises pour les employées et employés - les versements effectués passent de 10 cents par dollar de salaire à jusquà 25 cents Mettre à jour pour élargir ladmissibilité du régime de congés de maladie à dautres groupes demployés Ajouter dautres conseils scolaires avec des changements de seuil d'éligibilité 13

14 Mise en œuvre des améliorations relatives au personnel Le Règlement de lOntario 2/13 pris en application de la Loi de 2012 donnant la priorité aux élèves, aborde dautres dispositions. La Loi donnant la priorité aux élèves a été abrogée au début de cette année, et les conseils scolaires doivent maintenant mettre en œuvre dans le cadre de leur processus de négociation collective les éléments suivants : Modifications apportées aux prestations de maternité rémunérées à un taux de salaire égal à 100 %, qui passent de six à huit semaines Programme de congé non payé volontaire Modifications apportées aux jours de congé non payé 14

15 Fonds supplémentaires Pour aider à mettre en œuvre le cadre des relations de travail : 10 millions de dollars pour faciliter la mise en œuvre des réformes relatives au régime de congés 30 millions de dollars par année à compter de pour laugmentation éventuelle des coûts du personnel enseignant suppléant Financement unique des banques de congés de maladie complémentaires déclarées au 31 août 2013 Financement unique des jours de congé de maladie non acquis et du seuil des années de service pour avoir droit aux gratifications de retraite acquises 15 millions de dollars pour le système de la paie et le soutien à la formation Financement pour adresser les coûts résiduels des journées non payées, et à étendre l'admissibilité au congé de maladie à un plus grand groupe d'employés 15

16 Considérations futures de financement Congé de maternité – Dautres mesures de soutien sont envisagées pour tenir compte de laugmentation du congé de maternité, qui passe de six à huit semaines Reconnaissance de lassiduité – Dautres mesures de soutien sont prévues en pour couvrir les coûts supplémentaires liés au personnel admissible qui utilise moins de six jours de congé de maladie Ces fonds, ainsi que ceux présentés dans les diapositives précédentes, seront accordés à condition que les conseils scolaires remplissent les conditions énoncées dans la note de service du sous-ministre publiée le 20 août 2013: Confirmation par courriel au ministère dici le 29 août 2013 de laccord de principe à lannexion des protocoles dentente aux conventions collectives Envoi de la déclaration de lattestation et résolution du conseil – le 30 septembre 2013 Envoi dune copie de chaque convention collective locale (y compris les protocoles dentente annexés) dici le 31 octobre

17 Détermination des éléments de passif des congés accumulés Les conseils scolaires devront déclarer les éléments de passif des congés accumulés à la fin de chaque année scolaire représentant lutilisation prévue des jours de congé de maladie des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie La note de service 2013:SB 23 indique que les conseils scolaires devront fournir une évaluation actuarielle des éléments de passif des congés accumulés en Les conseils scolaires recevront un financement unique couvrant les congés de maladie accumulés fondé sur le passif rapporté dans le rapport actuariel Un gabarit sera rempli en sinspirant des données fournies par les conseils scolaires et les actuaires pour calculer les éléments de passif des congés accumulés Le passif sera calculé en utilisant le nombre demployé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie, le salaire quotidien moyen de ces employés et le facteur dutilisation des jours de congé de maladie 17

18 Calcul des éléments de passif des congés accumulés Le facteur dutilisation des jours de congé de maladie est calculé à laide des données suivantes : Fondé sur les données historiques sur les congés de maladie pour les années scolaires et : (1) Les actuaires détermineront le pourcentage des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie qui les utiliseront au cours de lannée suivante (p. ex. 10 % des employé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie en utiliseront lannée suivante comme complément à des absences) (2) Les actuaires estimeront le nombre moyen de congés accumulés que les employé(e)s utiliseront au cours de lannée suivante (p. ex. les employé(e)s qui se serviront de leurs congés accumulés utiliseront en moyenne une journée) Par exemple : Si employé(e)s ont accumulé des congés, 100 dentre eux devraient utiliser ces congés au cours de lannée suivante et 100 dentre eux devraient utiliser en moyenne une journée de congé accumulé au cours de lannée suivante. En fonction de ces deux facteurs, le facteur dutilisation des jours de congé de maladie est 0,1 jour (10 % x 1,0 jour) 18

19 Calcul des éléments de passif des congés accumulés Ce facteur est ensuite appliqué au nombre total demployé(e)s qui ont accumulé des congés de maladie, puis au salaire moyen quotidien de ce groupe demployés Par exemple : Selon le nombre demployé(e)s qui ont accumulé des congés et le facteur dutilisation des jours de congé de maladie, on sattend à ce que 100 jours soient utilisés au cours de lannée suivante comme complément à des absences (1 000 employé(e)s x 0,1 jour). Si le salaire moyen quotidien du groupe est de 400 $, les éléments de passif se chiffreront donc à dollars (100 jours * 400 $) À la fin de chaque année scolaire, les nouveaux éléments de passif sont déterminés en fonction du nombre demployé(e)s qui ont accumulé des congés et tous éléments de passif restants de lannée précédente sont contrepassés Les conseils scolaires pourront utiliser le gabarit dans les années suivantes pour faciliter le calcul de leurs éléments de passif sans avoir à obtenir une évaluation actuarielle Les conseils scolaires peuvent demander à leurs actuaires de mettre à jour dans les années suivantes les facteurs utilisés pour déterminer le facteur dutilisation des jours de congé de maladie en se fondant sur des données plus réalistes 19

