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Dominique JACQUART – Juillet 2012. Les bases du classement Les dossiers physiques Créer ou refondre un classement Le classement thématique Conserver un.

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1 Dominique JACQUART – Juillet 2012

2 Les bases du classement Les dossiers physiques Créer ou refondre un classement Le classement thématique Conserver un bon classement Le classement des fichiers numériques Le classement des mails

3 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Les bases du classement

4 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Classement Ranger méthodiquement en vue dune recherche ultérieure Critère de classement (ou indicatif) Définir lordre des différents éléments Tri Opération qui permet de passer dun fichier en vrac à un fichier en ordre

5 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Fichier en ordre Les valeurs successives de lindicatif sont uniformément croissantes Il peut y avoir des trous (absence dune ou plusieurs valeurs) Il peut y avoir des répétitions (plusieurs fois la même valeur ou critère)

6 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Fichier en séquence Le fichier est en ordre Il nexiste ni trous ni répétitions Chaque valeur du critère nest présente quune seule fois

7 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Permettre une recherche rapide Plus les recherches sont fréquentes, plus le temps daccès doit être réduit Offrir une sécurité élevée Être extensible

8 Dominique JACQUART – Juillet – Classement alphabétique Classement numérique Classement idéologique

9 Dominique JACQUART – Juillet Classement décimal Classement chronologique Classement alphanumérique Classement géographique

10 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Basé sur la suite naturelle des lettres de lalphabet Classement normalisé Rubrique = mot ou groupe de mots servant de titre Mot directeur = mot le plus important dune rubrique Se choisit selon des règles précises Détermine la place de la rubrique dans le classement alphabétique A Abaca Abaissable Abaissant Abaisse Abaisser A Abaca Abaissable Abaissant Abaisse Abaisser

11 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Classement normalisé Indexage alphabétique Manière décrire une rubrique pour faciliter son classement 1.Inscrire dabord le mot directeur et les mots qui suivent 2.Inscrire entre parenthèses les mots qui le précèdent Respecter rigoureusement la forme exacte et lordre des mots Renvoi Inscription supplémentaire dune rubrique dans le répertoire alphabétique Renvoi au mot directeur ou à la rubrique principale

12 Dominique JACQUART – Juillet 2012

13 Avantages Simple pour les rubriques ne comportant quun seul mot Recherches faciles si on respecte strictement les règles normalisées Extensible (en théorie) Inconvénients Délicat pour les rubriques à plusieurs mots Les renvois sont cause de perte de temps et de place Temps daccès relativement longs pour de gros volumes de classement Pose des difficultés matérielles pour lextension Peu sûr visuellement et pas discret Utilisation À nutiliser que pour les petits volumes de classement

14 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Attribuer un numéro dordre à chacun des éléments à classer dès son arrivée Ranger selon la suite naturelle des nombres entiers Création dun répertoire alphabétique pour assurer la correspondance entre dénomination et numéro

15 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Très simple Recherches rapides pour de gros volumes de classement Extensible : les éléments à intégrer prennent place à la fin) Sûr : tous les numéros sont affectés jusquau dernier élément Discret Inconvénients La recherche seffectue en deux temps Le contrôle visuel disparait en cas de « trous » dans la suite des numéros Utilisation Réservé aux gros volumes Adapté quelle que soit la nature des éléments à classer

16 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Basé sur la division dun sujet en sous-sujets Les sous-sujets peuvent être eux-mêmes subdivisés autant que nécessaire Une analyse est nécessaire pour établir un plan de classement Sciences Classification fondamentales appliquées empiriques Méthode expérimentation observation Sciences Classification fondamentales appliquées empiriques Méthode expérimentation observation

17 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Très rationnel lorsquil est bien fait Extensible Inconvénients Plan de classement long et délicat à établir Recherches longues et délicates pour les personnes non habituées Lextension peut entrainer des problèmes de rangement Le contrôle visuel nexiste pas Utilisation Idéal pour le classement de documentation, dans les bibliothèques

18 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Dérivé de la classification décimale (imaginé par Dewey en 1875) Combinaison des classements idéologique et numérique Chaque sujet est divisé en 10 classes maximum Chaque classe est elle-même divisée en 10 sous-classes 1 – Bibliographies et discographies 2 – Bibliothéconomie et lectures 20 – Généralités, documentation, 21 – Bibliothèque et société 22 – Construction bibliothèques 25 – Administration, gestion 250 – Recherche documentaire 251 – Documentations sonore 252 – Collections 253 – Catalogue 254 – Indexation, cotation 255 – Service de prêt 1 – Bibliographies et discographies 2 – Bibliothéconomie et lectures 20 – Généralités, documentation, 21 – Bibliothèque et société 22 – Construction bibliothèques 25 – Administration, gestion 250 – Recherche documentaire 251 – Documentations sonore 252 – Collections 253 – Catalogue 254 – Indexation, cotation 255 – Service de prêt

