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LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de projets Avril 2009 Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation.

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1 LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de projets Avril 2009 Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD © 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur

2 Module 1 - Page 2 Agenda Quest-ce quune entreprise ? Pourquoi la "gestion de projet" Quest-ce quun projet ? Cartes des processus de vente Le contact client Collecte dinformations/classement Analyse préliminaire du projet Le devis

3 Module 1 - Page 3 Quest-ce quune entreprise ? Définition Une entité économique Une entité globale hiérarchisée, où convergent des compétences individuelles essentielles au bon fonctionnement de lentreprise Une combinaison de facteurs de production Un « distributeur » de revenus générés par les ventes, cest- à-dire les clients Un environnement commercial mondial et concurrentiel

4 Module 1 - Page 4 Quest-ce quune entreprise ? Fonctionnement/budget type dune entreprise : Postes : Achats mat équipement Fournitures diverses EDF GDF Fournitures entretien Fournitures informatiques Fournitures administratives Crédit bail mobilier Locations immobilières Charges locatives Locations mobilières Entretien et réparations Maintenance Assurances Documentation générale Frais de salons Honoraires divers Commissions Frais d'actes et contentieux Frais de formation Publicités Cadeaux Imprimerie Dons et pourboire Coursiers Transport sur achat Voyages et déplacement Missions et réception Frais postaux et télécom Frais site WEB Frais services Internet Services bancaires Autres frais et commissions Prestations diverses Taxe d'apprentissage Formation continue Taxe professionnelle Organic TVTS Vignette Rémunérations du personnel Charges sociales Tickets restaurant Dotations aux amortissements IFA Total des charges fixes chiffre d'affaires Honoraires traduction Honoraires divers Marge Taux de marge Résultat avant impôt

5 Module 1 - Page 5 Pourquoi la "gestion de projet" Mise en place de processus industriels dans tous les domaines Accélération/Net économie Mondialisation/concurrence Développement exponentiel du savoir de l'humanité/complexité Pourquoi parle-t-on de plus en plus de gestion de projet ? Plusieurs signes – Vulgarisation des certifications industrielles – Utilisation croissante des logiciels de gestion de projet – Loi sur la formation professionnelle/importance accordée à la gestion de projet

6 Module 1 - Page 6 Quest-ce quun projet ? Origine et signification du terme Latin proficere : jeter en avant => mouvement, trajectoire, rapport à lespace et au temps => point de départ sur lequel on se base pour atteindre un but Définitions « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin dun utilisateur, dun client ou dune clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. » (AFNOR) « Une séquence dactivités uniques, complexes et connectées, avec pour but datteindre un objectif. Ceci doit être réalisé à lintérieur dun cadre temporel, dun budget et en respect de spécifications. » (Wysocki) « Un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique » (PMI)

7 Module 1 - Page 7 Quest-ce quun projet ? (suite) Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais) Un système dynamique à maintenir en équilibre –Chaque changement déséquilibre le projet [Buttrick] PROJET Objectif Coûts Délais => Importance de la gestion de projet

8 Module 1 - Page 8 Quest-ce que la gestion de projet ? ORGANISATION / MANAGEMENT –Hiérarchie –Coordination –Communication –Conflits TECHNIQUES –Pert –Gantt –Gestion des risques, coûts et délais Facteurs humains Outils et techniques deux aspects de la gestion de projet deux aspects de la gestion de projet

9 Module 1 - Page 9 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Les principes de base 2 définitions… La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies. Selon le PMI : Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.

10 Module 1 - Page 10 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Lécole du caméléon Un objectif Sinformer Ne pas faire cavalier seul Sadapter Être prudent Avancer sans précipitation

11 Module 1 - Page 11 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases Projet : non répétitif, mais il y a des constantes Une des constantes : possibilité de découper tout projet en quatre phases Chaque phase pourra être découpée en étapes et en tâches PlanificationLivraisonRéalisation Analyse

12 Module 1 - Page 12 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases (suite) Le découpage en phase permet de –mettre en place une démarche "projet" qui donne une structure et facilite lévaluation des différentes étapes –développer et appliquer des méthodologies/techniques de gestion de projet –fixer des points de repère qui permettent de contrôler la fin dune étape avant le début de la suivante et lavancement du projet

13 Module 1 - Page 13 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase danalyse Objectifs : - Estimer les ressources, coûts et délais - Estimer les risques - Déterminer le prix de vente et la date de livraison Projet avant le projet - Établir le devis Quel objectif ?

14 Module 1 - Page 14 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification Objectifs: Mise en place de la structure du projet – Définition des responsabilités – Planification détaillée – Préparation des kits de traduction – Affectation des ressources – Contrôle des coûts et des délais Planifier la réalisation...

