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1 Comité de gestion Ordre du jour : Réunion du 25 août 2008 Ouverture P E Lapointe Rôle du comité de gestion P.É Lapointe Analyse de la situation P.É Lapointe.

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1 1 Comité de gestion Ordre du jour : Réunion du 25 août 2008 Ouverture P E Lapointe Rôle du comité de gestion P.É Lapointe Analyse de la situation P.É Lapointe Ordre du jour hebdomadaire du CG présenter vos résultats Statut des résolutions de problèmes Priorités ou activités ayant un impact sur les autre secteurs Vente R Guay Production J Tremblay Qualité : Résultats M Allaire Service après vente L Gagnon Administration F Ferland RH F Gamache Informatique S Bouchard Varia

2 2 COMITÉ DE GESTION : Règles «Vous êtes membre du comité de gestion de Caron et Guay. Vous êtes convoqués à une réunion à chaque _lundi__à ___13___h. à la salle de conférence. Votre présence est obligatoire et la durée maximum est de 90 minutes en tout temps et peu importe la raison la réunion se terminera après ce délai.» Vous trouverez ci-joint lordre du jour suggéré et qui sera respecté pour chaque réunion. le but de la rencontre nest pas de régler les problèmes pendant celle-ci mais de déterminer la personne responsable qui soccupera de trouver une solution aux problèmes. La personne responsable a la responsabilité de trouver une ou plusieurs solutions aux problèmes avec les méthodes appropriés de résolutions de problèmes. Elle peut impliquer dautres employés susceptibles de laider a la la résolution du problème et ce, pour léchéancier qui lui a été donné par le comité pour régler le problème; Donner le statut des solutions apporté. Informer la direction de toute activités ou changement importantes pouvant avoir un impact sur les autres départements de lentreprise. Faire part de la performance de votre secteur et pourquoi. (La bonne comme la mauvaise) Il est important de respecter le droit de parole et laisser terminer ce que chaque personne a à dire; Il est important dêtre à lheure afin de ne pas retarder inutilement la rencontre et respecter vos collègues. La réunion commence à une heure précise et VOTRE RESPONSABILITÉ est dêtre à lheure. AUCUNE raison nest admissible sauf pour raison EXTRÊMEMENT URGENTE. Aucun téléphone nest accepté pour les membres du comité pendant la réunion. Vous devez aviser la secrétaire que pour aucune considération vous devez être dérangé; si vous ne pouvez vous présenter à une réunion, vous avez le devoir de vous trouver un remplaçant afin quil puisse assister à la réunion et faire le suivi de vos activités. Il a également le devoir de vous informer de toutes les discussions; À chacune de ces rencontres, un compte rendu sera rédigé et vous sera remis maximum 24 heures après la réunion élaborant pour chaque activité un responsable et un échéancier. Un ordre du jour pour la prochaine réunion sera aussi émis.

3 3 Analyse de la situation Paul-Émile Lapointe ing. Août 2008

4 4 Mission de lentreprise Caron et Guay inc. vise à desservir une clientèle sélective avec courtoisie, rapidité et efficacité par l'entremise de ses usines de fabrication, de ses points de ventes et de son réseau de distribution. À la recherche constante de la satisfaction de ses clients, la rigueur et la précision du travail de ses employés poursuivent l'excellence de la qualité de ses produits et services adaptés aux besoins spécifiques de chacun. Valeurs RESPECT INTÉGRITÉ EXCELLENCE PERSÉVÉRANCE ET DÉTERMINATION PRÉCISION EFFICACITÉ INNOVATION PROFESSIONNALISME

5 5 5 piliers sur lesquels reposent une équipe: 1. La confiance 2. La considération 3. Lengagement 4. La coopération 5. La reconnaissance LE TRAVAIL DÉQUIPE

6 6 Tâches et responsabilités dun gestionnaire planification organisation direction contrôle évaluation + Approche scientifique : Faits

7 7 Modèle de gestion supervise direction contrôle planification organisation contrôle Gestionnaire coordonne les ressources: humaines financières matérielles les ressources humaines Dans la Structure de lorganisa -tion. Pour atteindre les objectifs de Lentreprise

