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UCMail FAX migration Project RightFAX Présentation du 09 janvier 2014.

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1 UCMail FAX migration Project RightFAX Présentation du 09 janvier 2014

2 Le besoin – Modernisation du service fax Larchitecture Un choix structurant Architecture mode « standalone » Architecture mode « shared » Comparatif Recommandations Connexion vers Exchange 2010 Choix fonctionnels – recommandations Plate-forme de validation – Démonstrations Points ouverts Questions / Réponses Ordre du Jour 2 Présentation RightFax du 09 janvier 2014

3 3 Le besoin – Modernisation du service fax Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Les demandes dans le cadre du projet UCMail Service FAX émission/réception disponible à partir du client Outlook standard sans composant logiciels supplémentaires, service FAX à partir des applications métiers, compatibilité avec les copieurs Multifonctions (Scan to Mail), service Continu et Tolérance aux pannes, support du plan de numérotation, pas de rétention des fax émis ou reçus, le service Fax est un service de transport. Lenvironnement Infrastructure téléphonique sur la base de serveurs dappels Cisco Infrastructure messagerie basée sur Microsoft Exchange 2010 Plusieurs milliers dutilisateurs Un trafic fax à prendre en charge pouvant atteindre 24 000 pages/jour

4 4 Larchitecture – Un choix structurant Présentation RightFax du 09 janvier 2014 La solution OpenText RightFax présente une grande flexibilité sur le plan architecture et propose différentes options structurantes: Redondance de la solution dans un contexte dual-datacenter, Connexion vers Exchange, Connexion vers la plate-forme téléphonique. (Remarque: ces choix nimpactent pas lexpérience utilisateur) DomaineAlternatives Architecture dual-site 1.Installation du service RightFax indépendant sur chacun des sites 2.Installation des serveurs RightFAX en mode partagé (Base SQL partagée) Connexion vers Exchange 1.Utilisation dun connecteur installé sur Exchange 2010, 2.Connexion par lutilisation de EWS (*) 3.Connexion SMTP Connexion vers la ToIP 1.Installation du service transport localement au serveur RightFax 2.Installation du service transport sur un service dédié (*) Exchange Web Services

5 5 Larchitecture – Mode « standalone » Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Un service RightFax indépendant par datacenter

6 6 Larchitecture – Mode « shared » Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Un service RightFax global distribué sur les 2 datacenters (Requiert une DB et un espace de stockage fichier partagés)

7 7 Larchitecture – Comparatif Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Dans le mode « standalone », le service est complet sur un serveur sans dépendance vis-à-vis du site distant mais aucune redondance intra-site et risque de blocage des fax en transit Dans le mode « shared », le service est intégré entre deux datacenters mais un incident sur la base SQL ou sur le partage impacte la totalité de la production et toute mise à niveau entraîne une indisponibilité du service.

8 8 Larchitecture – recommandations Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Une haute disponibilité intra-site couplée à une redondance inter-site

9 9 Larchitecture – recommandations Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Combinaison des 2 modes Une redondance site par lutilisation du mode « shared » par site Une redondance inter-site Pré-requis sur linfrastructure SQL: Microsoft SQL server 2008 ou 2012 en mode service continu de manière transparente vis-à-vis du serveur RightFax, 2 bases de données hébergées sur cet environnement Pré-requis sur linfrastructure Data-sharing: Haute disponibilité RightFax utilise des UNC(*) Réplication Data-Sharing via DFS (**) (*) Universal Naming Convention (**) Distributed file system

10 10 Larchitecture – recommandations Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Licences requises 4 RightFax Enterprise Server 30 voix (2 déjà acquises, 2 à commander) 4 modules sharing services 4 modules listener SMTP 4 modules dencryptage Infrastructure requise: 4 serveurs physiques RightFax (2 par site) Infrastructure mutualisée fournissant la ressource SQL et le partage (A définir avec les DbA)

11 11 Connexion vers Exchange 2010 Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Envoi de fax par mail Interconnexion du service RightFax et dExchange 2010. Cette interconnexion peut être réalisée selon 3 méthodes: Utilisation dun connecteur SMTP Utilisation dun « Foreign » connecteur installé sur Exchange, Utilisation dun connecteur utilisant EWS (Exchange Web Services) Avantage(s)Inconvénient(s) SMTPRequis pour lutilisation des MFP Foreign Connecteur Requis pour lutilisation le champ « other fax » dun contact Requiert linstallation dun logiciel sur les serveurs transports Exchange 2010 « Add-in Outlook» non disponible sur les clients non Outlook Connecteur EWS Requis pour lutilisation le champ « other fax » dun contact. Utilise la technologie native 2010 SP1 ou supérieure (inclus Exchange 2013) Tous les fax transitent via une mailbox spécifique

12 12 Connexion vers Exchange 2010 Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Le mode recommandé est lutilisation uniquement du mode SMTP universel utilisable depuis: Linterface messagerie, Un copieur MFD Un smartphone Une application métier Outlook 2010 offre la possibilité dassocier 3 adresses SMTP pour chaque contact : @ email @ fax @ sms Le champ « télécopie bureau du contact » est une utilisation spécifique pour Outlook qui est non recommandé car non disponibles pour les tablettes et tout autre device.

13 13 Choix fonctionnels – recommandations Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Indépendamment de larchitecture, il existe des choix de configuration qui impacteront lexpérience utilisateur: Sécurisation des accès aux images FAX Par défaut, le contenu nest pas lisible (requiert des outils spéciaux). limage nest conservée que le temps du transit (1 mn par page pour les fax émis et moins de 2 mn pour les fax entrants) La définition des permissions et de la sécurité sur le répertoire des images peut être limitée (compte de service RightFax) limitation de laccès aux images. Un module dencryptage sera utilisé pour encrypter les images en transit. Page de garde (Cover sheet) La gestion de la page de garde est désactivée par défaut dans les envoi de fax pour laisser à lutilisateur le choix de son contenu et de sa présentation Remarque: cette gestion représente une charge additionnelle considérable pour lexploitation et pour un rendu qui ne correspond pas à lattente utilisateur. Dès lors que la page de garde est laissée au soin de lutilisateur, le corps de message doit être désactivé pour respecter la cohérence du fax.

14 14 Choix fonctionnels – recommandations Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Accusé de réception Envoi de tout le fax en attachement Envoi dune réduction de la première page Si copieur MFP en libre service (sans authentification), laccusé de réception sera imprimé automatiquement. Réception de Fax PDF searchable dans la boîte de messagerie assignée au numéro entrant par défaut, PDF image dans le cas dapplication.

15 15 Plate-forme de validation – Démonstration Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Scénario 1 : Lutilisateur LRightFax.28420 reçoit un fax depuis un numéro externe

16 16 Plate-forme de validation : Démonstration Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Scénario 2 : Lutilisateur LRightFax.28420 envoie un fax vers un numéro externe en utilisant ladresse SMTP Fax du contact Outlook 2010

17 17 Points ouverts Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Administration de la solution avec intégration dans les outils de monitoring Gestion des codes analytiques Gestion du DRP RightFAX et son intégration dans les DRPs Exchange et Voix Utilisation doutils disponibles en option: La gestion de fax par les utilisateurs (FAX Util, Add-in Outlook) Ladministration par les opérations (Enterprise FAX Manager)

18 Questions / Réponses 18 Présentation RightFax du 09 janvier 2014

19 Prochaine revue 19 Présentation RightFax du 09 janvier 2014


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