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Conduite de projets à l IN2P3 Bilan des formations 1991-2001 Létat des lieux Les nouveaux enjeux Evolution de la gestion de projet La gestion des risques.

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1 Conduite de projets à l IN2P3 Bilan des formations Létat des lieux Les nouveaux enjeux Evolution de la gestion de projet La gestion des risques

2 Bilan Environ 170 personnes formées. Les mécaniciens ( >130) ont été les principaux participants à ces formation. Les physiciens (35) nont pas été assez présents compte tenu de leur responsabilité prépondérante dans les projets. Les électroniciens ont été discrets compte tenu de la place de lélectronique dans les détecteurs de physique nucléaire et particules. Les informaticiens ont été pratiquement absents : sestiment ils concernés par le sujet ? Un physicien : en électronique et en software limpression est "toujours" que l'écriture d'un planning est plus "un souci physicien que une préoccupation ingénieur. Le plus : la culture projet se développe progressivement chez les jeunes physiciens et jeunes ingénieurs confrontés obligatoirement à cet environnement.

3 Etat des lieux Malgré le travail de fond effectué depuis plus de 10 ans, sur la gestion de projet, quelques projets connaissent des dysfonctionnements : Alice, Antarès, Atlas, CMS, Spiral, Star, Virgo, etc… Cahier des charges pas toujours réalisés dans létat de lart Dérives des budgets et des plannings Revues de projets sans impact Faiblesse dans lanalyse critique des projets

4 Difficulté de gérer des groupes ayant des autonomies importantes les uns par rapport aux autres. Relation physiciens-ingénieurs parfois conflictuelles : le rôle respectif de chacun nest pas toujours bien défini, ni bien accepté. Manque de chefs de projets à lIN2P3. Un formateur : Vous navez pas encore passé le cap de cest la faute à…., alors quil faudrait penser cest lorganisation qui est en cause…

5 Les nouveaux enjeux Ces enjeux dépassent le champ de lIN2P3 et de la recherche Lespace européen de la recherche (EER) La Loi Organique relative aux Lois de Finance (LOLF)

6 Lespace européen de la recherche (EER) (structure européenne) Diminuer la fragmentation des thèmes de recherche La notion de proposition de projet scientifique sera progressivement remplacée par la notion de réponse à un appel doffres européen de projet scientifique. La Loi Organique relative aux Lois de Finance (LOLF) (loi française) La LOLF instaure une nouvelle organisation de lEtat Français, finançant plus des programmes que des structures. La LOLF marque le passage dune culture de moyens à une culture de résultats.

7 Evolution de la gestion de projet Dans le cadre de la thématique gestion de projet Nécessité dactions permettant de regrouper physiciens, électroniciens, informaticiens, mécaniciens, Correspondant à un sujet de non traité jusquà présent

8 Compte tenu des problèmes observés dans quelques projets, il apparaissait que la non prise en compte des risques était une lacune.

9 La gestion des risques Un risque est un événement qui, sil se produit, compromet la tenue des objectifs essentiels de tout ou partie du projet. Un risque se caractérise par 1.sa gravité 2.sa probabilité dapparition 3.la période ou il est susceptible de se manifester 4.sa durée Réduire un risque cest réduire la gravité de ses effets,et/ou réduire la probabilité que laléa se produise (réduire loccurrence). La gestion des risques comporte 3 phases Evaluation / identification des risques Analyse et quantification des risques Réduction des risques

10 Gestion des risques La notion de risque relève des probabilités. Cest un phénomène récent dans lhistoire humaine. Ce nest pas simple, cerner lincertitude cest quelque chose que lon ne sait pas faire de manière inné. La fiabilité est une approche non intuitive. Raisonner en termes de risques, ne fait pas partie de la culture humaine. Les chefs de projet expérimentés savent anticiper les problèmes, pas les nouveaux.

11 Un moyen de contourner les aléas est danticiper les risques La théorie du management de projet est apparue pendant la seconde guerre mondiale, avec le débarquement allié du 6 juin Les premières approches industrielles du risque sont apparues dans les années 50 : programme américain Polaris, programme nucléaire français,accident barrage du Fréjus, programme spatial américain, etc…

12 La pression des décideurs étant de plus en plus forte vis à vis des risques, a conduit à un refus de lexistence du risque, donc à la mise en œuvre de moyens pour le réduire. Aujourdhui, la gestion des risques est un des outils de la gestion de projet, elle permet didentifier, dès la phase davant-projet, les risques principaux ainsi que la marge nécessaire.