20 Gabarit des éléments de passif des congés accumulés 20

21 Les notes de services connexes au travail publiées en : B1 – Améliorations aux protocoles dentente 2013 : B2 – Éclaircissements techniques ayant trait aux protocoles dentente 2013 : B3 – Conséquences du protocole dentente du SCFP et autres précisions techniques 2013 : B9 – Conséquences du protocole dentente avec la FEESO 2013 : B10 – Soutien des systèmes pour la mise en oeuvre des réformes du cadre de relations de travail 2013 : B11 – Conséquences du protocole dentente de 2013 avec le SCFP 2013 : B14 – Conséquences du supplément au protocole dentente avec lAEFO 2013 : B15 – Règlements modifiés concernant les congés de maladie….non acquises 2013 : B16 – Conditions demploie des directions et directions adjointes décole 2013 : B17 – Conséquences du protocole dentente signé avec la FEEO 2013 : B19 – Conséquences des protocoles dentente avec les syndicats du groupe collaboratif de personnel de soutien en éducation 2013: B20 - Explications concernant linclusion des protocoles dentente 2013: B21 – Admissibilité au soutien conditionnel à lannexion des dispositions des protocoles dentente : SB07 – Améliorations apportées aux protocoles dentente – Gratifications de retraite….de maladie 2013 : SB23 – Évaluation actuarielle des éléments de passif….pour les congés de maladie de : SB24 – Réserves des régimes de prestations de soins de santé 2013 : LR01 – Protocole dentente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service : LR02 – Protocole dentente avec la FEESO – Comité de mise en oeuvre – Note de service 2 21

22 QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS DE RÉGLEMENTATION ET CONGÉS DE MALADIES ACCUMULÉS ? 22

23 JOURS NON PAYÉS ET RÉSERVES DES RÉGIMES DE PRESTATIONS DE SOINS DE SANTÉ 23

24 Jours non payés Protocoles dentente Tous les enseignants permanents sont tenus de prendre une journée de perfectionnement professionnel non payée le vendredi 20 décembre 2013 Des mesures de compensation sont permis afin de réduire les deux autres journées non rémunérées (11 octobre 2013 et 7 mars 2014) que les enseignants sont tenus de prendre Les enseignants permanents devront prendre une autre journée non rémunérée, le vendredi 7 mars 2014, si les mesures de compensation ne permettent pas de réaliser des économies suffisantes, au moins équivalentes au montant de la rémunération dune journée Si les économies réalisées dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées, les conseils scolaires garderont ces économies Un comité, composé dun nombre égal de représentants du conseil scolaire et des unités de négociation, sera formé pour suivre létat des mesures de compensation. Le comité devait être sur pied dici le mois de juin

25 Jours non payés Mesures de compensation 1.Programme de congé non payé volontaire (PCNPV) En vigueur le 1 er mai Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (PP) 16 % du coût dune journée non payée (fournis par le gouvernement) 3.Régime dencouragement à la retraite anticipée (RERA) Peut être mis au point, à la discrétion du conseil, si la projection des économies réalisées dans les situations 1 et 2 indiquées ci-dessus est inférieure à la récupération du coût dune journée non payée Paiement de dollars à tout enseignant prenant sa retraite entre la fin du mois de novembre 2013 et le dernier jour du premier semestre 4.Autres mesures déconomie 25

26 Jours non payés Financement Réservé aux conseils ayant intégré le PE à leurs ententes collectives locales Le montant ne dépassera pas le coût dune journée (ce seuil a été communiqué à chaque conseil au cours de lété) Rajustements du financement Le conseil natteint pas lobjectif des économies équivalant à une journée Le ministère financera la différence entre lobjectif des économies équivalant à une journée de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation. Le conseil atteint lobjectif des économies équivalant à une journée, mais pas aux deux journées Le ministère financera la différence entre lobjectif des économies équivalant à deux journées de rémunération et celles réalisées grâce aux mesures de compensation Le conseil atteint lobjectif des économies équivalant à deux journées de rémunération Les économies réalisées qui dépassent le montant nécessaire pour compenser les journées non rémunérées seront conservées par le conseil. 26

27 Jours non payés Modèle des jours non payés Le ministère a fourni un modèle dans la note de service 2013:SB 20 afin daider le comité chargé du suivi des mesures de compensation à effectuer ce suivi et à établir des rapports sur les économies réalisées grâce à ces mesures Les conseils sont tenus de présenter le modèle final au ministère dici le 15 mars 2014 Le financement du conseil scolaire de sera rajusté à la réception du modèle dûment rempli Le rajustement du financement ne sera versé quaux conseils ayant intégré/ajouté le PE correspondant à leurs conventions collectives locales 27

28 Jours non payés Modèle des jours non payés Objectifs des économies du conseil (ligne 1) Les objectifs des économies équivalant à un jour non payé pour les unités de négociation des conseils ont été envoyés aux conseils par le ministère Comme le modèle oblige les conseils à saisir les économies visées, équivalant à deux jours non payés, vous devez multiplier par deux les économies visées que le ministère vous a communiquées 28

29 Jours non payés Modèle des jours non payés Programme de congé non payé volontaire (PCNPV) (lignes 2 à 5) Les conseils doivent rapporter séparément pour le personnel enseignant et pour le personnel non enseignant, pour lannée scolaire , ainsi que pour lannée scolaire , dans la section du RERA –Les conseils doivent déclarer le nombre total de jours pris par le personnel syndiqué à la ligne 2 –Les conseils doivent déclarer les économies réalisées sur les salaires des employés grâce au RERA à la ligne 3 –Les conseils doivent déclarer les coûts denseignement/de remplacement liés au RERA à la ligne 4 Économies réalisées dans la prestation du perfectionnement professionnel (ligne 6) 16 % du coût dune journée non payée Calcul correspondant à 50 % de la ligne 1 (qui serait égal au chiffre cible fourni à chaque conseil scolaire) 29

30 Jours non payés Modèle des jours non payés Régime dencouragement à la retraite anticipée (RERA) (lignes 8 à 10) Le conseil doit déclarer le montant total des économies réalisées grâce au RERA et le montant total des paiements du RERA (5 000 dollars par enseignant) Autres mesures de compensation (lignes 11 à 13) Le conseil doit décrire les autres mesures de compensation quil a appliquées, puis les économies et les dépenses qui leur sont liées Rajustement du financement Le rajustement du financement est calculé sur la base du montant total des économies réalisées grâce aux mesures de compensation à la ligne 14 Montant rempli automatiquement dans une des lignes 15 à 17, selon le montant des économies (c.-à-d. si le conseil atteint lobjectif des économies dune journée, le rajustement du financement sera rempli à la ligne 16) 30

