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Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau.

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1 Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau

2 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement SOMMAIRE Fonctions variées et interopérabilité 1 – Gestion documentaire : de la production au réseau 2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero et PMB 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constats, enjeux et objectifs Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

3 1 – Gestion documentaire : de la production au réseau Fonctions variées et interopérabilité

4 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement Notices bibliographiques Catalogues Références bibliographiques Bibliographies 4 Les objectifs 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Gestion de références bibliographiques Documentation Les « produits documentaires » Identifier Décrire le contenu Localiser Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

5 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 5 La structuration de linformation 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Gestion de références bibliographiques Différents types de classement : Chronologique Alphabétique Thématique Recherche simple Documentation Structure relationnelle Indexation thématique fine Recherche avancée et multi- critères Navigation hypertexte Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

6 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 6 Parler la même langue … bibliographique UniMarc + ISBD + AFNOR Z Z39.50 = Intégration de notices P RINCIPE F ORMAT INFORMATIQUE + F ORMAT BIBLIOGRAPHIQUE + N ORME / STANDARD + P ROTOCOLE = I NTEROPÉRABILITÉ 1 – Linteropérabilité de la gestion documentaire XML + Dublin Core (DC) + ISO Moissonage OAI- PMH = Récolte de notices Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

7 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 7 Parler la même langue … bibliographique 1 – Linteropérabilité de la gestion documentaire A retenir : Formats et protocoles standards permettent le partage en réseau Ils sont pris en charge par les logiciels documentaires Important -> bien définir ses besoins au départ pour choisir loutil le plus adéquat : gestion interne ET travail en réseau Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

8 2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : module de gestion de références bibliographiques PMB : SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque)

9 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 9 Zotero : Un petit outil pleins de ressources De quoi sagit-il ? Module complémentaire du navigateur Mozilla Firefox (également compatible Safari et Chrome) ou en version « standalone » (programme indépendant) A quoi sert-il? Enregistrer et ordonner des références Partager des références en réseau Citer des références Par exemple … Au démarrage dune étude : constituer dune bibliographie Au fil dune veille : mettre de côté des références 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

10 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 10 Zotero : Un module intégré au navigateur 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau

11 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 11 Zotero : Trois volets de travail 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

12 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 12 Zotero : Ajouter une référence Nombreux types de documents représentés Possibilité de joindre : lien URL, capture de page, PDF, note, … Enregistrement manuel ou automatique sur de nombreux sites : 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

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14 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 14 Zotero : Partager en réseau Création de « bibliothèques de groupe » : Export/import possibles (différents formats) : Module de citation automatique pour traitement de texte (nombreux styles disponibles) 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

15 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 15 Zotero : Exploiter les collections 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs A retenir : Zotero = collecte, organisation et exploitation de références en réseau Possibilité denrichir les références : résumé, mots-clés, notes, lien vers le document intégral Cependant, peu adapté pour une politique de diffusion documentaire Gratuit, libre et open-source Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

16 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 16 PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes « SIGB » = Système intégré de gestion de bibliothèque Utilisation monoposte ou en réseau (installation sur un serveur) Différents modules de gestion pour répondre aux besoins de gestion documentaire (catalogage, circulation, administration,…) 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs De quoi sagit-il ? Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

17 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 17 PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes Notices Documents Informations bibliographiques (titre, auteur, date,…) Description de contenu (résumé, mots-clés,…) Informations de gestion 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Le catalogue = ensemble de « fiches de renseignements » Notices Autorités Auteurs Editeurs Collections Catégories du thésaurus Liens relationnels Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

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24 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 24 Le thésaurus dans PMB 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Thésaurus = répertoire structuré de termes descripteurs (pour décrire le(s) sujet(s) dun document) Import de thésaurus existant Construction et évolution au fur et à mesure dans le module de catalogage (autorités catégories) Utilisation de plusieurs thésaurus en parallèle Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

25 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 25 Autour du catalogue de PMB 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Recherche avancée (tous types de critères combinés) Les « paniers » : regroupement de notices, modifications en masse OPAC (online public access catalog) Web services (interrogation du catalogue par des logiciels / applications externes) Interopérabilité : nombreux formats et protocoles déchange normalisés Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

