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LA REDACTION ADMINISTRATIVE. FACILITATEUR Monsieur Gilbert NDAMBWE Durée 2 heures. (56 diapositives)

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1 LA REDACTION ADMINISTRATIVE. FACILITATEUR Monsieur Gilbert NDAMBWE Durée 2 heures. (56 diapositives)

2 RAISON – DÊTRE Dans le cadre de la réalisation de ses missions de développement économique et social, lEtat multiplie à travers lAdministration Publique plusieurs interventions dans tous les aspects de la vie nationale.

3 RAISON – DÊTRE (suite) Il sensuit un accroissement considérable des rapports entre lAdministration et les administrés. Afin de constituer une mémoire institutionnelle garante de lhistoricité de laction publique ainsi que de la preuve à légard des uns et des autres, les rapports entre lAdministration et les Administrés sont transcrites dans des documents.

4 RAISON-DETRE (suite) Ces documents écrits servent de liaisons, de transfert dinformation ou de directive, en même temps quils peuvent être utilisés à la conservation déléments de multiples procédures.

5 RAISON – DÊTRE ( suite et fin ) Laction administrative ne peut dès lors être utile, parce que efficace, que si elle sexerce dans la clarté, la précision et la cohérence. Cest la raison pour laquelle la rédaction administrative revêt une grande importance au fonctionnaire, notamment au médecin qui tôt ou tard sera appelé à mettre en branle laction administrative dans lexercice de ses fonctions.

6 OBJECTIFS Le présent exposé se propose dêtre à la fois un exercice dinitiation et un recueil doutils qui permettent au jeune médecin de se perfectionner tout au long de sa carrière à la rédaction administrative.

7 PLAN DE LEXPOSE Lexposé se divise en deux parties à savoir: De la préparation à la rédaction administrative; De la typologie des documents administratifs.

8 PREPARATION A LA REDACTION ADMINISTRATIVE Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut: Avoir lhabitude dexprimer sa pensée par écrit et de développer ou de résumer celle des autres; Maîtriser les caractéristiques et techniques du discours littéraire en général, Maîtriser les spécificités de la rédaction administrative en particulier.

9 SAVOIR REDIGER EN GENERAL Pour bien rédiger, il est nécessaire: De maîtriser: lorthographe, la grammaire, la conjugaison, la sémantique requises par la langue que lon emploie; Développer le style par lexercice et la lecture.

10 PLEONASMES A EVITER Car en effet Puis ensuite Collaborer ensemble Prévoir davance Marcher à pied Un faux prétexte Une idée me vient à lesprit Il suffit simplement Mais néanmoins car (ou effet); Puis (ou ensuite); Travailler ensemble; Prévoir; Aller à pieds; Un prétexte, une fausse raison; Une idée me vient; Il suffit. Mais (ou néanmoins).

11 MOTS PASSE-PARTOUT A EVITER Le professeur de cardiologie a des rhumatismes; Djoungolo a dix mille habitants; Le Directeur a la clef; As-tu eu la permission dy aller? Elle a eu une intervention chirurgicale. Souffre des…. Compte dix mille… Détient la clef. As-tu obtenu la permission dy aller? Elle a subi une intervention chirurgicale.

12 DEVELOPPER LE STYLE Le médecin développera la manière de sexprimer avec plus de clarté, délégance, de rigueur et de concision par lexercice et la lecture. Lire souvent, beaucoup et de bons auteurs enrichit le vocabulaire et le style.

13 DEVELOPPER LE STYLE (fin) Lhabitude à écrire accroît laptitude à écrire. Tenir compte dans une phrase de sa portée mélodique, informative et sémantico-syntaxe.

14 SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Le langage de lAdministration doit être une langue véhiculaire, cest-à-dire commune à tous les citoyens du pays. Parce que représentant lEtat, lAdministration doit sexprimer: Avec clarté pour être comprise de tous, Avec précision pour éviter des incompréhensions.