31 Réserves des régimes de prestations de soins de santé 31 Régime davantages sociaux provincial Il a été convenu dans les PE quun groupe de travail serait formé pour analyser la possibilité de créer un ou plusieurs régimes davantages sociaux à léchelle provinciale pour le secteur de léducation Le groupe de travail serait composé de différents représentant(e)s de fédérations denseignant(e)s, de syndicats de personnel de soutien, de conseils scolaires, dautres associations de personnel, y compris les directions décole et les directions adjointes, du gouvernement de lOntario (ministère de lÉducation et ministère des Finances) et dexperts indépendants

32 Réserves des régimes de prestations de soins de santé Retrait de somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé Les conseils scolaires doivent obtenir lapprobation du ministère de lÉducation avant de retirer toute somme des réserves des régimes de prestations de soins de santé, des surplus ou des dépôts. Tous ces retraits doivent être déclarés au comité Même si aucun comité na été formé à ce jour, le Ministère va de lavant avec le processus dapprobation En labsence de comité, le Ministère partagera toutes les approbations avec le groupe de négociation concerné La restriction sur les réserves est en vigueur pour les deux années couvertes par le PE (2012/13 et 2013/14) 32

33 Réserves des régimes de prestations de soins de santé Processus dapprobation Ministère a émis la note de service 2013: SB24 décrivant le processus d'approbation Lapprobation du Ministère est requise pour retirer des sommes ou réduire le taux de cotisation Le modèle doit être remplie pour toutes les demandes d'approbation du ministère Veuillez noter quune nouvelle version a été affichée sur le site Web. Veuillez faire parvenir toutes vos demandes aux personnes suivantes : Patrick Pelletier, à ladresse c.c. à Marie Li, à ladresse 33

34 Réserves des régimes de prestations de soins de santé Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Section : Taux de cotisation La section a été divisée en deux zones : –Taux de cotisation – Personne seule (employé(e)s actifs) –Taux de cotisation – Famille (employé(e)s actifs) Le conseil doit déclarer ses taux de cotisation antérieurs dans les colonnes à et son taux actuel, sil est déjà entré en vigueur, dans la colonne Si le conseil na pas encore appliqué le taux modifié et demande de réduire le taux de cotisation, il doit indiquer ce taux dans la case Taux proposé sous la colonne Section : Part du conseil/employé Dans la colonne de groupe demployés, les conseils doivent inscrire les groupes demployés inclus dans le régime En cas de plan partagé par groupe demployés, le conseil doit indiquer la portion de lemployé 34

35 Réserves des régimes de prestations de soins de santé Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Section : Information financière Cette section est un résumé de linformation financière particulière qui correspond à celle figurant dans les rapports fournis par lassureur du conseil Information financière nécessaire (si disponible) A.Solde de fermeture des actifs B.Solde des frais à payer (engagés, mais non déclarés) C.Réserve de la fluctuation des réclamations D.Solde disponible pour un prélèvement »Le calcul de la cellule doit être effectué manuellement en soustrayant le solde des frais à payer engagés, mais non déclarés et la réserve de fluctuation des réclamations du solde de fermeture des actifs [ (A) – (B) – (C )] »Le solde serait le solde de fermeture des surplus accumulés moins la réserve de la fluctuation des réclamations requise pour le prélèvement Renseignements supplémentaires –Veuillez indiquer, au besoin, les prélèvements réels en cours dexercice des exercices antérieurs 35

36 Réserves des régimes de prestations de soins de santé Modèle des réserves des régimes de prestations de soins de santé Demande de prélèvement seulement Veuillez remplir les deux sections : Information financière et Part du conseil/employé Veuillez indiquer la raison du prélèvement de fonds dans lespace prévu au bas du modèle Veuillez également transmettre les rapports de lassureur (de lannée en cours et des deux années antérieures) Demande liée au taux de cotisation Veuillez remplir les trois sections du modèle (Taux de cotisation, Information financière et Part du conseil/employé) Veuillez indiquer la raison de la demande de réduction du taux de cotisation dans lespace prévue au bas du modèle. Veuillez également transmettre une copie des déclarations de lassureur (de lannée en cours et des deux années antérieures) 36

37 QUESTIONS SUR LES JOURNÉES NON PAYÉES ET LES RÉSERVES DES RÉGIMES DE PRESTATION DE SOINS DE SANTÉ ? 37

38 CHANGEMENTS IMPORTANTS AUX FORMULAIRES DES ÉTATS FINANCIERS DE

39 39 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Les six premières pages du tableau 3 ont été simplifiées pour combiner les dépenses en immobilisations déclarées avec le calcul du droit à la subvention Les écrans 1 à 3 ont été supprimés et les anciens écrans 4 à 6 ont été actualisés pour intégrer le rapport des dépenses en immobilisations Les dépenses en immobilisations ne sont plus déclarées par catégories dactif détaillé semblables au tableau 3C Les conseils déclareront les dépenses en immobilisations dans quatre catégories : 1.Terrain (poste 4.1) 2.Bâtiments (poste 4.2) 3.Installations mobiles (poste 4.3) 4.Intérêts capitalisés (postes 4.5 et 4.6)

40 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Les intérêts capitalisés sont séparés en deux catégories Terrain (poste 4.5) et Autres que les terrains (poste 4.6) Deux nouvelles lignes ont été ajoutées à la page 1 pour calculer le manque à gagner du budget des immobilisations lié aux intérêts capitalisés Poste 6,4, Allocations au titre des intérêts à court terme sur les immobilisations : Les montants sont tirés de la section 11 Poste 6,5, Les intérêts capitalisés au-delà des allocations : Calcule le manque à gagner en soustrayant les intérêts capitalisés inscrits au poste 4 –On considère que toutes les allocations au poste 6,4 colonnes 1 à 4 sont liées aux immobilisations autres que terrain (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.6) – On considère que toutes lallocations au poste 6.4 colonne 5 est liée aux terrains (c.-à-d. poste 6.4 – poste 4.5) 40