15 Module 1 - Page 15 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) PROJET X Sous-projet X1 Sous-projet X2 Sous-projet X3 Phase X1-1Phase X1-2Phase X1-3Phase X3-1 Tâche X1-1-1Tâche X1-1-2Tâche X1-1-3 planification Décomposition arborescente du projet

16 Module 1 - Page 16 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Représentation graphique du déroulement du projet planification Diagramme de Gantt

17 Module 1 - Page 17 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Réseau à nœuds => chemin critique tâches permettant de diminuer la durée du projet planification Réseau PERT

18 Module 1 - Page 18 Synthèse : Analyse / Planification Étude MIT – Harvard –Une augmentation du temps investi dans les phases de Conception- Planification diminue la durée totale du projet Coût de lerreur –Détectée en phases A/P << détectée en phases R/L « Les gagnants passent deux fois plus de temps que les perdants sur les activités danalyse et de planification » « Winners spend more than twice as many ressources on pre-development activities as did losers » Bonak; 1994

19 Module 1 - Page 19 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation Objectifs : Amener le projet à sa fin – Exécution du travail – Pilotage coûts-délais-qualité – Résolution de problèmes Réaliser la planification...

20 Module 1 - Page 20 Suivi du projet Constat de la situation Mise en oeuvre Information Communication aux partenaires Décisions Respect des engagements Replanification Mise à jour Projection Conséquences futures Objectif : Maîtriser le projet pendant la réalisation Réalisation Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) La démarche de suivi

21 Module 1 - Page 21 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) Objectif : s'assurer que le projet se déroule comme prévu Planification Projet Réalisé Feedback - calendrier - budget - Objectif (qualité - spéc.) Contrôle –Actions correctives sur la base de mesures, rapports –Objectif : rediriger le projet réel vers le projet planifié Réalisation Contrôle de la réalisation

22 Module 1 - Page 22 Quest-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de livraison/terminaison Objectifs : Archivage de l'expérience Engranger du savoir et savoir-faire => améliorer le déroulement des projets futurs – Analyse des écarts entre planifié et réalisé – Mémoire des opérations passées – Évaluation du projet Préparer lavenir...

23 Module 1 - Page 23 Synthèse : livraison Archiver pour réutiliser Bilan –Délais et budget –Forces et faiblesses/Montrer ses erreurs Informer –Transfert des acquis Suivre –Feedback du client Lheure du bilan a sonné...

24 Module 1 - Page 24 Carte globale des processus Du besoin à la satisfaction du client Processus de pilotage Plan stratégiqueCommunication Plan damélioration continueRevues de direction Gestion des actions correctives et préventivesAudits Processus de support Maîtrise des documents Facturation Ressources Gestion des indicateurs Analyse du projet/devis Planification Réalisation Prospection commerciale LivraisonSuivi B E S O I N C L I E N T S A T I S F A C T I O N C L I E N T Achats Interne Externes

25 Module 1 - Page 25 Carte des processus du contact à la commande

26 Module 1 - Page 26 Le contact client Comment et pourquoi ? - Comment le client contacte-t-il lentreprise ? - Téléphone - - Fax - Courrier - Pourquoi contacte-t-il lentreprise ? - Parce quil a un besoin immédiat ou latent réactivité - Comment est-il amené à contacter lentreprise ? - Prospection commerciale préalable - Publicité - Recommandation dun tiers - Déjà client de lentreprise des circuits vitaux à exploiter pleinement des informations essentielles

27 Module 1 - Page 27 Le contact client Comment et pourquoi ? (suite) - Comment le client contacte-t-il lentreprise ? - Téléphone - - Fax - Courrier - Pourquoi contacte-t-il lentreprise ? - Parce quil a un besoin immédiat ou latent réactivité - Comment est-il amené à contacter lentreprise ? - Prospection commerciale préalable - Publicité - Recommandation dun tiers - Déjà client de lentreprise des circuits vitaux à exploiter pleinement des informations essentielles

28 Module 1 - Page 28 Le contact client Qualification du contact La base de la relation commerciale…

29 Module 1 - Page 29 Le contact client Qualification du besoin

30 Module 1 - Page 30 Le contact client Qualification du besoin : checklist Traduction Langue source : Langue cible : Pays ciblé (ex. Espagne ou Portugal, Angleterre ou USA) : À qui sadresse le document ? Document interne Diffusion à la clientèle Sujet du document : Volume (en mots, pages, signes, lignes ou feuillets*) : Existe-t-il un lexique ? Oui Sous quelle forme ? Non Existe-t-il des documents de référence ? (ex. version précédente du produit) Oui Non Le document est-il disponible sous forme électronique (logiciel et version) ? La mise en page est-elle à effectuer ? Oui Sous quel(s) logiciel(s) ? Non Sous quelle forme souhaitez-vous recevoir la traduction : - fichier électronique par (word, RTF, etc) ? - par courrier ? - par coursier ? - sur CD-ROM, etc. ? Si le document contient des illustrations devant être traduites, sous quelle forme et dans quel format sont-elles fournies (logiciel et version) ? Dans le cas où seule la traduction est demandée, quelles sont les contraintes en matière de saisie ? (gras, italiques, souligné, page par page, etc) Quels sont les délais souhaités ? * 1 page = 250 mots = signes = 1 feuillet