8 8 Mon rôle Contrôleur des opérations 1-Établir des règles de gestion ( Évaluer ce qui se fait actuellement et ce qui manque) 2-Maintenir la rigueur dans lapplication des règles (vérifier les mesures des indicateurs et raisons des écarts) 3-Provoquer et coacher des résolutions de problème afin de régler à la source les problèmes récurrents. (Vous aider a résoudre vos problèmes) 4-Améliorer la communication entre les différents secteurs dopération de lentreprise. 5- Autorité ! ( Alain)

9 9 Mon Mandat Court Terme 1- Améliorer la productivité de lusine. 2- Réduire au minimum les SAV du aux produits non-conforme expédier de lusine.

10 10 Productivité fabrication des fenêtres Le nombre dheures pour faire une lumière augmente avec la quantité produite. La productivité diminue donc plus ont fait de fenêtres !?. En plus on varie beaucoup Action : 1- Revoir les calcul de productivité 200 lum/quart de 8 hr ( 7.25h travaillé) 2- Travailler sur les goulots et les gaspillages ( a tous les niveau de lentreprise: fabrication- expédition- installation - etc.) 3- Améliorer la formation pour en diminuer limpact du nouveau personnel 4- Améliorer la supervision des opérations % surtemps en 2008 : 2.77% travaillé ( 5.3% payé)

11 11 = Valeur ajoutée + Non-valeur ajoutée Temps de fabrication = Temps transformation Temps inspection Temps déplacement Temps attente Entreposage Machine Assemblage Traitement commandes Entrée de données Inspections Réglages Réparations Attentes Mouvements de matériel Réduction du temps de fabrication Quel est le % de valeur ajoutée dans un produit? _________

12 12 Sept sources de gaspillage Lélimination du gaspillage doit se concentrer sur sept catégories de gaspillage 1.Surproduction 2.Temps dattente imposés par une séquence de travail inefficace 3.Transports et manutentions inutiles 4.Sur transformation, tâches inutiles 5.Mouvements qui ne contribuent pas au travail 6.Inventaire en excès sur les besoins immédiats 7.Corrections nécessitées par les défauts de production Le gaspillage est défini comme tout ce qui augmente les coûts et le temps de cycle sans ajouter de valeur aux produits fabriqués.

13 13 Plan de lusine de fenêtres

14 14 Les reprises Taux de 6x plus de reprises mi- juillet vs début juin ! Il est aussi vraie de penser que le nombre de défaut non détecté augmente aussi…. (Par jour) Action: -Isolé dans une zone les reprises ( gestion visuelle ) Objectif réaction et correctif immédiat. -Clarifier le processus dinspection et de reprise ( qui fait quoi) jour-soir /battant- coulissant-hybride,portes -Sassurer une bonne inspection et une rétroaction immédiate.

15 15 4 défaut représente 50 % des reprises : -Mal ébavuré 17% -Égratignure 12% -Quincaillerie 10% -Thermos 10% Action: - Suivi par le contremaître des reprises et rétroaction immédiate.

16 16 Encours : 9522=298/j 8978=280/j 544 =18 / j 2 juin au 17 juillet 2008 ( 32 jours opérations ) Augmentation dencours = une augmentation dinventaire non-finis ou des rejets ! = 5.7% Action : Identification, décompte, zone ??? A tous les jours… On doit connaître nos encours, nos rejets, les quantités et les raisons

17 17 Taux de roulement annuel % Total De 2 à 3 nouvelles personnes par semaine ( remplacement + croissance) A un impact direct sur la productivité et les reprises. Action : Formation plus encadrée : - Programme de formation - Instruction dopération - Spécification Moy An = 43% Moy An = 49% T.R. OPÉRATION Juillet –Août 2008 M.O. 90 T.R. Annuel 66.0% ( 8 départ en 7 semaines)

18 18 SAV Clients Fait un appel Transport Demande de services a la production Livré endommagé Retard –BO Non-conforme Pièces manquantes Unité scellé non installé Appel de services ( technicien) traiter par le SAV Ok complet 73 ? Appel de service et Demande de services SAV Demandes de services autres secteurs 302 Ok complet Données de juillet 2008