19 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Très rationnel lorsquil est bien fait Extensible Inconvénients Les divisions possibles sont limitées à 10 maximum Utilisation Identique à celle du classement idéologique (bibliothèques) Utilisé pour le Plan Comptable Général

20 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Basé sur la suite naturelle des dates Années, mois puis quantièmes Il est souvent doublé dun classement numérique

21 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Très simple Extensible (lélément le plus récent sera au-dessus ou en avant des autres) Inconvénients Ne peut sappliquer quà des éléments datés Connaitre la date est nécessaire pour retrouver le document Recherche longue si le volume est important Ne comporte pas de contrôle visuel (sauf sil est doublé dun classement numérique) Utilisation Pour tout élément daté (correspondance, quotidiens, périodiques…)

22 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Combinaison des classements alphabétique et numérique Constitution de tranches alphabétiques À lintérieur de chaque tranche, les éléments sont classés numériquement selon leur ordre darrivée Les numéros attribués dans chaque tranche sont notés sur des répertoires alphabétiques A – Impôts B – Véhicule B01 – Révision des B02 – Chg t pneus 22/05/11 B03 – PV du 07/08/11 B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des C – Énergie D - Assurances A – Impôts B – Véhicule B01 – Révision des B02 – Chg t pneus 22/05/11 B03 – PV du 07/08/11 B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des C – Énergie D - Assurances

23 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Simple, extensible, sûr et discret Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement Inconvénients La recherche seffectue en deux temps Perte de temps pour des petits volumes à classer Temps daccès relativement longs lorsque les effectifs par tranche sont importants Pose des difficultés matérielles pour lextension Utilisation Pour des documents concernant des tiers Pour de petits volumes par tranche

24 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Issu du classement idéologique Basé sur la division dun territoire en divisions de plus en plus petites Chaque division est classée par ordre alphabétique ou numérique

25 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages Simple Extensible en principe Inconvénients Nécessite des connaissances géographiques (ou recourir à un répertoire territorial) Pose des problèmes matériels pour lextension Noffre aucun contrôle visuel Utilisation Pour les entreprises à succursales, filiales Lorsque les divisions administratives dune entité sont bien distinctes

26 Dominique JACQUART – Juillet 2012 = Choix de moyens matériels Se définit par rapport à des contraintes de recherche des informations stockées Définir les conditions daccès aux informations Définir les autres critères à respecter pour que le mode de rangement soit efficace

27 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Mode daccès aux informations rangées Accès séquentiel Laccès à un support quelconque est lié à laccès au support précédent Accès sélectif Retrouver une information sans être obligé de consulter celles qui la précèdent dans lordre de rangement

28 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Choix de lemplacement Classement « actif » Documents consultés très souvent, par un seul utilisateur : Classement individuel au poste de travail Classement « semi-actif » Documents permanents, consultés assez fréquemment par plusieurs utilisateurs Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service Parfois, classement centralisé dans une cellule spécialisée Classement « inactif » Documents rarement consultés, archives Classement centralisé dans un local darchives

29 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Autres critères de choix Rapidité de recherche Choix judicieux du support, du matériel Signalisation efficace Sécurité Protection contre les altérations diverses (poussière, lumière…) Protection contre les déclassements accidentels (chute des dossiers…) Capacité Le moins encombrant possible Faire face à des extensions de volume sans modification des principes de rangement utilisés

30 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Lintérêt dun bon classement

31 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Je nai pas de système efficace Personne ne ma dit comment faire Je pense que je pourrai le faire plus tard Le classement est une corvée, il ny a pas de méthode miracle, juste des trucs.

32 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Classer un papier = ce quil y avait à faire a été fait Je sais pourquoi je le garde = ce nest pas une solution par défaut = ce nest pas parce que je nai pas osé le jeter = ce nest pas parce que je ne sais pas encore quoi en faire

33 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Cest autour du classement des dossiers que se concentre lessentiel des pertes de temps En moyenne, perte de 1 h de temps pour gérer des problèmes de classement

34 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Toute pile de papier est une pile de décisions non prises Tout document inclassable peut être jeté immédiatement : il ne sera jamais retrouvé

35 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Il nexiste pas de rubriques Divers Je ne sais pas Autres Je verrai plus tard Bien ranger = bénéficier dun espace de travail (et non dun espace de stockage)