15 SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE(suite) Avec courtoisie, car elle est non seulement au service de lEtat mais également au service des citoyens dont elle tire in fine sa légitimité. Avec correction,pour montrer aux citoyens lexemple de la bonne utilisation de la langue employée.

16 CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Les qualités qui se dégagent de la lecture dun document administratif sont: Le respect de la hiérarchie, La dignité et la courtoisie Le sens de la responsabilité, Lobjectivité, La prudence, La cohérence et la précision, Lhomogénéité du style administratif.

17 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE LAdministration dispose dune hiérarchie sans laquelle règneraient le désordre et linefficacité de laction publique. Aussi, les attributions administratives doivent-elles être hiérarchisées pour un fonctionnement harmonieux des services.

18 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite) on dispose dune autorité hiérarchique qui part du Ministre, en passant par le Secrétaire Général du Ministère, les Inspecteurs Généraux, les Conseillers Techniques, les Inspecteurs de Services, les Directeurs, les sous-Directeurs, les Chefs de services, les Chefs de Bureau, enfin les agents. La subordination hiérarchique sexerce quant à elle en sens inverse de lordre précédent.

19 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite) Le respect de la hiérarchie doit se traduire dans les documents administratifs circulant soit dans le sens de lautorité hiérarchique, soit dans celui de la subordination hiérarchique.

20 De supérieur à subordonné Les exemples de styles utilisés sont les suivants: Jai lhonneur de vous faire connaître… Je vous envoie ci-joint pour étude… Jattache du prix à la réalisation rapide…. Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à lavenir… Je tiens à vous faire observer que..; Je vous prie de bien vouloir me faire tenir Jattache de lintérêt aux résultats de …

21 De subordonné à supérieur Je vous saurais gré de bien vouloir… Jai lhonneur de vous rendre compte… Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que voudrez bien porter à ma requête…

22 DE LA DIGNITE La dignité de lAdministration se manifeste sa courtoisie, et par la considération portée à son interlocuteur.

23 DE LA DIGNITE (suite) La considération quelle manifeste à son interlocuteur conduit lAdministration à éviter dans ses écrits: Des expressions relevant du langage familier; Des tournures grammaticales incorrectes; Des gros mots.

24 DE LA COURTOISIE Corollaire de lobjectivité, la courtoise sapplique entre les services où elle se manifeste par des nuances hiérarchiques. Lécrit administratif se gardera: Des expressions désobligeantes, Des appréciations trop sévères et blessantes pour lamour- propre de celui qui en est lobjet.

25 DE LA COURTOISIE (suite) Des refus brutaux; Des ordres trop secs ou trop impératifs sans nécessité absolue,

26 DE LA COURTOISIE (fin) Votre requête est ridicule Jémets des réserves sur; Je rejette catégoriquement…. Votre requête me paraît peu fondée; Il ne me sera pas possible dappliquer… Il ne mest pas possible de donner une suite favorable à…

27 SENS DE LA RESPONSABILITE Le médecin qui signe un document administratif engage la responsabilité de lAdministration. Aussi doit-il endosser la pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit, même sil nen est pas le rédacteur. La correspondance sera alors écrite à la première personne du singulier « JE ». Le pronom personnel « on » est à proscrire parce que imprécis.

28 SENS DE LA RESPONSABLITE On ma dit que… Docteur « X » ma signalé que. Docteur « Y » ma parlé dun dossier que vous navez pas traité Il me revient que; Il ma été signalé que; Mon attention a été appelée sur un dossier que vous nauriez pas traité.

29 DE LOBJECTIVITE LAdministration doit être impartiale, sans passion ni faiblesse, mais objective vis-à-vis des usagers quelle est appelée à servir. Aussi, les écrits doivent –t-elles faire ressortir non lopinion ou la personnalité de leurs rédacteurs, mais des dispositions normatives prises en conformité avec la législation ou la réglementation en vigueur.

