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Séminaire à destination des Chefs de File potentiels Secrétariat Technique Conjoint Programme INTERREG IV A 2 Mers 2 nd July, Exeter, UK INTERREG IVA 2.

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1 Séminaire à destination des Chefs de File potentiels Secrétariat Technique Conjoint Programme INTERREG IV A 2 Mers 2 nd July, Exeter, UK INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière Aspects financiers - Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

2 Eclaircissons les choses ! INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière Lettre dengagement Frais généraux Bénéficiaire final Dépenses non-éligibles Frais de fonctionnement Lignes budgétaires Additionalité Cofinancement Validation Budget Dépréciation de léquipement Contributions en nature Pro rata Pourcentages TVATVA Génération de recettes Taux de change Time sheets Garanties FEDER Procédures comptablesProcédures comptables Demande de paiement Rapport dactivité Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

3 Eligibilité : partenaires Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Statut juridique Organisme public Organisme relevant du droit public (organisme assimilé public tel que le définit la directive 2004/18/CE, Article 1(9)) Organisme privé (petites et moyennes entreprises) => Aide de Minimis Organisation à but non lucratif Quel partenaire nest pas éligible? Un partenaire qui ne contribue pas financièrement au projet et qui ne demande pas de FEDER Les structures parapluie Les organismes privés dépassant les limites établies pour les micro- entreprises et PMEs Les partenaires qui ne contribuent pas activement aux activités du projet Recommandation : Recommandation : garder un partenariat de taille raisonnable et prendre en compte la Value for Money (le rapport qualité-prix)

4 Financement dun projet et paiement Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Principes généraux Taux de financement FEDER maximum = 50% (par partenaire) Le cofinancement doit être assuré (multiplicité des sources) Lettres dengagement Principe de remboursement de dépenses effectivement payées Seuils pour certaines lignes budgétaires Paiements en EUROS Demande de paiement à introduire 2x/an au STC Processus en 5 étapes Etape 1 – Les partenaires rapportent au Chef de file Etape 2 – Le Chef de file rapporte au STC Etape 3 – Les rapports sont vérifiés par le STC et lAutorité de Certification Etape 4 – Le paiement est effectué par lAutorité de Certification au Chef de file du projet Etape 5 – Les fonds sont distribués par le Chef de file aux autres partenaires en fonction de leurs dépenses

5 Cofinancement dun projet Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Le Cofinancement est lapport financier utilisé en complément de la subvention FEDER. Plusieurs sources peuvent être utilisées: fonds propres ou sources externes (public ou privé). Seul limite: interdiction de cofinancer un projet à laide dautres instruments financiers communautaires. Au stade du dépôt du dossier: chaque partenaire doit sengager à être en mesure dapporter le cofinancement à travers les lettres dengagement.

6 Période déligibilité et lignes budgétaires Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Période déligibilité des dépenses Pour le 4ème appel à projets : 1er janvier 2008 au 31 décembre Frais de personnel 2.Frais de fonctionnement (frais généraux directs et indirects) !MAX 25% LB1! 3.a) Consultants externes et b) Fournisseurs de biens et de services 4.Frais de déplacement et dhébergement 5.Equipement 6.Investissement FEDER=25% ou MAX /partenaire 7.Validation des dépenses (contrôle de 1er niveau) ! 100% ! Une description détaillée des coûts à budgétiser/reporter sous chaque LB est fournie dans le document Conseils relatifs à léligibilité des dépenses 7 Lignes budgétaires

7 Notions transversales Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Contribution en nature Mise à disposition à titre gratuit dune ressource par une organisation non partenaire à une organisation partenaire du projet. Le montant de la contribution ne peut excéder le montant du cofinancement. La contribution en nature est éligible sous les lignes budgétaires 1, 3 et 6. Procédure de Marchés publics Les procédures de marchés publics doivent être suivies pour tout contrat passé entre un partenaire du projet et un prestataire externe. Des seuils sont établis à différentes échelles: européenne et nationale (+ à lintèrieur même de lorganisation). Différentes règles sappliquent aussi selon la nature du contrat.

8 Eligibilité des dépenses (1) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Coûts de personnel (LB1) Incluent: salaires, cotisations salariales, assurance maladie, etc. sont considérés comme éligibles pour le personnel travaillant directement sur le projet et employé par lorganisme partenaire du projet. Timesheets, feuilles de temps, fiches de salaire,… des éléments de preuve sont nécessaires

9 Eligibilité des dépenses (2) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Coûts dadministration (LB2) Frais généraux directs Doivent être directement générés par le projet et : Être essentiels à la mise en oeuvre du projet. Il nauraient pas été engagés sans le projet Sont justifiés par des factures ou autres documents comptables équivalents directement imputables au projet ou à son personnel Frais généraux indirects (overheads) Coûts dadministration pour lesquels le partenaire ne peut justifier dune facture directement imputable au projet Doivent être calculés : Méthode de calcul au prorata: Nombre total de personnes employées pour le projet / Nombre total de personnes employées par lorganisme MAX 25% LB1

10 Eligibilité des dépenses (3) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) CONSULTANTS EXTERNES (LB3a) (Contractualisation) Ces dépenses sont éligibles pour autant que leur travail soit essentiel au projet et que les coûts soient raisonnables. Honoraires journaliers = maximum 800 hors TVA Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat

11 Eligibilité des dépenses (4) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES (LB3b) (Contractualisation) Ces dépenses sont éligibles pour autant que les frais soient raisonnables, en accord avec les tarifs standards en vigueur dans le pays où se situe le partenaire du projet contractant Ces frais doivent être budgétisés dans le dossier de candidature Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat

12 Eligibilité des dépenses (5) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Ils doivent être directement reliés au projet et essentiels à sa réalisation Attention au respect des limites nationales et aux montants maximum définis par les autorités publiques ou la Commission Ordre du jour/programme, rapport de mission, tickets originaux doivent pouvoir être présentés Des déplacements essentiels à la bonne réalisation du projet en dehors de la zone éligible peuvent être éligibles SI autorisation préalable du STC Frais de déplacement et dhébergement (LB4)

13 Eligibilité des dépenses (6) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Equipement (LB5) ! Liste exhaustive ! Matériel informatique Logiciel spécial Scanner Projecteur numérique Appareil photo Meubles de bureau Matériel dexposition Matériel de mesure spécial Matériel de laboratoire Panneaux daffichage, plaques, signalétique Bien déquipement mineur (environnement/tourisme) Autre matériel spécifique

14 Eligibilité des dépenses (7) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Equipement (LB5) Méthode de calcul pour déclarer les cépenses déquipement: Si le plan damortissement est égal ou inférieur à la durée du projet alors le partenaire peut déclarer lensemble du coût du matériel SI le plan damortissement est supérieur à la durée du projet alors le partenaire déclare les provisions pour amortissement pour chaque période de 6 mois couvrant les déclarations de dépenses.

15 Eligibilité des dépenses (8) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Investissements (LB6) Sous cette ligne budgétaire, seuls sont éligibles les coûts de : dacquisition de terrain dachat de biens immobiliers de travaux dinfrastructure Les investissements ne seront financés que sils sont essentiels à la réalisation des objectifs du projet et sils représentent un avantage pour le partenariat et les territoires impliqués FEDER = 25% ou MAXIMUM /partenaire

16 Eligibilité des dépenses (9) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Dépenses inéligibles : exemples Contributions volontaires supplémentaires au régime de retraite (LB1) Les sommes forfaitaires, estimations globales ou calculs arbitraires (LB2) Tout contrat entre partenaires du projet Amendes et pénalités financières Pertes liées au taux de change Paiements réalisés davance non-justifiés par une facture Frais de déplacement en dehors de la zone du programme qui nont pas été approuvés par le STC (LB4) Indemnités dépassant le seuil fixé par la Commission (LB4) Les équipements non-repris dans la liste exhaustive Etc.

17 Validation des dépenses (BL7) Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Contrôle de 1er niveau 2 systèmes en vigueur: Système centralisé : Flandre Système décentralisé : FR, ANG, P-B Toutes les dépenses et activités doivent être validées au niveau du partenaire du projet par un contrôleur de 1er niveau Il incombe au contrôleur de 1er niveau du Chef de file, de vérifier que les documents relatifs aux contrôles de premier niveau réalisés au niveau des PP soient satisfaisants. Le choix du contrôleur de 1 er niveau fait lobjet dune approbation au niveau de lEtat membre FEDER = 100%

18 Le chef de file Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) PP5 PP2 PP3 PP4 CF Programme Pays 3 Pays 2 Coordination, gestion, administration du projet Pays 1 Pays 4

19 Les responsabilités du chef de file Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Développement de lidée et candidature – Coordonne lapport de chaque partenaire – Est responsable de la rédaction et de la soumission du dossier de candidature Cofinancement – Sécurise son cofinancement – Sassure que les partenaires se procurent leur(s) lettre(s) dengagement Contrat – Signe le contrat avec le Programme – Finalise lAccord de Partenariat Mise en oeuvre – Responsabilité générale de la mise en oeuvre du projet Finance & reporting – Vérifie que les dépenses des partenaires ont bien été validées par leur contrôleur de 1er niveau – Sassure que les dépenses ont été encourrues uniquement pour les activités prévues par le projet Paiements – Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires En résumé : Assume la responsabilité financière et légale de la mise en œuvre de lensemble du projet Doit penser aux informations que chaque partenaire doit fournir au moment de la demande de paiement Doit sassurer de la bonne communication des règles et règlements

20 Les responsabilités du partenaire Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) Développement de lidée et candidature – Le projet est développé conjointement par lensemble du partenariat. Celui-ci marque son accord sur le dépôt de la candidature – Tous les partenaires sont daccord pour confier le rôle de chef de file à lorganisme qui le souhaite Cofinancement – Sécurise son cofinancement à temps en vue de pouvoir fournir la (les) lettre(s) dengagement au moment du dépôt du dossier Contrat – LAccord de Partenariat doit être signé par lensemble des partenaires du projet. Ils sengagent à réaliser toutes les activités décidées et à assumer leur responsabilité financière Mise en oeuvre – Responsabilité de la mise en oeuvre des activités qui lui ont été confiées dans le cadre du projet et dans lAccord de Partenariat Finance & reporting – Devra garantir que ses propres dépenses ont bien été validées par son contrôleur de 1er niveau – Sassure que les certificats et autres documents seront bien fournis à temps Paiements – Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires Irrégularités – Assume la responsabilité de toute irrégularité dans ses dépenses

21 Pour vous accompagner… Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) MERCI DE VOTRE ATTENTION A VOUS DE JOUER ! Séverine Ernest Maison du Département Route de la Trésorerie BP WIMILLE Tél: Amandine Dupont Hôtel du Département 39 rue dAmiens ARRAS Tél : (Secrétariat) Marie-Pierre Richard Conseil régional Direction Europe 51 bd Président Hoover LILLE Tél: Dries Debruyne Provincie West-Vlaanderen Koning Leopold III-laan Sint-Andries T F Nienke Ensing Province Zeeland Abdij BK MIDDELBURG NEDERLAND T: +31


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