41 41 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 3 – Dépenses en immobilisations Deux nouvelles pages ont été ajoutées pour inscrire les dépenses en immobilisations par projets, qui sont financés par Subvention dimmobilisations prioritaires – Projet dimmobilisation majeur (page 6) et Subvention dimmobilisations prioritaires – Terrain (page 7) Les noms de projets approuvés, les renvois aux règlements et les allocations approuvées seront téléchargés Les conseils devront inscrire les dépenses (intérêts capitalisés exclus) jusquau 31 août 2012 et les dépenses en cours dexercice Les intérêts capitalisés en cours dexercice liés aux terrains et aux dépenses autres que les terrains doivent être inscrits aux colonnes 14.1 et 14.2 de la page 6 et à la colonne 7 de la page 7 Les montants des dépenses totales en cours dexercice liés aux terrains, aux bâtiments, aux installations mobiles, aux intérêts capitalisés (terrain), aux intérêts capitalisés (autres que les terrains) inscrits aux pages 6 et 7 seront automatiquement inscrits dans les colonnes 4 et 5 du poste 4 à la page 1

42 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé Soldes douverture : La colonne 1, Solde au 1 er septembre 2012, peut être remplie en utilisant le fichier de solde douverture comprenant le passif non financé des avantages sociaux futurs Toutes les cellules de solde douverture seront des cellules dentrée pour permettre les réallocations ou les réévaluations, au besoin Avantages sociaux futurs – régime dencouragement à la retraite anticipée (RERA) Une nouvelle ligne (poste 4.1.1) a été ajoutée pour le régime dencouragement à la retraite anticipée Le passif douverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification de retraite (poste 4.1) ou de la ligne Avantages sociaux futurs – Gratification autre (poste 4.1.3). 42

43 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 5 – Excédent ou déficit accumulé Avantages sociaux futurs Les soldes douverture saisis concernant la gratification de retraite (poste 4.1), le régime dencouragement à la retraite anticipée (poste 4.1.1) et les régimes dassurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie à la retraite (poste 4.1.2) sont reportés au tableau 10G, à la page 2, afin de calculer lamortissement Laugmentation/diminution en cours dexercice (colonne 3) des avantages sociaux futurs (postes 4.1, et 4.1.2) est calculée au tableau 10G et comprend les éléments suivants : 1.Amortissement en cours dexercice du passif à des fins de conformité 2.Gains (pertes) actuariels ou provenant des réductions découlant des modifications apportées au régime 43

44 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation demploi Une nouvelle ligne (poste 3 – Congés rémunérés) a été ajoutée afin que les conseils puissent inscrire le passif en fin dannée concernant lamélioration des congés supplémentaires du régime de congés de maladie et dinvalidité de courte durée) Le montant inscrit doit provenir du calcul actuariel du passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013 Le passif inscrit à la colonne 4 du poste 3 sera inscrit à la section 17 Les conseils doivent inscrire les charges et les paiements davantages de retraite dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires offerts en dans les colonnes 2 et 3 du poste 3 44

45 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation demploi Exemple de congés rémunérés : Le passif lié aux congés accumulés au 31 août 2013 établis par calculs actuariels dun conseil sélève à 5 millions de dollars et les charges au titre des prestations et les paiements des prestations dus aux deux crédits de congé de maladie supplémentaires étaient de $ Le conseil inscrirait les chiffres suivants : –Charges davantages de retraite (colonne 2, poste 3) : »Passif lié aux congés accumulés »Plus : charges liées aux congés supplémentaires –Paiements des prestations (colonne 3, poste 3) : »Paiements liés aux congés supplémentaires de $ –Passif au 31 août 2013 (colonne 4, poste 3) : »Le passif calculé à la fin de lannée serait égal aux charges davantages de retraite inscrites dans la colonne 2 (5,5 millions de dollars) moins les paiements liés aux congés supplémentaires dans la colonne 3 (0,5 million de dollars) 45

46 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation demploi Une nouvelle ligne (poste 1.1) a été ajoutée pour le régime dencouragement à la retraite anticipée (RERA) Le passif douverture du RERA devra être réalloué à partir de la ligne du passif de gratification de retraite (poste 1) ou de la ligne du passif dautres prestations de retraite (poste 8 ou 9) 46

47 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation demploi La colonne 2.1 est toujours ouverte pour les états financiers de parce que les implications des protocoles dentente avec les unités de négociation peuvent encore avoir une incidence sur certains régimes Les conseils doivent inscrire le montant inclus dans le calcul des charges au titre des prestations (colonne 2) résultant : –dune modification au régime due au protocole dentente (PE) –dune réduction du régime –dune note de service du Ministère –dune lettre du Ministère Les gains ou les pertes résultant de ces changements doivent être exclus à des fins de conformité en

48 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10G – Renseignements supplémentaires sur les avantages de retraite et les prestations de cessation demploi – Page 2 Une deuxième page a été ajoutée pour le suivi de lamortissement du passif à des fins de conformité Les conseils doivent inscrire la durée moyenne estimative du reste de la carrière active au 31 août 2012 établie par calculs actuariels au poste 1.4 pour la gratification de retraite (colonne 15) et pour les régimes dencouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1) Tous les rajustements visant à accélérer lamortissement seraient inscrits au poste 1.5 pour la gratification de retraite (colonne15) et pour les régimes dencouragement à la retraite anticipée (colonne 15.1) et au poste 2.5 pour les régimes dassurance-maladie, soins dentaires et assurance-vie (colonne 16) En , les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes qui sont inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, à la page 1, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de lexercice aux postes 1.9 et 2.9, parce que ces gains ou pertes seront exclus à des fins de conformité 48