30 DE LOBJECTIVITE(suite) Le rédacteur dun document administratif évitera des expressions qui illustrent un caractère arbitraire, personnel, émotionnel, sentimental traduisant: limpatience, la tristesse, le courroux, la joie, la félicité,ladmiration, lespoir, l extase…

31 DE LOBJECTIVITE(fin) Dans lespoir dune suite agréable, je vous prie… Je vous serais reconnaissant des diligences quil vous plaira de mettre en œuvre pour laboutissement de ce dossier Je vous prie dagréer; Je vous serais obligé ( je vous saurais gré) des diligences quil conviendrait de bien vouloir mettre en œuvre pour laboutissement…

32 DE LA PRUDENCE Lécrit administratif doit être imprégné de prudence car: Toute faute, toute erreur, toute négligence ou imprudence engage la responsabilité de lAdministration. Toute décision prise par un agent public ( fonctionnaire,contractuels dadministration, agents) doit pouvoir être acceptée par celui qui le remplace, dans loptique de la continuité du service public

33 DE LA PRUDENCE (suite) La prudence requiert que les affirmations ou appréciations soient nuancées lorsque le rédacteur na pas la preuve de ses déclarations; Le recours au conditionnel est alors de mise.

34 De la cohérence et la précision La cohérence de lécrit administratif est remarquable au lien de cause à effet qui doit pouvoir exister entre les causes dun problème, ses conséquences et la solution retenue. Afin dêtre compris de tous, le document administratif doit également être précis quant à ses conclusions et clair quant à son énoncé. Aussi doit- il posséder des mentions permettant de lidentifier et de retrouver ses antécédents.

35 De la cohérence et la précision (suite) La date doit être écrite de façon précise: le quantième en chiffre, le mois en lettres, l année en chiffres, sauf dans les procès-verbaux. Les sigles ne seront utilisés que si lappellation complète a été utilisée une première fois dans le document administratif.

36 Lhomogénéité du style administratif Lhomogénéité du style administratif est la conséquence de lobservation par tous les auteurs des caractères de la rédaction administrative. Elle permet de faire la différence entre un document administratif et un faux.

37 DE LA TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Il existe plusieurs types décrits administratifs quon peut regrouper en quatre catégories: 1. La lettre, 2. Les documents de liaison et dinformation à sens unique, 3. Les documents dinjonction et pour rendre compte, 4. Les actes administratifs.

38 LA LETTRE Deux sortes de lettres sont généralement rédigées dans lAdministration: La lettre à forme personnelle, La lettre entre services.

39 LA LETTRE (suite et fin) La lettre comporte trois parties: Une introduction, le corps de la lettre et une conclusion. Il doit être respecté à loccasion de la rédaction dune lettre les principes suivants: Léquilibre entre les parties; La loi des intérêts croissants.

40 LETTRE A FORME PERSONNELLE On parle de lettre à forme personnelle lorsquelle est utilisée : Par un agent public qui sadresse à son supérieur hiérarchique pour lui exposer un problème personnel; Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel de son subordonné.

41 LETTRE A FORME PERSONNELLE (suite) Par lAdministration lorsquelle sadresse à des personnes privées, nationales ou étrangères.

42 STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE Lorsquelle émane dun individu, la lettre à forme personnelle possède les mentions suivantes: Le lieu et la date, La formule dappel, Noms, prénoms, adresse du destinataire, Lobjet, Le corps de la lettre, La formule de courtoisie, La signature et le nom de lexpéditeur.

43 STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE (suite) Ecrite pour le compte dun service administratif, les mentions de la lettre en forme personnelle sont : Lappellation de lEtat et la devise, Le timbre du service, Le Numéro denregistrement Le lieu et la date, La formule dappel, La formule de courtoisie, Lobjet, La réclame ou suscription, Le corps de la lettre, LAttache (qualité du signataire), signature, nom, corps Les ampliations (éventuellement).