36 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Il faut ranger linformation là où on ira la chercher Question à se poser : « Où irais-je chercher quand jen aurai besoin ? Chaque papier a un emplacement et un seul

37 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Un « bon classement » nexiste pas dans labsolu Un classement est bon quand un manager y retrouve tout ce quil cherche en labsence de son assistant(e)

38 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Un classement doit donc : être accessible être à jour être épuré être fiable

39 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Créer ou refondre un classement

40 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Principe de la méthode doptimisation du travail administratif : Analyse Critique Conception Mise en œuvre

41 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Analyse de lexistant Faire linventaire des dossiers Mettre en évidence : les titres peu précis les doublons les dossiers trop vieux destinés aux archives

42 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Définir les besoins des utilisateurs QUI ? QUOI ? OÙ ? QUAND ? COMBIEN ? POURQUOI ?

43 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pourquoi ? Qui ?Qui utilise les dossiers ? Pour quelle raison ? Quoi ?Quels documents composent les dossiers ? Où ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence dutilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») Combien ?Combien de dossiers ?

44 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Quelle méthode utiliser ? Alphabétique ? Numérique ? Thématique (ou idéologique) ? Des variantes ou combinaisons de ces méthodes ?

45 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Éléments de choix Volume de classement Nature du classement Dossiers homogènes ou hétérogènes Favoriser une méthode Avec laquelle on est à laise En adéquation avec les autres utilisateurs En adéquation avec les spécificités de lentreprise

46 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Le classement est une tâche ingrate Autant faire le vide dans tout ce qui ne sert à rien Rationnaliser le classement papier cest aussi Réduire le volume Supprimer les doublons

47 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Faire la différence stricte entre lindispensable et linutile Est-ce que ce document est utile ? Est-ce quon sen sert effectivement et à quelle fréquence ? Chaque document doit appartenir à un dossier dont le titre lui correspond parfaitement

48 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Prendre chaque dossier un par un Jeter tous les documents obsolètes : Tous les brouillons et notes manuscrites Toutes les versions intermédiaires dun document terminé Toutes les informations ponctuelles Toutes les copies de documents classés par ailleurs

49 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Ranger de manière à : Tenir linformation à portée de main Réduire les temps perdus en recherche En fonction de la fréquence dutilisation, En fonction de la facilité de manutention Réduire la distance entre le lieu de rangement et celui dutilisation Permettre le repérage facile des documents manquants

50 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Les conditions dun bon classement : Efficacité Optimiser les temps de recherche Réduire les manipulations Sécurité Protéger des indiscrétions Protéger de la destruction Qualité Faciliter le repérage

51 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Le classement thématique

52 Dominique JACQUART – Juillet 2012 ou classement idéologique Le classement préféré des secrétaires Dossiers classés apparemment de manière rationnelle et logique Idéal pour les documents hétérogènes

53 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Regrouper les dossiers par rubriques Regrouper ces rubriques par grands thèmes Les dossiers voisinent les uns avec les autres dans larmoire pour des raisons de proximité didées

54 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Les dossiers sont regroupés dans des catégories Adopter un classement thématique = adopter une codification Étiqueter = le meilleur moyen de pourvoir déléguer !

55 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Les thèmes ou catégories Sont fonction de notre logique personnelle À étudier avec lensemble des personnes concernées il faut se mettre daccord sur une nomenclature commune

56 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Un classement thématique doit être accompagné dun mode demploi Ce mode demploi est composé de deux documents : Le plan de classement Lindex alphabétique

57 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Lordinateur facilite laccessibilité de tous aux dossiers papier Le plan de classement pourra être diffusé sur lintranet Il pourra être imprimé et affiché à lintérieur des armoires

58 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Une catégorie est un regroupement pertinent de vos missions de vos objectifs de vos activités En fonction du poste occupé, il y aura entre 5 et 10 grands thèmes

59 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Méthode : Faire la liste de vos dossiers existants Faire la liste de vos objectifs permanents (vos missions) et de vos objectifs ponctuels Regrouper les deux listes en 5 à 10 ensembles cohérents Donner à chacun de ces ensembles un nom : ce seront vos grands thèmes

60 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Chaque dossier sera positionné dans un grand thème Un dossier est un ensemble de documents traitant un même sujet Il doit y avoir environ 10 à 30 dossiers par thèmes

61 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Créer un premier sous-dossier « Généralités » Pour classer ce qui nira pas dans un sous-dossier particulier Chaque sous-dossier pourra être codé par le code du dossier suivi dun tiret et dun numéro dordre