49 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10RED – Rajustement à des fins de conformité Colonne 15.1 – Changement du passif non amorti lié aux régimes dassurance-santé, dentaire et dassurance vie Cette colonne a été ajoutée pour inclure lamortissement du passif à des fins de conformité En , les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes, inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de lexercice afin de les exclure à des fins de conformité Le total des dépenses figurant au poste 90 provient du poste 2.9 du tableau 10G, à la page 2 Colonne 18 - Modification à la gratification de retraite et au RERA Cette colonne a été actualisée pour inclure lamortissement du passif lié au RERA à des fins de conformité En , les gains ou pertes actuariels ou en raison des compressions de régimes, inscrits dans la colonne 2.1 du tableau 10G, seront inclus dans le total des augmentations et diminutions de lexercice afin de les exclure à des fins de conformité Le total des dépenses inscrit au poste 90 provient des colonnes 15 et 15.1 du poste 1.9 du tableau 10G, à la page 2 49

50 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10F – Tableau des avantages sociaux Tout comme pour le tableau 10G, une nouvelle colonne (colonne 3) a été ajoutée pour inscrire les congés rémunérés 50

51 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 10.5 – Enseignants suppléants Un nouveau tableau a été ajouté pour permettre aux conseils dinscrire les dépenses liées aux enseignant(e)s suppléants réparties en deux périodes : Du 1 er septembre 2012 au 31 mars 2013 (période de sept mois) Du 1 er avril au 31 août 2013 (période de cinq mois) Le tableau comprend deux lignes : Traitement et salaires (poste 1.1) Avantages sociaux (poste 1.2) Les chiffres figurant dans la colonne du total des dépenses (colonne 3) relatives aux traitements et salaires et aux avantages sociaux proviendront des montants inscrits au tableau 10 (poste 52) Les conseils doivent inscrire les dépenses au cours des sept premiers mois dans la colonne 1 Les dépenses au cours des cinq derniers mois (colonne 2) sont calculées comme suit: colonne 3 – colonne 1 Le rapport de mars sera ajusté dans le future pour inclure cette information 51

52 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 5.1 – Revenus reportés et tableau 9 – Revenus Jardins denfants à temps plein - subvention APE Tableau 5.1 : Une nouvelle ligne (poste 1.7.2) a été ajoutée pour inscrire lévolution des revenus reportés relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins denfants à temps plein, à lexclusion de lallocation pour léducation de lenfance en difficulté Tableau 9 : Une nouvelle ligne (poste 2.7.1) a été ajoutée au tableau 9 pour inscrire les revenus relatifs à la subvention APE au titre du volet Jardins denfants à temps plein, à lexclusion de lallocation pour léducation de lenfance en difficulté Les conseils doivent inscrire le montant relatif à la subvention APE au titre du volet Jardins denfants à temps plein dans le tableau 5.1, Revenus reportés ou dans le tableau 9 52

53 Changements importants aux formulaires des états financiers de Tableau 5.3 – Continuité des apports en capital reportés Le total des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 (poste 2.1.3) a été divisé en deux lignes : Poste Intérêts à recevoir du fonds damortissement Poste Autres dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 Cette division vise à mieux harmoniser le tableau 5.3 sur le Modèle de lanalyse et de la planification des immobilisations (MAPI) Les conseils doivent répartir le solde des dépenses en immobilisations non prises en charge antérieurement au 31 août 2010 de lannée antérieure au 31 août 2012 entre les postes et Le poste est une cellule calculée dont le résultat provient du montant inscrit au poste moins celui inscrit au poste

54 Changements importants aux formulaires des états financiers de Section 1A / 1B – Sommaire des allocations Dautres lignes (poste et 1.92) ont été ajoutées à la section 1A pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives (voir ci- dessous). Elles ne font pas partie des allocations de fonctionnement pour le calcul de la conformité à 1 %. Une autre ligne (poste ) a également été ajoutée à la section 1B pour inclure le financement des améliorations apportées aux conventions collectives et provient de la section 17 Section 17 – Autres subventions (améliorations apportées aux conventions collectives) Trois lignes ont été ajoutées pour tenir compte des modifications apportées au règlement sur les subventions pour les besoins des élèves (SBE) de relatives aux améliorations apportées aux conventions collectives Versement unique pour les congés de maladie non acquis (téléchargé à partir des modèles Excel soumis et paiements effectuées) Modification du seuil dadmissibilité (téléchargé à partir du rapport de mars) Congés rémunérés – crédits de congés de maladie de 90 % à 100 % (Tableau 10G) 54

55 Changements importants aux formulaires des états financiers de Section 1.1 – Subvention de base - Élèves Deux nouvelles lignes ont été ajoutées (poste et 1.1.9) pour le financement de lajustement pour enseignants suppléants additionnels, selon le tableau 30 du règlement sur les subventions pour les besoins des élèves de Formulaire de données D – Rapport sur les écarts La colonne 1.1, Améliorations apportées aux conventions collectives, a été ajoutée pour que les conseils puissent indiquer la façon dont ils affectent les fonds reçus au titre améliorations apportées aux conventions collectives 55

56 Mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction Attestations à remettre lors de la soumission les états financiers de et de Les conseils qui nont pas atteint une réduction complète de 10 % en doivent soumettre un formulaire dattestation pour Pour plus de détails, veuillez consulter la note de service 2011 : SB21 publiée le 14 juin

57 Modèle de lanalyse et de la planification des immobilisations (MAPI) La version 3 du MAPI devrait être publié à la fin septembre Soumission de fin dexercice La soumission doit être présentée au Ministère au plus tard le 30 novembre 2013 Le modèle doit être actualisé pour tenir compte des états financiers au 31 août 2013 Approbation pour aller de lavant Lorsquun conseil présente une demande dapprobation pour lancer un appel doffres pour un projet, il doit soumettre le MAPI La soumission du MAPI comprend des renseignements actualisés sur le projet en question ainsi quune mise à jour financière pour refléter la dernière soumission faite dans le SIFE 57

58 Modèle de lanalyse et de la planification des immobilisations (MAPI) Le manuel sur le MAPI sera affiché sur notre site Web (http://faab.edu.gov.on.ca/). Il comprend des instructions détaillées sur la façon de remplir le MAPI en fin dexercice et lors des demandes dapprobation pour aller de lavanthttp://faab.edu.gov.on.ca/ Le Ministère donnera une formation plus détaillée lors de latelier sur les finances de lOASBO qui aura lieu le 3 octobre prochain. Les analystes des immobilisations et les analystes financiers sont également à la disposition des conseils pour les aider à remplir le MAPI. 58