19 19 Demandes de services production juillet 2008 SAV suite…

20 20 Appels de service Installation - livraison - Production - service - vente Mai = 103 Juin = = 176Juillet = 176 Total = 501 Total = % 67% 31% 67% Installations Garantie Installations Garantie récente récente SAV …suite

21 21 SAV …suite SAV installation récente : Production seulement Mai 08 : 14 Moustiquaires + 8 volets / 41 problèmes Juin 08: 13 Moustiquaires + 7 volet / 43 problèmes Juillet 08 : 26 gâche multipoint + 9 moustiquaires +6 volet / 70 problèmes Appel de Services

22 22 Les problème ne se règle pas tous rapidement. Ex moustiquaire, Volet Les problèmes reviennent dun mois a lautre. Il y a un délais important entre lapparition du problème et sa résolution. Action : -Clarifier et améliorer la communication entre le SAV et la production. -Ajuster le suivie par le SAV des actions faite par la production pour avoir un feed back rapide des solutions apportés. -Utiliser des indicateurs pour identifier nos problèmes et les régler SAV …suite

23 23 Documentation : - Pas de procédures ou processus clair - Pas dinstructions de travail disponible - Pas de spécification - Ou sont les enregistrements et les datas ??? Action : Créer un groupe de travail qui aura comme mandat de structurer la gestion documentaire de lentreprise. On doit donner de la valeurs a nos documents. Ils ne seront jamais plus important pour une personne que la valeur que son supérieur lui donne.

24 24 Contrôle qualité : Il ny a pas de spécification qualité. On gère la qualité selon le GBS et lexpérience. Ceci amène automatiquement des variations importante de qualité particulièrement lorsquil y a un besoin urgent de production. Action: Établir des spécification claire de qualités. Les diffusés aux vérificateurs et sassurer quelles sont comprise. Qui est responsable des décisions qualité ? Sassurer que la vérification qualité est toujours faites et quil y a tracabilité. Évaluer la pertinence de faire du contrôle qualité en réception.

25 25 Communication et gestion Il nest pas facile de savoir chaque jour pour tous les produits : coulissant - battant - hybrides - spéciaux - portes etc. : Résultat de production ? % de rejets, ? % de reprise ? Problèmes majeurs, Projets majeurs Activité ayant un impact sur les autres activités de lusine. Résultats SAV ? Délais livraison : respect ? Etc. Si on veut gérer on doit connaître toute les informations pour corriger les ÉCARTS Tous les intervenants doivent avoir linformation: ( directeur :pour la gestion de leur département, responsable, contremaître et chef déquipe: pour la gestion des activités de leur secteurs).

26 26 Communication et gestion.. Suite Modèle de gestion Exécuter Planification quot. (consignes) Planification du quart de travail Kick off Capacité des machines / Assemblage Suivis hres par hres Suivi de la qualité Statut des équipements Rondes Revue quotidienne sectorielle Rapports de fin de quart XXXXXXX X XXXXXXX Xxxxxxxxx x XXXXXXX X XXXXXXX X XXXXXXX X Audits du système Cellules Audits du modèle de gestion Mise à jour des indicateurs de performance Analyse des tendances + Transition Jour / Soir Plan pour rattraper les retards Revue quotidienne des indicateurs Amélioration continue Revue hebdomadaire des opérations Planification globale Planifier ContrôlerAjuster Jour précédent Jour présent Hebdomadaire

27 27 Les tâches des bonnes pratiques de la supervision Définitions : 1.Planification : organiser les opérations de façon à rencontrer les objectifs de lentreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de production, etc. 2.Supervision active : effectuer une supervision de type pro-active sur le plancher: communiquer les attentes de production, identifier les écarts et les problèmes et prendre action. 3.Formation : développer la compétence des employés de façon à rencontrer les objectifs de lentreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de production. 4.Travaux manuels: effectuer des tâches manuelles qui auraient pu être réalisées par des employés œuvrant dans le département. 5.Travaux administratifs : effectuer des tâches administratives qui auraient pu être réalisées par un autre employé. 6.Supervision passive : effectuer une supervision de type 911, en réglant les problèmes ponctuels de façon réactive plutôt que de façon pro-active. Communication et gestion.. Suite