62 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Le classement des dossiers physiques Dossiers suspendus pour les dossiers peu volumineux (5 cm maximum dépaisseur) Classement en boites pour les dossiers volumineux Classeurs pour conserver une chronologie des documents (factures, notes…)

63 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Dans une armoire à dossiers suspendus Réserver létagère la plus haute pour les boites et classeurs rarement utilisés Réserver létagère la plus basse pour les dossiers volumineux et les classeurs dutilisation fréquente

64 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avantages de lutilisation des couleurs dans le classement Esthétique du classement Rapidité de repérage des grands thèmes des contenus des dossiers ou classeurs des contenus des chemises ou sous-chemises Facilité du reclassement au bon endroit diminution des risques derreur

65 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Inconvénients de lutilisation des couleurs dans le classement Nombre de couleurs limité Nécessité dun stockage plus important déléments de chacune des couleurs utilisées Risque de confusions entre certaines couleurs

66 Dominique JACQUART – Juillet 2012 La couleur des dossiers suspendus ou des classeurs Soit tous de la même couleur Les grands thèmes seront repérés par la couleur des étiquettes Soit en 2 couleurs, en alternance Prévoir un stock plus important de dossiers Utilisation détiquettes blanches pour tous

67 Dominique JACQUART – Juillet 2012 La couleur des boites pour les dossiers volumineux Ne mettre quun seul dossier par boite Coller sur le devant un rectangle de papier de la couleur du grand thème Indiquer sur ce papier la référence du dossier

68 Dominique JACQUART – Juillet 2012 La couleur des chemises Une couleur pour un grand thème Une même couleur peut être utilisée pour 2 grands thèmes très différents Dans tous les cas, écrire le code et le nom précis du dossier sur chaque chemise La couleur des sous-chemises Envisager une couleur par type de document en fonction de sa durée de conservation

69 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Un classement est vivant

70 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Dispositions pour la mise à jour : Stocker des chemises vierges dans un dossier suspendu pour chaque grand thème Stocker de la même manière les étiquettes didentification (y compris celles pour les classeurs et les boites) Stocker dans un bas darmoire quelques dossiers suspendus vides

71 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Penser à lavenir pour gérer le passé Chaque document sera un jour soit jeté soit archivé Prévoir son classement en fonction de la durée de vie des documents de leur destination finale Objectif : gagner du temps pour larchivage annuel

72 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Suppression dun dossier 1.Retirer les documents de la chemise 2.Stocker en bas darmoire le dossier suspendu avec sa ou ses chemises après avoir enlevé les étiquettes 3.Archiver ou jeter 4.Supprimer ce dossier du plan de classement

73 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Ajout dun dossier 1.Prendre une chemise de la couleur du thème 2.Y inscrire le titre du dossier ainsi que son code 3.Placer un dossier suspendu au bon endroit 4.Étiqueter ce dossier 5.Placer la chemise dans le dossier 6.Mettre à jour le plan de classement

74 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Définir des règles de classement Simples Écrites Accessibles Dire très clairement ce quil ne faut pas faire

75 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Identifier toutes les erreurs possibles dans le classement Mettre en place des solutions pour les éviter Rendre visibles toutes les sources potentielles danomalies

76 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Que faire des documents au quotidien ? Jeter Rediriger Classer Ranger Traiter La régularité sacquière si la routine quotidienne est toute petite, toute légère

77 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avant dimprimer, se demander : Où ce document va-t-il être classé ? Comment ? Pourquoi ? Se débarrasser régulièrement des documents devenus inutiles

78 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Attention, le mieux est lennemi du bien ! Un objet a plus de chance de revenir à sa place sil faut moins de 5 gestes pour le ranger Les chemises cartonnées sont plus économes en mouvement que les classeurs

79 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Favoriser continuellement le progrès Veiller à lapplication quotidienne des règles de classement Faire respecter les procédures Expliquer autant que nécessaire limportance du classement Ne pas hésiter à saméliorer et sadapter au contexte Prendre en compte les changements

80 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Papiers et fichiers, même combat !

81 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pourquoi… classer dune certaine manière sur son PC ? classer dune autre manière sur le serveur ? classer différemment dans ses armoires ? classer encore dune autre façon ses s ? Les dossiers physiques et numériques doivent avoir le même nom

82 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Réutiliser le plan de classement des dossiers physiques Ne garder quun seul et même système de thèmes Les niveaux hiérarchiques peuvent être un peu plus nombreux

83 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Créer tout dabord un dossier pour chaque thème Nom du dossier = code + nom du thème Ils seront toujours classés dans le même ordre Créer ensuite les dossiers et sous-dossiers Ranger les différents fichiers à lintérieur En profiter pour renommer certains noms de fichiers peu explicites !

