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La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local.

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1 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local

2 2 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES La recherche dune gestion optimale des échanges entre les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière du secteur public local La recherche dune plus grande qualité des comptes des organismes locaux, dune meilleure sécurité des échanges et dune plus grande rapidité dexécution des opérations

3 3 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PJ 250 millions PEC 280 millions Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) = TONNES de papier (27 M) = 140 HECTARES de forêt ( arbres) La dématérialisation répond à ces enjeux stratégiques pour lensemble des partenaires du secteur local. Elle offre de nombreux avantages, renforcés par la mise en œuvre dune dématérialisation globale (de bout en bout) qui couvre à la fois les pièces comptables et les pièces justificatives

4 4 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Lintérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une dématérialisation complète des documents de la chaîne comptable et financière

5 5 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives I - SIMPLIFIER ET MODERNISER LES ÉCHANGES DINFORMATIONS COMPTABLES ENTRE LORGANISME PUBLIC LOCAL ET SON COMPTABLE PUBLIC Sécurisation des échanges dinformations entre les services de la collectivité et les services comptables Gestion plus performante des dépenses et des recettes locales Allègement des tâches au sein des services ordonnateurs et comptables Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer (titres de recette) Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer (mandats de dépense) Optimisation des chaînes administratives des services de lordonnateur

6 6 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives II - DIMINUER LES COÛTS DE GESTION DES DONNÉES BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES PAR LORGANISME PUBLIC LOCAL Réduction des coûts de production des documents papier transmis au comptable public (passage à la transmission électronique des données) Coûts dachat du papier et de lencre, achat et entretien du matériel dimpression et de reproduction, frais daffranchissement postal et de transport… Manipulation des documents papier : copies, tris et rangement,... Réduction des coûts darchivage et de recherche de linformation archivée (passage à larchivage électronique) Un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce, qui peut ainsi être trouvée plus facilement et rapidement (référencement des pièces). Larchivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et autres pièces justificatives bénéficie également aux services non financiers de lordonnateur pour les besoins non comptables de lorganisme.

7 7 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives III - DÉGAGER DES SYNERGIES POUR SIMPLIFIER LES ÉCHANGES AVEC DAUTRES SERVICES DE LETAT Dématérialisation unique de pièces justificatives adressées à la fois aux services préfectoraux (contrôle de légalité) et aux comptables publics * Coordination des dispositifs ACTES (préfecture) et HELIOS (comptable public) : La dématérialisation des délibérations/arrêtés et des documents budgétaires dans le cadre des relations entre ordonnateurs, comptables et chambres régionales des comptes (CRC) peut être mise en œuvre : - soit comme une suite logique de l'adhésion de lorganisme au Projet ACTES - soit indépendamment du projet ACTES L'accord local de dématérialisation signé avec le comptable et la CRC est distinct de la convention de raccordement à ACTES que lordonnateur peut signer avec la Préfecture Anticipation des tendances de fond relatives aux échanges interadministratifs

8 8 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Laccès à la dématérialisation est facilitée par la mise à disposition de solutions techniques élaborées avec les associations nationales délus locaux dans un cadre juridique sécurisé

9 9 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LE CADRE TECHNIQUE DE LA DÉMATÉRIALISATION A ÉTÉ DÉFINI PROGRESSIVEMENT AVEC LES REPRÉSENTANTS NATIONAUX DES ÉLUS LOCAUX ET DES CRC DEPUIS 2004 Charte nationale Partenariale Signée le 7 décembre 2004 par : - 13 associations nationales dordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) - 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) - La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur internet (site Bercy Colloc) : dema_chai/conv_cadr_2.html Convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant lensemble des préconisations techniques consensuelles Convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant lensemble des préconisations techniques consensuelles

10 10 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LARRÊTÉ DU MINISTRE CHARGÉ DU BUDGET DU 3 AOÛT 2011, ISSU DE CETTE CONCERTATION, DONNE UNE NOUVELLE IMPULSION AUX CHANTIERS DE DÉMATÉRIALISATION Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : Au 1er janvier 2012, suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des : Flux comptables Fichiers de virements et de prélèvements Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur support CDROM jusquà ladoption du PES (aller recette et dépense) par lorganisme local. Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles déchanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour : Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget). Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant). Dématérialiser les pièces justificatives (à lappui des mandats et des titres).

11 11 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux différents outils

12 12 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de : Déposer et transmettre les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios Échanger, dans les deux sens, dautres données dématérialisées avec le comptable Loffre dun outil de signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier : La délivrance dun certificat électronique gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et de recette) La délivrance de loutil de signature

13 13 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP Loutil XéMéLios Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation

14 14 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives LACCOMPAGNEMENT DES ORGANISMES PUBLICS DANS CE CHANTIER DE DÉMATÉRIALISATION Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) Le comptable de la collectivité ou de létablissement public local La Direction départementale des finances publiques (correspondant dématérialisation : Mme AUGROS ) La Direction départementale des finances publiques planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux volontaires Recensement des organismes volontaires via les comptables publics ou suite aux réunions de présentation de la dématérialisation Assistance de la collectivité dans la phase de test et de mise en place des flux dématérialisés

15 15 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Pour en savoir plus : site Collectivités-locales.gouv.fr Finances locales - la dématérialisation comptable et budgétaire


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