59 Résumé de la soumission des états financiers Les conseils doivent soumettre les documents suivants : États financiers du SIFE présentés au Ministère dici le 15 novembre 2013 Deux copies papier signées des formulaires suivants provenant de votre soumission active du SIFE des états financiers: Rapport de conformité Tableaux 1, 1.1, 1.2, 1.3, 9, 10 et 10RED Section 1A Sommaire Formulaires dattestation sur les mesures de réduction des coûts des bureaux de haute direction (le cas échéant) Le gabarit passif des congés de maladie accumulés Rapport explicatif des avertissements MAPI (avant le 30 novembre 2013) 59

60 QUESTIONS SUR LES CHANGEMENTS IMPORTANTS AUX FORMULAIRES DES ÉTATS FINANCIERS DE ? 60

61 RAPPORTS FINANCIERS 61

62 Rapports financiers SP 3510 – Recettes fiscales Adoption du chapitre SP 3510 – Recettes fiscales exigées pour les états financiers de Comme l'impôt foncier est établi par la province, et non par les conseils scolaires, il ne figurera plus dans les revenus des états financiers L'impôt foncier sera inclus dans les subventions provinciales Les conseils peuvent déclarer séparément le montant dans une note sur les revenus provenant des subventions provinciales Les conseils doivent collaborer avec les vérificateurs externes à des fins de divulgation appropriée dans les états financiers Le tableau 1.1, État consolidé des résultats conservera le montant de limpôt local sur une ligne distincte (poste 1.3) à des fins de consolidation 62

63 Rapports financiers SP 3450 – Instruments financiers et SP 2601 – Conversion des devises Ces chapitres auront un impacte minimal sur les conseils scolaires La publication de la version révisée en août 2013 a précisé la date de prise deffet de lapplication des normes sur les instruments financiers et la conversion des devises pour les organisations gouvernementales Les normes ne sappliqueront aux conseils scolaires que pour les exercices ouverts à compter du 1 er avril

64 QUESTIONS SUR LES RAPPORTS FINANCIERS ? 64

65 RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES 65

66 Soumissions requises Les conseils sont tenus de transmettre au Ministère les documents suivants une semaine après la date déchéance du rapport de mars transmis dans SIFE (mi-mai) : Rapport des comptables signé/rapport sur les procédés spécifiés Document de travail prescrit Déclaration de la direction signée Les conseils peuvent transmettre la version imprimée des documents ou envoyer par courriel une version PDF à 66

67 Documents de travail prescrits La version soumise doit être celle qui a été examinée par les vérificateurs Les totaux partiels des feuilles de calcul des tableaux 19 et 20 doivent correspondre à ceux des documents soumis dans SIFE Le montant figurant à la ligne État de la situation financière (poste 6.3) du document de travail doit correspondre au montant figurant à la ligne Surplus (déficit) accumulé au 31 mars 2013 (poste 6.3) du tableau 19 du SIFE Les montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du document de travail doivent correspondre aux montants figurant aux lignes Total des revenus (poste 10) et Total des dépenses (poste 12) du Tableau 20 du SIFE 67

68 Documents de travail prescrits Tableau 19 du SIFE – État consolide de la situation financière 68 Tableau 20 du SIFE - Revenus

69 Documents de travail prescrits 69 Tableau 20 du SIFE - Dépenses

70 Documents de travail prescrits Si les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales sont incluses dans votre balance de vérification, le solde de fermeture, les revenus et les dépenses au mois de mars doivent dabord être retirés de la balance de vérification dans les colonnes C.7 et C.8, puis seul le solde au 31 août doit être inscrit de nouveau dans les colonnes G et H. 70

71 Tableau 20 SUP – Renseignements supplémentaires Renseignements supplémentaires Les transactions des fonds générés par les écoles et des filiales au cours de la période de sept mois ne sont pas incluses dans le tableau 20. Seules les transactions extraordinaires ou non récurrentes des fonds générés par les écoles et des filiales sont déclarées dans le tableau 20 SUP. Les conseils doivent remplir les conditions qui suivent : a.Les transactions doivent être extraordinaires ou non récurrentes et ne doivent pas faire partie des opérations régulières. b.Chaque montant de la transaction doit être égal ou supérieur à $. Lorsque ces deux conditions sont remplies, les conseils doivent inscrire : a.Une description des transactions extraordinaires ou non récurrentes. b.Les montants correspondants de revenus, dépenses, actif et passif. 71

72 Documents de travail prescrits Tableau 20 SUP 72

73 Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers Notes aux états financiers Par défaut les données à saisir proviennent des derniers états financiers. Si le format dans les états financiers diffère de celui du rapport de mars, les conseils doivent déclarer linformation selon lessentiel des activités et adopter le format du tableau 20 SUP. Les conseils ne doivent pas laisser le tableau 20 SUP vide si lun des quatre types de notes a été publié dans les états financiers. 73 Est-ce que lun des quatre types de notes a été publié dans les états financiers? Nouvelles notes dont le montant est supérieur à 5 millions de dollars? Inscrire les notes actualisées. Aucune inscription dans le tableau 20 SUP Inscrire le montant reporté dans les états financiers. Le montant a-t-il augmenté de 5 millions de dollars? Oui Non Oui Non Oui

74 Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers Engagements et obligations contractuelles 74 Poursuites, réclamations, réclamations possibles, contentieux

75 Tableau 20 SUP – Notes aux états financiers Autre passif éventuel 75 Garanties de prêts

76 Immobilisations corporelles – Transactions inter-entités Les transactions inter-entités sont éliminées au moment de la consolidation dans les rapports sur les comptes publics. Les conseils doivent définir ces transactions et les inscrire dans la section inférieure du tableau 22 du rapport de mars. Les conseils doivent fournir le numéro GRE à quatre chiffres dans les colonnes GBV_ADD_SRCE et GBV_DISP_SRCE du fichier de données sur les immobilisations à télécharger des états financiers. 76

