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Supervision et revue à mi-parcours République du Togo Programme dAppui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Lomé, 23 au 26 janvier 2012.

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1 Supervision et revue à mi-parcours République du Togo Programme dAppui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Lomé, 23 au 26 janvier 2012

2 Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Apprécie létat davancement des activités du projet Nest pas un exercice de police Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: Mise en œuvre du projet avec efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT Atteinte des objectifs du projet (et sils sont toujours valides) Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de lUCP Equipe de Supervision Equipes Pays Rome et Togo CPM et équipe consultants Partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité dappui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée )

3 Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Avant la mission - SE PREPARER A LAVANCE! Cest 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain Rôles du CPM Préparer les TDR, recruter les consultants Confirmer les dates de mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports dactivités, états des décaissements, etc.) Rôles du Projet Envoyer documents clefs au CPM Finaliser agenda mission Etat sur comptes spécial et désigné Suivi recommandations rapport audit Ebauche annexes Aide- mémoire

4 Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

5 Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: Stratégie générale du projet et ses objectifs Etat dexécution des activités, résultats et lIMPACT Procédures et programmation: Visites: sites à problème et sites à résultats positifs Réunions: population, agents techniques & opérateurs Comparer conclusions rapports dactivités avec situation sur terrain Encourager échanges interactifs sur limpact, les contraintes et solutions Encourager les bénéficiaires à parler: éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

6 Objectifs: Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet Proposer lensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM Chef de mission consolide lAide Mémoire Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

7 Manuel des procédures administratives, financières et comptables Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Structure organisationnelle Inventaire Contrôle des véhicules Assurance des actifs Gestion des actifs immobilisés Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation du taux dexécution moyen par rapport à lindicateur de performance dexécution du PTBA Gestion du PTBA Processus de passation de marchés et contractualisation A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats Tableaux de contrôle dexécution physique et financière des contrats Gestion du PPM Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

8 Effectif, mouvement, évaluation du personnel Renforcement des capacités Gestion du personnel Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) Performance financière par bailleur et par composante Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion financière Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes Tenue documents comptables et classement Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit Revue de conformité avec AF Gestion comptable Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

9 Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen Vérification du respect des recommandations de laudit Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

10 Conclusion mission avec équipe de supervision pour: Partager lévaluation globale de mise en œuvre du projet Revue des résultats, contraintes et améliorations requises pour chaque volet Vérifier la pertinence globale recommandations Revue détaillée de lAM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications et commentaires Feedback auprès des institutions clefs: Ministère des Finances et Ministères techniques Co-financiers, UCP, opérateurs clefs Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

11 Rapport de supervision Format standardisé (9-12 pages) Introduction Evaluation générale de la mise en œuvre Activités et résultats Evolution de la mise en œuvre du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion Rester succinct et précis pour : AM soit lu Permettre une discussion de fond pendant la restitution Appendices et annexes: Synthèse sur létat et les caractéristiques du projet Synthèse des actions à mener et les calendriers convenus Performance financière par bailleur, catégorie et composante Respect des conventions et de lAF Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division Synthétise principales actions à prendre Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

12 Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule dappui) Revue complète du projet à mi-parcours pour: Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est limpact des changements de circonstances et de lenvironnement sur la mise en œuvre?) Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible) Nécessité de modifier lAF (moment le plus opportun) Début Achèvement Revue à Mi-Parcours Revue à Mi-Parcours Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

13 A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement: Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué Extension de léligibilité des ECD Augmentation en % de financement Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories Prorogation de la date dachèvement et de la date de clôture du don Augmentation du niveau daffectation autorisée Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

14 Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder lextension si: consentement de toutes les parties à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard le projet reste viable lengagement des emprunteurs demeure fort Récemment, quelques demandes de prolongation nont pas été approuvées Début Mi- parcours Achèvement Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT


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