31 Module 1 - Page 31 Le contact client Qualification du besoin : checklist Localisation de logiciels PROGRAMME Est-il traduit ? Si oui :* Le programme sera-t-il fourni ? Oui Non * Un lexique est-il disponible ? Oui Non Celui-ci est indispensable pour garantir la cohérence terminologique lors de la traduction du manuel. * Format sous lequel seront fournis les écrans traduits pour insertion dans la documentation ? Si non :* Une traduction est-elle envisagée ? Oui Non * Quand ? * En interne ou en sous-traitance ? Interne Sous-traitance * Peut-il être fourni au traducteur pour référence ? Oui Non Est-il à traduire ? Oui Non Le cas échéant, il convient dobtenir lensemble des fichiers source avec toutes les spécifications nécessaires (longueur des chaînes de caractères, éléments à ne pas traduire, etc.). Volume des fichiers à traduire (mots ou signes) : MANUEL(S) Volume (pages, mots, signes ou feuillets) : Logiciels utilisés : - Le manuel original est-il disponible sous forme électronique ? Oui Non -Logiciels utilisés : * Pour les fichiers texte ?* Pour les fichiers graphiques ? Références : - Lexique disponible Oui Non Documents de référence disponibles Oui Non - Sous quelle forme ? Gestion du projet : - Un responsable technique pourra-t-il animer une réunion visant à présenter le produit au(x) traducteur(s) ? Oui Non - Nom de la personne chargée de valider les textes ? - Qui sera chargé de saisir les modifications éventuelles ? Vous Nous

32 Module 1 - Page 32 Le contact client Qualification du besoin : checklist Interprétation DATE DE LA CONFÉRENCE : LIEU DE LA CONFÉRENCE : HORAIRE DE LA CONFÉRENCE (joindre programme, même provisoire) : THÈME DE LA CONFÉRENCE : NOMBRE ET TYPES DE PERSONNES ATTENDUES (presse, clients, distributeurs, etc.) : LANGUES DINTERPRÉTATION : TYPE DINTERPRÉTATION : CONSÉCUTIVE : suite au discours de lintervenant, avec prise de notes SIMULTANÉE : parallèlement au discours de lintervenant, en cabine CHUCHOTÉE : interprète placé à côté dune personne, lui chuchotant ce qui se dit lors de la conférence LIAISON : interprétation phrase par phrase pour réunions en petit comité ou visites VALISE/BIDULE : équipement portatif dinterprétation simultanée (sans cabine), pour espaces restreints ou visites ÉQUIPEMENT DE LA SALLE : Cabines ? Micros ? Fournis par qui ? NOM DU RESPONSABLE À CONTACTER SUR PLACE : DOCUMENTATION POUR LINTERPRÈTE (dossier de presse, agenda de la conférence, documentation technique sur les produits, documentation sur la société, etc.) :

33 Module 1 - Page 33 Le contact client Collecte dinformations/classement Collecte dinformations externes et internes –Pour établir un cahier des charges clair, précis et concis Classement –Facilité daccès aux documents Client N° Projet Source Références À traduire Lexiques CdC

34 Module 1 - Page 34 Analyse préliminaire du projet Formats des fichiers Format des fichiers/identification à partir des extensions Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

35 Module 1 - Page 35 Analyse préliminaire du projet Langues/domaines Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

36 Module 1 - Page 36 Analyse préliminaire du projet Analyse des contraintes Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

37 Module 1 - Page 37 Analyse préliminaire du projet Calcul du nombre de mots Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

38 Module 1 - Page 38 Analyse préliminaire du projet Définition du processus/calendrier Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

39 Module 1 - Page 39 Le devis Calcul du prix de vente

40 Module 1 - Page 40 Le devis : contenu Contenu dun devis -Mentions légales -Détail des prestations/langues/fichiers -Modalités de livraison -Coût -Délai -Conditions de règlement

41 Module 1 - Page 41 Le devis : suivi Un impératif commercial : le suivi de chaque devis

42 Module 1 - Page 42 La commande La fin dun processus et le début dun autre !


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