28 28 EX: Profil de supervision: actuel vers le modèle idéal Le profil idéal peut varier dune entreprise à lautre. Le profil idéal peut varier dune entreprise à lautre. Quels sont les rôles et responsabilités qui permettront aux superviseurs datteindre le profil idéal? Profil actuel( a évaluer ) Profil idéal( a établir ) Communication et gestion.. Suite

29 29 Action ; 1- réunion journalière de production: ( Dir. Usine, Contremaître, planificateur, transport,qualité ) : Objectifs: Identifier les écarts par rapport aux objectifs de production et les actions à mettre en place pour rattraper les retards. Assurer la diffusion systématique des information et priorités journalière de lusine par un seul canal ( Cohésion) Ex Agenda : - Production de la journée précédente de tous les produits finis, encours,rejets ( Analyser les résultats de production de la journée précédente) -Raison des écarts Actions Expédition réalisé vs prévus - Raison des écarts - Actions Qualité - Problème de qualité relevé - Action Planification de la journée - Revoir programme de production. Santé sécurité Messages généraux Rapport par directeur usine à tous les jours. Communication et gestion.. Suite

30 30 Action suite … 2- Comité de gestion objectifs : - informer les intervenant des performance de chaque secteurs - Identifier des responsable qui vont prendre en charge les problèmes auxquels lentreprise est confronter. - revoir le statut des problèmes - Information général. Communication et gestion.. Suite

31 31 On va saméliorer mais il faudra tous avoir de la RIGUEUR –CONTINUITÉ et de la COHÉSION si on veut que ça marche. Communication et gestion.. Suite

32 32 Communication et gestion.. Suite

33 33 Priorités de la direction # QuoiQuiQuand Productivité 1.1. Mesure des performance de production/produit, reprise, rejets Diffusion, affichage …. J.T Capacité de production : Valider vs besoin – Revoir nos calcul de productivité ( goulot, gaspillages,arrêt usine aux pauses?) J.T. 3 Contrôle qualité 100% produit finis revoir les méthodes + documentation+ standard Jour –soir –nuit portes- fenêtres… M.A. 4 Isoler les reprises et revoir leur gestion ( gestion visuelle) M.A. 5 Évaluation de la gestion des encours (zone avec maximum/zone) J.T. 6 SAV vs production : Établir procédure de suivi, actions et rétroaction J.T./L.G. 7 Réception et expédition: Voir lefficacité des opérations et contrôle qualité J.T. /M.A

34 34 Priorités de la direction # QuoiQuiQuand Communication 8Réunion de production journalière ou information journalière du statu productionJ.T./PEL 9 Réunion comité de direction PEL 25-août- 08 Gestion 10 Indicateurs de performance + analyse par secteur ex: Délais de livraison ? Statistique, vente etc… PEL/SB Directeurs 11 Encadré la formation des opérateurs + évaluationF.G. 12Revoir priorité des directeurs : Actions communes ( voir vos priorités) Alain//PEL/ Directeurs 13Taux de roulement de la M.OF.G. 14 Groupe de travail gestion documentaire (Processus, formulaire, instruction de travail, spécification)PEL /MA 15 Informatique : Gestion des besoins, des demandes Vison du développement informatique Documentation des logiciels utilisés Validation des informations !!!! Formation de base ( Outlook,, office, etc. ) S.B./PEL 16 Revoir les rôles et les descriptions de taches ; Qui fait quoi ( Les responsabilités )F.G./PEL 17Revue des taches des contremaître et chef déquipe ( en priorité) F.G./J.T./ PEL 18 Contrôle M.P et entreposage.M.A,/J.T. 19 Identification du statut des produits (encours, rejets, reprise, retour, réparation, …etc)M.A./J.T.

35 35 Priorités et projets : -SAV : Demande de services traiter par la production. Revoir le traitement suite a laugmentation. - Logiciel de demande daction corrective ; Revoir son utilisation - Réception automatisé : Utilisation des boites vocales : Accès direct - Nouveaux Outils informatique ( Trikeb)

36 36 RÉUSSIR EN ÉQUIPE

37 37 LA RIGUEUR : LA CONTINUITÉ : LA COHÉSION

38 38 FIN


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