84 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pour les dossiers utilisés quotidiennement Créer un dossier « Raccourcis » soit sur le bureau soit au niveau supérieur (dans « Mes documents ») Y glisser tous les raccourcis pointant sur les fichiers souvent utilisés pour un accès rapide, limiter le nombre de raccourcis penser à éliminer ceux devenus inutiles

85 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pour un accès encore plus rapide aux raccourcis de fichiers : 1.Clic droit dans la barre des tâches 2.« Barre doutils » 3.« Nouvelle barre doutils » 4.Sélectionner le dossier « Raccourcis »

86 Dominique JACQUART – Juillet 2012

87 Ajouter aux dossiers de thèmes un dossier « Archives » À placer au niveau supérieur (« Mes documents ») Classer dans ce dossier tous les fichiers dont léquivalence papier a été archivée Penser à le compresser pour gagner de la place sur le disque dur

88 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pour ne pas se laisser envahir

89 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Quand on reçoit 50, 80, 120 mails par jour ou plus… Gérer ses mails est un casse-tête quotidien La boite de réception déborde très rapidement par excès dinformations La messagerie se transforme en passetemps chronophage et stressant

90 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Optimiser pour ne pas être dépassé Limiter les abonnements Paramétrer sa boite de messagerie Automatiser le classement des mails en provenance de certaines sources dans un dossier spécifique Ne pas guetter le mail comme lessentiel de son activité Se donner du temps

91 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Avant denvoyer un mail S'interroger systématiquement sur la pertinence du message et son efficacité Mettre un « objet » clair Ne traiter quun sujet par mail Ne pas exiger de réponse immédiate Si on a besoin dune réponse urgente, on utilise le téléphone !

92 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Traiter sa boite de messagerie comme sa boite aux lettres classique Procédure pour une boite aux lettres classique : Ouvrir son courrier Jeter les courriers sans valeur ou sans intérêt Mettre de côté les courriers à traiter rapidement Ranger dans leurs dossiers les documents qui nont pas à être traités Qui laisserait du courrier « pour plus tard » dans sa boite aux lettres ?

93 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Organisation des mails : Créer un nombre restreint de dossiers Copier à lidentique son plan de classement des dossiers physiques Éliminer le maximum Éviter daller au-delà de 4 niveaux de rangement Rationnaliser le classement informatique comme pour le papier : Réduire le volume Supprimer les doublons

94 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Dès quun mail est lu, il doit être affecté à une destination : Poubelle À traiter soit immédiatement soit dans la journée soit plus tard À conserver

95 Dominique JACQUART – Juillet ) La réception des mails Réserver par exemple 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails Le reste de la journée, la messagerie électronique reste fermée

96 Dominique JACQUART – Juillet ) Lefficience dans les réponses Formaliser ses réponses à limage de lentreprise Introduire un système de numéro denregistrement (à limage des références dun courrier papier) Adopter des formulaires rapides à compléter pour certains courriers Intituler les objets de façon très précise pour faciliter le suivi des échanges

97 Dominique JACQUART – Juillet ) Supprimer régulièrement les mails inutiles les échanges informels périmés publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.

98 Dominique JACQUART – Juillet ) Classer immédiatement les mails traités Envisager à lintérieur des dossiers un mode de classement par catégorie de valeur dossier 1 : mails vitaux traçant des décisions ou des échanges de première importance pour lentreprise dossier 2 : mails justificatifs traçant des faits pouvant justifier une action (financière, technique, commerciale) dossier 3 : mails de suivi interne nengageant pas réellement lentreprise mais permettant de comprendre le suivi des affaires dossier 4 : mails éphémères nayant dimpact que pour lorganisation personnelle

99 Dominique JACQUART – Juillet ) Se fixer lobjectif suivant : À la fin de la journée, la boite de messagerie doit être vide !

100 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Se fixer un objectif réaliste Le bazar nest pas arrivé en une nuit Ranger une armoire est un objectif réaliste Adopter des habitudes quotidiennes Changer sa façon de traiter les documents Créer de nouvelles habitudes qui remplaceront celles qui ont fait déborder les armoires Ce qui rentre doit aussi sortir Jeter ou archiver directement certains documents Remplacer systématiquement lancienne version par la nouvelle

101 Dominique JACQUART – Juillet 2012 Pour diminuer le volume, consommez moins 1 boite de stockage pour faire de la place dans une armoire = juste une bonne intention… Imprimer moins Dupliquer moins Tout est question déquilibre Accepter une petite désorganisation parfois Manque de temps Fatigue Surcharge de travail… Ne pas être extrémiste !


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