77 Fichier de données sur les immobilisations à télécharger Documents qui doivent accompagner les états financiers vérifiés Fichier avec champs délimités par barre verticale Détails sur les terrains, les bâtiments et les améliorations aux terrains pour tous les actifs Le Ministère recueille des renseignements sur les immobilisations corporelles auprès des conseils scolaires pour soutenir la continuité des tableaux sur le rapport des immobilisations. Il faut saisir les données dans lapplication de téléchargement dans un format et un ordre particuliers afin quelles puissent être résumées dans le tableau 3C. 77

78 Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale Les données doivent être présentées dans le même ordre que celui indiqué dans le document. Codes sources Les codes sources pour les ajouts et les aliénations doivent être saisis avec exactitude. Sil sagit dun ajout ou dune aliénation qui se rapporte à une source externe, saisissez 0000 en conséquence. Sil sagit dun ajout ou dune aliénation qui se rapporte à des entités hors du périmètre de consolidation, saisissez correctement le numéro GRE à quatre chiffres correspondant au périmètre comptable auquel se rapporte la transaction. Saisissez le type daliénation en conséquence. C = Aliénation complète P = Aliénation partielle N = Aucune aliénation (aucune cession des actifs) 78

79 Détails sur les fichiers avec champs délimités par barre verticale 79

80 Rapport des Revenus relatifs aux subventions Le Ministère réconcilie les revenus relatifs aux subventions reportés par les conseils avec les données du système provincial de rapport de fin dexercice (davril à mars). Comme les subventions peuvent être déclarées sous différents types de format (revenus, variation des comptes débiteurs, variation des comptes créditeurs, revenus reportés, apports en capital reportés, etc.), le Ministère reconvertit les données reportées par les conseils scolaires à la comptabilité de caisse. Erreurs courantes a.Subvention non provinciale (c.-à-d. subvention fédérale, subvention de tiers) déclarée comme étant une subvention provinciale ou vise versa b.Revenus de tiers (par ex. revenus dautres conseils scolaires) déclarés comme des subventions c.Subvention déduite des dépenses connexes (le montant brut doit être déclaré) d.Subvention reçue dune filiale non déclarée comme étant une subvention provinciale 80

81 QUESTIONS SUR LES RAPPORTS DE MARS – ERREURS COURANTES? 81

82 PROJET DE MODERNISATION DU SIFE 82

83 SIFE 1.0 (ancien) Mis en œuvre à lorigine en 2002 Les demandes ont augmenté Les rapports sont plus complexes En 2002: 73 pages En 2013: 155 pages Comprend désormais également les services de garde des jeunes enfants Utilise une combinaison de feuilles de calcul Excel (annexe C) et lapplication Actuellement supportée par un fournisseur Ne répond pas aux normes minimales relatives aux STI 83

84 SIFE 2.0 (nouveau) Plus quune simple mise à jour du SIFE Tout nouveau système avec un environnement différent Utilise le logiciel Oracle Hyperion Planning Ce logiciel est actuellement utilisé par le MFCU et est une norme émergente détablissement de budget et de planification au sein de la fonction publique de lOntario 84

85 Avantages pour les conseils scolaires de district Élimine lemploi de tableurs périphériques Augmente le nombre de rapports et les capacités danalyse – permet aux conseils davoir accès à leurs données Utilise la technologie « SmartView » pour intégrer Excel Fournira des capacités pour faire des projections Saisie plus simple et plus rationalisée des données Processus opérationnel global non modifié (p. ex. prévisions budgétaires, prévisions budgétaires révisées, états financiers, soumissions du rapport de mars) 85

86 Plan de mise en œuvre Développement initial déjà commencé Groupe de travail dintervenants déjà formé Recrée actuellement les prévisions budgétaires révisées de sur la nouvelle plateforme La version 1 devrait être mise en service pour les prévisions budgétaires de (mars 2014) Formation à lintention des conseils scolaires au début de 2014 – Détails à déterminer 86

87 Qui participent au processus Léquipe délaboration du projet crée lapplication à laide du logiciel Hyperion Planning Léquipe de soutien du SIFE au sein de la DARF fait lapprentissage de lapplication Planning et participe à la conception et à lélaboration du système Après la mise en œuvre, la DARF sera responsable des modifications apportées aux méthodes de calcul des subventions et aux formulaires, tout comme elle le fait maintenant avec le SIFE actuel 87

88 Groupe de travail sur le SIFE 2.0 Le cade de référence en format ébauche ainsi les membres du groupe de travail (ici joint) 12 conseils sont représentés Marion Jarrell – engagée sous contrat pour fournir des commentaires sur la conception, lélaboration et la mise en œuvre du système du point de vue de lutilisateur 88

89 Section 2 – Onglet pour entrée des données 89

90 Section 2 – Onglet pour coûts de repères 90

91 Section 2 – Onglet pour montant de table 91

92 Section 2 – Onglet pour montant calculé 92

93 Exemplaire des rapports 93

94 Tableau 10 – Onglet entrée des données 94

95 Tableau 10 – Onglet pour entrée des données alternatif 95

96 Tableau 10 - Smartview 96

97 QUESTIONS SUR LE PROJET DE MODERNIZATION DU SIFE ? 97

98 DÉCLARATION DES DONNÉES SCOLAIRES 98

99 Déclaration des données scolaires Ces renseignements seront inclus dans la nouvelle application, plutôt que dans un fichier Excel fourni séparément Les champs sur les installations, la BDICE, les numéros didentification de lécole et les types dinstallations devront être remplis avant la publication Plus long terme – permet une meilleure intégration directe avec les autres systèmes du ministère, comme le SIIS, le SISOn La nouvelle procédure sera mise en œuvre pour sassurer que le Ministère et les conseils scolaires de district disposent de tous les renseignements nécessaires avant le mois de mars de chaque année 99

100 Déclaration des données scolaires Le financement axé sur lécole est calculé dans le fichier Excel de lannexe C. Pour obtenir ce financement, il faut fournir des métadonnées importantes sur les écoles. Consultez la matrice ci-dessous. 100 Financement Métadonnée Subvention complémentaire Subvention de base pour les écoles Aide aux écolesALF Participation des parents Numéro du SIISX Numéro de la BDICE XXXX Capacité réelleX Numéro didentification de lécole XXXX Type dinstallationsX X Cartographie SIG XXX X