26 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 26 PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les autres modules de PMB Circulation : lecteurs, prêts-retours, réservation,… Commandes et abonnements Statistiques et indicateurs DSI (diffusion sélective de linformation) Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

27 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 27 PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs A retenir : PMB = logiciel documentaire très complet pour tous les aspects de gestion dun fonds documentaire Gratuit, libre et open-source : Une communauté dutilisateurs très active : Liste de diffusion PMB-User : bin/mailman/listinfo/pmb-userhttp://lists.pmbservices.fr/cgi- bin/mailman/listinfo/pmb-user Site perso dune utilisatrice, très bien documenté : Important : requiert un minimum de connaissances/compétences en documentation Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

28 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constats, enjeux et objectifs

29 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 29 La documentation experte environnementale en Bretagne Quelques constats Défaut de capitalisation : études non exploitées au-delà de leur réalisation, inconnues des autres acteurs Défaut de centralisation : études dispersées Défaut daccessibilité : études à disposition dun public restreint 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

30 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 30 Les enjeux et objectifs Constituer un réseau documentaire pour linformation environnementale en Bretagne Disposer dun catalogue documentaire de référence au niveau régional Dresser un inventaire de la répartition des connaissances environnementales en Bretagne Contribuer aux projets déchelle plus large : Tout sur lenvironnement 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

31 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 31 Les ressources documentaires référencées Documentation niveau expert : o littérature d «Information Scientifique et Technique » : thèses, articles, actes de colloque,… o littérature « grise » : rapports, études, diagnostics, … Thématique vaste : linformation environnementale Couverture géographique : Bretagne, à différentes échelles de territoire (de la commune à la région) Aujourdhui : plus de 5000 références 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

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35 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 35 Les difficultés rencontrées Un réseau dacteurs hétérogène Structures différentes : – collectivités territoriales – services de lEtat – associations – dépôts institutionnels darchives ouvertes – éditeurs scientifiques – … 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Fonds documentaires différents : – documents papier – documents numériques – production interne – documentation externe Objectifs et missions différents : – production – diffusion – conservation Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

36 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 36 Les difficultés rencontrées Mise à disposition ou non de moyens: – professionnel de la documentation – centre de ressources – outil dédié Formats et protocoles différents : – normalisés (ISBD, …) – spécifiques à la structure 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Référencements différents : – inventaires – catalogues – pas de référencement Fortes disparités dans les pratiques documentaires Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

37 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 37 Les difficultés rencontrées Repérer les gisements de documentation – Aujourdhui dans le géocatalogue : majorité des références issues des dépôts darchives ouverts (HAL, DocumentationEauFrance) – Difficulté de référencement de la « littérature grise » et de la documentation qui ne relève pas du monde de la recherche Gérer les doublons 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Collecter les informations Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

38 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 38 Help marine !

39 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 39 Les difficultés rencontrées Identification des documents – peu de difficultés Description du contenu, indexation: – relative au fonds, aux besoins, au(x) public(s) – notices récupérées doivent être adaptées systématiquement Localisation : – problème dinstabilité des liens pour les documents en ligne – parfois localisation multiple 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Uniformiser et structurer Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

40 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 40 Les modes de contribution au géocatalogue Pour contribuer ponctuellement : Saisie directement dans notre base PMB : profil catalogueur propre à chaque partenaire processus de validation des notices Formulaire disponible sur le géocatalogue en ligne 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Pour un import massif : Fichiers aux formats bibliographiques : Marc, Dublin Core, RIS, … Interrogation de bases à distance dépôts darchives ouvertes catalogues de bibliothèques Bientôt un connecteur vers les collections Zotero Fichier Excel Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

41 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 41 Le géocatalogue des études 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études A retenir : Des impératifs Définir les modes déchange adaptés à chaque structure Faire de la documentation une mission à part entière Des bénéfices Visibilité de chaque partenaire Mutualisation du travail Capitalisation des connaissances Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014

42 | Groupement dintérêt public Bretagne environnement 42 Quelques liens… Pour participer au réseau du géocatalogue : Géocatalogue des études environnementales en Bretagne : Du côté des réseaux professionnels : Association des professionnels de linformation et de la documentation : Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau 21/01/2014


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