13 Méthodologie évaluation/identification des risques Groupe de travail, 3 à 7 personnes, représentatif plusieurs métiers, Utilisation dune check-list type (environ 50 à 100 items) Les réponses à la check-list, remplissent la matrice didentification des risques colonnes = degré de gravité, lignes = probabilité doccurrence Grille de criticité : concerne risques les plus graves et les plus probables Colonne la plus à droite : des recommandations, pas des décisions Remise de la grille de criticité à linstance de direction qui décide des risques à prendre tels quels, des risques à ne pas prendre, des risques à diminuer, Définition par des experts des actions en réduction de risque décidés par la direction Poursuite du projet, avec mise en œuvre des actions en réduction de risque

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15 Extrait de la check-list DAPNIA-IN2P3 Risque dexpression incomplète ou mauvaise du besoin scientifique ? Risque de mauvaise compréhension du besoin scientifique ? Risque dévolution ou fluctuation du besoin scientifique ? Risque dévolution ou fluctuation du cahier des charges techniques ? Risque que les solutions techniques proposées soient innovantes au point de ne pas avoir validées en laboratoire et/ou en milieu industriel ? Risque que des solutions techniques soient utilisées aux limites, ou non matures, ou exotiques ? Risque que le système soit trop complexe ou de taille trop élevée ? Risque que les solutions techniques proposées soient dépassées (performances, mise en œuvre, coût) par de nouvelles technologies ?

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17 Risques identifiés graves et doccurrence très probableImpat coût Impact délais Impact ressource s Impact perfo Acceptabilité Du risque Action en Réduction ? Mauvaise expression et/ou expression incomplète du besoin scientifique FaibleImportant FaibleNon acceptable Préconisée Solutions techniques proposées innovantes au point de ne pas avoir Eté validées en laboratoire et/ou en milieu industriel ? MoyenImportant MoyenNon acceptable Préconisée Solutions techniques utilisées aux limites, ou non matures, ou exotiques ? Important MoyenFaibleAcceptableNon Risque que les solutions techniques choisies à priori soient trop complexes ? Important MoyenImportantNon acceptable Préconisée Risque de mauvaise identification des performances techniques nécessaires au début du projet, et de mauvais contrôle à la fin ? MoyenImportantMoyenImportantNon acceptable Préconisée Solutions techniques et performances associées difficiles à matérialiser ou à démontrer MoyenImportant Non acceptable Préconisée Risque que les méthodes de qualification ne soient pas adéquates ?FaibleMoyenFaibleImportantNon acceptable Préconisée Risque de validation tardive des concepts, des designsFaibleImportantFaibleImportantNon acceptable Préconisée Risque derreur dans les estimations initiales en coût ?ImportantMoyen FaibleAcceptableNon Validité des estimations initiales de délais/plannings ?MoyenImportant FaibleAcceptableNon Validité des estimations initiales en ressources humaines ?Moyen Importan t FaibleAcceptableNon Risque de minoration volontaire du budget ?Important e MoyenneFaibleAcceptableNon Risque de prédominance excessive dun acteur du projet ?Important e Non acceptable Préconisée Risque de courts-circuits dans les prises de décision ?MoyenImportantMoyenImportantNon acceptable Préconisée Risque dabsence, de mauvaise définition, de mauvais positionnement des revues de projet Important MoyenImportantNon acceptable Préconisée

18 La méthodologie de conduite de projet est autant un livre de recettes quun code déthique. Cela signifie que non seulement il faut appliquer les méthodes et procédures normalisées, mais encore il faut sappliquer à soi-même la rigueur qui sous-tend ces méthodes. François Dupont

19 Ont participé à la réflexion Bernard Aubert LAPP Didier BedereideDAPNIA Violette Brisson LAL Gérard Cosme IN2P3 Yves Declaix IPNL Serge Della NegraIPNO Manoel Dialinas Subatech Marcel Jacquemet DAPNIA Danièle Imbault CEA Jean Claude Languillat DAPNIA Bernard Launé IPNO Jacques Lefrancois LAL Marcel Lieuvin IN2P3 Christelle Lucas IN2P3 Lionel LuquinSubatech Jurgen May CERN Laurent SerraniCENBG Patrick StassiLPSC


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