44 LETTRE ENTRE SERVICES La lettre entre services possède les mentions suivantes: Lappellation de lEtat et la devise, Le timbre du service, Le Numéro denregistrement Le lieu et la date, La réclame ou suscription Lobjet, Les références sil y a lieu, Les pièces jointes sil y a lieu, Le corps de la lettre, LAttache (qualité du signataire), signature, nom et corps. Les ampliations;

45 DIFFERENTES LETTRES Lettre de transmission à une personne extérieure à lAdministration; Lettre daccusé de réception; Lettre circulaire ; Lettre de présentation; elle sert à commenter ou à présenter un dossier volumineux ou complexe au supérieur hiérarchique; Lettre de rappel.

46 DOCUMENTS DE LIAISON ET DINFORMATION Les documents de liaison sont: Le bordereau denvoi utilisé pour la transmission des documents au sein de lAdministration. Lorsque la transmission sopère à lintérieur dun département administratif, le bordereau prend le nom de SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à la subordination hiérarchique.

47 DOCUMENTS DE LIAISON ET DINFORMATION Les documents de liaison sont: Le bordereau denvoi utilisé pour la transmission des documents au sein de lAdministration. Lorsque la transmission sopère à lintérieur dun département administratif, le bordereau prend le nom de SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à la subordination hiérarchique.

48 DOCUMENTS DE LIAISON ET DINFORMATION (suite) Le message- Fax et le message- porté doivent être écrits en style télégraphique avec indication du degré de priorité: Normal, Urgent, extrême urgent, Priorité, Priorité absolue,Priorité sans délai. Le courriel électronique.

49 DOCUMENTS DE LIAISON ET DINFORMATION (suite) Les documents dinformation à sens unique sont: La note ( note dinformation,note dinstruction, note de service); La convocation; Lavis, le communiqué (le communiqué peut être publié dans la presse, affiché, lu à la radio, à la télévision alors que lavis nest destiné quà laffichage pour un public restreint); Lattestation, le certificat.

50 DOCUMENTS DINJONCTION ET POUR RENDRE COMPTE Cinq types de documents sont généralement utilisés dans lAdministration pour intimer lordre à un subordonné: Lordre (ordre de mission, ordre de service) La directive; La note de service; Linstruction La circulaire.

51 DOCUMENTS DINJONCTION ET POUR RENDRE COMPTE (suite) Quatre types de documents permettent de rendre compte dun événement ou dune activité: Le compte-rendu; Le rapport; Le procès-verbal (sert à relater solennellement ce quon a vu, fait ou entendu dans lexercice de sa fonction) Le mémoire( étude profonde sur une question importante; il présente un caractère plus intellectuel, plus scientifique et moins empirique que le rapport détude dont le style est cursif);

52 DES ACTES ADMINISTRATIFS Plus simplement, un acte administratif est la trace écrite de la manifestation de la volonté de lAdministration publique, laquelle crée ou modifie une situation juridique; Il en existe de deux types, les actes administratifs unilatéraux et bilatéraux.

53 DES ACTES ADMINISTRATIFS UNILATERAUX Ces actes se subdivisent en actes réglementaires et en actes législatifs. La hiérarchie des normes impose la conformité de la norme inférieure à la norme supérieure. Le respect de cette hiérarchie conduit à la règle du parallélisme des formes et à la théorie de lacte contraire selon laquelle un acte ne peut être défait que par une acte de même niveau.

54 DES ACTES REGLEMENTAIRES Les actes réglementaires sont: La décision, Larrêté (individuel ou réglementaire); Le Décret

55 DES ACTES LEGISLATIFS Lon peut citer: lordonnance et la loi. On distingue plusieurs sortes de loi: la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la constitution, La loi organique, qui organise le fonctionnement des institutions sur les bases posées par la constitution, La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines de la vie nationale. Lordonnance est un acte législatif pris par un chef dEtat: Lorsque la constitution le prévoit. Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement dissous.

56 DES ACTES ADMINISTRATIFS BILATERAUX Il sagit des contrats entre lAdministration et les personnes relevant du secteur privé. On peut citer: Les contrats conclus avec les « contractuels dadministrations », Le Bon de commande administratif; La lettre-commande; La marché.

57 FIN JE VOUS REMERCIE DE VOTRE BIEN AIMABLE ATTENTION.


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