101 Déclaration des données scolaires Par le passé, certaines de ces métadonnées étaient manquantes dans les prévisions budgétaires, les prévisions budgétaires révisées décoles et ne figuraient que dans les états financiers Métadonnées manquantes = financement erroné ou manquant Cela a donné lieu à des problèmes de planification financière tant pour le Ministère que pour les conseils scolaires Dans le cadre du processus de prévisions budgétaires de , on a demandé aux conseils scolaires de communiquer au Ministère le nom des écoles nouvelles ou fermées dici la fin de juin 2013 Cette liste finale des écoles dont la compilation des métadonnées a été complétée sera utilisée dans les prévisions budgétaires révisées et les états financiers de

102 Déclaration des données scolaires Le Ministère améliorera encore ce processus, en commençant par le cycle des prévisions budgétaires de Le processus proposé sera le suivant : À la fin de novembre 2013, le Ministère fera parvenir aux conseils scolaires deux listes de toutes les écoles qui seront ouvertes en et en fondées sur les renseignements les plus récents du Ministère et toutes les métadonnées disponibles. Cest-à-dire une liste des écoles conformément à lannexe C, hormis la section sur le calcul des subventions. Les conseils scolaires devront passer en revue ces listes afin : didentifier toutes les nouvelles écoles manquantes sur ces listes; didentifier toutes les écoles fermées figurant sur ces listes; de fournir les métadonnées manquantes (p. ex. le numéro du SIIS, le numéro de la BDICE, ladresse, la confirmation de la cartographie SIG). Les conseils scolaires devront retourner au Ministère les listes révisées dici la fin de janvier

103 Déclaration des données scolaires Le Ministère utilisera les données figurant sur les listes pour attribuer un numéro didentification aux écoles et définir le type dinstallations, au besoin. Toutes les écoles qui NE FIGURENT PAS sur les listes révisées nauront pas droit au financement axé sur lécole en ce qui concerne les états financiers de ainsi que les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de Veuillez noter que les données recueillies dans le cadre de ce processus reposent sur lhypothèse que les fonds scolaires futurs seront calculés selon la formule actuelle. Si la méthode de calcul est modifiée, les données à recueillir pourraient devoir être modifiées en conséquence. 103

104 Déclaration des données scolaires Où trouver les métadonnées : Les conseils scolaires sont tenus dobtenir et de mettre à jour le numéro du SIIS et la capacité réelle dans le SIIS La cartographie dun emplacement scolaire se fait dans le SIG La Direction des politiques et des programmes d'immobilisations peut offrir une aide Le conseil scolaire doit entrer le numéro de la BDICE, qui peut être obtenu auprès du groupe du SISOn, dans le SIIS Vous NÊTES PAS TENU dattendre jusquen novembre pour vous assurer que les métadonnées sur les écoles de votre conseil scolaire sont exactes Commencez à les recueillir le plus tôt possible, dès que la construction dune nouvelle école est confirmée et que les renseignements sur le site sont disponibles Ainsi, les données nécessaires pourront déjà figurer sur la liste lorsquelle sera envoyée aux conseils à des fins de validation 104

105 QUESTIONS SUR LES DÉCLARATIONS DES DONNÉES SCOLAIRES ? 105

106 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES

107 Financement des améliorations apportées aux conventions collectives Ce financement sera pris en compte dans les sections suivantes : Subvention de base – Élèves (section 1.1) – montant inscrit dans le gabarit des jours non payés à soumettre en mars Subvention de base pour les écoles (section 1.3) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe. Ajustement des coûts – Personnel non affecté à lenseignement (section 7) – montants figurant dans le tableau du règlement sur les SBE relatifs aux améliorations des congés de maladie et des congés de maternité pour le personnel non affecté à lenseignement. Sous réserve de lapprobation des modifications au règlement sur les SBE prévu pour septembre 2013 Le paiement sera compris dans la subvention de base mensuelle : Les jours non payés du personnel de direction et de direction adjointe et le coût rajusté relatif au personnel non affecté à lenseignement seront payés après la réception des prévisions budgétaires révisées. Les jours non payés du personnel enseignant seront payés après la réception du gabarit des jours non payés. 107

108 Tableau 10C révisé, Dépenses de fonctionnement et service dentretien des écoles Recommandations émanant du Groupe de travail sur le fonctionnement des écoles mis sur pied à la suite de lEntente de la table provinciale de discussion (TPD) entre le SCFP, dautres syndicats de personnel de soutien et les associations de conseils scolaires signée en mai Le groupe de travail se compose de représentants des syndicats qui ont participé à la TPD, des associations de conseils scolaires et du Ministère. Le groupe de travail considère que la transparence et la conformité des rapports financiers des conseils scolaires sont essentielles à un processus de responsabilisation efficace aux paliers local et provincial et au maintien de lefficacité du financement ministériel. Le tableau 10C révisé améliorera : la cohérence des rapports présentés par les conseils; le niveau de détail des rapports; la capacité danalyser et de comparer les dépenses des conseils au niveau provincial. 108

109 Dépenses de la stratégie des leaders de la petite enfance Subvention APE provenant de la Division de lapprentissage des jeunes enfants du Ministère Les fonds seront versés en décembre 2013 à la réception de lentente signée et des rapports exigés Les fonds alloués au répit et aux frais de démarrage sont uniques. Les autres dépenses continueront dêtre financées dans les années à venir Lannexe L a pour but de réconcilier les dépenses et lallocation de financement Les données sur lallocation sont pré-chargées Conformément aux lignes directrices sur le rapprochement des fonds soulignées dans laccord de projet, les formulaires SIFE calculeront : le recouvrement pour lenveloppe des fonds alloués qui nont pas été dépensés (le cas échéant); le recouvrement pour les dépenses réelles inférieures à l'allocation (le cas échéant) 109

110 QUESTIONS SUR LES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES RÉVISÉES ? 110

111 LA FIN 111


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